How to Conduct a Skills Gap Analysis: Steps & Best Practices [+ Free Template]
Talent shortages are wreaking havoc on businesses in the global marketplace. Industries from manufacturing to marketing and beyond are scrambling to find talent with the right mix of technical and human skills to execute their jobs effectively.
Μια έρευνα της Manpower δείχνει ότι η παγκόσμια έλλειψη ταλέντων έχει φτάσει σε υψηλό επίπεδο 16 ετών, καθώς το 75% των εργοδοτών δυσκολεύεται πλέον να βρει τους ανθρώπους που χρειάζεται για να προωθήσει τις επιχειρήσεις του.
Ωστόσο, μόνο το 30% των εργοδοτών αντιμετώπισε παρόμοιες προκλήσεις το 2009.
Ταυτόχρονα, γνωρίζουμε ότι μια σειρά από θέσεις εργασίας θα εξαφανιστούν τα επόμενα χρόνια, καθώς η αυτοματοποίηση και η τεχνητή νοημοσύνη θα αναλάβουν τα ηνία.
Το Forbes αναφέρει ότι τα ρομπότ θα εκτελούν εργασίες όπως ο συντονισμός δεδομένων, η λογιστική, η εξυπηρέτηση πελατών και η υποστήριξη στελεχών αντί των ανθρώπων.
Πώς λοιπόν μπορούν οι εταιρείες να οργανωθούν και να εξοπλιστούν με τις δεξιότητες που χρειάζονται για να προοδεύσουν, να εκμεταλλευτούν νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες και να παραμείνουν ανταγωνιστικές στην αγορά; Και όλα αυτά χωρίς να επενδύσουν σε δεξιότητες που μπορεί να ξεπεραστούν σύντομα;
Ξεκινά με τη διενέργεια ανάλυσης του ελλείμματος δεξιοτήτων.
Ας δούμε τι συνεπάγεται αυτό, τις βέλτιστες πρακτικές και γιατί η διαδικασία αυτή είναι αναπόσπαστο κομμάτι της επιχειρηματικής επιτυχίας.
🔍 Ορισμός της ανάλυσης του χάσματος δεξιοτήτων
A skills gap analysis is a method of comparing the skills and knowledge that employees currently possess with the skills and knowledge required to perform a job or achieve organizational goals successfully.
Εντοπίζοντας τυχόν κενά σε σύνολα δεξιοτήτων, μια επιχείρηση μπορεί να λάβει προληπτικά μέτρα για να καλύψει αυτά τα κενά και να να βελτιώσει την απόδοση των εργαζομένων.
Συνήθως, η ανάλυση του ελλείμματος δεξιοτήτων διεξάγεται είτε από:
- Ομάδες ανθρώπινου δυναμικού: Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού εκτελούν άμεσα την ανάλυση.
- Διευθυντές γραμμής: σε μεγαλύτερους οργανισμούς, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να βασίζονται στους διευθυντές γραμμής για τη συλλογή δεδομένων για την ανάλυση.
- Εξωτερικοί αξιολογητές: οι εξωτερικοί αξιολογητές μπορούν να παράσχουν αμερόληπτη αξιολόγηση των ελλείψεων δεξιοτήτων.
Εν ολίγοις, το χάσμα δεξιοτήτων μετράει τη διαφορά μεταξύ της επιθυμητής κατάστασης (ΠΡΕΠΕΙ) και της τρέχουσας κατάστασης (ΕΙΝΑΙ).
Σε ατομικό επίπεδο, ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι η χρήση ικανοτήτων.
- Your best source to get the SHOULD state is a competency-based career framework.
- Η καλύτερη πηγή σας για να αποκτήσετε την κατάσταση της ΔΠ είναι η ανατροφοδότηση 360 μοιρών με βάση τις ικανότητες.
Σε επίπεδο ομάδας (ή εταιρείας), συνιστούμε να ρίξετε μια ματιά στα αποτελέσματα της ανατροφοδότησής σας σε μορφή χάρτη θερμότητας ή πίνακα δεξιοτήτων.
Σε αυτή την περίπτωση, όσο πιο "κόκκινη" είναι η στήλη, τόσο περισσότερο λείπει αυτή η δεξιότητα, δηλαδή τόσο μεγαλύτερο είναι το χάσμα.
📐 6 Μέθοδοι για τη διενέργεια ανάλυσης του χάσματος δεξιοτήτων
Δεν υπάρχει καθορισμένη πορεία για τη διενέργεια μιας ολοκληρωμένης ανάλυσης του ελλείμματος δεξιοτήτων. Αντ' αυτού, ενσωματώστε μία ή περισσότερες από τις παρακάτω μεθόδους στη διαδικασία σας.
1. Αξιολογήσεις δεξιοτήτων
Συχνά χρησιμοποιούνται ως μέρος μιας διαδικασίας πρόσληψης, οι επίσημες αξιολογήσεις δεξιοτήτων αξιολογούν τις ικανότητες, τις γνώσεις και τις δεξιότητες ενός ατόμου σε έναν συγκεκριμένο τομέα, όπως οι μαθηματικές δεξιότητες.
Οι αξιολογήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:
- γραπτές δοκιμασίες ικανοτήτων,
- ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής,
- πρακτικές επιδείξεις,
- δείγματα εργασίας για συγκεκριμένη εργασία.
Στόχος της αξιολόγησης δεξιοτήτων είναι να προσδιοριστεί το τρέχον επίπεδο επάρκειας ενός ατόμου σε συγκεκριμένες δεξιότητες και να συγκριθεί το επίπεδο αυτό με τις δεξιότητες που απαιτούνται για τον ρόλο του ή με τα πρότυπα του κλάδου.
Tip: Zavvy customers uses our suite of tools to assess their emloyees ad leaders. With this data, they allocate specific career framework levels to base feedback and performance reviews.
2. Αξιολογήσεις συμπεριφοράς
Μια αξιολόγηση γνωστικής-συμπεριφορικής συμπεριφοράς μπορεί να περιλαμβάνει εργασίες όπως η συμπλήρωση μιας σειράς γρίφων, η επίλυση μαθηματικών προβλημάτων ή η απάντηση σε ερωτήσεις σχετικά με σενάρια της πραγματικής ζωής.
Ουσιαστικά, ελέγχετε τις φυσικές ή μαθημένες δεξιότητες που καταδεικνύουν τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι ανταποκρίνονται σε ορισμένες καταστάσεις στην εργασία.
Για παράδειγμα, οι υπάλληλοί σας λυγίζουν υπό πίεση ή παραμένουν ψύχραιμοι και λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις;
Αυτός ο τύπος αξιολόγησης βοηθά στην αξιολόγηση δεξιοτήτων όπως:
- κριτική σκέψη,
- συλλογισμός,
- μνήμη,
- λήψη αποφάσεων,
- επίλυση προβλημάτων.
Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης μας επιτρέπουν να ερμηνεύσουμε τις γνωστικές ικανότητες ενός ατόμου και να καθοδηγήσουμε την ανάπτυξη στοχευμένων προγραμμάτων κατάρτισης για τη βελτίωση αυτών των δεξιοτήτων.
3. Ομάδες εστίασης και συνεντεύξεις
Η ανθρώπινη αλληλεπίδραση μπορεί να μας πει πολλά για τις δεξιότητες ενός ατόμου και για τις ευρύτερες εκπαιδευτικές ανάγκες της εταιρείας.
Ας υποθέσουμε όμως ότι δεν έχετε χρόνο για ατομικές συνεντεύξεις υπαλλήλων. Σε αυτή την περίπτωση, οι ομάδες εστίασης μπορούν να παρέχουν πληροφορίες για το χάσμα δεξιοτήτων που δεν μπορούν να προσφέρουν οι μέθοδοι που βασίζονται σε δεδομένα.
Η συζήτηση με άτομα από όλους τους επιχειρηματικούς τομείς είναι απαραίτητη κατά τη διάρκεια μιας ανάλυσης του χάσματος δεξιοτήτων.
Εμπλέξτε τους εργαζόμενους, τη διοίκηση και τα ενδιαφερόμενα μέρη για να κατανοήσετε τις ελλείψεις σε ατομικές και ομαδικές δεξιότητες, τις προσδοκίες και τους διαθέσιμους πόρους.
4. Ανάλυση ικανοτήτων ρόλων
Η σαφήνεια των ρόλων είναι το κλειδί για κάθε επιτυχημένο οργανισμό, οπότε η αξιολόγηση των απαιτήσεων ικανοτήτων κάθε ρόλου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τη μέτρηση των κενών δεξιοτήτων.
Ξεκινήστε με την εξέταση των συγκεκριμένων καθηκόντων και αρμοδιοτήτων ενός συγκεκριμένου εργασιακού ρόλου. Στη συνέχεια, δημιουργήστε σαφείς και ουσιαστικές περιγραφές ρόλων για τον καθένα. Από εδώ και πέρα, θα καταλάβετε ακριβώς ποιες δεξιότητες απαιτούνται για να μπορεί ένας εργαζόμενος να εκτελεί αποτελεσματικά το ρόλο του.
5. 360 Feedback
Μια διαδικασία 360 μοιρών συγκεντρώνει ανατροφοδότηση από συναδέλφους, διευθυντές, άμεσους αναφερόμενους και επιχειρηματικούς εταίρους για να παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα των δεξιοτήτων και της απόδοσης ενός εργαζομένου.
Αυτή η προσέγγιση πολλαπλών πηγών ανατροφοδότησης είναι αναπόσπαστο στοιχείο για τον εντοπισμό τυχόν περιοχών βελτίωσης και βοηθά στη δημιουργία ενός εξατομικευμένου σχεδίου ανάπτυξης.
➡️ Δείτε τον οδηγό μας για τη δημιουργία του δικού σας συστήματος 360 ανατροφοδότησης.
6. Αξιολογήσεις επιδόσεων
Η επανεξέταση της εργασιακής απόδοσης ενός εργαζομένου είναι μια ευκαιρία να διερευνηθούν τα ατομικά δυνατά και αδύνατα σημεία για τον εντοπισμό κενών δεξιοτήτων.
Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού και Πολιτισμού, Grace He, εξηγεί πώς η ανάλυση δεξιοτήτων συμβαδίζει με τις αξιολογήσεις απόδοσης στο TeamBuilding.com.
"Η ανάπτυξη της βάσης δεξιοτήτων του υπάρχοντος εργατικού δυναμικού μας βοηθά την ομάδα μας να βελτιωθεί και να επιτύχει ευκολότερα τους καθημερινούς εργασιακούς και επαγγελματικούς της στόχους. Συνήθως ενθαρρύνω τους διευθυντές μας να διεξάγουν έναν "έλεγχο δεξιοτήτων" (ανασκόπηση ικανοτήτων και ανάλυση εκπαιδευτικών αναγκών) στο πλαίσιο του διαλόγου για την απόδοση (συναντήσεις 1:1 ή/και ετήσια αξιολόγηση της απόδοσης), ώστε να μπορούμε να εντοπίσουμε πιθανά κενά γνώσεων ή δεξιοτήτων που μπορεί να επηρεάσουν τα μακροπρόθεσμα σχέδια της εταιρείας ή την ανάπτυξη του ατόμου.
Με την τακτική αξιολόγηση των γνώσεων και των δεξιοτήτων που ήδη υπάρχουν στο εργατικό δυναμικό μας, μπορούμε να βοηθήσουμε στην ανάπτυξη της σταδιοδρομίας των υφιστάμενων εργαζομένων και να βελτιώσουμε τα ποσοστά διατήρησης, ενώ παράλληλα εντοπίζουμε τις ικανότητες και την τεχνογνωσία που απαιτούνται από τις νέες προσλήψεις, που αφορούν τον προγραμματισμό διαδοχής για την υφιστάμενη ομάδα και την απόκτηση ταλέντων για τη μελλοντική ομάδα."
Συμβουλή: Συνδυάστε τις αξιολογήσεις απόδοσης με την ανατροφοδότηση 360 για καλύτερα αποτελέσματα. Μάθετε πώς να εφαρμόζετε και να αποκομίζετε τα οφέλη των 360 αξιολογήσεων απόδοσης σε 9 εύκολα βήματα.
➡️ Ανακαλύψτε τις διαφορές μεταξύ των αξιολογήσεων απόδοσης και της συνεχούς ανατροφοδότησης και πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από τη χρήση και των δύο.
🪜 Ο οδηγός 7 βημάτων για την επιτυχία της ανάλυσης του χάσματος δεξιοτήτων
Ακολουθήστε αυτά τα επτά βήματα για να εκτελέσετε την τέλεια ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων και να διασφαλίσετε ότι αξιοποιείτε στο έπακρο τα δεδομένα σας:
Lay the foundation for your plan
Πριν ξεκινήσετε, σχεδιάστε τους στόχους της ανάλυσης του χάσματος δεξιοτήτων σας, η οποία βασίζεται σε προσεκτική λήψη αποφάσεων.
Σκεφτείτε:
- Το πεδίο εφαρμογής του ελέγχου του ελλείμματος δεξιοτήτων σας: Θα αξιολογήσετε μια συγκεκριμένη ομάδα ή ολόκληρο τον οργανισμό σας;
- Ποιος θα διενεργήσει τον έλεγχο: Βασίστε την απόφασή σας στην κατανομή του χρόνου και των πόρων.
- Όταν εκτελείτε την ανάλυση: Να θυμάστε ότι τα αποτελέσματά σας μπορεί να μην ισχύουν για πολύ καιρό λόγω των περαιτέρω εξελίξεων στον κλάδο.
- Πώς θα ανταποκριθείτε στα αποτελέσματα: Βεβαιωθείτε ότι έχετε σχέδιο για τη βελτίωση τυχόν εντοπισμένων ελλείψεων δεξιοτήτων.
- Ποιες μεθόδους θα χρησιμοποιήσετε για τη διενέργεια του ελέγχου σας: Εξετάστε το διαθέσιμο χρόνο και προϋπολογισμό.
- Πώς θα επικοινωνήσετε τη διαδικασία στους υπαλλήλους σας: Μπορεί να έχουν ανησυχίες σχετικά με τις αξιολογήσεις και τις επιπτώσεις εάν δεν επιτύχουν υψηλές βαθμολογίες στις δοκιμασίες που αφορούν την εργασία τους.
Καθορίστε τους μελλοντικούς στόχους του οργανισμού σας και τις απαιτούμενες δεξιότητες
Σε ένα ThinkTank της Sofigate με ηγέτες του ανθρώπινου δυναμικού, ένα προβλεπόμενο σενάριο προτείνει ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα είναι ελεύθεροι επαγγελματίες μέχρι το 2030. Ως αποτέλεσμα, δεν θα υπάρχει πλέον ανάγκη για συγκεκριμένους ρόλους. Αντ' αυτού, κάθε άτομο θα φέρει τη στοίβα των δεξιοτήτων του σε έναν οργανισμό.
Προετοιμαστείτε για αυτή την πρόβλεψη, επενδύοντας τώρα στις δεξιότητες που απαιτεί ο οργανισμός σας και όχι στους ρόλους της σύνθεσής σας.
Ξεκινήστε εσωτερικές συζητήσεις σχετικά με τις δεξιότητες, μείνετε ενήμεροι για τις τάσεις του μέλλοντος της εργασίας και καθορίστε έναν κατάλογο με τις κρίσιμες δεξιότητες που χρειάζεται ο οργανισμός σας για να επιτύχει τα βασικά επιχειρηματικά αποτελέσματα.
➡️ Δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε; Ανακαλύψτε τις απαραίτητες κοινωνικές δεξιότητες που απαιτούνται για το μελλοντικό εργασιακό περιβάλλον.
Πραγματοποιήστε τον έλεγχο των δεξιοτήτων σας
Αφού προσδιορίσετε τις δεξιότητες που απαιτεί ο οργανισμός σας, ήρθε η ώρα να εκτιμήσετε πώς ανταποκρίνεστε, καταγράφοντας τις τρέχουσες δεξιότητες του εργατικού δυναμικού σας.
➡️ Ακολουθήστε την πλήρη διαδικασία βήμα προς βήμα για έναν ολοκληρωμένο έλεγχο δεξιοτήτων.
For example, you might end up with something like this from The People Experience Hub, which charts skills gaps in HR against their perceived importance.
Αναλύστε τα δεδομένα για το έλλειμμα δεξιοτήτων σας
Μια αποτελεσματική ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων αποτελείται από:
- Α: το σημείο αναφοράς των σημερινών δεξιοτήτων σας
- Β: οι δεξιότητες που χρειάζεστε για να είστε ανταγωνιστικοί στον κλάδο σας και να επιτύχετε τους επιχειρηματικούς σας στόχους.
Μπορείτε να γεφυρώσετε το χάσμα μεταξύ του Α και του Β μόνο συγκρίνοντας αυτά τα σημεία δεδομένων και κατανοώντας τις διαφορές μεταξύ των σημερινών και των επιθυμητών ή απαιτούμενων δεξιοτήτων σας.
Καθορισμός μαθησιακών διαδρομών για τους εργαζόμενους
Χρησιμοποιήστε συναντήσεις 1:1, ελέγχους και αξιολογήσεις απόδοσης για να κοινοποιήσετε τα αποτελέσματά σας στους υπαλλήλους και να συζητήσετε πώς σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση δεξιοτήτων σας για την περαιτέρω ανάπτυξή τους.
Συμβουλή #1: Προτείνετε διαδρομές μάθησης και ανάπτυξης για τους υπαλλήλους που χρειάζονται επιπλέον κατάρτιση.
Συμβουλή #2: Δημιουργήστε σχέσεις καθοδήγησης ή παρακολούθησης για την ενίσχυση των υφιστάμενων δεξιοτήτων.
Συμβουλή #3: Το κλειδί είναι η καθιέρωση ενός ανοιχτού διαλόγου και η υποδοχή των εισροών και των ιδεών των εργαζομένων σχετικά με την επαγγελματική τους πορεία.
➡️ Χρησιμοποιήστε αυτά τα ισχυρά πρότυπα σχεδίων κατάρτισης ως σημείο εκκίνησης για τα προγράμματα L&D σας.
Ξεκινήστε να γεφυρώνετε τα κενά
Αναπτύξτε σαφείς στρατηγικές για την κάλυψη τυχόν κενών δεξιοτήτων που θα συναντήσετε. Ο στόχος;
Επικεντρωθείτε στις δεξιότητες που έχουν το μεγαλύτερο νόημα για τον οργανισμό σας και, στη συνέχεια, δώστε προτεραιότητα στην κάλυψη τυχόν κενών το συντομότερο δυνατό.
Ορισμένες παρεμβάσεις που πρέπει να δοκιμάσετε:
- προγράμματα κατάρτισης και ανάπτυξης,
- recruiting and hiring strategies (e.g. expanding the hiring pool);
- διαχείριση της απόδοσης.
Η κατανομή των πόρων βρίσκεται στο επίκεντρο όλων αυτών των παρεμβάσεων, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σύμφωνη γνώμη των ενδιαφερομένων μερών και τον απαραίτητο χρόνο, προϋπολογισμό και προσωπικό για να αφιερώσετε στην ανάλυση των δεξιοτήτων σας.
Παρακολούθηση και μέτρηση των αποτελεσμάτων
Θέσπιση σχεδίων βελτίωσης των επιδόσεων με βάση τις αναθεωρημένες δεξιότητες για την υποστήριξη του προσωπικού στην ανάπτυξη των επιπέδων επάρκειας και την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων.
Οι τακτικές αναθεωρήσεις θα διασφαλίζουν ότι τα μέλη του προσωπικού παραμένουν στην πορεία.
Όλοι οι κλάδοι εξελίσσονται με ταχείς ρυθμούς, οπότε η ανάλυση της έλλειψης δεξιοτήτων δεν είναι κάτι που θα κάνετε μία φορά.
Αντ' αυτού, εντάξτε στο ετήσιο ημερολόγιό σας τακτικές επιθεωρήσεις κρίσιμων δεξιοτήτων και πλήρεις ελέγχους.
Συμβουλή: Παρακολουθήστε τα αποτελέσματα των παρεμβάσεών σας, μετρήστε την αποτελεσματικότητά τους και κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές για μελλοντική ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων.
📝 Πρότυπο ανάλυσης του χάσματος δεξιοτήτων
Ακολουθήστε μια δομημένη προσέγγιση ανάλυσης του χάσματος δεξιοτήτων, κατεβάζοντας το ολοκληρωμένο μας πρότυπο εδώ.
Θα εξοικονομήσετε χρόνο, θα παραμείνετε συνεπείς και θα επικοινωνήσετε τα αποτελέσματα της έρευνάς σας με τους υπαλλήλους και τους ενδιαφερόμενους.
🏆 8 Βέλτιστες πρακτικές για τη διενέργεια ανάλυσης του χάσματος δεξιοτήτων
Ακολουθήστε τις παρακάτω συστάσεις για ένα λαμπρό παράδειγμα του πώς να διεξάγετε μια ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων.
1. Αναμένεται να πραγματοποιείτε τακτικά αναλύσεις του χάσματος δεξιοτήτων
Αποδείξτε ότι η συνεχής μάθηση αποτελεί μέρος της εταιρικής σας κουλτούρας, καθιστώντας την ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων μια συνεχή δραστηριότητα.
Offering meaningful learning opportunities that align with the talents and potential of your existing people will deliver a competitive advantage to your organization and improve employee engagement.
2. Ευθυγραμμίστε την ανάλυση του ελλείμματος δεξιοτήτων με τους επιχειρηματικούς στόχους
Link your skills gap analysis to the core objectives of your business. Perhaps you're expanding into a new business domain, are planning an upcoming project, or have noticed a specific skill on the rise in your industry. Whatever your motivation, keep your analysis in the same lane as your business goals.
Key steps to streamline this process:
- Define key goals: Understand your business's immediate and future aims.
- Identify relevant skills: Pinpoint skills essential for achieving these goals, like digital competencies for a tech-focused expansion.
- Focus on strategic skills: Prioritize the development of skills that directly contribute to your strategic targets.
- Integrate analysis outcomes: Apply the insights from your analysis to refine your business strategy, ensuring workforce development aligns with business ambitions.
3. Ενημέρωση για τις τάσεις του κλάδου
Πριν από μερικά χρόνια, η λέξη "ζουμ" σήμαινε ότι πηγαίνεις κάπου πολύ γρήγορα, ενώ η λέξη "υβριδικό" ήταν ένας τύπος αυτοκινήτου.
Αυτές οι αλλαγές στο λεξιλόγιο καταδεικνύουν πώς το εργασιακό τοπίο και η τεχνολογία που το υποστηρίζει έχουν αλλάξει ανυπολόγιστα σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Business leaders must therefore:
- Consult industry reports: Regularly access insights from authorities like Gartner to stay informed about how technological shifts, such as cloud computing, are influencing your sector.
- Engage in industry networks: Use platforms like LinkedIn for real-time discussions on technological trends and skill needs.
- Observe competitors: Monitoring how peers respond to technological advancements can guide your training focus areas.
4. Εξετάστε την επάρκεια δεξιοτήτων
Οι "δεξιότητες" είναι ένας ευρύς όρος που περιλαμβάνει μια ποικιλία τεχνικών δεξιοτήτων (όπως οι ψηφιακές δεξιότητες και οι αναλυτικές δεξιότητες) ή κοινωνικών δεξιοτήτων (όπως η ενσυναίσθηση και οι επικοινωνιακές δεξιότητες).
Αλλά το να γνωρίζετε ποιες δεξιότητες χρειάζεστε θα πρέπει να είναι μόνο το σημείο εκκίνησης της ανάλυσής σας.
Εμβαθύνετε προσδιορίζοντας το ιδανικό επίπεδο επάρκειας για κάθε δεξιότητα και εκείνες που διαθέτουν οι εργαζόμενοι ή οι υποψήφιοι.
Αυτό το βήμα είναι μια άλλη ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε αξιολογήσεις δεξιοτήτων για να μετρήσετε συγκεκριμένη τεχνογνωσία σε έναν τομέα αντί να βασίζεστε στους υπαλλήλους να αναφέρουν μόνοι τους τα επίπεδά τους.
5. Ιεραρχήστε τον κατάλογο των δεξιοτήτων σας
Λίγοι οργανισμοί διαθέτουν απεριόριστους προϋπολογισμούς, οπότε θα πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στις επενδύσεις σε ορισμένες δεξιότητες έναντι άλλων.
Συμβουλή: Καταγράψτε τις πιο κρίσιμες δεξιότητες που θα σας επιτρέψουν να πετύχετε τους στόχους σας και καθορίστε τους υπαλλήλους που πρέπει να αναβαθμίσετε πρώτα και οι οποίοι θα προσφέρουν τη μεγαλύτερη αξία στην επιχείρησή σας.
6. Επίτευξη αποδοχής από τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη
Να συμβουλεύεστε πάντοτε τους ενδιαφερόμενους φορείς της εταιρείας πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την ανάλυση του ελλείμματος δεξιοτήτων. Ο κατάλογος των ενδιαφερομένων μερών θα είναι διαφορετικός για κάθε εταιρεία, αλλά μπορεί να περιλαμβάνει:
- ομαδάρχες,
- εμπειρογνώμονες του τομέα,
- εκτελεστική ηγεσία,
- προσλήψεις.
Συμβουλή: Βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι αφοσιωμένοι στη διαδικασία και πρόθυμοι να διαθέσουν ανάλογους πόρους.
7. Βασίστε τις αποφάσεις που αφορούν τις δεξιότητες σε δεδομένα
Τα δεδομένα είναι ο φίλος σας όταν πρόκειται για την ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων.
Συγκεντρώστε όσο το δυνατόν περισσότερα δεδομένα και υπολογίστε τους αριθμούς σχετικά με τους σημερινούς και δυνητικούς υπαλλήλους, τα επίπεδα δεξιοτήτων τους και τις μελλοντικές ανάγκες στελέχωσης του οργανισμού σας.
Στη συνέχεια, ποσοτικοποιήστε την ανάγκη για κάθε δεξιότητα από εδώ και πέρα.
Συμβουλή: Αν το ένστικτό σας σας λέει να εξερευνήσετε τις δυνατότητες ενός άλλου τομέα δεξιοτήτων, να υποστηρίζετε πάντα τις αποφάσεις σας με αδιάσειστα στοιχεία.
8. Ελέγξτε την ανάπτυξη της ανάλυσης δεξιοτήτων σας
Έχετε μπει στον πειρασμό να βουτήξετε με το κεφάλι μέσα και να αναλύσετε τα πάντα; Αντ' αυτού, αντιμετωπίστε την ανάλυση του ελλείμματος δεξιοτήτων σας σε φάσεις, ξεκινώντας από ένα μικρό τομέα που έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο και στη συνέχεια επεκτείνοντας από εκεί.
Συμβουλή: Αυτή η μετρημένη προσέγγιση θα σας επιτρέψει να μαθαίνετε καθώς προχωράτε, παρέχοντας πολύτιμες γνώσεις σχετικά με τη διαχείριση της διαδικασίας, τον έλεγχο του κόστους και την επικοινωνία με τους εργαζόμενους.
👨💼 Γιατί είναι σημαντική η ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων στο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού;
Ένας από τους κύριους στόχους της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού είναι να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι διαθέτουν τις δεξιότητες που απαιτούνται για την επιτυχία στην εργασία τους.
Ακολουθούν οκτώ βασικοί λόγοι για τους οποίους η ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων είναι καθοριστική για το ανθρώπινο δυναμικό.
- Gain a detailed overview of your workforce: A skills gap analysis provides granular detail about the strengths and weaknesses of your workforce and team or individual skills. You'll dig deep into the skills your people already possess compared to those they need to remain competitive now and in the future.
- Enable strategic workforce planning: Understanding current employee competencies allows you to anticipate future talent management needs and develop strategies to ensure a smoothly running business. Your insights will also improve your recruitment strategies—you'll create a hiring pool database and filter by skill set to pinpoint the best-fit candidates for your role.
- Identify internal skill needs: Auditing employee skills enables you to determine each individual's training requirements and development goals accurately. You may also have to identify skills used in defunct roles and repurpose them in new business areas. For example, automation may replace a bank teller's role. But someone working as a teller likely has strong numeracy and problem-solving skills that might be repurposed in a data analyst role.
Οι πρωτοβουλίες αναβάθμισης και επανεκπαίδευσης θα βελτιώσουν τις ικανότητες και τη δέσμευση των εργαζομένων, δίνοντάς σας ένα πιο κινητοποιημένο προσωπικό με βελτιωμένη εργασιακή ικανοποίηση και παραγωγικότητα.
- Facilitate succession planning: Understanding each employee's skill set allows you to identify potential successors for key roles. Proper succession planning allows your organization to continue running smoothly when key staff members leave, avoiding significant disruption.
➡️ Η επιχείρησή σας διαθέτει σχέδιο διαδοχής; Ο βασικός μας οδηγός θα σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε για την παράδοση κρίσιμων θέσεων.
- Plan L&D needs: Your HR team will accurately assess your staff's current and future learning and development needs. And your skills gap analysis will also guide decision-making on resource allocation and budgeting for L&D.
Θυμηθείτε όμως: είναι δυνατόν να αντιμετωπιστούν τα κενά δεξιοτήτων ακόμη και αν ο ειδικός προϋπολογισμός είναι περιορισμένος.
- Enhance performance management: Establish performance improvement plans based on reviewed skills to support staff in developing their proficiency levels and reaching specific targets. For example, perhaps an employee has entry-level green skills, but their growth plan requires a deeper proficiency to meet collective sustainability goals. Regular performance reviews will ensure that staff members remain on track.
➡️ Βελτιώστε περαιτέρω τα συστήματα διαχείρισης των επιδόσεών σας με τις κορυφαίες συμβουλές μας.
- Respond to digital transformation: Bridging the digital skills gap is an ongoing challenge as companies and individual workers struggle to keep pace with automation and machine learning technologies.
Ο παγκόσμιος δείκτης ψηφιακών δεξιοτήτων της Salesforce , που περιλαμβάνει δεδομένα από 19 χώρες, διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι συγκέντρωσαν 33 από τους 100 βαθμούς σε τομείς όπως:
- ψηφιακή ετοιμότητα,
- πρόσβαση σε πόρους L&D,
- επίπεδο δεξιοτήτων,
- συμμετοχή στην κατάρτιση.
Η ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων ενθαρρύνει τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού να παρακολουθούν τις τάσεις του ψηφιακού μετασχηματισμού στο εργατικό δυναμικό και να παρακολουθούν πού υστερεί η εταιρεία τους.
- Gain a competitive advantage: You will need more than performing a skills gap analysis to help your company stay ahead of the competition. You need to act on the data. Designing interventions to bridge the gap between your current position and your goals will give you a competitive edge over industry rivals.
When time frames are tight and resources are limited, you can target priority areas and focus resources on the most beneficial competencies.
➡️ Γεφυρώστε τα κενά δεξιοτήτων σας με τη Zavvy
Η σουίτα εργαλείων ενεργοποίησης των εργαζομένων της Zavvy θα είναι αναπόσπαστο μέρος της ανάλυσης του χάσματος δεξιοτήτων σας. Επιλέξαμε αυτές τις λύσεις για να τις εντάξουμε στη διαδικασία σας:
- 🌱 Σχέδια ανάπτυξης: καθορίστε την εξέλιξη της σταδιοδρομίας με τα προσαρμόσιμα πρότυπά μας. Βάλτε τους εργαζόμενους στο τιμόνι της καριέρας τους και συνδέστε τις δεξιότητες και τις ικανότητες με τις ευκαιρίες L&D.
- 🧭 Πλαίσια σταδιοδρομίας: δώστε στους υπαλλήλους σας λόγο να δεσμευτούν για την αναβάθμιση των δεξιοτήτων τους, χαρτογραφώντας τους ρόλους στους οργανισμούς σας και τις σαφείς διαδρομές σταδιοδρομίας μεταξύ τους.
- 👨🎓 Learning management system: build and run engaging training programs for your team using science-backed methods like spaced repetition, microlearning, and social learning. These are highly enjoyable and increase knowledge retention compared to traditional methods.
- 🔁 Λογισμικό ανατροφοδότησης 360: συνεχίστε τις συζητήσεις για την ανάπτυξη δεξιοτήτων ενσωματώνοντάς τες στις αξιολογήσεις απόδοσης και στους τακτικούς ελέγχους. Χρησιμοποιήστε τους κύκλους 360 για να συγκεντρώσετε ανατροφοδότηση από μια ευρεία επιλογή συναδέλφων για να βοηθήσετε στις συνεχείς αναλύσεις του χάσματος δεξιοτήτων.
Επικοινωνήστε με τη Zavvy σήμερα για να κλείσετε τη δωρεάν, χωρίς καμία δέσμευση επίδειξή σας.
❓ Συχνές ερωτήσεις
What are the three 3 fundamental components of a gap analysis?
The three fundamental components of a gap analysis are: assessing the current state, defining the desired state, and identifying gaps.
Firstly, organizations need to conduct a thorough examination of the existing skill levels of employees across different roles and functions. This involves gathering data through performance evaluations, skills assessments, and feedback mechanisms to understand the strengths and weaknesses of the workforce.
Secondly, organizations must clearly define the desired skill set or competency standards required to achieve their strategic objectives. This involves identifying the skills needed to drive innovation, meet customer demands, and maintain a competitive edge in the market.
Finally, organizations must identify the gaps between the current and desired skill levels to determine areas for improvement.
What are examples of skill gaps?
Examples of skill gaps may include:
- Technical skills: Employees may lack the necessary expertise in using specific software, tools, or technologies relevant to their roles. For example, a software developer may lack proficiency in a programming language or a specific technology required for their role. Or, a marketing specialist may struggle with data analysis skills required for effective campaign performance measurement.
- Soft skills: An employee may have strong technical skills but lack effective communication or teamwork skills. Employees may face challenges in expressing ideas clearly, actively listening, or conveying information effectively to colleagues, clients, or stakeholders. This can hinder collaboration, productivity, and relationship-building within teams.
- Leadership skills: A manager may need development in areas such as decision-making, conflict resolution, or strategic thinking to effectively lead their team.
What is the skills gap strategy?
A skills gap strategy refers to the plan or approach adopted by an organization to address skill gaps among its workforce. This may involve: training and development programs, coaching and mentoring, recruitment, succession planning, performance management, cross-training and job rotations.