L'intégration de nouveaux employés est un processus continu dans toute organisation prospère. Cette période peut être à la fois excitante et stressante pour le nouvel embauché et son manager.
Si un programme d'intégration efficace crée une structure et une assurance, il est toujours judicieux de le compléter par un "Buddy" qui peut dissiper l'anxiété et servir de personne de confiance à laquelle se référer à tout moment.
Cela garantit une expérience positive et productive. Cette expérience est d'autant plus importante que les modèles de travail hybrides deviennent la norme.
Les programmes de jumelage des nouveaux embauchés comptent parmi les mesures les plus simples et les plus efficaces pour créer une première impression durable sur le lieu de travail.
Un programme de jumelage est exactement ce qu'il semble être : un employé existant est chargé d'accueillir et d'orienter les nouveaux employés au sein de votre organisation.
Les copains aident les nouveaux employés à se familiariser avec toutes les informations essentielles tout en partageant des connaissances non structurées sur des sujets tels que la culture du lieu de travail, les politiques de l'entreprise, les avantages et les bénéfices, et bien plus encore.
Selon Digitate, les nouveaux embauchés sont deux fois plus susceptibles de chercher d'autres opportunités s'ils ont vécu une expérience d'intégration négative.
La mise en place d'un système de parrainage a non seulement un impact positif sur la fidélisation du personnel, mais elle permet également d'améliorer la rapidité de la productivité. Bien que cela semble évident, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à faire le lien entre la réussite d'un employé et un programme de parrainage.
Un allié personnel garantit la sécurité psychologique des nouveaux employés qui travaillent à distance. Google l'a défini comme un "élément clé d'une équipe performante". Cette définition fait suite au succès du "projet Aristote", qui a révélé que les membres d'une équipe s'épanouissent dans leur rôle lorsqu'ils se sentent en sécurité au travail.
Gabrielle Schofield, conceptrice pédagogique chez Amazon, a souligné les avantages d'un programme de jumelage des nouveaux employés dans son article sur LinkedIn :
"Un copain aide à de s'appuyer sur les connaissances standard qui sont communiquées dans les cours d'intégration et développer les sujets qui ne le sont pas".
Comment cela se traduit-il pour les employés qui suivent un onboarding virtuel ?
Cindy Xinyi Zhang, data scientist chez Pinterest, a la réponse. Elle a suivi son processus d'intégration en ligne et a grandement bénéficié de son programme de jumelage. Elle raconte :
"Nous avons organisé des rencontres individuelles chaque semaine pour discuter des détails du projet et de la culture Pinterest. Le Buddy Onboarding Program était prévu pour 6 semaines, mais nous avons décidé de de le poursuivre dans ce nouveau monde virtuel.
C'est un tel soulagement de savoir qu'un coéquipier expérimenté me soutient lorsque j'explore de nouveaux territoires".
L'un des avantages sous-estimés du programme de parrainage est qu'il aide considérablement les collègues de travail. Le partage des connaissances avec les nouveaux embauchés permet d'approfondir la compréhension de leur rôle, ce qui en fait un moyen efficace de développer leurs compétences en matière de leadership et de gestion.
Sur Pinterest, la frontière entre le copain et le mentor semble légèrement floue. Mais pour l'essentiel, un copain et un mentor partagent un contexte différent.
Les "buddies" sont généralement des pairs qui aident les nouveaux embauchés pendant une période courte et déterminée. Ils occupent souvent des fonctions similaires et se concentrent parfois sur les aspects culturels.
Les mentors sont des employés expérimentés qui ne sont pas des pairs et qui se concentrent sur les objectifs de carrière à court et à long terme.
Est-il donc important d'introduire un programme de parrainage si vous avez déjà un programme de mentorat ?
Oui, sans aucun doute.
Le programme pilote de Microsoft a révélé que le fait d'avoir un compagnon de travail est fortement corrélé à la satisfaction des nouveaux employés et fournit un contexte qu'un mentor pourrait ne pas être en mesure d'offrir.
Il y a trois ingrédients pour créer un programme d'intégration réussi :
Le programme pilote de Microsoft a permis de déterminer le droit que le copain devrait avoir :
Cela soulève une question importante :
Faut-il choisir des compagnons ou demander aux employés de se porter volontaires pour participer au programme de compagnonnage ?
Un document présenté au Project Management Institute décrit le bon binôme comme un employé qui a "la volonté et la capacité d'encadrer les autres".
C'est donc un peu des deux.
Lorsque vous pilotez le programme de parrainage, mettez l'accent sur les avantages qu'il présente afin d'encourager davantage d'employés à y participer. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres pour trouver les compagnons les plus compétents.
Un "onboarding buddy" doit être quelqu'un qui respecte les valeurs et qui contribue à instiller un sentiment de fierté et de loyauté de fierté et de loyauté.
Après avoir observé attentivement les données et parlé à des personnes qui ont participé à un programme de parrainage, nous avons créé cette liste de contrôle gratuite pour vous aider à choisir le bon parrain :
🆘 Vous avez besoin d'aide pour identifier le bon compagnon d'intégration? N'hésitez plus. Découvrez nos 2 modèles de sondage que vous pouvez utiliser pour associer les copains aux nouveaux embauchés.
Vous pouvez les utiliser pour :
Vous n'avez pas besoin d'un investissement ou de ressources considérables pour mettre en œuvre un programme de parrainage.
Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une série de réponses à certaines questions qui vous aideront à concevoir un programme parfaitement adapté aux besoins des nouveaux embauchés et de votre organisation.
Nous avons créé pour vous un modèle de flux de travail qui sert de guide pour un bon programme de parrainage.
Pour commencer, notez les réponses aux questions suivantes :
(Vous trouverez également des exemples de réponses pour vous mettre sur la bonne voie)
💡Vous pouvez télécharger gratuitement l'exemple de flux de travail sous forme de liste de contrôle au format PDF ici.
Le programme de jumelage de Microsoft fonctionne sur un site interne et utilise des rappels automatisés à toutes les personnes concernées pour faire avancer le processus. Mais si ce n'est pas possible, ne vous inquiétez pas.
Ce qui compte, c'est que vous preniez suffisamment de temps pour vous assurer que vous répondez aux exigences des collègues sélectionnés, et en particulier du nouvel employé.
Muni d'une documentation simple et formelle, suivez cette liste de contrôle pour mettre en œuvre un programme de compagnonnage dans votre organisation :
Cette liste de contrôle fonctionne bien pour les organisations à faible effectif ou lorsque vous pilotez un programme afin d'en établir l'efficacité. Mais n'oubliez pas que la réalisation manuelle de cette liste exige des efforts considérables pour les organisations de plus en plus grandes, ce qui rend difficile sa transposition à plus grande échelle.
Si vous êtes à la recherche d'une solution d'intégration des employés qui s'intègre à Slack et qui est entièrement automatisée, parlez à un expert en onboarding chez Zavvy, et nous vous mettrons en contact.
Et oui, vous pouvez même automatiser le processus de jumelage ! Nous avons un modèle prêt à l'emploi pour vous.
Il est évident que pour qu'un programme de parrainage de nouveaux employés soit couronné de succès, vous devez sélectionner des compagnons possédant les qualités et les compétences requises. Il est essentiel que vous établissiez à l'avance des lignes directrices pour le binôme et le nouvel employé.
La pandémie de COVID-19 étant sans précédent, la plupart des programmes de parrainage n'ont pas été mis en place pour répondre à la réalité actuelle du travail hybride et à distance. Il est donc essentiel de choisir les bons compagnons et de définir des attentes appropriées. Cela peut faire la différence entre un nouvel employé qui se sent soutenu ou négligé pendant son intégration.
➡️ Voici un modèle de flux de travail pour un programme de parrainage.
Il est essentiel de guider les copains et les nouveaux employés tout au long du processus si vous voulez que les deux parties tirent le meilleur parti de l'expérience, sans passer trop de temps à se préparer.
Si vous utilisez Zavvy, nos modèles sont remplis d'exemples de messages que vous pouvez personnaliser. Mais même si vous ne l'utilisez pas, vous pouvez vous inspirer des exemples ci-dessous.
Si vous mettez en œuvre le programme de parrainage pour la première fois dans votre entreprise, il est difficile de savoir ce qu'attend un nouvel employé. Et il est tout à fait naturel que vous commettiez quelques erreurs en cours de route.
La création d'un programme de parrainage dont les nouveaux employés peuvent bénéficier est un processus continu. Pour vous aider dans cette démarche, nous avons conçu une enquête que vous pouvez utiliser pour améliorer votre programme.
Vous pouvez sauvegarder ces deux enquêtes et les partager avec vos nouveaux employés. Cela permet de créer un canal de communication efficace, de mieux comprendre les besoins de vos employés et de fixer des attentes claires.
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💡 Vous cherchez plus d'inspiration ? Consultez 15+ modèles d'onboarding supplémentaires. Nous pouvons vous garantir qu'il y a quelque chose pour vous.
Microsoft a continuellement amélioré son processus d'accueil et est arrivé à une conclusion simple :
Les "onboarding buddies" jouent un rôle essentiel dans la réussite de l'expérience d'accueil.
Leur programme pilote de jumelage a impliqué 600 employés dans l'ensemble de l'organisation et a abouti à trois résultats clés :
Après le succès du programme pilote, Microsoft a décidé d'étendre son programme d'intégration des nouveaux employés en créant un site interne permettant aux responsables du recrutement de mettre en relation les nouveaux employés et les employés actuels.
BufferL'entreprise de télétravail a pris le temps de perfectionner son programme d'intégration. Elle a remplacé son camp d'entraînement de 45 jours par un processus d'intégration qui promeut la diversité, offre une sécurité psychologique et permet aux nouveaux employés de bénéficier des mêmes avantages que les autres salariés à temps plein.
Leur système de compagnonnage est incroyablement unique. Buffer utilise un système de trois compagnons avec des rôles définis et des fréquences de réunion différentes pour aider les nouveaux embauchés :
Ce système a si bien servi les nouveaux embauchés sur le site Buffer que même Google a adopté un système similaire.
Les entreprises qui souhaitent mettre en place un programme similaire de compagnonnage à distance doivent tenir compte de deux aspects importants :
Si vous avez l'intention de bien faire les choses, la mise en place d'un système de parrainage peut représenter beaucoup de travail. La réussite de votre projet dépendra également de votre capacité à
Avec Zavvy, vous pouvez faire des programmes d'accueil des copains un élément central de votre processus d'accueil.
Il existe de nombreuses façons de décider qui est le copain de votre nouvel employé. Par exemple :
🤖 Vous pouvez automatiser ce processus avec l'étape de la question de Zavvy. Il suffit d'inclure une étape de question au gestionnaire du nouvel employé quelques semaines avant la date d'entrée en fonction de ce dernier et de lui demander de répondre en donnant le nom d'un copain. De cette façon, vous n'avez pas besoin de passer du temps à trouver un binôme pour chaque nouvel employé et vous pouvez simplement assigner le binôme proposé par son manager.
Vous pouvez ajouter le binôme du nouvel embauché à tout moment, même après le début du parcours d'intégration.
Par exemple :
Vous êtes libre de créer ce qui correspond le mieux aux processus de votre entreprise. Toutefois, pour vous aider à démarrer, nous avons créé une bibliothèque de modèles de messages, de tâches ou de questions à envoyer à vos amis.
➡️ Pour en savoir plus sur notre logiciel de gestion de l'expérience d'accueil, cliquez ici.
Selon HCI, 87 % des organisations qui mettent en œuvre un programme de jumelage font état d'une amélioration des compétences des nouveaux embauchés, mais seulement 47 % des organisations en ont un.
Grâce à un plan solide, à l'expérimentation et à l'ouverture aux commentaires, le programme de jumelage de votre organisation peut contribuer à atteindre les objectifs d'intégration plus rapidement et plus facilement, en assurant une transition en douceur qui profitera à toutes les parties concernées.
Vous n'avez pas besoin d'un programme de parrainage compliqué ou exagéré. Ce qui compte, c'est que vous soyez en mesure d'offrir le bon type de soutien à vos nouveaux employés et de les aider à s'intégrer dans leur nouveau rôle. Un programme de parrainage n'est que l'un des quelques éléments essentiels d'un programme d'intégration.
Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez accueillir de nouveaux employés pendant ces périodes d'éloignement, téléchargez notre liste de contrôle GRATUITE sur l'accueil des employés à distance ici.
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