Guide d'étalonnage des examens de performance : Comment mener des examens plus équitables
Si vous avez déjà regardé une émission de télé-réalité comme X Factor ou Dancing With the Stars, vous connaissez le mélange de personnalités qui composent le jury. Il y a toujours quelqu'un d'amical, quelqu'un d'amusant, quelqu'un de sérieux et quelqu'un qui donne des notes plus sévères que ses collègues parce que cela fait de la bonne télévision.
Mais si l'on passe de l'industrie du divertissement au monde de l'entreprise, c'est cette diversité de personnalités et de comportements imprévisibles qui fait que les évaluations des performances ne se font pas sur un pied d'égalité.
Imaginez l'impact si la moitié de votre équipe reçoit son évaluation annuelle d'un patron optimiste et encourageant qui attribue des notes généreuses.
Mais l'autre moitié est évaluée par l'équivalent managérial de M. Nasty à la télévision.
Sur le papier, il semble que ce deuxième groupe n'ait pas fait le poids et qu'il doive s'attendre à des évaluations moins impressionnantes, à des augmentations de salaire moindres et à des chances de promotion réduites.
C'est là qu'intervient l'étalonnage de l'évaluation des performances.
Après tout, à quoi sert un système d'évaluation des performances qui dépend de la personnalité de vos managers ?
Vous devez faire en sorte que le processus d'évaluation soit normalisé, équitable et facile à suivre !
Cet article vous propose sept bonnes pratiques pour l'étalonnage de l'évaluation des performances de votre entreprise, afin de garantir l'efficacité et l'impartialité de vos évaluations.
⚖️ Qu'est-ce que l'étalonnage de l'examen des performances?
L'étalonnage de l'évaluation des performances est un processus qui se concentre sur les normes d'évaluation, de sorte que les évaluateurs disposent d'un ensemble uniforme de lignes directrices à suivre lorsqu'ils évaluent le travail d'une personne.
Toute personne fournissant un retour d'information sur les évaluations doit se réunir pour discuter et comprendre comment appliquer chaque évaluation à une personne évaluée.
L'étalonnage doit permettre de déterminer les éléments suivants :
- Comment évaluer équitablement les travaux antérieurs dans le cadre d'une période d'essai déterminée. Cette période doit être la même pour tous (par exemple, un an, six mois, etc.).
- Comment évaluer les employés qui occupent des fonctions ou des niveaux d'emploi similaires - l'évaluation doit porter sur les mêmes catégories et compétences pour tout le monde.
- Le système de notation de l'examen, y compris les critères de performance spécifiques pour chaque note.
🫱🫲 À quoi ressemble le processus des réunions d'étalonnage des performances ?
Les réunions d'étalonnage de l'évaluation des performances ont généralement lieu à la fin du cycle d'évaluation.
Un cycle de performance comporte généralement six étapes clés :
- Définissez vos attentes: précisez ce que chaque évaluateur doit accomplir pour obtenir une note particulière.
- Préparez votre évaluation des performances : Décidez qui sera impliqué dans le retour d'information. Vous pouvez intégrer le feedback ascendant, descendant et des pairs dans un cycle d'évaluation à 360 degrés.
- Révisez vos questions et votre échelle d'évaluation: cette étape importante se concentre sur l'apport de l'évaluation plutôt que sur les résultats. Vérifiez le langage utilisé dans vos questions pour vous assurer que des préjugés ne s'y sont pas glissés. Les êtres humains ont 188 préjugés implicites auxquels il faut faire face, et le fait d'en être conscient nous empêche de poser des questions tendancieuses.
- Effectuer des contrôles d'étalonnage: utiliser les meilleures pratiques (voir ci-dessous) pour parcourir votre liste.
- Organiser une réunion d'étalonnage : pour discuter des résultats avec les responsables RH et les autres évaluateurs. Il se peut que certains évaluateurs aient besoin d'ajuster leurs notes ou leurs commentaires.
- Retour d'information et révision: c'est à ce stade final que vous fournirez le retour d'information (avec les révisions nécessaires) aux personnes qui ont participé à la révision.
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Qui doit être impliqué dans le processus d'étalonnage de l'examen des performances ?
Mettre en place un comité d'étalonnage de l'évaluation des performances.
Il doit comprendre
- Les superviseurs et les directeurs qui sont chargés de fournir un retour d'information aux employés.
- Responsable exécutif de l'unité commerciale spécifique dont les performances sont examinées, qui peut clarifier les objectifs de l'unité et détient les données essentielles pour mesurer les performances.
- Les responsables des ressources humaines qui superviseront l'ensemble du processus d'étalonnage.
Cette combinaison de personnes se réunira pour examiner les évaluations des employés, définir ce que les évaluations représentent sur une échelle précise d'évaluation des performances et justifier l'évaluation attribuée à chaque personne.
Conseil : pour minimiser les risques de partialité dans la gestion des performances, votre comité d'étalonnage doit comprendre des personnes d'origines et d'expériences culturelles diverses.
🏆 4 raisons impérieuses d'utiliser l'étalonnage de la gestion de la performance
Il est difficile pour les entreprises d'admettre que leur système d'évaluation des performances a besoin d'être calibré.
Ne pouvons-nous pas permettre aux dirigeants d'exercer leur jugement sur les performances individuelles de leurs employés et leur accorder le bénéfice du doute quant à la qualité de leur gestion ?
Si vous ne le faites pas, vous passerez à côté des quatre avantages suivants de l'étalonnage de la gestion des performances !
Générer des évaluations de performance cohérentes
Imaginez un peu : Lorsqu'un hôpital ouvre une boîte de thermomètres, le personnel médical doit savoir que chaque appareil est calibré pour mesurer la température de manière cohérente. Ils veulent des instruments qui analysent avec précision la température centrale d'un patient afin de pouvoir diagnostiquer son état et élaborer un plan de traitement basé sur ses statistiques vitales actuelles.
Un thermomètre défectueux qui mesure une température beaucoup plus basse ou plus élevée que nos échelles standard Celsius ou Fahrenheit peut faire rater des occasions de prescrire un traitement, avec des conséquences potentiellement graves.
Le concept d'étalonnage dans la gestion des performances fonctionne de la même manière. Il s'agit de cohérence et d'égalité.
Lorsque vos évaluateurs se conforment à un ensemble de normes strictes, vous avez l'assurance de pouvoir vous fier à vos évaluations de performances.
Vous savez que chaque employé a fait l'objet d'un examen équitable, sans risque de voir des chiffres inhabituels se glisser dans vos chiffres.
Définir les conditions requises pour que les employés obtiennent des notes de performance élevées
Lors de l'entretien sur les performances des employés, l'étalonnage fournit une structure irréfutable aux employés pour leur permettre d'évoluer dans leur carrière.
Supposons qu'un collaborateur individuel obtienne un médiocre 6 sur 10 pour la communication. Il saura précisément pourquoi il a obtenu cette note et ce qu'il peut faire pour obtenir un 8 ou un 9 sur 10 la prochaine fois.
Ils seront également rassurés de savoir que leurs collègues qui ont également des difficultés de communication ne recevront pas de meilleures notes qu'eux dans ce domaine.
Améliorer la réputation de votre évaluation des performances
Les évaluations des employés n'ont pas toujours eu bonne réputation.
L'étude Gallup révèle que seuls 29 % des salariés estiment que leurs évaluations de performances sont équitables.
Et seulement 26% confirment qu'ils sont exacts.
Mais cela change lorsque votre personnel sait que vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour rendre la gestion des performances équitable.
Une étude de McKinsey confirme que 60 % des employés qui estiment que le processus de performance de leur entreprise est équitable pensent également qu'il est efficace !
Lorsque vos employés acceptent votre système de gestion des performances calibré, vous pouvez vous attendre à ce que leur productivité et leur niveau de performance montent en flèche.
La preuve ?
Nos statistiques sur les commentaires des employés révèlent que 65 % d'entre eux affirment qu'ils travailleraient plus dur si leurs supérieurs reconnaissaient activement leurs efforts par le biais d'un retour d'information.
Réduire la partialité des évaluateurs afin d'obtenir des évaluations équitables
Chaque évaluateur apporte son lot de préjugés. Même avec les meilleures intentions, nous avons tous des préjugés inconscients qui affectent notre capacité à fournir des évaluations équitables.
Brooks Scott, coach exécutif et PDG de Merging Path, explique :
"Aussi professionnels, expérimentés et conscients que nous puissions penser être, il est impossible d'éliminer les préjugés des systèmes créés ou mis en œuvre par des êtres humains. N'essayez pas d'éliminer, essayez d'atténuer.
Conseil: Lors de la session de calibrage de l'évaluation des performances, désignez une personne dont la seule fonction est de relever les mots, les phrases et les sentiments susceptibles d'être interprétés. Bien que de nombreuses formes de préjugés sur le lieu de travail soient inconscientes, il n'est pas nécessaire d'être un expert en matière de préjugés pour mesurer la subjectivité par rapport à l'objectivité.
Si un évaluateur fait une remarque sur les performances d'une personne qui n'est pas collectivement actionnable, spécifique et mesurable, elle provient probablement de ses préjugés et ne devrait donc pas être utilisée pour ou contre quelqu'un".
Nous ne pouvons pas éliminer tous nos préjugés - ils sont une réponse cognitive naturelle. Mais nous pouvons prendre des mesures pour les minimiser.
La première étape consiste à prendre conscience de certains biais courants, puis à utiliser la phase d'étalonnage pour vérifier s'ils se sont infiltrés dans vos évaluations.
- Le biais de récence : lorsque les évaluateurs se souviennent des événements les plus récents et oublient le projet fantastique que la personne évaluée a réalisé il y a six mois !
- Biais de primauté : lorsque la première impression d'un manager sur une personne évaluée domine son évaluation.
- Le biais de distance se produit lorsque les managers favorisent les employés les plus proches d'eux au détriment de ceux qui sont plus éloignés. Ce biais est courant dans les environnements de travail distants et hybrides.
- Biais de similarité : les relations font partie du monde des affaires, mais lorsque les managers favorisent les employés qu'ils estiment leur ressembler (en ce qui concerne les hobbies, les origines ou les croyances), cela peut affecter la variabilité des évaluations des performances.
- Biais de clémence : les cadres peuvent sympathiser avec des employés qui font manifestement de gros efforts mais n'obtiennent pas tout à fait le résultat escompté. Ils peuvent attribuer une note de performance généreuse comme outil de motivation, ce qui est injuste pour les autres employés qui les ont surpassés.
🧰 7 Meilleures pratiques en matière d'étalonnage de l'examen des performances
Suivez les étapes suivantes pour mener une stratégie d'étalonnage gagnante.
1. Se réunir pour des séances d'étalonnage
Vous devrez vous réunir plus d'une fois pour obtenir les meilleurs résultats de vos sessions d'étalonnage, en particulier lorsque vous commencez à déployer votre nouvelle stratégie de gestion des performances.
Réunissez votre comité d'étalonnage à la suite de vos évaluations de performances. Vous discuterez des données de l'évaluation à un niveau élevé pour vous donner une idée des performances de l'ensemble de votre équipe.
Mais préparez-vous également à examiner en détail les évaluations des performances individuelles ou un échantillon représentatif afin de vous assurer que les notes sont justes et impartiales.
2. Planifier la stratégie de la session d'étalonnage
Discutez de l'ordre du jour de votre contrôle d'étalonnage et de ce que vous espérez en retirer.
Par exemple, le biais de clémence peut avoir posé problème lors d'un cycle de performance précédent. Votre session de calibrage peut donc se concentrer sur l'identification d'autres cas de ce biais inconscient tout en s'assurant qu'il n'a pas été remplacé par un biais de centralité (lorsque les managers ont tendance à classer leurs employés vers le milieu de l'échelle).
Soyez clair sur les objectifs de votre session d'étalonnage et utilisez-les pour créer une norme d'entreprise claire.
3. Sélectionner une échelle
Déterminez l'échelle de performance avec laquelle vous souhaitez travailler.
Par exemple, vous pouvez choisir une échelle de 3 points telle que
- 1=le salarié ne répond pas aux attentes
- 2=l'employé répond aux attentes
- 3=l'employé dépasse les attentes
Toutefois, les échelles plus courtes manquent de nuance, et vous serez peut-être plus à l'aise en choisissant une échelle de 5 points ou jusqu'à 10 points si vous préférez l'étendue supplémentaire.
4. Clarifier chaque note
Veillez à fournir une formulation précise pour chaque valeur numérique, quelle que soit l'échelle choisie.
Évitez d'utiliser des termes vagues tels que "moyen", "d'accord" ou "bon", qui sont tous susceptibles d'être interprétés.
Évitez également les termes émotionnels qui peuvent donner lieu à des interprétations subjectives.
Fournir de la documentation pour aider les évaluateurs à choisir la bonne note pour l'évaluation de leur employé.
Exemple: pour obtenir un niveau 5, l'employé doit réaliser X, Y et Z dans le cadre du cycle d'évaluation des performances, et vous devez être en mesure d'en fournir la preuve. Les preuves peuvent être des chiffres de vente, des scores de service à la clientèle ou une certification.
5. Dresser la carte de la distribution des notes de performance
Au cours de votre réunion de calibrage, vous devez impliquer les managers et les dirigeants dans l'estimation de la distribution des scores de performance. Plus précisément, combien de membres de leur équipe s'attendent-ils à ce que leurs performances se situent dans les catégories supérieure, médiane et inférieure ?
Voici quelques modèles de distribution à suivre :
- Courbe en forme de cloche : distribution normale dont le haut de la cloche correspond à la moyenne, à la médiane et au mode des résultats, tandis que chaque courbe inclinée correspond aux chiffres aberrants.
- Quota : lorsque les managers doivent attribuer un volume spécifique d'évaluation en fonction du nombre d'employés qu'ils évaluent.
- L'indulgence : plus proche d'une distribution plus positive.
Lorsque l'étalonnage fonctionne efficacement, la plupart des scores devraient se répartir uniformément dans la zone médiane, avec quelques scores marginaux dans les catégories haute et basse. Si ce n'est pas le cas pour votre personnel, il s'agit d'un indicateur essentiel qui montre qu'il est temps de procéder à un nouvel étalonnage.
6. Organiser des conversations individuelles avec les gestionnaires
Une partie de tout contrôle d'étalonnage devrait consister à organiser une réunion en face à face avec les responsables individuels afin de discuter des raisons pour lesquelles ils ont attribué telle ou telle note.
L'objectif est de vérifier que vos managers sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les normes de performance et, surtout, d'éliminer tout préjugé qu'ils pourraient avoir.
Si vous remarquez que le manager A attribue des notes de performance plus élevées à ses employés masculins basés au bureau qu'à ses employées éloignées, c'est une conversation cruciale qu'il convient d'avoir !
Dans les grandes entreprises où il est trop long d'organiser des entretiens individuels avec les cadres, l'alternative consiste à faire appel aux membres de votre comité d'étalonnage pour qu'ils fournissent un retour d'information pertinent à leurs cadres respectifs.
7. Ajuster les notes de performance des employés
Si votre étalonnage détecte des incohérences ou tout ce qui pourrait être considéré comme un parti pris, vous pouvez procéder aux ajustements nécessaires pour accroître le sentiment d'équité. Consignez toujours les modifications apportées et les raisons qui les ont motivées.
N'oubliez pas: l'étalonnage des évaluations fournit des informations précieuses sur le fonctionnement de votre système de gestion des performances. Tirez-en des enseignements pour améliorer le processus lors des prochains cycles !
📝 Deux modèles pratiques à utiliser
Pour rendre ce processus un peu plus concret et tangible, nous avons créé deux modèles que vous pouvez utiliser immédiatement.
1) Feuille de calcul pour l'étalonnage
🔍 Utilisez cette feuille de calcul pour saisir vos données par personne avant et après l'étalonnage. Obtenez automatiquement une courbe en cloche et des statistiques pratiques par département.
2) Guide et liste de contrôle de la réunion d'étalonnage
🔍 Utilisez ce modèle pour guider vos réunions d'étalonnage afin de mener un processus plus structuré et plus complet.
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Et le meilleur de tous ? Il est entièrement automatisé, ce qui vous permet de collecter et de fournir un retour d'information significatif sur les performances en cliquant sur un bouton !
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❓ FAQ
Consultez nos réponses aux questions les plus courantes sur l'étalonnage des évaluations de performance.
Pourquoi calibrer les notes d'évaluation des performances ?
L'étalonnage des évaluations de performance normalise l'ensemble du processus afin que les évaluations soient équitables pour tous les employés de votre entreprise.
De plus, l'étalonnage réduit la subjectivité en produisant des données objectives sur lesquelles travailler.
Que se passe-t-il lors d'une réunion d'étalonnage des performances ?
Une réunion d'étalonnage permet principalement de vérifier les incohérences dans vos évaluations de performances.
Un comité d'étalonnage crée d'abord un ensemble strict de normes d'évaluation des performances, puis s'y tient. L'objectif est de faire preuve de transparence et de réduire les biais dans le processus d'évaluation.
En fonction de la taille de votre organisation, vous choisirez d'examiner tous les entretiens d'évaluation ou de sélectionner un échantillon représentatif.
N'oubliez pas de diviser en groupes distincts les travailleurs à temps plein, les travailleurs à temps partiel et les stagiaires.
En cas d'incohérence, cela suggère que des préjugés se sont glissés dans le processus d'évaluation ou que l'évaluateur est inexpérimenté et n'a pas encore achevé sa période de formation.
Quoi qu'il en soit, le comité d'étalonnage travaillera avec les gestionnaires pour résoudre ces problèmes et ajuster les notes en conséquence afin d'uniformiser les règles du jeu.
Quelles sont les meilleures notations pour les personnes les plus performantes ?
Il n'y a pas de critères fixes pour l'évaluation des meilleures performances.
C'est à votre comité d'étalonnage qu'il incombe de définir les scores dont vos employés ont besoin pour être les plus performants. Ensuite, il s'agit d'étiqueter chaque valeur numérique de votre échelle d'évaluation, puis de communiquer clairement ces valeurs à vos employés et aux responsables qui les évaluent.
Qui est responsable de l'étalonnage ?
Un comité d'étalonnage est mis en place expressément pour ce processus. Bien que vous puissiez inviter n'importe qui à se joindre au comité, ce rôle convient généralement mieux aux cadres supérieurs impliqués dans les évaluations des performances, aux dirigeants de l'unité opérationnelle et aux responsables de l'équipe des ressources humaines.