Dlaczego klarowność ról powinna być kluczowym aspektem w organizacji - i jak ją poprawić?
Zatrudniłeś jedne z największych talentów w swojej branży, zainwestowałeś w procesy wdrażania, nadałeś priorytet dobremu samopoczuciu pracowników i opracowałeś kulturę firmy, z której możesz być dumny. Ale czegoś brakuje!
Czy masz wrażenie, że Twoi pracownicy nie wiedzą, co powinni robić?
Być może zauważasz kłótnie między współpracownikami, lub to, że nie zdają sobie sprawy z tego, że są odpowiedzialni za krytyczne zadanie biznesowe.
Są togłówne oznaki braku jasności co do ról pełnionych przez pracowników.
Czym jest jasność ról?
Jasność ról eliminuje stres i zamieszanie. Zapewnienie pracownikom absolutnej pewności co do ich głównych zadań w pracy i oferowanie kontekstu pokazuje, w jaki sposób ich indywidualne obowiązki wpisują się w szerszy obraz organizacji.
Te konkretne obowiązki mogą obejmować:
- Zadania
- Rezultaty
- Procesy
- Cele
- KPI
Gdy jasność ról jest bezbłędna, można oczekiwać, że pracownik będzie znał swoje własne cele, role swoich współpracowników i to, w jaki sposób łączą się one w celu osiągnięcia sukcesu biznesowego. Jak trybiki w kole!
Jordann M. Andrusiak, doradca i dyrektor ds. rozwiązań biznesowych w Synergy Capital Solutions wyjaśnia,
"Jasność jest kluczowym elementem w organizacji, a organizacja jest podstawą biznesu. Kładąc nacisk na przejrzystość, pracownicy widzą, w jaki sposób ich praca przyczynia się do większego dobra firmy, co zachęca ich do lepszej wydajności.."
⁉️ Czym jest niejednoznaczność roli?
Z kolei niejednoznaczność roli ma miejsce, gdy pracownik nie ma jasności co do swojej pracy.
I jest to bardziej powszechne niż myślisz, ponieważ tylko 60% pracowników zdecydowanie zgadza się, że ma jasne oczekiwania co do swojej roli. Kiedy cele i odpowiedzialność za wyniki stale się zmieniają, pozostawia to wiele miejsca na nieporozumienia.
Niejednoznaczność ról może występować w firmach starych, nowych i dowolnej wielkości. Na początku skali, startupy z płynnymi przepływami pracy często mają podejście do ról "wszystkie ręce na pokład", ponieważ szybko rozwijają swoją nową działalność.
Ale istniejące firmy również nie mają łatwo - zamieszanie pojawia się, gdy istnieje presja na skalowanie i wprowadzanie innowacji.
Niektóre z wad pomieszania ról obejmują:
- Nakładające się zadania - posiadanie dwóch lub więcej pracowników wykonujących tę samą pracę to konflikt ról i marnowanie zasobów.
- Niewłaściwa komunikacja - duże, rozproszone zespoły często cierpią z powodu problemów z komunikacją i niejasnych wskazówek, które jasność ról może złagodzić.
- Tarcia między współpracownikami - przerzucanie odpowiedzialności z jednej osoby na drugą lub na inny dział jest powszechne w przypadku braku zgodności. Przejrzystość ról zwiększy zaufanie wśród współpracowników.
❗️ Dlaczego jasność ról ma znaczenie?
W niektórych sytuacjach zawodowych jasność roli może być kwestią życia i śmierci. Naga Siddharth, wiceprezes ds. zasobów ludzkich w Supr Daily, omawia, w jaki sposób piloci muszą mieć absolutną jas ność co do swojej roli podczas lotu.
"Życie dosłownie zależy od ich pracy. Każdy z nich wie, co robić, jak robić i kiedy to robić. Kiedy pilot przejmuje kontrolę, woła "mój samolot", a drugi pilot odpowiada "twój samolot", aby potwierdzić. Nie ma przypadków "ale myślałem, że ....".
Model ten opiera się na płynnym przekazywaniu zadań od jednego współpracownika do drugiego, aby zapewnić płynne wykonanie zadania, bez ryzyka niepowodzenia. Ale kiedy stawka nie jest tak wysoka jak katastrofa lotnicza, jakie są korzyści z jasności ról w tradycyjnym biznesie?
Wydajność
Jasność ról w miejscu pracy zwiększa zaangażowanie pracowników, dzięki czemu zespół jest zadowolony ze swojej pracy.
W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez International Journal of Service Industry Management wykazało związek między jasnością ról a zwiększoną satysfakcją z pracy, zaangażowaniem organizacyjnym i jakością obsługi klienta.
To prawdziwe przypomnienie, że inwestowanie w jasność ról jest korzystne dla całej organizacji.
Unikanie wypalenia zawodowego
Z drugiej strony, brak jasności roli jest jednym z 5 głównych powodów, dla których pracownicy cierpią z powodu stresu związanego z pracą lub wypalenia zawodowego. Mayo Clinic zgadza się z tym stwierdzeniem, podając wypalenie zawodowe jako wynik niejasnych oczekiwań zawodowych.
"Jeśli nie masz jasności co do stopnia swojej władzy lub tego, czego oczekuje od ciebie przełożony lub inni, prawdopodobnie nie będziesz czuć się komfortowo w pracy"."
Zatrzymanie pracowników
W czasie Wielkiej Rezygnacji kluczowe znaczenie dla firm miało zatrzymanie największych talentów. Wiemy, że 94% pracowników pozostanie dłużej w firmie, jeśli ta zainwestuje w ich rozwój. Dlaczego więc nie ułatwić pracownikom pozostania lojalnymi wobec organizacji poprzez:
- określenie ich obecnej roli
- przewidywanie, jak będzie wyglądać ich rola w przyszłości
- umożliwiając im podążanie określoną ścieżką rozwoju kariery?
Dlaczego jasność ról jest ważna w zespołach?
Jako klasyczny przykład jasności ról, spójrzmy na to, jak praca zespołowa jest integralną częścią sportu.
W drużynie piłkarskiej, która wygrywa mistrzostwa świata, każdy zawodnik musi przyzwyczaić się do odgrywania innej roli niż na poziomie ligowym. Każda gwiazda musi mieć jasno sprecyzowane oczekiwania co do swojej pozycji w ataku, obronie lub pomocy w środku pola.
Głównym celem drużyny jest zdobycie bramki i wygranie meczu. Ale na poziomie indywidualnym zawodnicy wiedzą, że muszą bezgranicznie ufać swoim kolegom z drużyny i decydować, kiedy samodzielnie utrzymać piłkę lub podać ją silniejszemu zawodnikowi znajdującemu się na lepszej pozycji.
Nic dziwnego, że ta jasność ról tworzy precyzyjną harmonię wymaganą w odnoszących sukcesy zespołach.
Potrzebujesz innego przykładu?
W 2014 roku Steve Yzerman wybrał zespół gwiazd ligi do kanadyjskiej męskiej olimpijskiej drużyny hokeja na lodzie, ale przydzielił im role w oparciu o "potrzeby pozycji, styl gry i pracę zespołową", odkładając na bok ich indywidualne sukcesy.
Dając każdej z tych gwiazd jasność co do ich nowych pozycji w drużynie narodowej, Kanada pokonała Szwecję 3:0, zdobywając złoty medal w turnieju.
Jak mie rzyć przejrzystość roli?
Jasność ról to proces, który można łatwo zintegrować z wdrażaniem pracowników, aby wspierać nowych pracowników w poznawaniu nowego miejsca pracy.
Ale kiedy członkowie zespołu pracują z tobą od lat, ich wyobrażenie o tym, co pociąga za sobą każda rola zawodowa, może być mocno zakorzenione.
Jak więc zmierzyć, czy brak jasności roli jest problemem dla obecnych pracowników?
Oto 2 strategie przejrzystości ról:
- Rozpowszechnianie prosty kwestionariusz jasności roli
- Przeprowadzenie ćwiczenia klarowności ról, takiego jak Acid Test.
1. Jak stworzyć kwestionariusz jasności roli
Prześlij ankietę dotyczącą jasności ról do całego zespołu lub organizacji, aby sprawdzić, czy jasność ról jest bezpieczna, czy też wymaga poprawy.
Poproś pracowników o ustosunkowanie się do poniższych stwierdzeń: Zdecydowanie się nie zgadzam, nie zgadzam się, ani się zgadzam, ani się nie zgadzam, zgadzam się lub zdecydowanie się zgadzam.
Prześlij kwestionariusz do całej organizacji, aby dowiedzieć się, czy istnieje jasność ról. Jeśli szukasz ogólnych, szczerych informacji zwrotnych, poproś pracowników o anonimowe wypełnienie kwestionariusza.
Jeśli jednak potrzebujesz szczegółowych informacji na temat konkretnych obszarów swojej działalności, w których brakuje jasności co do ról, zbierz także nazwiska i nazwy stanowisk.
2. Jak stworzyć ćwiczenie klarowności ról: Acid Test
Trener biznesowy i coach Mike Clark wyjaśnia, że Acid Test "sprawdzi, czy każdy wie komu mają składać raporty, kto raportuje do nichale co więcej, aby mieć jasność co do tego co ludzie powinni robić w swojej roli: dlaczego ludzie są zatrudnieni?"
Test polega na poproszeniu każdego pracownika o zapisanie od trzech do pięciu kluczowych zadań, które ma wykonać w ramach swojej roli. Sprawdzisz te obowiązki, aby zobaczyć, jak wypadają one w porównaniu z trzema do pięciu cechami roli.
Clark ujawnia,
"To, co często odkrywam, to to, że pierwsza rzecz, główny powód, dla którego są zatrudniani, jest zwykle dość jasny. Bo trzeciego, zaczynamy trochę szarzeć, a szanse na całkowite dopasowanie powodów często po prostu nie pasują. Jeśli chcesz wykorzystać siłę swojego zespołu, jasno określ jego rolę".
Jak poprawić przejrzystość ról?
Rozwiązania Zavvy w zakresie rozwoju pracowników wspierają organizacje w tworzeniu odpowiednich ram kompetencji i wyjaśnianiu ról. Każda rola jest jasno zdefiniowana i przypisana do poziomu starszeństwa, dzięki czemu nie ma wątpliwości co do tego, za co odpowiedzialny jest każdy pracownik i jego współpracownicy.
"Ustalenie jasności ról jest łatwe, gdy się do tego przygotujesz. Jak każdy inny proces w organizacji, wyjaśnienie ról musi być dobrze przemyślane. Nie może to być tylko ustna odprawa wyjaśniająca role pracowników.
Powinien on opierać się na dogłębnych materiałach pisemnych. Dlatego zawsze dostarczaj szerokie opisy stanowisk ze szczegółami stanowiska.
Możesz również uwzględnić zadania innych członków zespołu, pokazując w ten sposób, gdzie są granice. Upewnij się, że te informacje są zawsze dostępne dla pracowników". Nina Pączka, Community Manager of My Perfect Resume
Wskazówka: Wykorzystaj wyniki kwestionariusza jasności ról i Acid Test, aby pomóc zdefiniować role w firmie.
1. Tworzenie opisów ról opartych na kompetencjach
Osiągnij wysoką przejrzystość ról, definiując kompetencje pracowników i umieszczając je na kartach ról, aby wyeliminować nieporozumienia.
Dobrze przemyślana karta roli będzie dokładnie określać , jakie umiejętności i zdolności są potrzebne oraz w jaki sposób praca powinna być wykonywana.
Najlepszą praktyką jest zaangażowanie ekspertów branżowych w te zadania w celu stworzenia odpowiednich ram kompetencji.
Na przykład, w przypadku roli analityka danych nie można oczekiwać, że dział HR będzie rozumiał zawiłe szczegóły tej technicznej roli - zamiast tego powinien skontaktować się z profesjonalistami, którzy się tym zajmują.
2. Zdefiniowanie obszarów zainteresowania pracowników
W ramach cyklu rozwoju pracowników członkowie zespołu są zachęcani do udziału w definiowaniu własnych obszarów zainteresowania. Jak mogą to osiągnąć?
Dlaczego nie czerpać inspiracji od CEO Upstart, Dave'a Girouarda, który rozważa #WWYRD, czyli co zrobiłby twój zastępca? Wyjaśnia:
"Innym ćwiczeniem umysłowym, w które zainwestowałem, jest myślenie o tym, co by się stało, gdyby jutro mój zarząd zebrał się i mnie zwolnił. Co by było, gdyby powiedzieli: "Dave, dziękuję za grę. Skończyłeś". I znaleźli najlepszego CEO na świecie, który sprawiłby, że wyszedłbym na głupca? Co zrobiłaby inaczej niż ja? Myślę o tym przez chwilę, a potem mówię sobie: "Dlaczego, do cholery, nie robisz tych rzeczy?".
3. Korzystanie z szablonów ram rozwoju kariery
Dzięki kompetencjom, szablonom kart ról i obszarom zainteresowania stanowi to podstawę szablonów ram rozwoju kariery. Menedżerowie mogą monitorować i wspierać plan rozwoju pracowników, który będzie wyświetlał postępy danej osoby i wskaźnik ukończenia.
Ramy rozwoju kariery będą określać:
- Role w całej organizacji
- Role, do których może awansować każdy członek zespołu
- Co muszą osiągnąć, aby podążać swoją ścieżką rozwoju?
➡️ Zapoznaj się z przykładowymi modelami rozwoju kariery, aby się zainspirować.
Kiedy zapewnić jasność ról?
"Wielu liderów zespołów mówi: "Sami to wymyślimy", gdy przychodzi do zatrudniania ludzi, których chcą mieć w swoim zespole, ale zatrudnianie bez jasności co do tego, na czym polega dana rola, jest dużym błędem . Sprecyzuj, czego potrzebujesz, stwórz opis stanowiska, a następnie zatrudnij.." Tom Ferry, Trener nieruchomości
Ustalenie, kiedy należy zdefiniować jasność ról w organizacji, może być skomplikowane. Należy regularnie odwiedzać ten obszar i powracać do niego w miarę ewolucji struktury i procesów.
Kiedy więc jest właściwy moment na zapewnienie jasności ról?
- Podczas rekrutacji - na tym bardzo wczesnym etapie, przyciągnij odpowiednich kandydatów jasnymi definicjami ról. Rozpowszechniaj je w ogłoszeniach o pracę lub promuj w trakcie procesu aplikacyjnego.
- Podczas wdrażania - pomóż nowemu pracownikowi zrozumieć jego rolę i to, jak wpisuje się ona w ogólną strukturę organizacji.
- Podczas przeglądu wyników - jasność roli powinna zostać ponownie przeanalizowana jako część planu rozwoju pracownika. Należy dokładnie sprawdzić, czy oczekiwania pracownika są nadal zgodne z oczekiwaniami firmy i podkreślić wszelkie zmiany w roli.
- Restrukturyzacja - od zwolnień po przejęcia, upewnij się, że każdy pracownik dokładnie rozumie swoje obowiązki w przypadku jakichkolwiek zmian strukturalnych w składzie firmy.
- Planowanie sukcesji - Jeśli zidentyfikowałeś kandydata, który ma przed sobą świetlaną przyszłość w Twojej firmie, zapewnij jasność co do ram postępu, które będzie on realizował od teraz do ewentualnej sukcesji. Może to obejmować awanse i przesunięcia boczne.
Jak zapewnić jasność ról w zespołach hybrydowych?
Zajmijmy się więc słoniem w pokoju: pracą zdalną. Nawet jeśli masz rozsądny poziom jasności w swojej działalności biurowej, linie mogą się rozmyć, gdy przejdziesz do zdalnego lub hybrydowego środowiska pracy. Model hybrydowy jest stosunkowo nowy dla wielu organizacji, a w wirtualnym miejscu pracy wciąż jest wiele do zrobienia.
"Klarowność jest jednym z najpotężniejszych wskaźników sukcesu w dzisiejszych organizacjach, zwłaszcza gdy stają się one coraz bardziej rozproszone". Erica Keswin, autorka książki "Bring Your Human to Work."
Niejednoznaczność ról może również występować w komunikacji - gdy połowa zespołu znajduje się w przestrzeni coworkingowej, a druga połowa jest rozproszona po całym świecie, czyim zadaniem jest utrzymywanie projektów na właściwym torze?
Wspieraj przejrzystość ról w środowisku hybrydowym, tworząc katalog kart ról, w tym jasną strukturę komunikacji. Powinno to wyraźnie podkreślać:
- kim jest każdy członek zespołu
- komu podlegają
- zadania, za które są odpowiedzialni.
Ta przejrzystość pomaga również wyeliminować uprzedzenia, które wkradają się w stosunku do pracowników biurowych, którzy spotykają się twarzą w twarz.
➡️ Skrót do ustalenia jasności ról w organizacji
Nadal nie jesteś pewien, czy w Twojej firmie istnieje jasność ról?
Poszukaj odpowiedzi wśród swoich pracowników. Stosuj strategie, takie jak ćwiczenia klarowności ról i wywiady, aby ocenić, ile pracownicy rozumieją na temat swoich zadań i obowiązków. Następnie zareaguj odpowiednio, tworząc karty ról, definiując kompetencje i opracowując ramy rozwoju kariery, którymi członkowie zespołu będą podekscytowani.
Masz ochotę zacząć? Skorzystaj z tego oprogramowania do rozwoju pracowników, aby zwiększyć przejrzystość ról dla całego zespołu.