Hur man inför en 4-dagars arbetsvecka: Exempel och strategier
COVID-19 förändrade helt och hållet den globala arbetsstyrkan. Där vi en gång i tiden hade en vanlig arbetsvecka från måndag till fredag ser vi nu fyra dagars arbetsvecka, helt och hållet distansarbete och en aldrig tidigare skådad flexibilitet när det gäller arbetstider.
Flexibilitet på arbetsplatsen är här för att stanna.
Faktum är att många arbetsgivare har märkt en ökad produktivitet efter att ha infört flexibla scheman eller distans-/hybridarbete.
Fyradagarsveckor har blivit populära flexibilitetsverktyg för att förbättra arbetsmoralen och öka produktiviteten för att bättre kunna kombinera arbete och privatliv.
I en fyrdagars arbetsvecka minskar arbetstagarna antalet timmar utan att få sänkt lön. Arbetstiden varierar vanligtvis mellan 32 och 36 timmar per vecka under hela arbetsveckan, vilket innebär tre dagars helger varje vecka.
Det är ingen dålig lösning om du vill öka flexibiliteten i arbetet.
Men 4-dagars arbetsvecka är en av de mest drastiska förändringarna på arbetsplatsen som ett företag kan genomgå. Och det krävs mer för att genomföra den än att skicka ut ett memo till hela företaget.
Du måste i princip ombilda hela företaget.
Några exempel är:
- Taktisk hantering av förändringar,
- Att få stöd från högsta ledningen,
- och omfördela förväntningarna.
Så hur implementerar du systemet framgångsrikt i hela organisationen?
➗ För- och nackdelar med en fyradagars arbetsvecka
➕ Fördelar
Balans mellan arbete och privatliv
Enligt Sloan Management Review ökar produktiviteten och moralen hos de anställda om man övergår till en fyradagars arbetsvecka i stället för en femdagarsvecka. Det är logiskt - ingen lönesänkning, längre helger, bättre balans mellan arbete och privatliv.
Produktivitet
Studier har faktiskt visat att en traditionell 40-timmars arbetsvecka innebär att de anställda bara är produktiva i cirka 15 timmar av veckan.
När anställda känner sig tvingade att hålla sig till ett traditionellt arbetsschema kan produktiviteten minska drastiskt. Men intressant nog, som studien visar, ökar längre arbetsdagar i stället för färre arbetsdagar faktiskt produktiviteten.
Attrahera talanger
Företag med fyra dagars arbetsvecka rekryterar ofta bättre talanger än sina konkurrenter med fem dagars arbetsvecka.
Den moderna medarbetaren vill se flexibilitet och fokus på medarbetarupplevelsen. På en het global talangmarknad bör smarta arbetsgivare satsa på att erbjuda flexibilitet på arbetsplatsen.
➖ Konsor
Det finns många uppenbara fördelar med en fyradagars arbetsvecka, men det finns också nackdelar som du bör tänka på innan du går över till en ny arbetsvecka.
Ökat tryck
Efter ett försök med en fyradagars arbetsvecka i Nya Zeeland rapporterade de anställda att de kände ökad stress och press på arbetsprestationen. Arbetstiden kan ha minskat, men samma mängd arbete finns fortfarande kvar.
Stora arbetsmängder under färre timmar kan lätt leda till ytterligare stress om man inte följer rätt implementeringsstrategier. Dessa resultat visar hur viktigt det är med rätt tillvägagångssätt.
Fungerar inte för alla branscher
Fyra dagars arbetsvecka passar kanske inte alla modeller. Detaljhandelsföretag som kräver dagliga interaktioner med kunderna kanske inte kan införa en fyradagars arbetsvecka, men det betyder inte att flexibilitet på arbetsplatsen inte är ett alternativ.
🏢 E xempel på framgångshistorier med fyra dagars arbetsvecka
Stora företag och till och med hela länder har testat fyradagars arbetsveckor - och det med stor framgång.
Även om många arbetsgivare fortfarande är i ett tidigt skede när det gäller att införa fyra dagars arbetsvecka, är dessa studier utmärkta exempel på hur en fyradagars arbetsvecka kan gynna både anställda och företag.
Med fokus på balans mellan arbete och privatliv och psykisk hälsa meddelade Buffer:s vd Joel Gascoigne att ett enmånadersförsök kommer att genomföras i maj 2020. Och de har inte gått tillbaka sedan dess.
Det första försöket var så framgångsrikt att de förlängde fyradagarsveckan till slutet av 2020. Efter att ha hört från de anställda och sett en ökad produktivitet är fyradagarsarbetsveckan nu obegränsad sedan årsskiftet.
Microsofts anställda i Japan upplevde en oöverträffad 40-procentig ökning av produktiviteten efter att ha infört en provperiod med fyra dagars arbetsvecka. Produktiviteten ökade inte bara dramatiskt, utan de totala elkostnaderna minskade med nästan 25 %.
Försöket var aktivt under sommaren 2019, och även om det var en stor framgång har Microsoft inte gjort några ytterligare försök eller gjort någon permanent förändring.
Island (ja, landet) testade en fyradagars arbetsvecka med nästan 3 000 anställda mellan 2015 och 2019, långt före den globala COVID-19-pandemin.
Forskningen visade att produktiviteten förblev oförändrad eller till och med förbättrades för de flesta arbetstagare som deltog i försöket.
Försöket innebar att man övergick till 35 eller 36 timmars arbetsvecka under fyra dagar. På grund av försökets framgång har över 80 % av Islands arbetskraft antingen övergått till ett 4-dagarssystem utan löneförkortning eller kommer att göra det i framtiden.
Andra länder, som Spanien och Storbritannien, har genomfört försök med liknande resultat.
Belgien införde rätten till en fyradagars arbetsvecka i februari 2022.
📈 Varför förändringsledning är nyckeln till en framgångsrik implementering
Att införa en fyradagars arbetsvecka är mer än att bara skicka ett e-postmeddelande till hela företaget. Förändringshantering är en strukturerad och skräddarsydd metod för att sprida förändringar i hela organisationen.
Användning av verktyg, konsekvent kommunikation och relationsbyggande, är förändringshantering en viktig färdighet som ofta förbises och underskattas.
Det är frestande att bara skicka ett e-postmeddelande med en positiv förändring till dina anställda. Att skicka ett e-postmeddelande är roligt, skapar uppmärksamhet och får ut ditt budskap snabbt.
Att genomföra en förändring som är så viktig och betydelsefull som en fyradagars arbetsvecka kräver tid och noggranna överväganden för att lyckas.
Tänk igenom en effektiv kommunikationskampanj för ditt team, oavsett om det handlar om personlig kommunikation, en serie e-postmeddelanden och PM eller en personlig förändringsresa via Zavvy.
Vi hjälper våra kunder att göra just det. Och i följande kapitel delar vi med oss av den exakta processen.
📣 Hur du inför en fyradagars arbetsvecka på ditt företag
🧠 Förändrat tankesätt: Input vs. resultat
Att övergå till en fyradagars arbetsvecka i ditt företag är verkligen ett skifte i definitionen av framgång. Grupper som är strikt inriktade på en traditionell 40-timmars arbetsvecka fokuserar ofta på gruppens synliga insatser.
Det innebär att prioriteringen är att se till att alla loggar sina 40 timmar och är fysiskt närvarande för att utföra sina uppgifter.
Låter det bekant?
Resultatbaserat tänkande är ett dramatiskt skifte i synen på arbete och ger flexibilitet, balans mellan arbete och privatliv och en ökad tillfredsställelse hos de anställda.
Resultatbaserat arbete fokuserar snarare på att tydligt definiera mål och målsättningar och låta de anställda uppnå dessa mål på det sätt som fungerar bäst för dem.
I stället för att fokusera på ett minsta antal timmar eller på att vara fysiskt närvarande på ett kontor för att slutföra uppgifter och uppdrag, ger resultatbaserat arbete förtroendet och ägandet tillbaka till din mest värdefulla tillgång - dina medarbetare. Ser du skillnaden?
Övergången till en fyradagars arbetsvecka innebär en övergång till en resultatbaserad arbetsmodell.
För att lyckas med en fyradagars arbetsvecka måste ledningen från toppen och nedåt anamma resultatbaserat arbete.
Lita på att dina anställda får sina uppgifter utförda på det sätt som fungerar bäst för dem.
Här är några tips för dina personalchefer om hur de ska klara av förändringen.
1. Ha en tydlig förståelse för dina resultat
👉 Sätt upp tydliga mätvärden för dina team
Det finns inget utrymme för tvetydighet i en resultatbaserad arbetskultur; att flytta målstolparna eller ändra kraven kan skada det övergripande målet med detta tillvägagångssätt, som är att underlätta frihet och kreativ problemlösning inom en fast ram.
Uppmuntra personalcheferna att sträva efter att mäta resultaten på ett korrekt och effektivt sätt och fastställa specifika och tydligt definierade mätvärden för ditt team.
⚙️ Hur?
- Ett sätt att göra detta är att sätta upp tidsfrister. Tidsfrister och solida resultatmål är viktiga faktorer som gör att en resultatfokuserad modell fungerar.
- Se till att resultaten är i linje med företagets uppdrag och vision och att de tilldelas rätt roller i teamen.
2. Lita på ditt team och stå emot lusten att detaljstyra
👉 Förtroende ger de bästa resultaten
Lita på att dina medarbetare älskar sina jobb och att de gör sitt jobb.
⚙️ Hur?
Uppdateringar av framsteg kan ingå i regelbundna enskilda möten, där de kan uppdatera dig om sina framsteg och dela sina planer med dig.
❌ Undvik gammaldags mikroförvaltning
Den har ingen plats i denna resultatbaserade arbetskultur. Du kan inte ge dina medarbetare oberoende, ansvar och självständighet samtidigt som du fortsätter att hålla dig över deras axlar.
3. Se till att rätt kompetens finns i rätt roller.
👉 Har dina medarbetare rätt kompetens för att uppnå de resultat du har fastställt?
- Innan du kan lyckas med denna arbetsplatskultur måste du se till att du har anställt rätt kompetens i rätt roller och att alla i teamet har tillräcklig utbildning.
- Tilldela utbildning vid behov.
⚙️ Hur?
Ta en titt på de mest nödvändiga färdigheterna och kommunicera dessa förväntningar öppet. Innan din 1:1-session, försök att tänka på en träning för varje färdighet.
4. Uppmuntra öppen och empatisk kommunikation
👉 Kom ihåg att människor är människor i första hand och anställda i andra hand.
Genom att ha empati i kommunikationen kan de anställda bli hörda, känna sig uppskattade och överlag bli mer produktiva.
⚙️ Hur?
Led med empati och försök att verkligen förstå vilka dina medarbetare är och vad de behöver - sätt dig in i dina kollegors situation och förstå att livet kommer att förändras.
🚨 Kom ihåg Även om just denna kultur värdesätter självständighet, måste dina direktrapporterande fortfarande känna att de kan komma till dig med problem och frågor. Gör dig tillgänglig för dina teammedlemmar.
🕠 Maximera din (och alla andras) tid
Med färre arbetsdagar (och ofta färre arbetstimmar) är det viktigt att maximera teamets tid.
1. Skippa mötena.
👉 Möten ska ge mervärde, inte slösa tid.
Det händer alltför ofta att vi efter ett timslångt möte tänker att innehållet kunde ha koncentrerats till ett enda e-postmeddelande.
Det kan vara bäst att införa en standardpolicy för möten.
Kräv till exempel att mötena ska vara högst 30 minuter långa eller att det ska finnas bestämda dagar och tider då inga möten är tillåtna. Ha tydliga, strukturerade dagordningar för att vägleda samtalet och fastställa mål för varje möte.
⚙️ Hur?
Fråga dig själv före ett möte:
- Kräver den typ av information som du vill förmedla ett möte - eller finns det ett enklare, mindre tidskrävande sätt att förmedla informationen (t.ex. e-post, slack, Asana, Miroboard etc.)?
- Finns det något annat sätt att uppnå det önskade resultatet?
- Kan den här frågan vänta eller måste jag verkligen boka ett möte med en gång?
- Vilket är syftet och det rätta formatet (t.ex. 1:1, Brainstorming, Standup, Retro etc.)?
2. Förbered väl
👉 En tydlig dagordning hjälper dig att bli effektivare och att förstå om mötet överhuvudtaget är relevant.
⚙️ Hur?
- Sätt en tydlig dagordning
- Bjud bara in dem som verkligen behöver vara där. Fråga dig själv: Hur kan de bidra med värde genom att delta i det här mötet?
- Inkludera syfte, mål och dagordning för mötet i inbjudan till kalendern.
- Dela eventuella dokument/länkar som du vill diskutera under mötet.
- Informera deltagarna om de måste förbereda något före mötet.
- Sätt upp en realistisk tidsram och tala om hur mycket tid de bör planera för detta.
3. Utse en facilitator.
En facilitator är den person som leder mötet, hjälper till att hålla deltagarna på rätt spår, stoppar cirkeldiskussioner, ser till att mötet avslutas med tydliga resultat och nästa steg och håller ett öga på tiden.
4. Tidsbok för dina aktiviteter
👉 Undvik att diskussionerna går överstyr
⚙️ Hur?
Avsätt en viss tid för varje aktivitet på din agenda och håll dig till schemat.
Det här tillvägagångssättet tvingar dig och teamet att tänka mer effektivt och att undvika cirkeldiskussioner.
Tidsramarna för varje aktivitet bör alltid kännas lite för snäva så att hjärnan går direkt in i lösningsläge i stället för att gå på tomgång. Slösa inte bort teamets energi
5. Arbeta ensam, tillsammans
👉 Undvik grupptänkande, idéförstöring och gruppfördomar.
⚙️ Hur?
Dettainnebär att ni samarbetar om samma problem i realtid, men i stället för att diskutera idéer öppet eller brainstorma antecknar ni dem tyst på en klisterlapp (t.ex. på ett Miroboard).
Så i stället för att inleda lösningssökningen med en öppen diskussion kan du ge teamet några klisterlappar, sätta en timer och be dem att skriva ner sina idéer och diskutera dem efteråt om det behövs. Den här tekniken ger också introverta och mer juniora medlemmar i teamet möjlighet att dela med sig av sina idéer fritt.
6. Slut alltid med ett beslut
👉 Definiera tydliga resultat
⚙️ Hur?
Lämnade sista minuterna av varje möte till att diskutera nästa steg. Även om ni inte kan komma fram till en slutgiltig slutsats bör det finnas tydliga nästa steg efter mötet.
💡 Några effektiva mötesstrategier som hjälper dig att se till att deltagarna lämnar mötet med klarhet och syfte:
- Tilldelning av åtgärder eller uppföljningsobjekt till specifika gruppmedlemmar.
- Planera en tidsfrist och fastställa en tydlig tidslinje för alla åtgärder.
- Om det har funnits sidodiskussioner som har lagts ner, se till att de återuppstår så att ditt team kan välja hur, när och om de ska fortsätta att utvecklas.
7. Skapa och dela mötesprotokoll
👉 Maximera friktionen med öppenhet
⚙️ Hur?
Mötesprotokolletär en konkret dokumentation av mötet för deltagarna och en informationskälla för de medlemmar som inte kunde närvara.
De ska vara tillgängliga för alla gruppmedlemmar (använd verktyg som google docs, Asana, Miro etc.) och fånga kärnan i mötet, inklusive detaljer som:
- fattade beslut
- Nästa steg planeras.
- Identifiering och uppföljning av åtgärder.
8. Förtydliga förväntningarna på schemat
👉 Skapa tydliga scheman och flexibilitet inom teamet.
⚙️ Hur?
Genom att på förhand ställa rätt förväntningar på arbetsdagar och arbetstider, individuella scheman och förfaranden för att justera scheman kan hela teamet lyckas.
Flexibilitet är viktigt, men det är också viktigt att ha en tydlig och öppen kommunikation om eventuella ändringar av befintliga scheman.
🔄 S amla kontinuerligt in feedback. Och agera på den
1. Få ordning på ditt feedbacksystem
👉 Uppmuntra till feedback uppåt under processen.
⚙️ Hur?
Planera feedbackundersökningar vid olika milstolpar i projektets genomförande.
- Direkt efter bytet
- 30 dagar efter det att
- 60 dagar efter det att
- ...
Pulsundersökningar är ett sätt att göra detta över tid. Vi rekommenderar dock att man åtminstone i början lägger till 2-3 särskilda frågor.
2. Prioritera återkoppling i teamet
👉 Prioritera återkoppling i teamet
Retros är mest effektiva i slutet av införandet av en ny process eller ett nytt förfarande.
⚙️ Hur?
Retros är kraftfulla verktyg för att samla in feedback, förbättra processer och främja positiv kommunikation med anställda.
Överväg att anordna en retro-session omedelbart efter genomförandet för att få feedback om hur övergången togs emot, samt flera sessioner efter genomförandet för att få feedback om hur det går med fyradagarsarbetsveckan.
Om du letar efter inspiration för att förändra det lite, här är 10 idéer från Miro.
🚀 Hur Zavvy kan hjälpa till att göra det rätt
Att införa en fyradagars arbetsvecka innebär att man måste omarbetaonboarding hela företaget.
Du behöver taktisk förändringshantering, en kommunikationsplan och praktisk vägledning för alla - särskilt för personalchefer.
Så här kan Zavvy hjälpa dig:
- Skräddarsytt innehåll för att vägleda dina anställda i övergången till en fyradagars arbetsvecka - anpassa resan helt och hållet för att möta dina anställdas behov.
- Mikrolärande låter dina anställda lära sig i sin egen takt samtidigt som hela organisationen anpassas till förändringen.
- Olika typer av innehåll, så att du kan anpassa dig till de anställdas individuella inlärningsstilar.
- Automatisk återkoppling insamling när du vill
Skapa en helt anpassad microlearning-resa med en förbyggd mall. Gör det enkelt att skapa innehåll och fokusera på att genomföra positiva förändringar i ditt företag med Zavvys intuitiva utbildningsplattform.
📅 Nyfiken på hur det fungerar? Få en kostnadsfri konsultation med våra specialister på medarbetarupplevelser!
❓ Vanliga frågor
Hur fungerar en fyradagars arbetsvecka?
En fyradagars arbetsvecka är ett ganska enkelt koncept för flexibilitet i arbetet. I stället för att arbeta en vanlig 40-timmars arbetsvecka under fem arbetsdagar arbetar arbetstagarna färre timmar (vanligtvis 32-36 timmar per vecka) under fyra arbetsdagar.
De anställda får en tredagarshelg varje vecka. Studier har visat att fyra dagars arbetsvecka leder till ökad produktivitet, bättre arbetsmoral och en allmänt bättre arbetsupplevelse för både anställda och arbetsgivare.
Arbetar de anställda färre timmar?
I de flesta avtal om fyradagars arbetsvecka arbetar arbetstagarna färre timmar utan att lönen sänks.
Anställda är inte produktiva alla 40 timmar per vecka, vilket innebär att det ofta finns en möjlighet att minska antalet arbetstimmar i veckan utan att det påverkar produktiviteten.
Det finns dock vissa företag och branscher som inte kan minska arbetstiden när man övergår till en fyradagars arbetsvecka.
Till exempel kan roller som kräver direkt interaktion med externa kunder kanske inte minska arbetstiden, men kan övergå till en fyradagars arbetsvecka.
Är en fyradagars arbetsvecka mindre produktiv?
I många försök med fyradagars arbetsveckor runt om i världen är bevisen överväldigande. Det är inte bara så att det praktiskt taget inte finns någon negativ inverkan på produktiviteten, utan det är faktiskt vanligt att man ser en ökning av produktiviteten när man inför en fyradagars arbetsvecka.