Ένας οδηγός 7 βημάτων για την ανάλυση θέσεων εργασίας, πλήρης με οφέλη και εφαρμογές σε πραγματικό κόσμο
Αν θέλετε οι υπάλληλοί σας να πετύχουν τους στόχους απόδοσης, πρέπει να γνωρίζουν τι περιμένετε από αυτούς.
Όμως πολύ συχνά, οι εργαζόμενοι δεν είναι απόλυτα ξεκάθαροι για το τι κάνουν ή γιατί το κάνουν. Ακόμη χειρότερα, ούτε οι διευθυντές τους είναι σίγουροι.
Όλοι μπορούν να αποκτήσουν σαφήνεια όταν οι εταιρείες δεσμεύονται για την ανάλυση των θέσεων εργασίας. Η διαδικασία αυτή καθορίζει τα συγκεκριμένα καθήκοντα και τις ευθύνες κάθε ρόλου στον οργανισμό σας.
Αυτός ο οδηγός εξετάζει τα βήματα που περιλαμβάνει η ανάλυση εργασίας, τα οφέλη και τις εφαρμογέςτης στον εργασιακό χώρο.
🔬 Τι είναι η ανάλυση εργασίας;
Η ανάλυση εργασίας είναι μια συστηματική διαδικασία που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό και τον λεπτομερή προσδιορισμό των συγκεκριμένων καθηκόντων και απαιτήσεων της εργασίας και της σχετικής σημασίας αυτών των καθηκόντων για μια δεδομένη θέση εργασίας.
Η ανάλυση περιλαμβάνει συνήθως την αξιολόγηση των καθηκόντων που συνθέτουν την εργασία, των δεξιοτήτων, των γνώσεων, των ικανοτήτων και των ευθυνών που απαιτούνται για την εκτέλεση των εν λόγω καθηκόντων, καθώς και των συνθηκών υπό τις οποίες θα εκτελεστεί η εργασία.
Μελετώντας τα καθήκοντα, τις ευθύνες, τις δεξιότητες, τις γνώσεις και τις ικανότητες που απαιτούνται για έναν συγκεκριμένο εργασιακό ρόλο, μπορούμε:
- Καθορισμός των καταλληλότερων υποψηφίων για μια θέση εργασίας.
- Σχεδιασμός σχετικών εκπαιδευτικών προγραμμάτων.
- Αξιολογήστε την απόδοση των εργαζομένων.
- Λήψη αποφάσεων σχετικά με τις αποζημιώσεις και τις παροχές.
Ανάλυση εργασίας vs. περιγραφή εργασίας vs. προδιαγραφές εργασίας
Μπορεί να ακούσετε τους όρους ανάλυση εργασίας, περιγραφή εργασίας και προδιαγραφές εργασίας να χρησιμοποιούνται εναλλακτικά για να περιγράψουν τη διαδικασία καθορισμού ενός εργασιακού ρόλου.
Αν και σχετίζονται, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τις διαφορές μεταξύ αυτών των όρων.
- Η ανάλυση θέσεων εργασίας επικεντρώνεται στη συλλογή δεδομένων σχετικά με έναν συγκεκριμένο εργασιακό ρόλο για την κατανόηση των λεπτομερειών και των απαιτήσεών του. Από εδώ μπορείτε να δημιουργήσετε ακριβείς περιγραφές και προδιαγραφές θέσεων εργασίας.
- Οι περιγραφές θέσεων εργασίας είναι γραπτές περιλήψεις των πληροφοριών που συγκεντρώνονται μέσω της ανάλυσης θέσεων εργασίας. Μια ουσιαστική περιγραφή ρόλου περιλαμβάνει λεπτομερή επισκόπηση της θέσης εργασίας, των βασικών αρμοδιοτήτων, των απαιτήσεων και των σχέσεων αναφοράς.
- Οι προδιαγραφές θέσεων εργασίας καθοδηγούν τη διαδικασία πρόσληψης και επιλογής παρέχοντας κριτήρια αξιολόγησης των υποψηφίων. Η κατανόηση των ελάχιστων προσόντων και δεξιοτήτων που απαιτούνται για μια συγκεκριμένη θέση εργασίας διασφαλίζει ότι τα άτομα που προσλαμβάνονται για τη θέση εργασίας διαθέτουν τα απαραίτητα προσόντα και χαρακτηριστικά για να αποδώσουν αποτελεσματικά.
🧩 5 Βασικά στοιχεία της ανάλυσης εργασίας
Μια ενδελεχής ανάλυση εργασίας θα περιλαμβάνει τους ακόλουθους τομείς:
Οικογένειες εργασίας
Οι οικογένειες θέσεων εργασίας αναφέρονται σε ευρείες ομάδες θέσεων εργασίας, συνήθως εντός του ίδιου τμήματος ή της ίδιας λειτουργίας, που έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά και απαιτούν παρόμοιες δεξιότητες και γνώσεις. Η ανάθεση θέσεων εργασίας σε οικογένειες επιτρέπει στους οργανισμούς να δημιουργούν διαδρομές σταδιοδρομίας για τους υπαλλήλους τους και να αναπτύσσουν προγράμματα κατάρτισης για πολλαπλούς ρόλους εργασίας.
Αρμοδιότητες εργασίας
Αυτή η συνιστώσα της ανάλυσης εργασίας περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των συγκεκριμένων καθηκόντων και υποχρεώσεων που συνθέτουν έναν συγκεκριμένο ρόλο εργασίας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει καθημερινές ευθύνες και περιοδικά ή περιστασιακά καθήκοντα και έργα.
Επαγγελματικά προσόντα
Μια ενδελεχής ανάλυση εργασίας θα προσδιορίσει τις δεξιότητες, τις γνώσεις και τις ικανότητες που χρειάζεται ο εργαζόμενος για να εκτελέσει τον ρόλο του. Αυτό θα περιλαμβάνει τεχνικές ή κοινωνικές δεξιότητες και πιστοποιήσεις ή εκπαιδευτικές απαιτήσεις.
Συνθήκες εργασίας
Το φυσικό περιβάλλον εργασίας μπορεί να επηρεάσει σημαντικά έναν ρόλο, επομένως πρέπει να ληφθεί υπόψη στην ανάλυσή σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη σωματική άσκηση, την έκθεση σε συγκεκριμένους κινδύνους ή εργαλεία και το άγχος ή τις συναισθηματικές απαιτήσεις που συνεπάγεται η εργασία.
Πρότυπα επιδόσεων
Η ανάλυση εργασίας σας θα πρέπει να περιλαμβάνει τον ορισμό των προτύπων απόδοσης για έναν συγκεκριμένο ρόλο εργασίας. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία των βασικών ικανοτήτων που απαιτούνται για την επιτυχία στο ρόλο και τον καθορισμό σαφών στόχων ή μετρήσεων για τη μέτρηση της απόδοσης των εργαζομένων με την πάροδο του χρόνου.
➡️ Για περαιτέρω ανάγνωση, ανατρέξτε στα παραδείγματα λειτουργικών ικανοτήτων και τεχνικών ικανοτήτων. Αν αυτός είναι ένας νέος τομέας για εσάς, θα σας αρέσει ο οδηγός μας για το σχεδιασμό ενός μοντέλου ικανοτήτων.
🕵️♀️ Γιατί είναι σημαντική η ανάλυση εργασίας; 6 Εφαρμογές της ανάλυσης εργασίας στον οργανισμό σας
Η ανάλυση θέσεων εργασίας μπορεί να είναι μια εντατική εργασία, οπότε, όπως είναι φυσικό, θα θέλετε να κατανοήσετε την αξία της για τον οργανισμό σας.
Ακολουθούν 6 τρόποι με τους οποίους θα επωφεληθεί η επιχείρησή σας:
Πρόσληψη και επιλογή
Πραγματοποιώντας μια ανάλυση εργασίας πριν από την πρόσληψη, θα κατανοήσετε καλύτερα τον ρόλο και τις απαιτήσεις του. Αυτό θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε πιο αποτελεσματικές δημοσιεύσεις θέσεων εργασίας, να ελέγξετε με μεγαλύτερη ακρίβεια τα βιογραφικά και να λάβετε καλύτερες αποφάσεις πρόσληψης.
Jarir Mallah, Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού στην Ling App, συνιστά τον καθορισμό μελετών περίπτωσης ή εργασιών κατά τη διάρκεια της πρόσληψης, ώστε να διασφαλίζεται η άριστη αντιστοίχιση υποψηφίου-ρόλου:
"Όλες οι αιτήσεις στη Ling περιλαμβάνουν αυτό που ονομάζουμε μελέτη περίπτωσης. Πρόκειται για μια επαγγελματική εργασία που σχετίζεται με τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη θέση. Ένα βιογραφικό σημείωμα μπορεί να σας πει μόνο στα χαρτιά πόσο κατάλληλος είναι ένας υποψήφιος, αλλά μια μελέτη περίπτωσης θα αποκαλύψει την πραγματικότητα. Οι μελέτες περίπτωσής μας έχουν εξοικονομήσει αμέτρητες ώρες και πόρους κατά τη διαδικασία πρόσληψης και ανάλυσης θέσεων εργασίας".
Ομοίως, Phil McParlane, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της πλατφόρμας προσλήψεων 4dayweek.io, εξηγεί γιατί η μεθοδολογία ανάλυσης θέσεων εργασίας της εταιρείας τους επιτρέπει να συνδυάζουν τους σωστούς υποψηφίους με τις σωστές εταιρείες. Ο Phil μοιράζεται μια πρόσφατη συνεργασία με μια εταιρεία τεχνολογίας που αναζητούσε προγραμματιστές λογισμικού:
"Ξεκινήσαμε μια σε βάθος συνεργασία, κατανοώντας σχολαστικά τις συγκεκριμένες ανάγκες τους μέσω εντατικών συζητήσεων και ερευνών. Αυτή η διαδικασία αποκάλυψε τις τεχνικές δεξιότητες, τα προσόντα και τα βασικά χαρακτηριστικά που απαιτούνται. Με αυτά τα δεδομένα στα χέρια μας, αξιοποιήσαμε προηγμένες αναλύσεις για να πλοηγηθούμε στην εκτεταμένη δεξαμενή ταλέντων μας. Αξιοποιώντας τους ευφυείς αλγόριθμους της πλατφόρμας μας, εντοπίσαμε υποψηφίους που ταίριαζαν απόλυτα με την περιγραφή της θέσης εργασίας και το αποτέλεσμα ήταν αξιοσημείωτο."
Αξιολόγηση και διαχείριση της απόδοσης
Μια εμπεριστατωμένη ανάλυση εργασίας παρέχει κριτήρια για τον ρόλο και τις προσδοκίες σας για τους εργαζόμενους που εργάζονται σε αυτόν. Αυτά τα κριτήρια χρησιμεύουν ως βάση για τις αξιολογήσεις απόδοσης, βοηθώντας σας να λαμβάνετε αντικειμενικές αποφάσεις σχετικά με τη συμβολή και τις δυνατότητες ενός ατόμου.
- Παράδειγμα 1: Εάν ένας εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών πρέπει να απαντά σε 50 εισιτήρια ανά ημέρα, χρησιμοποιήστε το ως σημείο αναφοράς κατά την αξιολόγηση της απόδοσής του.
- Παράδειγμα 2: Εάν ένας διευθυντής επιχειρηματικής ανάπτυξης πρέπει να παράγει 100.000 δολάρια σε νέες πωλήσεις κάθε τρίμηνο, μετρήστε την πρόοδό του προς την επίτευξη αυτού του στόχου κατά τη διάρκεια των αξιολογήσεων απόδοσης.
- Παράδειγμα 3: Εάν ένας προγραμματιστής λογισμικού πρέπει να γράψει καθαρό, αποτελεσματικό κώδικα με ελάχιστα σφάλματα, αξιολογήστε τις τεχνικές του δεξιότητες και εξετάστε τους τομείς για βελτίωση κατά τη διάρκεια των αξιολογήσεων.
➡️ Μάθετε περισσότερα για την αξιολόγηση και τη διαχείριση της απόδοσης, καθώς και για το ποια είναι η καλύτερη λύση για τον οργανισμό σας.
Εκπαίδευση και ανάπτυξη
Η ανάλυσή σας συγκρίνει τις δεξιότητες και τις ικανότητες που απαιτούνται για κάθε θέση εργασίας στο οργανόγραμμά σας.
Χρησιμοποιήστε τα αποτελέσματα της ανάλυσής σας για να τα διασταυρώσετε με τις υπάρχουσες δεξιότητες των υπαλλήλων σας. Εάν ανακαλύψετε κενό δεξιοτήτων, δρομολογήστε σχετικές πρωτοβουλίες για την αναβάθμιση ή την επανεκπαίδευση των δεξιοτήτων σας, όπως απαιτείται.
Παράδειγμα: Φανταστείτε ότι αναπτύσσετε ένα νέο εκπαιδευτικό πρόγραμμα για την ομάδα πωλήσεών σας. Μπορείτε να ανατρέξετε στην ανάλυση εργασίας για να προσδιορίσετε τις δεξιότητες και τις ικανότητες που είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία στο ρόλο τους. Αυτό διασφαλίζει ότι η εκπαίδευσή σας είναι προσαρμοσμένη στις ανάγκες τους, καθιστώντας την πιο αποτελεσματική και πιθανόν να βελτιώσει την απόδοση.
➡️ Μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς ο οργανισμός σας μπορεί να δεσμευτεί για την ανάπτυξη της σταδιοδρομίας και τις διάφορες διαθέσιμες μεθόδους ανάπτυξης των εργαζομένων.
Σχεδιασμός καριέρας
Οι ηγέτες ανθρώπινου δυναμικού και οργανισμών βασίζονται σε αδιάσειστα δεδομένα για τη δημιουργία αποτελεσματικών πλαισίων εξέλιξης της σταδιοδρομίας. Οπλισμένοι με αυτά τα δεδομένα, μπορούν να εμβαθύνουν στις ιδιαιτερότητες κάθε θέσης εργασίας, να χαρτογραφήσουν πιθανές διαδρομές σταδιοδρομίας, να εντοπίσουν κοινές διαδρομές εξέλιξης και να χαρτογραφήσουν τις δεξιότητες και την εμπειρία που απαιτούνται για την επίτευξη κάθε ορόσημου. Οι οργανισμοί που μοιράζονται αυτές τις πληροφορίες με διαφάνεια με τους υπαλλήλους τους θα τους βοηθήσουν:
- Οραματιστείτε πιθανές πορείες σταδιοδρομίας.
- Σχεδιάστε τους στόχους ανάπτυξής τους αναλόγως.
- Παραμένουν πιστοί στον οργανισμό καθώς μπορούν να φανταστούν ένα μέλλον εκεί.
➡️ Μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς να εξοπλίσετε τους ανθρώπους σας με αποτελεσματικά εργαλεία ανάπτυξης καριέρας και να τους δείτε να απογειώνονται στους εσωτερικούς σας ρόλους.
Αποδοχές και παροχές
Η ανάλυση θέσεων εργασίας συνδέει τις τελείες μεταξύ των επιμέρους ρόλων και των σχετικών αμοιβών τους, ώστε να διασφαλίζεται ότι όλοι οι εργαζόμενοι λαμβάνουν δίκαιους και ανταγωνιστικούς μισθούς και πακέτα παροχών. Η ανάλυσή σας σάς επιτρέπει να κατηγοριοποιείτε τους ρόλους σε βαθμίδες ή ζώνες που καθοδηγούν την κλίμακα αμοιβών. Αυτό βοηθά στην αιτιολόγηση τυχόν μισθολογικών διαφορών μεταξύ ρόλων χωρίς να φαίνεται αυθαίρετο ή άδικο.
Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού Ρόμπερτ Κάσκελ εξηγεί πώς η Checkr συνδυάζει τις αναλύσεις με τις αποφάσεις αποζημίωσης:
"Αντλούμε ανταγωνιστικά στοιχεία για τους μισθούς από παρόμοιες εταιρείες και το γεωγραφικό κόστος εργασίας, και στη συνέχεια επανεξετάζουμε τακτικά τις αποζημιώσεις για να διασφαλίσουμε ότι παραμένουν ανταγωνιστικές. Λαμβάνουμε επίσης τα σχόλια των εργαζομένων μας για να διασφαλίσουμε ότι οι προσδοκίες και τα καθήκοντα που αντιμετωπίζουν δεν υπερβαίνουν ή υπολείπονται των προτύπων της αγοράς. Έτσι, κάθε υποψήφιος απολαμβάνει πλήρη μισθολογική διαφάνεια προτού αποδεχτεί την προσφορά, και οι τακτικές αναθεωρήσεις των αναλυτικών στοιχείων εργασίας μας βοηθούν να συμβαδίζουμε καθ' όλη τη διάρκεια της ζωής κάθε εργαζομένου μαζί μας".
➡️ Μάθετε πώς και γιατί πρέπει να διεξάγετε αξιολογήσεις αποδοχών στον οργανισμό σας.
Επανασχεδιασμός ρόλων και αναπροσαρμογή πόρων
Καθώς η εταιρεία σας εξελίσσεται λόγω των αλλαγών στην αγορά ή της εξέλιξης των ανατρεπτικών τεχνολογιών, είναι φυσικό να αλλάζουν και οι στρατηγικοί σας στόχοι. Οι ηγέτες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να συνεργαστούν με τους διευθυντές για να επαναπροσδιορίσουν και να αναπροσαρμόσουν τους ρόλους εργασίας ώστε να υποστηρίξουν καλύτερα αυτούς τους στόχους. Μερικές φορές, μπορεί να προσλάβετε νέα ταλέντα ή να πραγματοποιήσετε εκπαίδευση για να γεφυρώσετε τυχόν κενά στην οργανωτική σας δομή.
Μιλήσαμε με τον διευθύνοντα σύμβουλο Michał Kierul σχετικά με το θέμα αυτό, ο οποίος μοιράστηκε με εμάς τον τρόπο με τον οποίο η INTechHouse διεξήγαγε λεπτομερή ανάλυση εργασίας πριν ξεκινήσει ένα έργο μεγάλης κλίμακας, ενσωματωμένων συστημάτων.
"Αξιολογήσαμε τις δεξιότητες, τις εμπειρίες και τις ικανότητες που απαιτούνται για κάθε ρόλο στο πλαίσιο του έργου. Το αποτέλεσμα μας άνοιξε τα μάτια. Ανακαλύψαμε ότι ενώ είχαμε άφθονη εμπειρία στην ανάπτυξη λογισμικού, μας έλειπαν οι εξειδικευμένες δεξιότητες προγραμματισμού υλικολογισμικού. Αυτή η συνειδητοποίηση μας οδήγησε να προβούμε σε στρατηγικές προσλήψεις και επίσης να επενδύσουμε στην εκπαίδευση της υπάρχουσας ομάδας μας. Πιστεύω ότι αυτή η προληπτική δράση ήταν ζωτικής σημασίας. Όχι μόνο κάλυψε ένα κενό δεξιοτήτων, αλλά και τόνωσε το ηθικό της ομάδας, καθώς αισθάνθηκε πιο προετοιμασμένη και ικανή.
Το έργο στέφθηκε με επιτυχία, ολοκληρώθηκε εγκαίρως και εντός του προϋπολογισμού. Για μένα, η εμπειρία αυτή ενίσχυσε τη σημασία της ανάλυσης θέσεων εργασίας ως εργαλείο για την αποτελεσματική ευθυγράμμιση των πόρων."
🔍 6 Μέθοδοι ανάλυσης θέσεων εργασίας
Η ανάλυση θέσεων εργασίας περιλαμβάνει μεγάλο όγκο δεδομένων που πρέπει να συλλέξετε, να αναλύσετε και να ερμηνεύσετε για να κατανοήσετε τους ρόλους εργασίας σας.
Ας εξερευνήσουμε 6 συνήθεις τεχνικές που χρησιμοποιούνται από τους επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού:
Συνεντεύξεις
Ξεκινήστε με τους προϊσταμένους ή τους σημερινούς υπαλλήλους για να καταγράψετε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τους ρόλους τους. Μια συνέντευξη θα σας δώσει σε βάθος πληροφορίες για τα καθήκοντα, τις ευθύνες και τις ικανότητες που απαιτούνται για την επιτυχία.
Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις όπως:
- Ποια είναι τα κύρια καθήκοντα του ρόλου;
- Ποιες δεξιότητες είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική εκτέλεση αυτών των καθηκόντων;
- Υπάρχουν φυσικές ή περιβαλλοντικές απαιτήσεις που συνδέονται με τον ρόλο;
- Πώς εντάσσεται ο ρόλος αυτός στην ευρύτερη οργανωτική δομή;
Ερωτηματολόγια ανάλυσης θέσης
Παρόμοια με τη διεξαγωγή συνεντεύξεων, οι ηγέτες των ανθρώπινων πόρων μπορούν επίσης να διανείμουν ερωτηματολόγια στους υπαλλήλους ή στους διευθυντές τους για να κατανοήσουν τις ιδιαιτερότητες κάθε θέσης εργασίας. Αυτά μπορεί να είναι έντυπα ή ηλεκτρονικά- σε κάθε περίπτωση, θα αναλύσετε τις απαντήσεις για να καταγράψετε βασικές πληροφορίες σχετικά με τον ρόλο.
Άμεσες παρατηρήσεις
Ορισμένες φορές, η παρατήρηση των εργαζομένων κατά την εκτέλεση της εργασίας τους είναι χρήσιμη για την πλήρη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο εκτελούν τα καθήκοντά τους και των χαρακτηριστικών που απαιτούνται για την επιτυχία. Αυτή η μέθοδος παρακολούθησης είναι επωφελής όταν οι ρόλοι περιλαμβάνουν χειρωνακτική εργασία ή πρακτική εργασία.
Απογραφές καθηκόντων
Οι κατάλογοι εργασιών είναι κατάλογοι των πολυάριθμων δραστηριοτήτων που συνθέτουν μια εργασία. Η μέθοδος αυτή απαιτεί από τους εμπειρογνώμονες να εξετάσουν τον κατάλογο και να κατατάξουν κάθε εργασία με βάση τη σημασία της για τον ρόλο.
Ημερολόγιο εργασίας ή ημερολόγιο
Όταν δύο ημέρες σε έναν ρόλο είναι πάντα διαφορετικές, αξίζει να τηρείτε ένα ημερολόγιο εργασίας για να κατανοήσετε τις δραστηριότητες που ολοκληρώνει ένας εργαζόμενος στον ρόλο του και τις δεξιότητες και ικανότητες που απαιτούνται για την επίτευξή τους. Για να ολοκληρώσουν μια απογραφή, οι εργαζόμενοι καταγράφουν:
- τις καθημερινές τους δραστηριότητες,
- τον χρόνο που δαπανάται για κάθε μία,
- τον επείγοντα χαρακτήρα κάθε δραστηριότητας.
Έρευνα για παρόμοιες θέσεις στον κλάδο
Συγκρίνετε και αντιπαραβάλλετε τις περιγραφές θέσεων εργασίας, τα καθήκοντα και τις ευθύνες για να καταλάβετε πώς ανταγωνίζεστε τους ανταγωνιστές σας και αν υπάρχουν τομείς που χρήζουν βελτίωσης.
🪜Ποιά είναι τα βήματα της διαδικασίας ανάλυσης εργασίας;
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ολοκληρώσετε με επιτυχία την ανάλυση της εργασίας σας:
1. Καθορισμός των στόχων της διαδικασίας
Γιατί θέλετε να πραγματοποιήσετε ανάλυση εργασίας; Να έχετε σαφή αντίληψη του τι ελπίζετε να επιτύχετε μέσω της ανάλυσης, επιλέγοντας στόχους SMART, οι οποίοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, εφικτοί, σχετικοί και χρονικά περιορισμένοι.
Παράδειγμα: Θα μπορούσατε να ζητήσετε από την ανάλυση των θέσεων εργασίας σας να βελτιώσει τα ποσοστά διατήρησης των εργαζομένων κατά Χ% φέτος.
2. Αποφασίστε τις μεθόδους συλλογής δεδομένων
Επιλέξτε τη μέθοδο που ταιριάζει καλύτερα στον οργανισμό και τους στόχους σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο διεξαγωγής ενός συνδυασμού συνεντεύξεων, ερωτηματολογίων, άμεσων παρατηρήσεων ή απογραφών καθηκόντων ανάλογα με τον τύπο των εμπλεκόμενων ρόλων και τον αριθμό των ξεχωριστών λειτουργιών στον οργανισμό σας.
3. Συλλογή δεδομένων
Οι πληροφορίες αποτελούν τον πυρήνα της ανάλυσής σας, οπότε θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε τα ακόλουθα σύνολα δεδομένων:
- Λεπτομέρειες σχετικά με την ίδια τη θέση (συμπεριλαμβανομένης της οικογένειας θέσεων εργασίας, των αρμοδιοτήτων και των προτύπων του κλάδου)
- Ικανότητες που απαιτούνται για τον ρόλο, όπως τεχνικές και κοινωνικές δεξιότητες
- Βασικά καθήκοντα και δραστηριότητες
- Απαιτούμενα προσόντα και εκπαίδευση για τον ρόλο
- Αναμενόμενα πρότυπα επιδόσεων για το ρόλο
- Μισθολογικά κλιμάκια και κριτήρια προαγωγής
4. Επεξεργασία και ανάλυση δεδομένων
Μόλις λάβετε τα δεδομένα, αναλύστε τα για να καταλάβετε πώς κάθε ρόλος εντάσσεται στην ευρύτερη εικόνα του οργανισμού σας.
Αυτές οι γνώσεις θα εντοπίσουν επίσης τα κενά που πρέπει να αντιμετωπίσετε μέσω πρωτοβουλιών κατάρτισης ή προσλήψεων.
5. Προσδιορισμός των αποτελεσμάτων που απαιτούνται για κάθε θέση
Καθορίστε τα αποτελέσματα που απαιτούνται για κάθε ρόλο εργασίας για να διασφαλίσετε ότι ευθυγραμμίζονται με τους στόχους του οργανισμού σας. Στη συνέχεια, κοινοποιήστε τα αποτελέσματα στα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη και θέστε τα σε εφαρμογή επαναπροσδιορίζοντας τους ρόλους, τις προσδοκίες ή τις ανάγκες σε ταλέντα.
6. Αξιολόγηση των τελικών αποτελεσμάτων
Επιστρέψτε στους στόχους SMART που δημιουργήσατε και αξιολογήστε την πρόοδό σας προς αυτούς επιλέγοντας σχετικές μετρήσεις. Για παράδειγμα, αν ο στόχος σας είναι να βελτιώσετε τη διατήρηση των εργαζομένων, παρακολουθήστε το ποσοστό εναλλαγής των εργαζομένων σας πριν και μετά τη διαδικασία ανάλυσης θέσεων εργασίας.
7. Τεκμηριώστε τη διαδικασία και τα ευρήματά σας
Καταγράψτε τη διαδικασία και τα δεδομένα σας για να τα χρησιμοποιήσετε ως σημείο αναφοράς για μελλοντικές αναλύσεις θέσεων εργασίας ή για να προβείτε σε τυχόν αναγκαίες προσαρμογές των ρόλων και των αρμοδιοτήτων.
📝 3 Παραδείγματα ανάλυσης εργασίας
Αναρωτιέστε πώς μοιάζει μια ολοκληρωμένη ανάλυση εργασίας;
Ακολουθούν τρία παραδείγματα διαφορετικών ρόλων και διαφορετικών επιπέδων αρχαιότητας:
Υπάλληλος λογιστηρίου
Τίτλος εργασίας: Λογιστής
Ταξινόμηση: πλήρους ή μερικής απασχόλησης
Τμήμα: Λογαριασμοί
Τοποθεσία: Minneapolis
Περίληψη της θέσης: Ο υπάλληλος λογιστηρίου διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στην υποστήριξη των καθημερινών οικονομικών εργασιών στο τμήμα λογιστηρίου. Η θέση αυτή περιλαμβάνει διάφορα καθήκοντα που σχετίζονται με την τήρηση οικονομικών αρχείων, την καταχώρηση δεδομένων και τη συνδρομή στην υποβολή οικονομικών εκθέσεων.
Καθήκοντα εργασίας:
- Επεξεργάζεται και καταγράφει τις οικονομικές συναλλαγές στο λογιστικό λογισμικό της εταιρείας.
- Προετοιμάζετε και επαληθεύετε τιμολόγια, αποδείξεις και άλλα οικονομικά έγγραφα.
- Συμφωνείτε τις διαφορές στις οικονομικές εκθέσεις και κλιμακώνετε τα ζητήματα ανάλογα με τις ανάγκες.
- Συνδρομή στην προετοιμασία οικονομικών καταστάσεων και εκθέσεων.
- Διατήρηση ακριβών και ενημερωμένων οικονομικών αρχείων.
- Συνεργασία με άλλα τμήματα για την απόκτηση των απαραίτητων οικονομικών πληροφοριών.
Δομή αναφοράς: Ο υπάλληλος λογιστηρίου αναφέρεται απευθείας στον διευθυντή λογιστηρίου. Ο διευθυντής λογιστηρίου παρέχει καθοδήγηση, αναθέτει καθήκοντα και επιβλέπει τη συνολική απόδοση και την επαγγελματική ανάπτυξη του λογιστή.
Δεξιότητες εργαζομένων:
- Γνώση του Microsoft Excel και άλλου λογιστικού λογισμικού.
- Προσοχή στη λεπτομέρεια και ακρίβεια στην καταχώρηση δεδομένων.
- Βασική κατανόηση των λογιστικών αρχών.
- Ισχυρή οργανωτική ικανότητα και ικανότητα πολλαπλών καθηκόντων.
- Αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας για συνεργασία με τα μέλη της ομάδας.
Εκπαίδευση των εργαζομένων: Λογιστικής ή συναφούς τομέα.
Περιβάλλον: Ο υπάλληλος λογιστηρίου εργάζεται σε ένα περιβάλλον γραφείου με μεγάλο όγκο εργασιών. Ο ρόλος αυτός περιλαμβάνει παρατεταμένες περιόδους καθισιού και εργασίας σε υπολογιστή. Απαιτεί εστίαση σε λεπτομερείς εργασίες και συνεργασία με μέλη της ομάδας.
Πιστοποίηση και άδειες: Πτυχίο λογιστηρίου ή συναφούς τομέα είναι πλεονέκτημα, αλλά όχι υποχρεωτικό.
Βασικοί δείκτες επιδόσεων (KPI):
- Ακρίβεια των οικονομικών αρχείων.
- Έγκαιρη ολοκλήρωση των ανατεθειμένων καθηκόντων.
- Ικανότητα συνεργασίας στο πλαίσιο της ομάδας.
Ευκαιρίες ανάπτυξης: Η επιτυχής απόδοση ως λογιστής μπορεί να οδηγήσει σε εξέλιξη εντός του τμήματος λογιστηρίου ή σε συναφείς τομείς, όπως να γίνει ανώτερος λογιστής ή λογιστής.
Διευθυντής μάρκετινγκ
Τίτλος εργασίας: Μάρκετινγκ
Ταξινόμηση: Κατηγορία: Υπάλληλος πλήρους απασχόλησης
Τμήμα: Τμήμα Μάρκετινγκ
Τοποθεσία: Seattle
Περίληψη της θέσης: Είναι υπεύθυνος για το σχεδιασμό, την εφαρμογή και τη διαχείριση στρατηγικών μάρκετινγκ για την ενίσχυση της παρουσίας του εμπορικού σήματος της εταιρείας και την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων.
Καθήκοντα εργασίας:
- Ανάπτυξη και εκτέλεση ολοκληρωμένων σχεδίων μάρκετινγκ για την υποστήριξη των συνολικών επιχειρηματικών στόχων.
- Επιβλέπετε τη δημιουργία συνοδευτικού υλικού μάρκετινγκ, διαφήμισης και διαφημιστικού υλικού.
- Διεξαγωγή έρευνας αγοράς για τον εντοπισμό τάσεων, ευκαιριών και δραστηριοτήτων των ανταγωνιστών.
- Διαχείριση εκστρατειών ψηφιακού μάρκετινγκ, συμπεριλαμβανομένων των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της διαδικτυακής διαφήμισης.
- Συνεργαστείτε με διαλειτουργικές ομάδες για να διασφαλίσετε την ευθυγράμμιση των στρατηγικών μάρκετινγκ με τους γενικούς επιχειρηματικούς στόχους.
- Αναλύστε και αναφέρετε τις επιδόσεις των εκστρατειών μάρκετινγκ, χρησιμοποιώντας δεδομένα για τη λήψη αποφάσεων.
- Διαχείριση του προϋπολογισμού για πρωτοβουλίες μάρκετινγκ.
Δομή αναφοράς: Ο διευθυντής μάρκετινγκ αναφέρεται απευθείας στον διευθυντή μάρκετινγκ. Η θέση αυτή περιλαμβάνει την παροχή τακτικών ενημερώσεων σχετικά με τις δραστηριότητες μάρκετινγκ, τη συζήτηση στρατηγικής και τη συνεργασία σε ευρύτερες πρωτοβουλίες μάρκετινγκ.
Δεξιότητες εργαζομένων:
- Δεξιότητες στρατηγικής σκέψης και σχεδιασμού.
- Ισχυρές ικανότητες ηγεσίας και διαχείρισης ομάδων.
- Άριστες δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας.
- Επάρκεια σε εργαλεία και πλατφόρμες ψηφιακού μάρκετινγκ.
- Αναλυτικές δεξιότητες για την ερμηνεία δεδομένων μάρκετινγκ και τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.
Εκπαίδευση των εργαζομένων: Μάρκετινγκ, Επιχειρήσεων ή συναφούς τομέα. Το μεταπτυχιακό δίπλωμα είναι πλεονέκτημα.
Περιβάλλον: Ο υπεύθυνος μάρκετινγκ θα εργάζεται στα κεντρικά γραφεία του Σιάτλ με δυνατότητα ευέλικτου ωραρίου εργασίας. Αυτός ο ρόλος μπορεί να απαιτεί περιστασιακά ταξίδια για εκδηλώσεις ή συναντήσεις του κλάδου.
Πιστοποίηση και άδειες: Google Analytics, HubSpot) είναι πλεονέκτημα.
Βασικοί δείκτες επιδόσεων (KPI):
- Απόδοση της επένδυσης (ROI) για εκστρατείες μάρκετινγκ.
- Ευαισθητοποίηση και αντίληψη της μάρκας.
- Παραγωγή ηγετικών στελεχών και ποσοστά μετατροπής.
- Δέσμευση και διατήρηση πελατών.
Ευκαιρίες ανάπτυξης: Η επιτυχής απόδοση ως Διευθυντής Μάρκετινγκ μπορεί να οδηγήσει σε εξέλιξη εντός του τμήματος μάρκετινγκ, όπως να γίνει Διευθυντής Μάρκετινγκ ή να αναλάβει έναν πιο εξειδικευμένο ρόλο σε τομείς όπως το μάρκετινγκ προϊόντων ή η έρευνα αγοράς.
Μηχανικός λογισμικού
Τίτλος εργασίας: Μηχανικός Λογισμικού
Ταξινόμηση: Κατηγορία: Υπάλληλος πλήρους απασχόλησης
Τμήμα: Ανάπτυξη
Τοποθεσία: Houston
Περίληψη της θέσης: υπεύθυνοι για το σχεδιασμό, την ανάπτυξη και τη συντήρηση λύσεων λογισμικού υψηλής ποιότητας που ανταποκρίνονται στις τεχνικές απαιτήσεις της εταιρείας.
Καθήκοντα εργασίας:
- Συνεργασία με διαλειτουργικές ομάδες για την κατανόηση των απαιτήσεων και των στόχων του έργου.
- Σχεδιασμός και υλοποίηση λύσεων λογισμικού, εξασφαλίζοντας επεκτασιμότητα, ασφάλεια και απόδοση.
- Γράφετε καθαρό, αποδοτικό και συντηρήσιμο κώδικα ακολουθώντας τα πρότυπα κωδικοποίησης της εταιρείας.
- Διεξαγωγή ενδελεχών δοκιμών εφαρμογών λογισμικού για τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων.
- Συμμετέχετε σε αξιολογήσεις κώδικα για να διασφαλίσετε την ποιότητα του κώδικα και την ανταλλαγή γνώσεων.
- Παραμείνετε ενήμεροι για τις τάσεις του κλάδου και τις αναδυόμενες τεχνολογίες.
- Παροχή τεχνικής υποστήριξης και αντιμετώπιση προβλημάτων για τις εφαρμογές που αναπτύχθηκαν.
Δεξιότητες:
- Γνώση γλωσσών προγραμματισμού, όπως Java, Python ή JavaScript.
- Ισχυρές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και ανάλυσης.
- Εμπειρία με μεθοδολογίες ανάπτυξης λογισμικού, όπως η Agile.
- Εξοικείωση με συστήματα ελέγχου εκδόσεων (π.χ. Git).
- Γνώση συστημάτων διαχείρισης βάσεων δεδομένων (π.χ. MySQL, MongoDB).
Δομή αναφοράς: Ο Μηχανικός Λογισμικού αναφέρεται συνήθως στον Διευθυντή Μηχανικών ή στον Διευθυντή Μηχανικών.
Εκπαίδευση των εργαζομένων: Λογισμικού ή σε σχετικό τομέα.
Περιβάλλον: Ο μηχανικός λογισμικού εργάζεται σε περιβάλλον γραφείου και μπορεί επίσης να συμμετέχει σε συνεργασία εξ αποστάσεως ανάλογα με τη φύση των έργων.
Πιστοποίηση και άδειες: Οι σχετικές πιστοποιήσεις, όπως αυτές της Microsoft, της Oracle ή άλλες, είναι επωφελείς αλλά όχι υποχρεωτικές.
Βασικοί δείκτες επιδόσεων (KPI):
- Έγκαιρη παράδοση έργων λογισμικού.
- Ποιότητα κώδικα και συντηρησιμότητα.
- Γρήγορος χρόνος επίλυσης των προβλημάτων που εντοπίζονται στις εφαρμογές λογισμικού.
- Συμβολή στη βελτίωση των διαδικασιών ανάπτυξης.
Ευκαιρίες ανάπτυξης: όπως να γίνετε ανώτερος μηχανικός λογισμικού ή να αναλάβετε έναν πιο εξειδικευμένο ρόλο σε τομείς όπως η αρχιτεκτονική λογισμικού ή η διαχείριση έργων.
➡️ Θέλετε να εμπνευστείτε από περισσότερα πλαίσια καριέρας; Δείτε αυτά τα 14+ παραδείγματα εξέλιξης καριέρας.
🤖 Πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί η τεχνολογία για τον εξορθολογισμό και τη βελτίωση των διαδικασιών ανάλυσης εργασίας;
Ενώ θα μπορούσατε να προσεγγίσετε την ανάλυση εργασίας χρησιμοποιώντας χειροκίνητες τεχνικές, η τεχνολογία θα βελτιστοποιήσει τη διαδικασία και θα την κάνει πολύ πιο ομαλή με τους ακόλουθους τρόπους:
- Τα εργαλεία συλλογής δεδομένων, όπως οι έρευνες και τα ερωτηματολόγια, επιτρέπουν την αποτελεσματική συλλογή ανατροφοδότησης από τους εργαζομένους.
- Οι πλατφόρμες ανάλυσης δεδομένων παρέχουν εις βάθος ανάλυση μεγάλων συνόλων δεδομένων, εντοπίζοντας μοτίβα και τάσεις που μπορεί να μην είναι εύκολα αναγνωρίσιμες μέσω χειροκίνητης ανάλυσης.
- Η τεχνητή νοημοσύνη και η μηχανική μάθηση βοηθούν στον προσδιορισμό των απαιτήσεων και των ικανοτήτων της θέσης εργασίας με την ανάλυση των δεδομένων απόδοσης της θέσης εργασίας, μειώνοντας τη μεροληψία και την υποκειμενικότητα.
- Συστήματα αυτοματοποίησης ανθρώπινου δυναμικού αποθηκεύουν δεδομένα σχετικά με την απόδοση των εργαζομένων, την κατάρτιση ή την πρόσληψη, παρέχοντας πολύτιμες πληροφορίες για την ανάλυση των θέσεων εργασίας.
➡️ Εξασφαλίστε διαφάνεια ρόλων και ενεργοποιήστε την απόδοση με το Zavvy
Η Zavvy παρέχει μια σειρά από διαισθητικά εργαλεία που είναι απαραίτητα για τη διαδικασία ανάλυσης θέσεων εργασίας:
- 🧭 Διαμόρφωση καριέρας: Δημιουργήστε σημαντικά πλαίσια σταδιοδρομίας με ταχύτητα και τεκμηριώστε τις περιγραφές και τις προσδοκίες για κάθε ρόλο.
- 📊 Αξιολόγηση επιδόσεων: Αποκτήστε μια ολοκληρωμένη εικόνα για το πώς μοιάζει η άριστη απόδοση σε κάθε ρόλο.
- 💬 1:1 λογισμικό συναντήσεων: Πραγματοποιήστε συνεντεύξεις ανάλυσης θέσεων εργασίας με τη διεξαγωγή δομημένων συναντήσεων σε ολόκληρο τον οργανισμό σας.
- 🤫 Εργαλείο ανώνυμης ανατροφοδότησης: Αποκτήστε ειλικρινή συνεισφορά από τους υπαλλήλους σας διανέμοντας ερωτηματολόγια και έρευνες με τη δυνατότητα ανώνυμης ανατροφοδότησης.
- 🎯 Λογισμικό διαχείρισης στόχων: Θέστε, παρακολουθήστε και διαχειριστείτε στόχους σε ατομικό, ομαδικό, τμηματικό και οργανωτικό επίπεδο.
📅 Είστε έτοιμοι να αποκτήσετε λεπτομερείς πληροφορίες για τους ρόλους εργασίας σας; Κάντε κράτηση για μια επίδειξη της Zavvy σήμερα.
❓ Συχνές ερωτήσεις
Πόσο συχνά πρέπει οι οργανισμοί να διενεργούν ανάλυση θέσεων εργασίας;
Λόγω της δυναμικής φύσης των επιχειρήσεων, που χαρακτηρίζεται από ταχέως μεταβαλλόμενους ρόλους εργασίας και υψηλά ποσοστά εναλλαγής, οι οργανισμοί θα πρέπει να δεσμεύονται για τακτική ανάλυση θέσεων εργασίας, τουλάχιστον ετησίως ή μετά από σημαντικά επιχειρηματικά γεγονότα, όπως συγχωνεύσεις και εξαγορές.
Ποιος πρέπει να διεξάγει ανάλυση εργασίας;
Μια αποτελεσματική ανάλυση ρόλων είναι μια συλλογική προσπάθεια μεταξύ των επαγγελματιών του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού, των διευθυντών ή προϊσταμένων και των εργαζομένων. Για εξειδικευμένους ρόλους, αξίζει να συμπεριλάβετε τη συμβολή ειδικών με τεχνικές γνώσεις που σχετίζονται με τον ρόλο εργασίας που αναλύετε. Αυτή η διαφορετική οπτική εξασφαλίζει ότι η ανάλυση θέσης εργασίας αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τις ανάγκες και τις προσδοκίες όλων των ενδιαφερομένων μερών. Επιπλέον, η συμμετοχή των εργαζομένων στη διαδικασία μπορεί να αυξήσει τη δέσμευση και την αποδοχή τους σε τυχόν προτεινόμενες αλλαγές που προκύπτουν από την ανάλυση θέσεων εργασίας.
Ποια είναι τα οφέλη της ανάλυσης εργασίας;
Μια ενδελεχής και συχνή ανάλυση θέσεων εργασίας παρέχει διάφορα οφέλη στους οργανισμούς, όπως:
- Η τήρηση ακριβών περιγραφών θέσεων εργασίας διασφαλίζει ότι οι οργανισμοί παραμένουν ανταγωνιστικοί και προσαρμόζονται στις αναδυόμενες τάσεις του κλάδου.
- Αύξηση της δέσμευσης ζητώντας από τους εργαζόμενους να συνεισφέρουν σχετικά με τους ρόλους τους.
- Εντοπισμός κενών δεξιοτήτων και στη συνέχεια αντιμετώπισή τους μέσω στρατηγικών κατάρτισης ή απόκτησης ταλέντων.
- Προσφορά ευκαιριών επαγγελματικής εξέλιξης με βάση τη χαρτογράφηση σαφών διαδρομών από τον ένα ρόλο στον επόμενο.
- Βελτίωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας με την ευθυγράμμιση των ρόλων εργασίας με τις οργανωτικές ανάγκες.