Guide för kalibrering av resultatbedömning: Hur man genomför rättvisare utvärderingar: Guide för utvärdering av prestationer: Hur man genomför rättvisare utvärderingar: Guide för utvärdering av prestationer
Om du någonsin har tittat på ett talangprogram i reality-tv som X Factor eller Dancing With the Stars känner du säkert till den blandning av personligheter som utgör juryn. Det finns alltid någon vänlig, någon rolig, någon seriös och någon som ger hårdare betyg än sina meddomare eftersom det ger bra TV.
Men om man byter från underhållningsbranschen till affärsvärlden är det just denna bredd av personligheter och oförutsägbara beteenden som gör att resultatbedömningar blir en ojämlik spelplan.
Föreställ dig effekten om hälften av ditt team får sin årliga bedömning av en optimistisk, uppmuntrande chef som ger generösa resultatpoäng.
Men den andra hälften får sin granskning av chefer som motsvarar TV:s Mr. Nasty.
På pappret ser det ut som om den andra gruppen inte har lyckats och de kan förvänta sig mindre imponerande betyg, lägre löneförhöjningar och färre chanser till befordran.
Det är där kalibrering av resultatbedömningar kommer in i bilden.
Vad är det för nytta med ett system för prestationsbedömning som beror på chefernas personlighet?
Du måste göra utvärderingsprocessen standardiserad, rättvis och lätt att följa!
I den här artikeln får du sju bästa metoder för kalibrering av företagets prestationsbedömningar för att se till att bedömningarna är effektiva och opartiska.
⚖️ Vad är kalibrering av resultatgranskning?
Kalibrering av prestationsbedömningar är en process som fokuserar på bedömningsstandarder, så att bedömare har en enhetlig uppsättning riktlinjer att följa när de bedömer någons arbete.
Alla som ger feedback om recensioner bör samlas för att diskutera och förstå hur de ska tillämpa varje betyg på en person som fått en recension.
Vid kalibreringen bör följande fastställas:
- Hur man på ett rättvist sätt utvärderar tidigare arbete inom en fastställd testperiod. Denna period måste vara densamma för alla (t.ex. ett år, sex månader osv.).
- Hur man utvärderar anställda i liknande grupper eller på liknande arbetsnivåer - utvärderingen bör omfatta samma kategorier och kompetenser för alla.
- Utvärderingens poängsättningssystem, inklusive specifika resultatkriterier för varje betyg/betyg.
🫱🫲 Hur ser processen för kalibreringsmöten ut?
Kalibreringsmöten för prestationsbedömning äger vanligtvis rum i slutet av bedömningscykeln.
En resultatcykel består vanligtvis av sex viktiga steg:
- Definiera dina förväntningar: klargör vad varje granskad person måste uppnå för att få ett visst betyg.
- Förbered din prestationsbedömning: Bestäm vem som ska delta i återkopplingen. Du kan integrera feedback uppåt, nedåt och från kollegor i en 360-graders utvärderingscykel.
- Se över dina frågor och din betygsskala: detta viktiga steg fokuserar på bedömningen av input snarare än output. Kontrollera språket i dina frågor för att se till att det inte finns några fördomar. Människor har 188 implicita fördomar att ta hänsyn till, och medvetenhet om detta hindrar oss från att ställa ledande frågor.
- Utför kalibreringskontroller: använd bästa praxis (se nedan) för att gå igenom listan.
- Håll ett kalibreringsmöte: för att diskutera resultaten med HR-ansvariga och andra granskare. Enskilda granskare kan behöva justera sina poäng eller sin feedback.
- Återkoppling och revidering: I detta sista skede lämnar du återkoppling (med eventuella revideringar) till de personer som ska granska.
💡 Upptäck 30+ vetenskapligt stödda bästa metoder för att genomföra resultatbedömningar.
Vem bör delta i kalibreringen av resultatbedömningen?
Inrätta en kalibreringskommitté för prestationsbedömning.
Den bör innehålla följande:
- Chefer och arbetsledare som ansvarar för att ge feedback till de anställda.
- Ledande chef för den specifika affärsenhet vars resultat granskas, som kan klargöra enhetens mål och som innehar de kritiska uppgifterna för att mäta resultatet.
- HR-ledare som kommer att övervaka hela kalibreringsprocessen.
Denna kombination av personer kommer att samlas för att granska de anställdas betyg, definiera vad betygen står för på en exakt skala för prestationsbedömning och motivera det betyg som ges till varje person.
Tips: För att minimera risken för fördomar vid prestationshantering bör kalibreringskommittén bestå av personer med olika bakgrund och kulturella erfarenheter.
🏆 4 övertygande skäl att använda kalibrering av prestationsstyrning
Det är svårt för företag att erkänna att deras system för prestationsbedömning behöver kalibreras.
Kan vi inte låta ledarna bedöma sina enskilda medarbetares prestationer och ge dem rätt att tro att de hanterar detta bra?
Om du gör det kommer du att gå miste om följande fyra fördelar med kalibrering av resultatstyrning!
Generera konsekventa prestationsbetyg
Föreställ dig detta: När ett sjukhus öppnar en låda med termometrar måste den medicinska personalen veta att varje enhet är kalibrerad för att mäta temperaturen på ett konsekvent sätt. De vill ha instrument som exakt analyserar patientens kärntemperatur så att de kan diagnostisera patientens tillstånd och bygga upp en behandlingsplan baserad på deras aktuella livsstatistik.
En felaktig termometer som mäter temperaturen mycket lägre eller högre än våra standardskalor Celsius eller Fahrenheit kan leda till missade möjligheter att ordinera behandling, med potentiellt allvarliga följder.
Begreppet kalibrering inom prestationsstyrning fungerar på samma sätt. Det handlar om konsekvens och jämlikhet.
När dina granskare håller sig till en strikt uppsättning standarder kan du känna dig trygg med att du kan lita på dina resultatbedömningar.
Du vet att varje anställd har fått en rättvis granskning utan risk för att ovanliga siffror kommer in i siffrorna.
Definiera kraven för att anställda ska få höga betyg
När du har samtal om medarbetarnas prestationer ger kalibrering en ovedersäglig struktur för medarbetarna som de kan arbeta med på sin karriärutvecklingsväg.
Låt oss säga att en enskild medarbetare får en medelmåttig 6 av 10 för kommunikation. Han/hon vet exakt varför han/hon fick detta betyg och vad han/hon kan göra för att få 8 eller 9 av 10 nästa gång.
De kan också känna sig trygga med att deras kollegor som också kämpar med kommunikation inte kommer att få högre betyg än dem på detta område.
Förbättra ditt rykte i din prestationsbedömning
Medarbetarundersökningar har inte alltid haft ett gott rykte.
Gallup visar att endast 29 % av de anställda anser att deras resultatbedömningar är rättvisa.
Och endast 26 % bekräftar att de är korrekta.
Men detta förändras när din personal vet att du gör allt du kan för att göra resultatstyrningen rättvis.
McKinseys forskning bekräftar att 60 % av de anställda som anser att företagets prestationsprocess är rättvis anser också att den är effektiv!
När dina anställda accepterar ditt kalibrerade system för prestationsstyrning kan du förvänta dig att deras produktivitet och prestationsnivå ökar.
Beviset?
Vår statistik över feedback från anställda visar att 65 % av de anställda hävdar att de skulle arbeta hårdare om deras chefer aktivt erkände deras insatser genom feedback.
Minska fördomar hos bedömare för att ge rättvisa recensioner
Varje enskild recensent har sina egna fördomar. Även om vi har de bästa avsikterna har vi alla omedvetna fördomar som påverkar vår förmåga att ge rättvisa recensioner.
Brooks Scott, Executive Coach och VD för Merging Path, förklarar:
"Hur professionella, erfarna och självmedvetna vi än tror att vi är, är det omöjligt att avlägsna fördomar från system som skapats eller implementerats av människor. Försök inte att eliminera utan försök att mildra.
Tips: Tilldela en person vid kalibreringen av din prestationsbedömning vars enda uppgift är att markera ord, fraser och känslor som är öppna för tolkning. Även om många former av fördomar på arbetsplatsen är omedvetna behöver du inte vara expert på fördomar för att mäta subjektivitet mot objektivitet.
Om en utvärderare gör en poäng om en individs prestation som inte är kollektivt åtgärdbar, specifik och mätbar, kommer den troligen från deras fördomar och bör därför inte användas vare sig för eller emot någon."
Vi kan inte eliminera alla våra fördomar - de är en naturlig kognitiv reaktion. Men vi kan vidta åtgärder för att minimera dem.
Det första steget är att vara medveten om några vanliga fördomar och sedan använda kalibreringsfasen för att kontrollera om de har infiltrerat dina granskningar.
- Recency bias: när granskare minns de senaste händelserna och glömmer det fantastiska projekt som den granskade personen slutförde för sex månader sedan!
- Primärbias: när en chefs första intryck av en person som ska bedömas dominerar bedömningen.
- Avståndsbias uppstår när chefer gynnar de anställda som är närmast dem själva framför dem som är längre bort. Denna fördom är vanlig i distans- och hybridarbetsmiljöer.
- Likhetsfördomar: kontakter är en del av affärsverksamheten, men när chefer föredrar anställda som de tycker liknar dem själva (när det gäller hobbyer, bakgrund eller övertygelser) kan detta påverka variationen i bedömningen av prestationer.
- Fördomar om överseende: chefer kan ha förståelse för anställda som uppenbarligen försöker hårt men inte lyckas. De kan tilldela en generös resultatpoäng som ett motivationsverktyg, vilket är orättvist mot andra anställda som har överträffat dem.
🧰 7 Bästa praxis för kalibrering av resultatgranskning
Följ följande steg för att genomföra en vinnande kalibreringsstrategi.
1. Träffas för kalibreringssessioner
Ni behöver träffas mer än en gång för att få bästa möjliga resultat av era kalibreringssessioner, särskilt när ni först lanserar er förnyade strategi för prestationsstyrning.
Sätt ihop din kalibreringskommitté efter dina prestationsbedömningar. Ni kommer att diskutera era utvärderingsdata från en hög nivå för att ge er en uppfattning om hur hela teamet presterar.
Men var också beredd på att gå in på antingen enskilda prestationsbedömningar eller ett representativt urval för att se till att betygen är rättvisa och fria från fördomar.
2. Planera din strategi för kalibreringssessionen
Diskutera dagordningen för kalibreringskontrollen och vad du hoppas få ut av den.
Till exempel kan det ha varit problematiskt med en fördomsfullhet i en tidigare prestationscykel. Så ditt kalibreringsmöte kan fokusera på att identifiera ytterligare fall av denna omedvetna bias och samtidigt se till att den inte har ersatts av centralitetsbias (när chefer tenderar att rangordna sina anställda i mitten av skalan).
Var tydlig med målen för din kalibrering och använd dem för att skapa en tydlig företagsstandard.
3. Välj en skala
Bestäm vilken prestandaskala du vill arbeta med.
Du kan till exempel välja en 3-punktsskala som:
- 1=medarbetaren uppfyller inte förväntningarna
- 2=arbetstagaren uppfyller förväntningarna
- 3=medarbetaren överträffar förväntningarna
Kortare skalor saknar dock nyanser, så du kanske är mer bekväm med att välja en femgradig skala eller upp till 10 poäng om du föredrar den extra bredden.
4. Förtydliga varje betyg
Var noga med att ange exakta formuleringar för varje numeriskt värde, oavsett vilken skala du väljer.
Undvik att använda vaga uttryck som "genomsnittlig", "instämmer" eller "bra", som alla är öppna för tolkning.
Undvik också känslomässiga ord som kan leda till subjektiva tolkningar.
Tillhandahålla dokumentation för att vägleda utvärderare att välja rätt betyg för sin bedömning av medarbetaren.
Exempel: För att få en nivå 5 måste den anställde uppnå X, Y och Z inom tidsramen för prestationsbedömningscykeln och du måste kunna lägga fram bevis för detta. Bevisen kan vara försäljningssiffror, kundtjänstresultat eller en certifiering.
5. Kartlägga fördelningen av resultatpoängen.
Under ditt kalibreringsmöte bör du involvera chefer och ledare i uppskattningen av fördelningen av resultatpoängen. Hur många i teamet förväntar de sig att prestera i kategorierna hög, median och låg?
Några distributionsmodeller att följa är:
- Klockformad kurva: normalfördelning där toppen av klockan motsvarar medelvärdet, medianen och modus för resultaten, medan varje lutande kurva motsvarar de avvikande siffrorna.
- Kvot: När chefer måste ge en viss mängd betyg beroende på hur många anställda de granskar.
- Leniency: närmare en mer positiv fördelning.
När kalibreringen fungerar effektivt bör de flesta poäng vara jämnt fördelade över mitten, med några få avvikande poäng i de höga och låga kategorierna. Om detta inte är fallet för din personal är det en viktig indikator på att det är dags att kalibrera om.
6. Håll 1:1-samtal med chefer
En del av varje kalibreringskontroll bör vara att hålla ett personligt möte med enskilda chefer för att diskutera varför de har gett vissa poäng.
Målet är att dubbelkolla att dina chefer är överens om prestationsstandarderna och, vilket är viktigt, att utjämna eventuella fördomar som de kan ha.
Om du märker att chef A ger manliga kontorsanställda män högre resultat än kvinnliga distansanställda, är det ett viktigt samtal att föra!
I större företag där det är för tidskrävande att hålla enskilda möten med cheferna är alternativet att låta medlemmarna i kalibreringskommittén ge relevant feedback till respektive chef.
7. Justera de anställdas prestationsbedömningar.
Om din kalibrering visar på inkonsekvenser eller något som kan tolkas som partiskhet kan du göra de nödvändiga justeringarna för att öka känslan av rättvisa. Dokumentera alltid de ändringar du gör och skälen till detta.
Kom ihåg: kalibrering av bedömningar ger värdefulla insikter om hur väl ditt system för prestationsstyrning fungerar. Lär dig av dem för att förbättra processen för framtida cykler!
📝 Två praktiska mallar som du kan använda
För att göra hela processen lite mer konkret och handgriplig för dig har vi skapat 2 mallar som du kan använda direkt.
1) Kalkylblad för kalibrering
🔍 Använd detta kalkylblad för att mata in dina data per person före och efter kalibrering. Få automatiskt en klockkurva och praktisk statistik per avdelning.
2) Guide och checklista för kalibreringsmöte
🔍 Använd denna mall för att styra dina kalibreringsmöten till en mer strukturerad och fullständig process.
➡️ Beställ båda mallarna för prestandakalibrering här gratis
➡️ Skapa en rättvis och konsekvent process för prestationsbedömning med Zavvy
Undrar du hur du kan skapa en välfungerande arbetsplats som bygger på en rättvis kultur för prestationshantering?
ZavvyMed 360-graders feedbacksystemet är det enkelt att hantera dina granskningscykler på ett rättvist, stödjande och fördomsfritt sätt. När du har samlat in all chefsfeedback kommer Zavvy att möjliggöra kalibrering för dina ledare. Dina anställda kommer endast att se de kalibrerade poängen.
Och det bästa av allt? Det är helt automatiserat så att du kan samla in och ge meningsfull feedback på dina prestationer med en knapptryckning!
Boka en kostnadsfri demo för att testa vår programvara för prestationsbedömning!
❓ Vanliga frågor
Läs våra svar på de vanligaste frågorna om kalibrering av resultatbedömningar.
Varför kalibrera bedömningar av prestationer?
Kalibrering av prestationsbedömningar standardiserar hela processen för att göra bedömningarna rättvisa för alla anställda på ditt företag.
Dessutom minskar kalibreringen subjektiviteten genom att den ger objektiva data att arbeta med.
Vad händer vid ett kalibreringsmöte?
Vid ett kalibreringsmöte kontrolleras i första hand om det finns inkonsekvenser i dina resultatbedömningar.
En kalibreringskommitté skapar först en strikt uppsättning standarder för prestationsgranskning och håller sig sedan till dem. Syftet är att vara transparent och minska snedvridning i bedömningsprocessen.
Beroende på hur stor din organisation är kan du antingen välja att granska alla resultatbedömningar eller välja ut ett representativt urval.
Kom ihåg: dela in heltids-, deltids- och praktikanter i separata grupper.
Om det finns inkonsekvenser tyder detta på att det antingen har smugit sig in en partiskhet i granskningsprocessen eller att granskaren är oerfaren och fortfarande håller på att avsluta sin utbildning.
Kalibreringskommittén kommer att samarbeta med cheferna för att ta itu med dessa problem och justera betygsättningen i enlighet med detta för att jämna ut spelreglerna.
Vilka är de bästa betygen för de bästa resultaten?
Det finns inga fastställda kriterier för toppbetyg.
Det är upp till din kalibreringskommitté att definiera vilka poäng dina anställda behöver för att vara toppresterande. Därefter handlar det om att märka varje numeriskt värde i din betygsskala och sedan tydligt kommunicera dessa värden med dina anställda och de chefer som granskar dem.
Vem är ansvarig för kalibreringen?
En kalibreringskommitté inrättas särskilt för denna process. Du kan bjuda in vem som helst att delta i kommittén, men vanligtvis passar den här rollen bäst för chefer på högre nivå som är involverade i prestationsbedömningar, verkställande ledare för affärsenheten och ledare för personalgrupper.