Jak zorganizować spotkanie na koniec roku, które spodoba się pracownikom?
Zbliża się ostatnie spotkanie w tym roku! Co zrobisz, aby zakończyć rok pozytywnym akcentem, a jednocześnie nie pozwolić, aby jakiekolwiek wyzwania wymknęły się spod kontroli?
W tym przewodniku dowiesz się wszystkiego, czego potrzebujesz, aby zorganizować udane spotkanie na koniec roku.
Skupimy się na spotkaniach jeden na jeden, ale na koniec przedstawimy inspiracje dotyczące spotkań zespołowych. Po przeczytaniu tego artykułu poczujesz się pewniej prowadząc spotkanie indywidualne na koniec roku i poznasz pomysły na uroczysty finał spotkania całego zespołu.
Co to jest spotkanie na koniec roku?
Spotkanie na koniec roku to spotkanie, zwykle prowadzone przez liderów organizacji lub kierowników działów, które odbywa się pod koniec roku obrotowego. Celem tego spotkania jest podsumowanie osiągnięć, wyzwań i wyciągniętych wniosków.
Jest to również czas na:
- Uznanie wkładu pracowników.
- Świętuj sukcesy.
- Omówienie celów, oczekiwań i strategii na nadchodzący rok.
Spotkanie na koniec roku jest okazją dla menedżera i jego bezpośredniego podwładnego do zastanowienia się nad tym, co poszło dobrze, a co można poprawić.
W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie rzadko zatrzymujemy się, aby ocenić, jak się sprawy mają. A przecież jest to kluczowe dla trwałego sukcesu!
Mimo że konstruktywna krytyka jest niezbędna, równie ważne jest docenianie tego, co idzie dobrze. Kiedy doceniamy to, co działa, zapraszamy tego więcej.
Ponadto pracownicy, którzy czują się docenieni i doceniani za swoje wysiłki, są bardziej skłonni do pozostania w organizacji - więc okazywanie uznania pozytywnie wpływa również na finanse!
Należy pamiętać, że spotkanie na koniec roku różni się od spotkania dotyczącego przeglądu wyników. Spotkanie to ma bardziej nieformalny charakter i ma być otwartą i szczerą dyskusją o bardziej swobodnym charakterze.
Nie chodzi o wyniki, ale o ludzi: ma na celu wzmocnienie relacji między pracownikiem a jego bezpośrednim podwładnym.
Wskazówka, zanim zaczniemy: Wyślij agendę spotkania przed spotkaniem wraz z pytaniami, które zostaną omówione. Pomoże to uspokoić nerwy i jak najlepiej wykorzystać spotkanie: możesz oczekiwać, że Twoi pracownicy przyjdą przygotowani.
🕵️♀️ Jaki jest cel spotkania na koniec roku?
Refleksja nad minionym rokiem
Co poszło dobrze?
Co można poprawić?
Spotkanie na koniec roku jest okazją dla pracownika do wyrażenia siebie poza raczej ograniczającą "skalą 1-10" w ocenach wyników. Pozostawia to pracownikowi miejsce na wyrażenie siebie w bardziej subiektywny sposób i podzielenie się swoimi odczuciami na temat swojego rozwoju, zespołu i kultury firmy.
Możesz spojrzeć na nasze pytania do rozmowy rozwojowej jako inspirację do spotkania. Można je wykorzystać w rozmowach rozwojowych, podczas których pracownicy mogą dzielić się swoimi aspiracjami z przełożonymi.
Spotkanie na koniec roku jest lżejszą wersją rozmowy rozwojowej, która nie ma na celu omówienia wszystkich pytań.
Omówienie celów wzrostu i rozwoju
Z czego pracownik jest najbardziej podekscytowany, jeśli chodzi o wzrost i rozwój kariery?
Czy są jakieś konkretne umiejętności, które chcieliby rozwinąć?
W jaki sposób Ty, jako lider zespołu lub menedżer, możesz wspierać ich w rozwijaniu tych umiejętności? (Oczywiście należy to ocenić w odniesieniu do wymagań związanych z ich obecną rolą).
Jeśli nie ma zgodności między pragnieniami pracownika a tym, co jest wymagane na danym stanowisku, dobrym pomysłem może być rozważenie alternatywnych stanowisk.
Warto również bardziej precyzyjnie określić cele rozwojowe. Cele rozwojowe zazwyczaj koncentrują się na budowaniu konkretnych kompetencji. Idealnie byłoby, gdyby motywowały one pracowników do lepszej pracy.
Należy pamiętać, że celerozwojowe mogą być szersze i mniej konkretne niż cele dotyczące wydajności.
Przykładem pierwszego jest "rozwijanie silnych umiejętności komunikacyjnych", podczas gdy drugim może być "uzyskiwanie 100 konwersji miesięcznie poprzez marketing e-mailowy".
Uznawanie osiągnięć
Uznanie jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na motywację i satysfakcję pracowników.
Pochwal swojego pracownika za to, co zrobił dobrze. Pamiętaj też, że każdego motywują inne rzeczy!
Dodatkowe punkty za znajomość swoich pracowników na tyle, by wiedzieć, jaki rodzaj uznania będzie dla nich motywujący. Niektórzy ludzie rozwijają się, gdy docenia się ich umiejętności intelektualne, a inni, gdy docenia się ich umiejętności społeczne lub współpracy.
Wskazówka: Jeśli chcesz poznać więcej pomysłów na wyróżnienie pracowników, zapoznaj się z naszym przewodnikiem!
Omawianie wyzwań
Jakie przeszkody napotkał pracownik w ciągu roku i dlaczego?
Co możesz zrobić, aby zapobiec powtórzeniu się tych problemów w przyszłym roku?
Plan na nadchodzący rok
Zastanów się ze swoim pracownikiem: do czego chciałbyś wrócić za rok?
Jakie osiągnięcia chcesz mieć na swojej liście?
Jakie umiejętności chcesz zdobyć? Czy chcesz awansować na inne stanowisko?
Wskazówka: Zacznij od tego, gdzie twój pracownik chce być za rok i wykonaj kroki potrzebne do stworzenia planu rozwoju.
Kroki powinny być zgodne z celami rozwoju, ale muszą być powiązane z wynikami i określone w czasie.
🏆 4 najlepsze praktyki dotyczące spotkań pracowników na koniec roku
Omówienie wniosków wyciągniętych w ciągu roku
Jakie były wnioski z minionego roku?
Czy twój pracownik potrzebuje wsparcia w nauce nowych umiejętności, technologii lub czegoś innego, aby uniknąć tych samych problemów?
A może potrzebna jest rekrutacja dodatkowych zasobów?
Im więcej pracowników nabierze nawyku refleksji nad lekcjami, tym szybciej je zintegrują i unikną powtarzania tych samych błędów.
Omówienie celów na nadchodzący rok
Dotyczy to zarówno pracowników, jak i zespołów.
Z czego najbardziej cieszy się twój pracownik w nadchodzącym roku?
Czy mają na myśli konkretną rolę? A może przywództwo lub specjalistyczne szkolenie?
Zachęć ich również do zastanowienia się nad swoją rolą w zespole. Zbadaj możliwości natychmiastowego podążania w pożądanym przez nich kierunku.
Na przykład, jeśli chcą objąć stanowisko lidera zespołu, czy mogą zacząć od mentorowania młodszego kolegi? Albo zaangażować się we wdrażanie nowych pracowników?
Zgodność ze strategią firmy
Dokąd zmierzasz jako firma?
Czy indywidualne cele pracownika przyczyniają się do osiągnięcia tego celu?
Jeśli brakuje zgodności, zbadaj, jak znaleźć kompromis.
Przeznacz czas na otwartą dyskusję lub informacje zwrotne
Spotkanie powinno mieć pozytywny wydźwięk, aby zmotywować pracownika na nowy rok. Spotkanie powinno również wyjaśnić wszelkie nieporozumienia lub utrzymujące się konflikty.
📝 Skorzystaj z naszego szablonu agendy na koniec roku jako skrótu do planowania. Dowiesz się, jak rozpocząć spotkanie na koniec roku, poznasz najważniejsze punkty dyskusji na temat rozwoju pracowników i nie tylko.
➡️ Aby uzyskać więcej szablonów spotkań jeden na jeden, zapoznaj się z naszymi obszernymi przewodnikami po spotkaniach, takimi jak cotygodniowe odprawy i przeglądy wynagrodzeń. A jeśli potrzebujesz inspiracji do pytań dotyczących spotkań jeden na jeden, również mamy dla Ciebie rozwiązanie!
👯🏽 Jakie działania mogę włączyć do spotkania podsumowującego rok na poziomie zespołu , aby było ono bardziej angażujące i znaczące?
Po roku ciężkiej pracy, zwieńczenie ostatniego spotkania zespołu w roku kilkoma lekkimi zajęciami będzie dobrym uczuciem.
Oto kilka zabawnych i angażujących pomysłów, które można włączyć do spotkania na koniec roku:
- Ściana wdzięczności - Niech każdy podzieli się z każdym pracownikiem jedną rzeczą, którą docenia! Opcjonalnie: Zapisz to i pozwól każdemu pracownikowi otrzymać pozytywne komentarze od swoich kolegów. Można to zrobić wcześniej, a kartki z podziękowaniami zostaną dostarczone podczas spotkania na koniec roku. Jeśli uważasz, że Twój zespół czuje się komfortowo, niech każdy podzieli się swoimi pozytywnymi opiniami podczas spotkania. Możesz także użyć oprogramowania takiego jak Kudo i stworzyć tablicę Kudo dla każdego pracownika!
- Sesja burzy mózgów na nadchodzący rok - Niech kreatywność popłynie! Najlepiej, jeśli podzielisz członków zespołu na mniejsze grupy, które następnie spotkają się i podzielą się swoimi ustaleniami. Chociaż burza mózgów może kojarzyć się z brakiem granic, dobrym pomysłem może być wspomnienie o wszelkich ograniczeniach, np. budżecie i zgodności z wartościami i przepisami firmy. W ten sposób najlepiej wykorzystasz kreatywną energię.
- Zabawne, nieformalne świętowanie na zakończenie roku - jeśli masz zdalny zespół, możesz zorganizować wirtualną happy hour. Jeśli pozwala na to budżet, wyślij każdemu kartę podarunkową na jedzenie (i napoje) na wynos. W ten sposób każdy może wybrać jedzenie i napoje, które odpowiadają jego preferencjom żywieniowym, a Ty możesz podzielić się wirtualną świąteczną kolacją.
- Odosobnienie firmowe - Jeśli masz budżet do wydania i potencjalnie możesz przylecieć do pracowników zdalnych, zakończenie roku odosobnieniem może być niezapomnianym przeżyciem. Pomoże to pracownikom nawiązać kontakty i wzmocnić ducha zespołu, co może być szczególnie cenne, jeśli członkowie zespołu nigdy nie spotkali się osobiście. Wymaga to znacznie więcej planowania i logistyki (i finansów) niż inne opcje, ale nagrody będą takie same!
- Zabawny quiz pozwalający lepiej poznać współpracowników - Zasady są proste: każdy na zmianę dzieli się dwiema prawdami i jednym kłamstwem na swój temat, a następnie pozwala innym odgadnąć, które z nich jest kłamstwem.
- Wirtualne polowanie na padlinożerców może przynieść emocje i śmiech oraz wywołać interesujące rozmowy. Ustal termin i poproś każdą osobę o zebranie dziwnych rzeczy. Rozważ dodanie sezonowego akcentu, włączając brzydką dekorację świąteczną lub świąteczny produkt spożywczy. Przyznaj nagrody tym, którzy zebrali najwięcej rzeczy w wyznaczonym czasie, a także nagrody dodatkowe za kreatywność.
- Wirtualny pokój ucieczek - To świetny sposób na zachęcenie ludzi do myślenia, rozwiązywania problemów i współpracy! Podziel swoich pracowników na zespoły i pozwól im przejść przez wirtualne pokoje ucieczki. Wiele programów i aplikacji oferuje gotowe pokoje o różnej tematyce i poziomie trudności.
Jak pozytywnie zakończyć spotkanie ?
Ostatnie wrażenie jest często tym, co pozostaje. Oznacza to, że nawet jeśli podzielisz się z pracownikiem dziewięcioma pozytywnymi rzeczami, ale zakończysz czymś negatywnym, opuści on spotkanie z lekkim niesmakiem.
Na szczęście można tego uniknąć, jeśli wiesz, jak pozytywnie zakończyć spotkanie!
Oto kilka przykładów na spotkanie zespołu na koniec roku:
- Przejrzyj elementy działań dla każdej osoby i zostaw miejsce na pytania. Nikt nie lubi opuszczać spotkania z poczuciem większej dezorientacji niż przed spotkaniem. Jednak poczucie ukończenia i spełnienia pojawia się, gdy wychodzisz ze spotkania z jasnością co do tego, jak iść naprzód jako zespół, a każdy wie, co robić dalej.
- Zadaj zabawne pytanie i odpowiadaj na nie na zmianę. W przypadku spotkania na koniec roku, pytanie brzmi: co będziesz robić w wakacje? Możesz także wybrać coś mniejszego, na przykład "jaki był nieoczekiwany moment, który rozśmieszył Cię w zeszłym tygodniu?".
- Wykonaj krótkie ćwiczenie oddechowe. Jeśli znajdujesz się w intensywnym okresie, na przykład podczas premiery lub kampanii sprzedażowej, kilka minut na rozładowanie stresu i uspokojenie nerwów może mieć duży wpływ na ogólny nastrój i samopoczucie.
- Podkreślaj pozytywne osiągnięcia. Przypomnij swoim pracownikom, jak daleko zaszliście od kilku tygodni lub miesięcy temu. Podziękuj wszystkim za ich ciężką pracę i wkład w ciągu roku oraz zachęć ich do odpoczynku i przejścia na tryb offline w czasie wolnym. Zasługują na to!
➡️ Organizuj znaczące spotkania z Zavvy
Zavvy zajmuje się wszystkim, co związane ze spotkaniami jeden na jeden: planowaniem, organizacją, wysyłaniem zaproszeń i przypomnień o spotkaniach, zbieraniem opinii i nie tylko.
Dzięki naszemu oprogramowaniu do spotkań "jeden na jeden" masz wszystko w jednym miejscu! Nie ma potrzeby tworzenia wielu arkuszy kalkulacyjnych, o których nikt nie wie i do których nikt nie zagląda.
Zarezerwuj demo, aby zobaczyć, jak Zavvy może pomóc w prowadzeniu bardziej angażujących i produktywnych spotkań.