Informacje zwrotne w dół: Czy to najlepsza struktura recenzji dla Twojej firmy?
Najczęściej informacja zwrotna może mieć negatywne konotacje dla pracowników. Niezależnie od tego, czy obawiają się wymówienia, nie zakwalifikują się do premii w tym roku, czy też zostaną upokorzeni przed współpracownikami, wiele może pójść nie tak z informacją zwrotną.
Oczywiście rodzaj informacji zwrotnej, o której tutaj mówimy, to informacja zwrotna przekazywana w dół, gdzie słowa, opinie i wskazówki są przekazywane od przełożonego do bezpośredniego podwładnego. Jest to dość tradycyjna strategia w zakresie oceny wyników, ale 90% firm z listy Fortune 500 zastąp iło ją systemami informacji zwrotnej 360 stopni.
Chcesz zwiększyć sukces swoich pętli informacji zwrotnych? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak działa informacja zwrotna w dół, jakie są jej ograniczenia i jak włączyć ją w bardziej znaczący sposób do ocen 360.
🔍 What is downward feedback?
Sprzężenie zwrotne w dół to przepływ informacji od menedżerów lub przełożonych do ich bezpośrednich podwładnych.
W zarządzaniu wydajnością szefowie przekazują tego typu informacje zwrotne, aby wspierać wzrost i rozwój pracownika. Ale może to być również związane z tematami administracyjnymi, takimi jak wynagrodzenie i kwalifikacje do premii.
Informacja zwrotna w dół może być jedynym systemem oceny oferowanym przez Twoją organizację. Jest to stosunkowo jednokierunkowa forma informacji zwrotnej, ponieważ odbywa się w zaplanowanych odstępach czasu (zwykle co roku) i często jest bardzo formalna. Menedżerowie mówią pracownikom, co myślą o ich wynikach w ciągu ostatniego roku - a oni słuchają.
Menedżerowie mogą poruszać następujące tematy w procesie oceny informacji zwrotnych:
- Podstawowe kompetencje - Czy spełniasz lub przewyższasz kompetencje związane z Twoją obecną rolą?
- Komunikacja - czy skutecznie współpracujesz z przełożonym i kolegami z zespołu?
- Interpersonalne - czy posiadasz silne umiejętności miękkie i wykazujesz się świetną pracą zespołową?
- Zgodność - czy jesteś w stanie wykazać, że rozumiesz wartości firmy?
- Motywacja - czy wydajesz się być zaangażowany w swoją pracę i masz świetną etykę pracy?
- Wydajność - czy dotrzymujesz terminów i przekraczasz oczekiwania?
- Jakość pracy - czy przełożony jest stale zadowolony z wyników pracy?
⬇️ How does downward feedback fit into 360-degree feedback?
Informacja zwrotna 360 stopni to bardziej holistyczny sposób gromadzenia i dystrybucji informacji zwrotnych. Zamiast pochodzić od jednej osoby (menedżera), pochodzi ona z wielu źródeł, takich jak współpracownicy, bezpośredni podwładni, przełożeni, klienci i partnerzy biznesowi.
“When we feedback upward, downward or right and left – our managers, team members, colleagues, and business partners – we have great opportunities to bring up authenticity, build safety, offer chances for real improvement and share something about ourselves the other party doesn’t know yet.
When the main aim of the feedback is to express positive appreciation, we have plenty of room to develop all of these. When the main aim of the feedback is to communicate that something requires improvement, we also have plenty of room for relationship building. Feedbacking creates a meaningful place to meet the other party – and acting on the feedback we receive is an even greater place to build our working relationships.”
- Mila Trezza, Founder of Coaching Lawyers.
Oceny 360 stopni są ważnym sposobem na uzupełnienie pętli informacji zwrotnych. Chociaż pracownicy nadal otrzymują odgórne wytyczne, inni interesariusze oferują dodatkowy kontekst.
Na przykład: jeśli menedżer sugeruje, że jego bezpośredni podwładny musi popracować nad swoimi umiejętnościami komunikacji biznesowej, proces oceny 360 stopni może zapewnić lepszy wgląd w to, jak inni postrzegają jego komunikację. Czy jest to niedopasowanie między pracownikiem a jego szefem, czy też inni ludzie również uważają go za trudnego w kontakcie?
Odpowiedzi na te pytania pomagają pracownikom opracować plan poprawy umiejętności komunikacyjnych. A kiedy w końcu będą komunikować się lepiej, ich szef będzie mógł zobaczyć pozytywny wpływ na zespół.
💰 The benefits of top-down (downward feedback)
Istnieją pewne wyraźne zalety przekazywania informacji zwrotnych w dół, których nie należy odrzucać nawet podczas dostosowywania kultury recenzji.
Employer/employee alignment
Gdy pracownicy wiedzą, czego chcą i oczekują ich menedżerowie, dostosowanie ich celów i wyników jest łatwiejsze, zapewniając, że są na tej samej stronie.
Quality of work improvements
Gdy menedżer przekazuje konkretne i przydatne informacje zwrotne, może pomóc pracownikom uniknąć popełniania tych samych błędów w przyszłości. Jeśli działa w charakterze mentora, podopieczny może skorzystać z jego wieloletniego doświadczenia.
New hire immersion
Informacje zwrotne w dół wykraczają poza konkretne role i mogą pomóc zanurzyć się nowym pracownikom w kulturze firmy, jeśli niedawno dołączyli do zespołu. Wiedza na temat wartości organizacji i tego, w jaki sposób pracownicy mają reprezentować firmę, może odpowiednio pokierować zachowaniem.
Confidence boost
Pragnienie pochwał rozwija się w dzieciństwie, kiedy otrzymujemy pozytywne informacje zwrotne od rodziców, nauczycieli lub trenerów sportowych. Niektórzy pracownicy nadal szukają tego typu wzmocnień w miejscu pracy, a 37% z nich woli otrzymywać pochwały publicznie. Informacja zwrotna w dół może być prawdziwym zastrzykiem ego dla pracowników, którzy uwielbiają otrzymywać pochwały od szefa.
Psychologowie wyjaśniają, że pochwały lub komplementy aktywują brzuszne prążkowie mózgu i brzuszną przyśrodkową korę przedczołową. Ten rodzaj "nagrody społecznej" jest tak samo ekscytujący dla mózgu, jak otrzymanie nagrody finansowej!
💡 7 Tips for delivering better downward feedback
Jeśli odgórna informacja zwrotna jest odpowiednia dla Twojej organizacji, postępuj zgodnie z poniższymi 7 wskazówkami, aby jak najlepiej ją wykorzystać.
1. Bądź przystępny
Nawet jeśli jest to strumień jednokierunkowy, bezpośredni podwładni muszą wiedzieć, że mogą się skontaktować, jeśli chcą uzyskać dodatkową jasność w danej kwestii.
2. Użyj struktury informacji zwrotnej
Właściwy model przekazywania informacji zwrotnej pomaga menedżerom w dostarczaniu jasnych, zwięzłych i praktycznych informacji zwrotnych. Nikt nie lubi słyszeć negatywnych lub konstruktywnych informacji zwrotnych, więc zacznij od tego, co robi dobrze, aby krytyka, która nastąpi później, nabrała odpowiedniej perspektywy. Następnie podaj przykłady tego, co można poprawić. Wreszcie, zakończ pozytywnym akcentem z tym, co powinni nadal robić.
3. Spojrzenie wykraczające poza indywidualne wyniki
Upewnij się, że Twoja informacja zwrotna obejmuje szerszy obraz. Zamiast skupiać się na konkretnych incydentach lub projektach, informacja zwrotna powinna przyczyniać się do ogólnego wzrostu i rozwoju pracownika. Odnieś się do kompetencji z karty ról i podstawowych wartości firmy, aby zapewnić zgodność.
4. Poproś o informację zwrotną na temat informacji zwrotnej
Zapytaj bezpośrednich podwładnych, czy są jakieś obszary, w których chcieliby uzyskać więcej informacji zwrotnych. Pozwoli to skupić się na obszarach, które są dla nich najważniejsze. 89% liderów HR zgadza się, że ciągła informacja zwrotna od współpracowników przynosi pomyślne rezultaty, jednak 41,8% firm pozyskuje informacje zwrotne od pracowników raz w roku lub rzadziej.
5. Bądź świadomy swojego tonu
Staraj się unikać negatywnych, protekcjonalnych lub osądzających wypowiedzi. Używaj pomocnych pozytywnych i negatywnych zwrotów, aby przekazać swoje uwagi. Pozytywny, konstruktywny ton pomoże zapewnić, że wiadomość zostanie odebrana zgodnie z zamierzeniami.
6. Trzymaj się regularnego harmonogramu przekazywania informacji zwrotnych
Regularny harmonogram zapewnia, że informacje zwrotne są przekazywane na czas i nie ma niespodzianek. Niestety, coroczne oceny są zazwyczaj zbyt rzadkie. Badania pokazują, że aż 60% pracowników preferuje cotygodniowe lub nawet codzienne informacje zwrotne.
7. Działania następcze
Zorganizuj czas, aby sprawdzić, jak postępują pracownicy; pokaże to, że jesteś zaangażowany w pomaganie im w doskonaleniu się i doceniasz ich rozwój.
📝 Downward feedback template you can use
W tym szablonie menedżer rozważy pytania po lewej stronie przed przekazaniem informacji zwrotnej na temat wydajności pracownika w prawej kolumnie. Będzie miał również szansę na ogólne podsumowanie i ustalenie daty następnej oceny wyników. Zachęcamy do pobrania i dostosowania szablonu do własnych potrzeb:
Dlaczego sama informacja zwrotna nie wystarczy?
Istnieją ograniczenia dla liderów, którzy polegają wyłącznie na odgórnych informacjach zwrotnych, ponieważ tracą oni istotne możliwości uczenia się zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy.
Najważniejsze ograniczenia związane z przekazywaniem informacji zwrotnych w dół w kulturze firmy obejmują:
The primacy effect
Efekt pierwszeństwa to tendencja poznawcza, która odnosi się do tendencji ludzi do zapamiętywania informacji przedstawionych na początku, a nie tego, co następuje później. Najważniejsze jest to, że liczy się pierwsze wrażenie! Negatywne uprzedzenia mogą wkraść się do oceny wydajności pracowników, którzy nie zaczęli dobrze. Nic nigdy nie będzie wystarczająco dobre dla ich przełożonego, nawet jeśli poczynili znaczne postępy. Pracownicy mogą czuć się zdemotywowani i niedocenieni, gdy jest to jedyny rodzaj otrzymywanej informacji zwrotnej.
The halo effect
Efekt aureoli pojawia się, gdy pozytywna cecha może wpłynąć na ogólną opinię o kimś. Załóżmy na przykład, że szef przyznaje, że jego pracownik jest świetnym komunikatorem. W takim przypadku jest bardziej prawdopodobne, że uwierzy, że ma on również silne umiejętności przywódcze, nawet jeśli nie ma na to dowodów. W przeciwieństwie do tego, zapraszanie do współpracy innych pracowników gwarantuje, że otrzymasz zróżnicowane i szczere informacje zwrotne. W rezultacie raporty otrzymują bardziej wszechstronny przegląd.
The recency effect
Jeśli informacje zwrotne od pracowników pojawiają się tylko raz w roku, istnieje duże prawdopodobieństwo, że menedżer będzie pamiętał tylko niedawne zachowania, incydenty lub zadania, nad którymi pracował. Co więcej, efekt aktualności oznacza, że pracownicy mogą nie uzyskać pełnego obrazu swojej wydajności - niesamowite osiągnięcia sprzed sześciu miesięcy mogą zostać zapomniane.
Tak więc, chociaż komunikacja w dół ma swoje miejsce, ważne jest, aby uzupełnić ją innymi rodzajami informacji zwrotnych. Najlepsze opcje?
Informacje zwrotne od rówieśników
Ocena koleżeńska to rodzaj wieloźródłowej informacji zwrotnej otrzymywanej od osób, z którymi regularnie współpracujesz. Może to być nieformalna informacja zwrotna, np. poproszenie kolegi o opinię na temat prezentacji, którą prowadzisz, lub bardziej formalna informacja zwrotna, np. udział w ankiecie 360 stopni. Tak czy inaczej, zwiększa to ważność każdej negatywnej informacji zwrotnej otrzymanej od menedżera. Dodaje również cenną perspektywę od osób, które pracują razem z tobą.
Upward feedback
Upward feedback is when employees give feedback to their managers. It's the mirror image of downward feedback, but it's just as important.
Upward communication can help managers understand how their employees feel, what they need from their leaders, and how they can improve their management style.
"Have you ever worked in an environment where feedback only goes one way i.e., downwards from leaders to employees, and not the other way around? Most of us have. It's rare for leaders to actively solicit feedback.
People find it difficult to give feedback upwards to people in authority, and as a result, CEOs don't get to hear about the impact they are having on others. They live in a bubble where strengths get overplayed, and weaknesses get ignored." Mark Farrer-Brown, Coach, Founder and CEO of Fit to Lead.
🔄 Create a 360 feedback culture that drives growth and performance
Downward feedback is integral to a 360-degree review cycle, but it's rarely useful as a standalone appraisal system.
Jeśli chcesz stworzyć kulturę informacji zwrotnej 360, aby stymulować rozwój i wydajność w swojej organizacji, musisz upewnić się, że uwzględniasz wszystkie rodzaje informacji zwrotnych. Oto jak to zrobić:
- Niech to będzie ulica dwukierunkowa: Jak już zauważyliśmy, przekazywanie informacji zwrotnej w dół to tylko jedna część równania. Aby stworzyć wszechstronną kulturę feedbacku, należy zadbać o to, by pracownicy otrzymywali również informacje zwrotne od swoich kolegów i przełożonych.
- Uczyń ją użyteczną: Informacja zwrotna jest pomocna tylko wtedy, gdy prowadzi do pozytywnych zmian. Kiedy pracownicy otrzymują negatywną informację zwrotną, upewnij się, że wiedzą, co muszą zrobić, aby się poprawić. Może to być tak proste, jak wyznaczenie konkretnych celów lub udział w szkoleniach.
- Zachęcaj do otwartej komunikacji: Jednym z największych wyzwań związanych z przekazywaniem informacji zwrotnych jest skłonienie pracowników do aktywnego ich słuchania. Pracownicy, którzy czują, że nie mogą otwarcie mówić o swoich wynikach, prawdopodobnie zignorują wszelkie otrzymywane informacje zwrotne. Zachęcaj do otwartej komunikacji, tworząc bezpieczne i wspierające środowisko, w którym pracownicy czują się komfortowo, dzieląc się swoimi przemyśleniami i odczuciami.
The easiest way to take action on all the above points is to leverage the power of Zavvy's 360 feedback software. This will give you a clear feedback system focused on clarity, meaningful growth, and radically reduced bias.
Samodzielnie wybierzesz i połączysz preferowane programy informacji zwrotnej 360, w tym oceny w górę, w dół, opinie współpracowników i samooceny, a wszystko to w celu wspierania pozytywnej i pielęgnującej kultury organizacyjnej.
W rezultacie Twój zespół będzie wyciągał wnioski z porażek i świętował sukcesy!
Wpraw koła w ruch już dziś, organizując prezentację na żywo oprogramowania Zavvy do zbierania opinii 360 stopni.