Rol Netliği Kuruluşunuzda Neden Önemli Bir Odak Noktası Olmalıdır - Ve Nasıl Geliştirilir?
Sektörünüzdeki en yeni yeteneklerden bazılarını işe aldınız, işe alım süreçlerinize yatırım yaptınız, çalışan refahına öncelik verdiniz ve gurur duyulacak bir şirket kültürü geliştirdiniz. Ama bir şeyler eksik!
Çalışanlarınız ne yapmaları gerektiği konusunda kafaları karışmış gibi mi hissediyor?
Belki de iş arkadaşlarınız arasındaki tartışmaları fark ediyorsunuz ya da kimse kritik bir iş görevinden sorumlu olduğunu fark etmediği için topları düşürüyorlar.
Bunlarınhepsi çalışanlarınızın rol netliğinden yoksun olduğunun en önemli işaretleridir.
🔍 Rol netliği nedir?
Rol netliği, stresi ve kafa karışıklığını denklemden çıkarır. Çalışanlarınıza işteki ana görevleri hakkında kesin bilgi vermek ve bağlam sunmak, bireysel sorumluluklarının kuruluşunuzun büyük resmine nasıl uyduğunu gösterir.
Bu özel sorumluluklar şunları içerebilir:
- Görevler
- Teslim Edilecekler
- Süreçler
- Hedefler
- KPI'lar
Rol netliği kusursuz olduğunda, bir çalışanın kendi hedeflerini, iş arkadaşlarının rollerinin neleri içerdiğini ve iş başarısı için nasıl bir araya geldiklerini bilmesini bekleyin. Bir çarkın dişlileri gibi!
Synergy Capital Solutions Danışmanı ve İş Çözümleri Direktörü Jordann M. Andrusiak açıklıyor,
"Netlik organizasyonda çok önemli bir unsurdur ve organizasyon işin temelidir. Netliği vurgulayarak, çalışanlar daha iyi performansı teşvik etmek için yaptıkları işin şirketin genel yararına nasıl katkıda bulunduğunu görmeleri."
⁉️ Rol belirsizliği nedir?
Buna karşılık, rol belirsizliği, bir çalışanın işi hakkında netlik eksikliği olduğunda ortaya çıkan durumdur.
Ve bu durum sandığınızdan daha yaygındır; çalışanların yalnızca %60 'ı rolleriyle ilgili net beklentilere sahip olduklarını kesinlikle kabul etmektedir. Performans hedefleri ve hesap verebilirlik sürekli değiştiğinde, bu durum kafa karışıklığı için bolca alan bırakır.
Rol belirsizliği eski, yeni ve her büyüklükteki işletmelerde ortaya çıkabilir. Ölçeğin acemi ucunda, akıcı iş akışlarına sahip yeni girişimler, yeni işlerinin büyümesini hızla takip ederken rollere genellikle "herkes güvertede" yaklaşımına sahiptir.
Ancak mevcut şirketlerin de işi kolay değil - ölçeklendirme ve yenilik yapma baskısı olduğunda kafa karışıklığı ortaya çıkıyor.
Rol karmaşasının bazı dezavantajları şunlardır:
- Çakışan görevler - iki veya daha fazla çalışanın aynı işi yapması bir rol çatışması ve kaynak israfıdır.
- İletişimsizlik - büyük, dağınık ekipler genellikle iletişim sorunlarından ve net olmayan talimatlardan muzdariptir, bu da rol netliğini hafifletebilir.
- İş arkadaşları arasında sürtüşme - uyum eksikliği olduğunda sorumluluğu bir kişiden diğerine veya farklı bir departmana aktarmak yaygındır. Roller konusunda şeffaflık meslektaşlar arasında güveni artıracaktır.
❗️ Rol netliği neden önemlidir?
Bazı iş durumlarında rol netliği ölüm kalım meselesi olabilir. Supr Daily İK Başkan Yardımcısı Naga Siddharth, pilotların uçarken nasıl mutlak bir rol netliğine sahip olmaları gerektiğini tartışıyor.
"Hayat kelimenin tam anlamıyla onların çalışmalarına bağlı. Her biri ne yapacağını, nasıl yapacağını ve ne zaman yapacağını bilir. Kontrolü devralan pilot "benim uçağım" diye seslenir ve diğer pilot da onaylamak için "senin uçağın" diye yanıt verir. "Ama ben düşünmüştüm ki,...." diye bir durum yok.
Bu model, görevin sorunsuz bir şekilde ve sıfır başarısızlık şansı ile tamamlanmasını sağlamak için bir meslektaştan diğerine sorunsuz bir devir teslimine dayanır. Ancak riskler bir uçak kazası kadar yüksek olmadığında, geleneksel bir işletmede rol netliğinin faydaları nelerdir?
Performans
İşyerinde rol netliği daha fazla çalışan bağlılığı yaratır, bu da ekibinizin işlerinde mutlu olmasını sağlar.
Aslında, International Journal of Service Industry Management tarafından yapılan bu çalışma, rol netliği ile gelişmiş iş tatmini, örgütsel bağlılık ve müşteri hizmet kalitesi arasındaki ilişkiyi ortaya koymaktadır.
Rol netliğine yatırım yapmanın kuruluşunuz için bir kazan-kazan olduğunu hatırlatan gerçek bir hatırlatma.
Tükenmişlikten kaçınmak
Öte yandan, rol netliğinin olmaması, çalışanların işle ilgili stres veya tükenmişlik yaşamasının en önemli 5 nedeninden biridir. Mayo Clinic, iş tükenmişliğinin net olmayan iş beklentilerinin bir sonucu olduğu konusunda hemfikirdir.
"Sahip olduğunuz yetkinin derecesi veya amirinizin ya da başkalarının sizden ne beklediği konusunda net değilseniz, iş yerinde kendinizi rahat hissetmeyeceksiniz."
Çalışanları elde tutma
Büyük İstifa Sürecinde, şirketlerin en iyi yeteneklerini ellerinde tutmaları kritik önem taşıyor. Çalışanların %94 'ünün, büyümelerine yatırım yapan bir şirkette daha uzun süre kalacağını biliyoruz. Öyleyse neden çalışanlarınızın kurumunuza sadık kalmasını kolaylaştırmayasınız?
- mevcut rollerinin ana hatlarıyla belirtilmesi
- rollerinin gelecekte nasıl görüneceğini tahmin etmek
- tanımlanmış bir prosedürü takip etmelerini kariyer ilerleme yolu?
👩 Ekiplerde rol netliği neden önemlidir?
Klasik bir rol açıklığı örneği olarak, takım çalışmasının sporda nasıl ayrılmaz bir parçası olduğuna bakalım.
Dünya Kupası kazanan bir futbol takımında, her milli oyuncu lig seviyesinden farklı bir rol oynamaya alışmalıdır. Her yıldızın hücumdaki, savunmadaki ya da orta sahayı destekleyen pozisyonlarıyla ilgili çok net rol beklentileri olmalıdır.
Takımın ana hedefi gol atmak ve maçı kazanmaktır. Ancak bireysel düzeyde, oyuncular takım arkadaşlarına güvenmeyi ve topu ne zaman kendilerinde tutacaklarına ya da daha iyi pozisyondaki daha güçlü bir oyuncuya pas vereceklerine karar vermeyi bilirler.
Bu rol netliğinin başarılı iş güçlerinde gerekli olan hassas uyumu yaratması şaşırtıcı değildir.
Başka bir örnek ister misiniz?
2014 yılında Steve Yzerman, Kanada Erkekler Olimpik Buz Hokeyi takımı için ligin tüm yıldızlarından oluşan bir takım seçti, ancak bireysel başarılarını bir kenara bırakarak rollerini "pozisyonel ihtiyaç, oyuncu stili ve takım çalışmasına" göre belirledi.
Bu yıldızların her birine milli takımdaki yeni pozisyonları hakkında netlik kazandıran Kanada, İsveç'i 3-0 yenerek turnuvada Altın madalya kazandı.
📏 Rol netliğini nasıl ölçüyorsunuz?
Rol netliği, yeni işe başlayan çalışanlarınızın yeni işlerini tanımalarını desteklemek için işe alıştırma sürecine kolayca entegre edilebilen bir süreçtir.
Ancak ekip üyeleriniz yıllardır sizinle çalışıyorsa, her bir iş rolünün ne gerektirdiğine dair fikirleri sağlam bir şekilde yerleşmiş olabilir.
Peki, rol netliği eksikliğinin mevcut çalışanlarla ilgili bir sorun olup olmadığını nasıl ölçersiniz?
İşte 2 rol netleştirme stratejisi:
- Dağıtım basit rol netliği anketi
- Aşağıdaki gibi bir rol netleştirme çalışması yürütmek Asit Testi.
1. Rol netliği anketi nasıl oluşturulur?
Rol netliğinin güvenli olup olmadığını veya geliştirilmesi gerekip gerekmediğini görmek için tüm ekibinize veya kuruluşunuza bir rol netliği anketi gönderin.
Çalışanlarınızdan aşağıdaki ifadelere yanıt vermelerini isteyin: Kesinlikle katılmıyorum, katılmıyorum, ne katılıyorum ne katılmıyorum, katılıyorum veya kesinlikle katılıyorum.
Rol netliğinin mevcut olup olmadığına dair bir fikir edinmek için tüm kuruluşunuza gönderin. Genel ve dürüst bir geri bildirim arıyorsanız, çalışanlarınızdan anketi isimsiz olarak doldurmalarını isteyin.
Ancak, işletmenizin rol netliği olmayan belirli alanları hakkında ayrıntılı bilgilere ihtiyacınız varsa, isimleri ve iş unvanlarını da toplayın.
2. Bir rol netliği alıştırması nasıl oluşturulur: Asit Testi
İş eğitmeni ve koçu Mike Clark, Asit Testi'nin "herkesin bildiklerini kontrol edeceğini" açıklıyor kime rapor vermeleri gerektiğini, onlara rapor verenama bundan daha fazlası, şu konularda da net olmak insanların ne yapması gerektiği rollerinde: insanlar neden istihdam ediliyor?"
Test, her çalışandan rol kapsamında yerine getirmesi gereken üç ila beş temel görevi yazmasını isteyerek çalışır. Bu sorumlulukları, üç ila beş rol özelliğinizle nasıl karşılaştırdıklarını görmek için kontrol edeceksiniz.
Clark açıklıyor,
"Genellikle ilk bulduğum şey, işe alınmalarının ana nedeninin normalde oldukça açık olduğudur. BÜçüncüsü hakkında, biraz grileşmeye başlıyoruz ve nedenlerin tamamen aynı hizada olma şansı genellikle tam olarak uyuşmuyor. Ekibinizin gücünden yararlanmak istiyorsanız, rolleri konusunda net olun."
📈 Rol netliği nasıl geliştirilir
Zavvy'in çalışan gelişimi çözümleri, ilgili yetkinlik çerçevelerinin oluşturulmasında ve rollerin netleştirilmesinde kuruluşları destekler. Her rol açıkça tanımlanır ve bir kıdem seviyesi atanır, böylece her çalışanın ve iş arkadaşlarının nelerden sorumlu olduğu konusunda hiçbir şüphe kalmaz.
"Rol netliği oluşturmak, buna hazırlandığınızda kolaydır." Kurumdaki diğer tüm süreçler gibi rol netliği de iyi düşünülmüş olmalıdır. Bu sadece çalışanların rollerini açıklayan sözlü bir brifing olamaz.
Derinlemesine yazılı materyallere dayanmalıdır. Bu nedenle, her zaman pozisyonun ayrıntılarını içeren geniş iş tanımları sağlayın.
Diğer ekip üyelerinin görevlerini de ekleyebilir, böylece sınırların nerede olduğunu gösterebilirsiniz. Bu bilgilerin çalışanlarınız tarafından her zaman erişilebilir olduğundan emin olun." Nina Pączka, Community Yöneticisi Mükemmel Özgeçmişim
İpucu: Şirketinizdeki rollerin tanımlanmasına yardımcı olmak için rol netliği anketinizin ve Asit Testinizin sonuçlarını kullanın.
1. Yetkinlik bazlı rol tanımları oluşturun
Karışıklığı ortadan kaldırmak için çalışanların yetkinliklerini tanımlayarak ve bunları rol kartlarına dahil ederek yüksek rol netliği elde edin.
İyi düşünülmüş bir rol kartı, tam olarak hangi beceri ve yeteneklere ihtiyaç duyulduğunu ve işin nasıl yapılması gerektiğini detaylandıracaktır.
En iyi uygulama, İK'nın ilgili yetkinlik çerçevelerini oluşturmak için sektör uzmanlarını bu görevlere dahil etmesidir.
Örneğin, bir veri bilimcisi rolünde, İK'nın bu teknik rolün karmaşık ayrıntılarını anlamasını beklemezsiniz - bunun yerine, bunu yapan profesyonellere ulaşmaları gerekir.
2. Çalışan odak alanlarını tanımlayın
Çalışan gelişim döngüsü kapsamında, ekip üyeleri kendi odak alanlarını tanımlamaya katılmaya teşvik edilir. Bunu nasıl başarabilirler?
Neden Upstart'ın CEO'su Dave Girouard'dan ilham almıyorsunuz? #WWYRD ya da yerinize geçecek kişi ne yapardı? Kendisi açıklıyor:
"Yaptığım bir başka zihinsel egzersiz de yarın yönetim kurulu toplanıp beni kovarsa ne olacağını düşünmek. Ya şöyle deselerdi: "Dave, oynadığın için teşekkürler. İşin bitti. Ve gidip beni aptal yerine koyacak dünyanın en iyi CEO'sunu bulsalar? Benim yaptığımdan farklı ne yapardı? Bunu bir süre düşündüm ve sonra kendime "Neden bunları yapmıyorsun?" dedim.
3. Kariyer ilerleme çerçevesi şablonlarını kullanın
Yetkinlikler, rol kartı şablonları ve odak alanları ile bu, kariyer ilerleme çerçevesi şablonlarınızın temelini oluşturur. Yöneticiler, bireyin ilerlemesini ve tamamlama oranını gösterecek bir çalışan gelişim planını izleyebilir ve destekleyebilir.
Kariyer ilerleme çerçeveniz ana hatlarıyla belirlenecektir:
- Kuruluşunuzdaki roller
- Her ekip üyesinin ilerleyebileceği roller
- İlerleme yolunda ilerlemek için neleri başarmaları gerektiği
➡️ İlham almak için bu örnek kariyer ilerleme modellerine göz atın.
Rol netliği ne zaman sağlanmalı?
"Birçok ekip lideri, ekiplerinde olmasını istedikleri kişileri işe alma konusunda kendilerini "Bir yolunu buluruz" derken bulmuştur, ancak bir rolün ne gerektirdiği konusunda netlik olmadan işe almak büyük bir hatadır . Neye ihtiyacınız olduğunu netleştirin, iş tanımını oluşturun ve ardından işe alın." Tom Ferry, Emlak Koçu
Kuruluşunuzda rol netliğini ne zaman tanımlayacağınızı bilmek karmaşık olabilir. Yapınız ve süreçleriniz geliştikçe bu alanı düzenli olarak ziyaret edin ve gözden geçirin.
Peki rol netliği sağlamak için doğru zaman ne zamandır?
- İşe alım sırasında - bu süper erken aşamada, net rol tanımlarıyla doğru adayları çekin. Bunları iş ilanlarınızda dağıtın veya başvuru süreci boyunca tanıtın.
- İşe alım sırasında - yeni çalışanınızın rolünü ve bunun kuruluşunuzun genel yapısına nasıl uyduğunu anlamasına yardımcı olun.
- Performans değerlendirmeleri sırasında - çalışanlarınızın büyüme planının bir parçası olarak rol netliği yeniden gözden geçirilmelidir. Çalışanınızın beklentilerinin hala şirketle uyumlu olduğunu iki kez kontrol edin ve roldeki değişiklikleri vurgulayın.
- Yeniden yapılan ma - işten çıkarmalardan satın almalara kadar, kadronuzda herhangi bir yapısal değişiklik olması durumunda her çalışanın sorumluluklarını tam olarak anladığından emin olun.
- Halefiyet planlaması - Şirketinizde parlak bir geleceği olan bir aday belirlediyseniz, şu an ile nihai başarıları arasında izleyecekleri ilerleme çerçevesi hakkında netlik sağlayın. Buna terfiler ve yatay geçişler de dahil olabilir.
Hibrit ekiplerde rol netliği nasıl oluşturulur?
Öyleyse, odadaki fili ele alalım: uzaktan çalışma. Ofis tabanlı işinizde makul düzeyde bir netliğe sahip olsanız bile, uzaktan veya hibrit bir çalışma ortamına geçtiğinizde çizgiler bulanıklaşabilir. Hibrit model birçok kuruluş için nispeten yenidir ve sanal işyerinde hala yapılması gereken bir dereceye kadar 'çözme' vardır.
"Netlik, özellikle de giderek daha dağıtık hale gelen günümüz kuruluşlarında başarının en güçlü göstergelerinden biridir." Erica Keswin, "İnsanınızı İşe Getirin."
Rol belirsizliği iletişimde de ortaya çıkabilir - ekibinizin yarısı ortak çalışma alanında, diğer yarısı da dünyanın dört bir yanına dağılmış durumdaysa, projelerin yolunda gitmesini sağlamak kimin görevidir?
Net bir iletişim yapısı da dahil olmak üzere bir rol kartları dizini oluşturarak hibrit bir ortamda rol netliğini destekleyin. Bu açıkça vurgulanmalıdır:
- her ekip üyesinin kim olduğu
- kime rapor veriyorlar
- sorumlu oldukları görevler.
Bu şeffaflık, yüz yüze görüşen ofis bazlı çalışanlara karşı oluşan önyargıların ortadan kaldırılmasına da yardımcı olur.
➡️ Kuruluşunuzda rol netliği oluşturmanın kısa yolu
İşinizde rol netliği olup olmadığından hala emin değil misiniz?
Cevabı bulmak için çalışanlarınıza bakın. Çalışanların görev ve sorumluluklarını ne kadar anladıklarını değerlendirmek için rol netliği egzersizleri ve mülakatlar gibi stratejiler izleyin. Ardından rol kartları oluşturarak, yetkinlikleri tanımlayarak ve ekip üyelerinizin heyecan duyacağı bir kariyer ilerleme çerçevesi geliştirerek uygun şekilde yanıt verin.
Başlamak için can mı atıyorsunuz? Tüm ekibinizin rol netliğini artırmak için bu insan kaynakları geliştirme yazılımını kullanın.