Czym jest pozytywna informacja zwrotna? (Przykładowe pytania i szablon w zestawie)
Pytanie współpracowników o opinię jest wystarczająco trudne. Wystarczy, że pracownik jest zdenerwowany, ponieważ informacja zwrotna oznacza konstruktywną krytykę i postawienie się w trudnej sytuacji.
Wyobraź sobie teraz, że przekazujesz swojemu szefowi informację zwrotną na temat jego wyników.
Udzielanie autentycznej informacji zwrotnej menedżerom lub przełożonym jest jeszcze trudniejsze.
W końcu są to osoby odpowiedzialne za awanse i podwyżki pracowników. W rezultacie naturalne jest, że pracownicy nie wychylają się, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów z przełożonymi.
Niezależnie od niechęci pracownika, informacja zwrotna jest niezbędna w nowoczesnych, zorientowanych na ludzi organizacjach. Zwłaszcza jeśli chcesz uzyskać wgląd w style przywództwa swoich menedżerów, zidentyfikować ich słabości, ustrukturyzować relacje, wspierać kulturę informacji zwrot nej w organizacji i zwiększyć poziom zaufania w zespole.
W tym artykule zbadamy, czym jest informacja zwrotna w górę i jakie są najlepsze praktyki w zakresie systemu informacji zwrotnej w górę, który firma może powielić.
⬆️ Czym jest sprzężenie zwrotne w górę?
Informacja zwrotna w górę to metoda oceny wyników, która umożliwia bezpośrednim podwładnym przekazywanie informacji zwrotnych swoim przełożonym.
Prawdopodobnie słyszałeś zdanie: "Ludzie nie rzucają pracy. Rzucają swoich szefów".
Brzmi banalnie? Być może!
W tym cytacie jest jednak trochę prawdy. Raport DDI Frontline Leader wykazał, że ludzie opuszczają menedżerów, a nie firmy:
- 57% pracowników odeszło z pracy z powodu swoich menedżerów.
- 14% pracowników odeszło z wielu firm z powodu swoich menedżerów.
- 32% poważnie rozważało rezygnację z pracy z powodu swoich przełożonych.
Te statystyki opinii pracowników pokazują jeden powtarzający się trend: Menedżerowie odgrywają kluczową rolę w sukcesie lub porażce firmy. Ich działania mogą przyczynić się do sukcesu lub porażki firmy, ponieważ są oni zaangażowani w zatrudnianie, szkolenie, mentoring, rozwój, motywowanie i angażowanie swoich pracowników.
Informacje zwrotne w górę pozwalają firmom
- Identyfikacja niepokojących kwestii, których menedżerowie wysokiego szczebla mogą nie dostrzegać z wystarczającą jasnością.
- Lepsze ustalanie priorytetów poprzez zrozumienie skarg pracowników i tego, co jest dla nich najważniejsze.
- Rozpoznawanie potencjalnych liderów w organizacji.
Jak działa sprzężenie zwrotne w górę?
Możesz przeprowadzić ankietę zwrotną dla pracowników online. Ankieta może zawierać pytania otwarte i elementy oceniane.
Jako kierownik działu People Ops określisz, kogo należy poddać ocenie. Przeprowadzisz również dla nich podsumowanie raportu.
Wskazówka #1: To od Ciebie i Twojej firmy zależy, kiedy ankieta będzie się powtarzać. Należy jednak dążyć do przeprowadzania przeglądu co najmniej raz w roku.
Wskazówka nr 2: Wdrażaj mechanizm informacji zwrotnej jako narzędzie rozwojowe, a nie narzędzie do pomiaru wydajności pracowników.
Wskazówka nr 3: Wykorzystaj informacje zwrotne od bezpośrednich podwładnych jako pierwszy krok i podejmij konstruktywne działania następcze.
Wskazówka nr 4: Zdefiniuj elementy działań i regularnie je monitoruj, aby pomóc swoim menedżerom w doskonaleniu się.
❗️ Dlaczego informacja zwrotna w górę jest ważna?
Informacja zwrotna jest istotna zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy.
Z punktu widzenia organizacji, firmy muszą rozwijać liderów, którzy mogą przyspieszyć rozwój i sukces firmy.
Jeśli jednak menedżerowie otrzymują informacje zwrotne tylko od swoich przełożonych, nie mająwglądu w martwe punkty, których powinni być świadomi.
To tak, jakby brakowało istotnego elementu wglądu w działalność firmy.
Na przykład menedżerowie mogą nie w pełni rozumieć wpływ swoich działań lub słów na swoich bezpośrednich podwładnych.
Niedelikatny komentarz lub język ciała pokazany podczas przekazywania informacji może wydawać się nieistotny ze strony menedżera, ale może być zawstydzający, a nawet traumatyczny dla pracownika.
Bez informacji zwrotnej z góry, taki menedżer może nadal wykazywać podobne zachowania, które ostatecznie zniszczą morale jego zespołu.
Z perspektywy pracowników, posiadanie osób, które mogą zapewnić skuteczne, znaczące i uczciwe informacje zwrotne jest bardzo cenne.
Zdolność do przekazywania szczerych informacji zwrotnych wskazuje na zdrową kulturę firmy, z liderami, którzy są otwarci na doświadczenia pracowników.
🏆 3 Podstawowe korzyści płynące z informacji zwrotnej w górę
1. Informacje zwrotne z góry tworzą lepszych liderów
Badanie Gallupa wykazało, że menedżerowie, którzy otrzymywali informacje zwrotne, byli o 8,9% bardziej rentowni niż ich odpowiednicy, którzy ich nie otrzymywali.
Dla menedżerów, którzy chcą poprawić swoje umiejętności przywódcze, kluczowa jest otwartość na otrzymywanie informacji zwrotnych od swoich bezpośrednich podwładnych.
Menedżerowie mogą prosić o informacje zwrotne podczas spotkań 1: 1 ze swoimi pracownikami. W końcu ciągła informacja zwrotna to jedyny sposób na ciągłe doskonalenie.
Aby zachęcić pracowników do przekazywania informacji zwrotnych, należy zadać im następujące pytania dotyczące ich przełożonych:
- W jaki sposób menedżer może lepiej cię wspierać?
- Czy twój menedżer jest mikromenedżerem?
- Czy uważasz, że Twój przełożony przekazuje Ci wystarczającą ilość informacji zwrotnych? Jeśli nie, jakiego rodzaju informacji zwrotnej od niego oczekujesz?
2. Zwiększa zaangażowanie liderów (i pracowników)
Pracownicy ze złymi menedżerami są mniej zaangażowani niż ich koledzy ze świetnymi szefami. Co więcej, badania pokazują, że niezaangażowani pracownicy kosztują amerykańską gospodarkę od 450 do 550 miliardów dolarów rocznie.
Informacja zwrotna jest strategicznym sposobem zbierania opinii pracowników. Dzięki temu menedżerowie wiedzą, jak wspierać i kierować swoimi pracownikami; jest to również świetne medium dla pracowników, aby docenić i wyróżnić swoich menedżerów.
Badanie wykazało, że około 53% liderów wyższego szczebla i 42% menedżerów wyższego szczebla chce większego uznania w swoich organizacjach.
3. Wzmacnia relacje
Relacje w pracy mają ogromny wpływ na zaangażowanie, motywację i retencję pracowników:
- 75% pracowników twierdzi, że ich bezpośredni szefowie są najbardziej stresującą częścią ich pracy .
- 56% uczestników badania stwierdziło, że ich lider jest lekko (32%) lub bardzo (24%) toksyczny. Co więcej, więcej pracowników pracujących dla wysoce toksycznych liderów wykazuje wysoki zamiar odejścia w porównaniu do tych pracujących dla nietoksycznych liderów (73% vs. 24%).
- Relacje z kierownictwem są najważniejszym czynnikiem wpływającym na zadowolenie pracowników z pracy: pracownicy mający złe relacje z kierownictwem odczuwają niższe zadowolenie z pracy.
- Jeśli pracownicy nie ufają swoim szefom, są bardziej skłonni szukać nowej pracy niż pozostać lojalnymi wobec swojej organizacji.
Informacje zwrotne mogą pomóc w budowaniu zaufania w miejscu pracy, zwłaszcza jeśli menedżerowie są otwarci na otrzymywanie informacji zwrotnych.
Pracownicy powinni pamiętać o następujących kwestiach:
- Czy mój przełożony informuje o możliwościach rozwoju mojej kariery?
- W jaki sposób mój przełożony słucha moich opinii na temat projektów przed podjęciem ważnych decyzji?
- W jaki sposób mój przełożony docenia mnie i moje osiągnięcia, aby podnieść moje morale i utrzymać zaangażowanie w pracy?
- Czy mój przełożony udziela mi konstruktywnych informacji zwrotnych lub wspiera rozwój mojej kariery?
5 najlepszych praktyk dla systemu informacji zwrotnej w górę
Oto kilka naszych najlepszych praktyk dotyczących przekazywania informacji zwrotnych w górę organizacji.
1. Rozważ czas i środowisko
Niezamówione informacje zwrotne mogą być... trudne.
Nie mamy tu na myśli krytycznych kwestii uniemożliwiających pracownikom osiąganie celów lub wykonywanie zadań.
Na początek, pracownicy powinni poczekać, aż ich przełożeni poproszą o informację zwrotną. Alternatywnie, pracownicy mogą przekazywać informacje zwrotne podczas konkretnego spotkania z dwukierunkową informacją zwrotną w porządku obrad.
Kluczowe znaczenie ma również środowisko.
Przykładowo, pracownicy nigdy nie powinni przekazywać informacji zwrotnych w obecności innych członków zespołu lub klienta. Normą powinny być raczej spotkania jeden na jeden w prywatnym otoczeniu. Chociaż istnieją pewne wyjątki, w przypadkach, gdy menedżer prosi cały zespół o informację zwrotną.
2. Rozważenie relacji w miejscu pracy
Dla nowego pracownika przekazywanie informacji zwrotnych w górę jest nieistotne. Na przykład, młodszy pracownik powinien skupić się na nauce na początku relacji ze swoimi szefami. Następnie, w miarę zdobywania doświadczenia i budowania zaufania wśród przełożonych, może zacząć przekazywać wartościowe informacje zwrotne.
Nasza rekomendacja? Zasugeruj swoim nowym pracownikom, aby co 30 dni pisali do swoich menedżerów e-mail z aktualizacjami dotyczącymi ich pierwszych 90 dni w pracy.
Co poszło dobrze?
Czy potrzebują więcej wsparcia?
Pomóż nowym pracownikom i ich liderom szybko zbudować zaufanie.
3. Bądź konkretny
Informacja zwrotna nie jest scenariuszem "nauczyciel ocenia swoich uczniów". Jest to raczej sposób na zapewnienie tego:
- Twoja firma ma jasne ramy do słuchania głosów pracowników, oraz
- Twoi liderzy działają w duchu Twojego stylu i standardów przywództwa.
4. Poproś o przykłady
Kiedy menedżerowie otrzymują informacje zwrotne od swoich pracowników, upewnij się, że proszą ich o podanie przykładów zachowań lub sytuacji, które zaobserwowali. Większy kontekst otrzymanych informacji jest bardzo potrzebny, dzięki czemu informacje zwrotne są bardziej przydatne.
Załóżmy na przykład, że bezpośredni podwładny przekazał swojemu przełożonemu informację zwrotną mówiącą, że "Twój styl komunikacji podczas sesji z klientami jest doskonały". Pytania uzupełniające mogłyby brzmieć następująco:
- Która część stylu/metody komunikacji [menedżera] podoba ci się najbardziej?
- Czy z łatwością śledziłeś prezentację [menedżera] podczas sesji? Czy były momenty, w których [menedżer] cię zgubił?
- Co [menedżer] mógł zrobić lepiej?
5. Tworzenie kultury odpowiedzialności
Budowanie kultury własności w firmie wzmacnia pozycję jej pracowników.
Pracownicy poczują, że mają wpływ na kształtowanie kultury firmy i zapewnienie optymalnych relacji w pracy:
- Branie odpowiedzialności za poszukiwanie lepszych alternatyw dla wykonywania pracy i ulepszanie obecnych praktyk.
- Nie bać się błędów. Pracownicy powinni być gotowi zaakceptować konstruktywną krytykę i zmiany dla rozwoju swojego zespołu i firmy.
- Poczucie, że jest się upoważnionym do wydawania osądów na temat swojej pracy i pracy kolegów.
3 Przykłady sprzężenia zwrotnego w górę
Forbes wymienia osiem celów behawioralnych wykorzystywanych do oceny menedżerów:
- Być dobrym trenerem;
- Mikrozarządzanie i wzmacnianie pozycji członków zespołu;
- Okazywanie prawdziwego zainteresowania sukcesem i dobrym samopoczuciem pracowników;
- Bycie produktywnym i zorientowanym na wyniki;
- Jasna komunikacja i słuchanie zespołu;
- Pomaganie pracownikom w rozwoju kariery;
- Tworzenie jasnej wizji i strategii dla zespołu;
- Posiadanie istotnych umiejętności technicznych, aby lepiej doradzać zespołowi.
Oto kilka przykładów informacji zwrotnych od pracowników dla menedżerów.
Prośba o więcej wskazówek
Jak wspomniano powyżej, tworzenie kultury informacji zwrotnej umożliwia pracownikom proszenie przełożonych o więcej wskazówek.
Weźmy przykład.
Nowy specjalista ds. klientów potrzebuje większej jasności co do projektu. Jego przełożony nie znosi jednak prowadzenia za rękę.
Pracownik może przekazać następującą informację zwrotną, która świadczy o proaktywności:
"Wiem, że jesteś zajęty, ale pomyślałem, że regularne spotkania z tobą będą pomocne. Upewni mnie to, że jestem na dobrej drodze. Ponadto pomoże mi to lepiej zrozumieć, czego oczekujesz od końcowych projektów, nauczyć się tego, co muszę wiedzieć i samodzielnie zarządzać projektem".
Prośba o zaprzestanie mikrozarządzania
Mikrozarządzający szefowie sprawiają, że ich pracownicy tracą poczucie własnej wartości i pewność siebie. Co więcej, członkowie zespołu zaczynają czuć, że przełożony nie ufa ich wiedzy, umiejętnościom i osądom.
Kultura pracy charakteryzująca się mikrozarządzaniem może wpływać na morale i produktywność zespołu.
Oto kilka sposobów na rozwiązanie tego problemu poprzez przekazywanie informacji zwrotnych w górę:
"Doceniam twoje instrukcje i spostrzeżenia, ale myślę, że mógłbym nauczyć się więcej i osiągać lepsze wyniki, gdybym sam mógł zrozumieć krzywą uczenia się".
LUB
"Chociaż naprawdę lubię uczucie wykonywania przydzielonych mi zadań, zacząłem spędzać więcej czasu na przyziemnych zadaniach, zamiast skupiać się na moich głównych projektach. Czy moglibyśmy zaplanować tygodniowy lub miesięczny harmonogram raportowania zamiast codziennego?".
Oferowanie uznania
Jeśli menedżerowie często doceniają swoich pracowników, ich zespół również powinien rozważyć odwdzięczenie się tym samym. Ich szefowie też są ludźmi - dlatego pracownicy powinni przekazywać menedżerom pozytywne informacje zwrotne i oferować słowa uznania. Oto jak pracownicy mogą podziękować swoim przełożonym za wsparcie:
"Dziękuję za uznanie moich wysiłków za priorytet. Poświęciłem dużo czasu na przygotowanie tej propozycji i wiele dla mnie znaczyło, że doceniłeś moje wysiłki w obecności wszystkich".
❓ 15 pytań do ankiety zwrotnej, z których możesz skorzystać
Wskazówka: Przed rozpoczęciem pierwszej oceny 360 stopni upewnij się, że wybrałeś skalę dla ustrukturyzowanych pytań. Typowym ustawieniem jest skala 5-punktowa, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby przekroczyć tę liczbę.
Poniżej znajdują się pytania do ankiety zwrotnej, które można wykorzystać w oparciu o skale:
- Menedżer komunikuje jasne cele dla zespołu.
- Menedżer regularnie przekazuje ci konkretne informacje zwrotne.
- Menedżer zapewnia możliwości, które pozwalają mi rozwijać karierę.
- Kierownik konsekwentnie okazuje mi szacunek jako osobie.
- Menedżer oferuje mi autonomię, której potrzebuję, aby wykonywać swoją pracę.
- W ciągu ostatnich sześciu miesięcy kierownik przeprowadził ze mną znaczące rozmowy na temat rozwoju mojej kariery.
- Kierownik posiada umiejętności techniczne wymagane do skutecznego zarządzania mną.
- Kierownik skutecznie współpracuje ze mną, a nawet z innymi działami.
- Menedżer regularnie dzieli się istotnymi informacjami od swojego przełożonego i kierownictwa wyższego szczebla.
- Działania menedżera pokazują wartość perspektywy, którą wnoszę do zespołu, nawet jeśli mam odmienne opinie.
Oto kilka pytań, które menedżerowie mogą również wykorzystać, aby uzyskać konkretne informacje zwrotne bezpośrednio od swojego zespołu:
- Jakie są trzy najważniejsze rzeczy, które twój przełożony mógłby zrobić, aby uczynić twoją pracę łatwiejszą i przyjemniejszą?
- Jaka jest najbardziej pomocna rzecz, którą chciałbyś/chciałabyś, aby twój przełożony zrobił, aby pomóc ci ukończyć pracę?
- Jaka jest najmniej pomocna rzecz, którą robi twój przełożony?
- Jaki jest Twój ulubiony sposób otrzymywania informacji zwrotnych i uznania za swoją pracę od przełożonego?
- Jakie masz obawy związane z przekazywaniem informacji zwrotnych swojemu przełożonemu? Co może zrobić zespół HR i sam menedżer, aby złagodzić te obawy?
➡️ Potrzebujesz więcej pomysłów na pytania? Zapoznaj się z 44 przykładowymi pytaniami 360 do oceny menedżerów.
👩💼 3 wskazówki dla pracowników przekazujących informacje zwrotne w górę
Możesz podzielić się tymi wskazówkami ze wszystkimi pracownikami w swojej organizacji w ramach przygotowań do cykli informacji zwrotnych w górę.
Ogranicz sugestie do własnych opinii
Nie zakładaj, że Twoja informacja zwrotna odzwierciedla myśli wszystkich pracowników w organizacji i uważaj, aby nie sugerować, że tak właśnie jest. Nigdy nie nadawaj swoim opiniom osobistego charakteru. Powinny one ograniczać się do kwestii związanych z pracą.
Skuteczne formułowanie opinii
Skuteczna informacja zwrotna jest ważnym krokiem w kierunku poprawy relacji z przełożonym w miejscu pracy.
Zalecamy, aby wszelkie informacje zwrotne koncentrowały się na rozwiązaniach w ramach "działania - rezultatu - rozwiązania".
Działanie → Wynik → Rozwiązanie
Na przykład, Kiedy [działanie], to [działanie przyczynowe]. Idąc dalej, sugerowałbym [sugerowane działanie].
Oto przykład, który może ci pomóc:"Kiedy nie dajesz mi autonomii w wykonywaniu moich zadań, sprawia to, że wątpię w swoją wiedzę i wykonuję pracę na niższym poziomie. Tak więc, idąc naprzód, sugerowałbym pozwolenie mi na samodzielne wykonywanie moich zadań i samodzielne rozwiązywanie niektórych zadań".
Bądź prawdziwy
Istotą informacji zwrotnej w górę nie jest sprawienie, by szef poczuł się źle, ale dostarczenie przykładów tego, jak jego zachowanie pozytywnie lub negatywnie wpływa na wydajność/wyniki. W ten sposób przyczyniasz się do pozytywnych zmian w swoim zespole.
Sesje informacji zwrotnej nie są okazją do wyrażania każdej drobnej rzeczy, która denerwuje cię w twoich liderach.
Zamiast tego staraj się wyeliminować emocje i utrzymywać wszystkie informacje zwrotne ściśle związane z pracą.
3 wskazówki dla menedżerów otrzymujących informacje zwrotne w górę
Możesz podzielić się tymi wskazówkami ze wszystkimi liderami w swojej organizacji w ramach przygotowań do cykli informacji zwrotnych w górę.
Nie bierz tego do siebie
Wiemy, że nie jest łatwo być liderem i być odpowiedzialnym za wyniki lub osiągnięcia grupy ludzi.
Pamiętaj jednak, że w przeciwieństwie do ciebie, twoi bezpośredni podwładni nie są biegli w udzielaniu informacji zwrotnych pracownikom i mogą udzielać informacji zwrotnych tak dosadnie, jak to tylko możliwe.
Dlatego nie bierz tego do siebie.
Zamiast tego zidentyfikuj obszary, w których masz braki i opracuj strategie poprawy.
Nie miej tego za złe swoim pracownikom
Nie trzymaj informacji zwrotnych przeciwko swoim pracownikom.
Zrozum, że dzielą się oni swoimi przemyśleniami i nie wyświadczysz sobie ani swojemu zespołowi żadnej przysługi, trzymając ich opinie ponad ich głowami.
W porządku jest nie zgadzać się ze wszystkimi opiniami
Otrzymywanie opinii, z którymi się nie zgadzasz, jest w porządku.
W końcu nie jesteś zobowiązany do działania zgodnie z nimi.
Zalecamy jednak zachowanie otwartego umysłu i szczerości w odniesieniu do naszych działań lub wyników, zanim odrzucimy czyjeś opinie.
Pamiętaj też, że to, że nie zgadzasz się z opiniami, nie oznacza, że nie wpływa to na wyniki Twojego zespołu.
Jeśli otrzymujesz podobne opinie z wielu źródeł, nadszedł czas, aby cofnąć się o krok i ponownie ocenić sytuację.
Mówiąc prościej, obiektywnie oceniaj informacje zwrotne w górę!
➡️ Potrzebujesz więcej wskazówek i inspiracji do udzielania konstruktywnych informacji zwrotnych? Zapoznaj się z naszym kompleksowym przewodnikiem po udzielaniu konstruktywnych informacji zwrotnych.
➡️ Stwórz kulturę opinii 360 z Zavvy
Konstruktywna informacja zwrotna jest niezbędna dla sukcesu organizacji. Jednak przekazywanie informacji zwrotnych menedżerom może stanowić wyzwanie, zwłaszcza jeśli nie jest prowadzone we właściwy sposób.
Oprogramowanie 360 feedback firmy Zavvy umożliwia anonimowe przekazywanie informacji zwrotnych w celu ustanowienia skutecznej komunikacji w miejscu pracy. Otwiera to możliwości zwiększenia produktywności zespołu i zaangażowania pracowników.
Zavvy nie tylko umożliwia pracownikom łatwe dzielenie się opiniami, ale także automatyzuje ich zbieranie. Dodatkowo, dzięki naszym funkcjom raportowania, możesz uporządkować wszystkie opinie, aby szybciej rozwiązywać problemy.
Wykorzystaj spostrzeżenia do bardziej znaczących spotkań 1:1, miesięcznych lub kwartalnych przeglądów.
Skontaktuj się już dziś, aby otrzymać 30-minutową wersję demonstracyjną!