Preboarding Nedir ve Nasıl Harika Olunur - Eksiksiz Kılavuz
Günümüzde şirketler özenli ve ayrıntılı işe alım süreçleri tasarlıyor. Buna 7 adımlı bir işe alım süreci ve ayrıntılı iş tanımları da dahildir.
Çoğu kuruluşun da kabul ettiği gibi, aday deneyimi çok önemlidir.
Tek bir şey var: Yeni işe alınan kişi imzayı attıktan sonra genellikle tamamen yalnız bırakılıyor. İK ve işe alım uzmanlarının ilk izlenim için harcadıkları tüm çaba daha ilk günden yok olur.
Kaçırdıkları şey: İyi bir ön biniş süreci.
Bu ifadede evrensel bir gerçek vardır:
Yeni bir işe alım için ilk güne kadar beklerseniz, çoktan geride kalmışsınız demektir.
Yeni işe alım öncesi süreç sadece evrak işleriyle sınırlı değildir. Olağanüstü bir çalışan işe alım öncesi deneyimi ilgi çekici, anlaşılması kolay ve akılda kalıcı olmalıdır.
Neden mi? Gallup'a göre, çalışanların bir kurumda kalmasının en önemli nedenlerinden biri çalışan bağlılığı olmasına rağmen, küresel olarak çalışanların yalnızca %13'ü bağlılık göstermektedir.
Her şey çok daha önce başlar. Ve biniş öncesi rehberimiz size bundan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi gösteriyor.
❓ Çalışan ön kabulü nedir?
Teklif mektubunu imzalamak, yeni işe alacağınız kişinin ilk gün işe geleceğini her zaman garanti etmez. Aslında, işe alınan her 5 kişiden 1 'i bunu yapmayacaktır.
Ve sonuçta ortaya çıkan bu %80'in içinde çalışanların %4'ü ilk günden sonra işten ayrılıyor (HBR).
Preboarding, bir çalışanın iş teklifini kabul etmesi ile ilk günü arasındaki dönemdir.
Bu süreçte yeni çalışanınızdan gerekli formları doldurmasını ve şirket genelinde bir tanıtım e-postası göndermesini isteyebilirsiniz. Ayrıca bir hoş geldin paketi göndererek veya bir kahve toplantısı planlayarak bunu bir adım öteye taşıyabilirsiniz, böylece yeni çalışanınız ekibinizin geri kalanıyla bir ilişki kurabilir.
Bu makalenin ilerleyen bölümlerinde, etkili bir ön işe alım süreci sunmak için farklı stratejileri inceleyeceğiz. Ancak bundan önce, işe alım öncesi ve işe alım arasındaki farkı anlayalım.
🆚 Onboarding vs Preboarding: Aradaki Fark Nedir
Onboarding ve preboarding arasındaki çizgi oldukça bulanıktır. Pek çok şirket bu iki kavramı birbirinin yerine kullanmakta ya da sadece işe alıştırma faaliyetlerine odaklanmaktadır.
Ancak kuruluşunuzda halihazırda harika (uzaktan) bir işe alıştırma süreciniz olsa bile, muhtemelen işe alıştırma öncesi sürecinizde masada çok şey bırakıyorsunuzdur.
🏆 Preboarding'in faydaları ve neden yapmanız gerektiği
Yeni işe alınan bir kişinin zihninden geçenler
Bir aday şirketinizde mülakata girdiğinde, doğal olarak diğer şirketlere de başvuracaktır. Ve işler tıkırında gittiğinde, iş teklif mektubunuzu göndermeye hazır olacaksınız.
Adayı memnun ve başarılı hissettirse de, büyük olasılıkla diğer tekliflere de açık olacaklardır. Ve sizinkine kıyasla nasıl olduklarını merak edeceklerdir.
Bazı insanlar mülakat aşamasında heyecanlanır ve iş teklifini düşünmeden kabul eder.
Ancak zaman geçtikçe şüpheler içeri sızabilir.
Gibi sorular
- Ya yanlış karar veriyorsam?
- 'Önümüzdeki yıllarda kendimi burada çalışırken mi görüyorum?
- 'Belki de şu anki işimi bırakmamalıyım.
Bir işveren olarak, diğer bazı işe alım öncesi faaliyetlerle bu olumsuz duyguların pek çoğunu ortadan kaldırabilirsiniz.
İşe yeni başlayan çalışanınıza sadece bazı resmi evraklar göndermek yerine, ön işe alım süreciniz boyunca kendilerini kapsayıcı ve ilgili hissetmelerini sağlamaya çalışın.
Bir bakışta avantajlar
İşe alım, bir kuruluş içinde zaten çok sayıda sorumluluk gerektiren kapsamlı bir süreçtir. Ön işe alım süreci buna fazladan adımlar ekleyebilir, ancak süreci kolaylaştırırken çok fazla zaman ve para tasarrufu yapılmasına yardımcı olur.
Piques heyecanı
- Şirketiniz için olumlu PR
- İlk gün gölgelenmeyi önler
- Onları yeni rolleri için motive eder
Çalışanı hazırlar
- Cironun %40'ı ilk ay içindegerçekleşir.
- İşe alınan kişi 1. günden itibaren çalışabilir
- Onları iş gücü ailenize dahil eder
Kaygıyı engeller
- Yeni iş belirsizliğini ortadan kaldırmaya yardımcı olur
- Korkuyu hafifleterek size rakiplerinize karşı bir avantaj daha sağlar
Evrak işlerini azaltır
- Çalışanın dikkatini işyeriniz ve iş arkadaşlarınız hakkında bilgi edinmekten alıkoyar
- İşe başlayan kişinin işteki ilk gününün tadını çıkarmasını sağlar
Yönlendirmeleri teşvik eder
- Yeni işe başlayanları şirketiniz hakkında iyi şeyler söylemeye teşvik eder
- Ve dolayısıyla: Daha fazla yeni yeteneği işe alma şansınızı artırır
❗ Uçağa biniş öncesi faaliyetler: En iyi uygulamalar
Kuruluşunuzunişe alım öncesi süreci, yeni işe alınan kişinin iş rolü ve pozisyonuyla ilgili her şeyi içerebilir. Bu, üniformalarını özelleştirmek, bir ofis turu planlamak veya onları kurumsal etkinliklere davet etmek anlamına gelebilir.
İşe alım öncesi süreci tasarlamanın herhangi bir kuralı olmamakla birlikte, bunu kuruluşunuzun ihtiyaçlarına özgü hale getirmek her zaman en iyisidir. Yeni işe alacağınız kişinin katıldığı departmana bağlı olarak bazı adımları değiştirebilirsiniz.
Bununla birlikte, bazı fikirler tüm departmanlar için evrensel olarak uygulanabilir; işte başlangıç için bazıları:
1. Yönetici görevlerine bir adım önde başlayın
Temel amaç: Tüm idari işlerin halledilmesi ve tüm paydaşların bilgilendirilmesi
Bu işe alım öncesi faaliyet iki taraflı bir süreçtir. Bir yandan, yeni işe alınanların kuruluşunuzdaki yeni rolleri için hazırlanmasını içerir.
Şirket kültürünüz, avantajlarınız ve işe özgü beklentileri belirlemeye yardımcı olan politikalarınız hakkında ilk elden bilgi göndermeyi içerir.
Öte yandan, işe alım yöneticilerinizi, BT çalışanlarınızı veya kurucularınızı yeni işe alınan kişiyi karşılamaya hazırlamanız da aynı derecede hayati önem taşır.
Yeni bir işe başlamaktan daha kötü bir şey yoktur - ve ne BT ne de ofis yönetimi hazırlıklı değildir.
Zavvy ile BT ekiplerine veya ekip arkadaşlarınıza otomatik mesajlar gönderebilirsiniz.
Bu şekilde, tüm taraflar otomatik olarak gemiye dahil olur ve tüm formlar otomatik olarak gönderilir.
2. Hoş geldiniz e-postası gönderin
Temel amaç: Güvensizlikleri gidermek ve yardım sunmak
Bu genellikle işe alım müdüründen veya hatta şirketinizin kurucularından gönderilen bir karşılama/tebrik e-postasıdır. Ne zaman ne giyileceği, ne getirileceği, ayrıca tanıtım toplantıları, işe alıştırma oturumları ve öğle yemekleri için takvim davetiyeleri içerebilir.
Bu, yeni işe alımlarınızdaki ilk gün kaygısını ve şüphelerini hafifletmeye yardımcı olur. Bununla birlikte, ekibinizin aklında kalmasını sağlamak için yeni iş arkadaşınızın gelişinden çok önce duyuru yapmamak en iyisidir.
E-postanızın ses tonu sıcak ve cana yakın olmalıdır. Ayrıca, istediğiniz zaman nasıl soru sorabileceğinizi açıkça belirtin.
3. Onlar sormadan önce soruları yanıtlayın
Temel amaç: Belirlenmiş bir yerde sıkça sorulan soruları yanıtlamak
Yeni bir işteki ilk gün olumlu ve olumsuz kaygılarla doludur. Bu süre zarfında, küçük bir bilgi stresi azaltmada uzun bir yol kat edebilir. İletişimsizliği, iş belirsizliğini ve ilk gün hatalarını önler.
Tüm departmanlarda kullanılabilecek yeni işe alım SSS'leri geliştirmenizi şiddetle tavsiye ederiz. İşte önerilerimiz:
- Çalışma saatleri nedir?
- Nereye park edeceğim? Ön kapıyı nasıl bulabilirim?
- Ofis kantini var mı?
- Kültür nasıl?
- Ne bilmem gerekiyor?
İşe alım öncesi ve işe alımla ilgili SSS'lerin bir listesini, onlar sormadan önce yeni işe alımlarınızla paylaşın. Katılım tarihlerine ne kadar yakın olursa, o kadar etkili olur.
Her şey hoş geldiniz mesajınıza sığmaz. Bu aslında insanlara soruları kendilerinin yanıtlayabileceği bir yer vermekle ilgilidir.
4. Şirket ganimeti gönderin
Ana amaç: İşe yeni başlayanları heyecanlandırmak (ve sosyal medyada paylaşmaları için teşvik etmek)
Şirketinizin swag'ı, yeni yetenekleri kuruluşunuza çekecek birçok işyeri avantajından biridir.
Hoş geldiniz paketi tasarlamanın bir kuralı yoktur. Önemli olan, şirketinizin tonunu, kültürünü ve ethosunu doğru şekilde yansıtmasıdır.
Dahil edilecek bazı şeyler:
- Çalışan el kitabı
- Atıştırmalıklar
- Şirket ürünleri
- Ofis malzemeleri
- Hediyeler(kuponlar/kuponlar)
Bir karşılama paketinin nasıl tasarlanacağı konusunda ilham arıyorsanız, sizin için 10 heyecan verici fikri bir araya getirdik.
5. Onları kurumsal bir etkinliğe davet edin
Temel amaç: Sosyal bağlantılar ve aidiyet yaratmak
Günlük happy hour'lar ya da cuma akşamları içkiler düzenlemek pek çok kuruluşta norm haline gelmiştir.
Bu, gevşemeye ve diğer departmanlardan çalışanlarla ağ kurmaya yardımcı olur. Kuruluşunuz bu tür etkinliklere ev sahipliği yapıyorsa, özellikle işe başlamadan önce yeni işe başlayanları bu etkinliklere katılmaya davet etmek her zaman iyi bir fikirdir.
Bu, onları iş arkadaşlarıyla tanıştıracak, çalışma alanlarını tanımalarını sağlayacak ve işe özgü beklentileri belirleyecektir.
Bir adım daha ileri gidin ve aynı gün işe başlayan yeni işe alım kohortları arasında sıradan bir toplantı ayarlayın.
Benzer durumdaki diğer çalışanları tanımak, onlara dört gözle bekleyecekleri bir şey verir ve tanımadıkları yüzlerle dolu bir şirkete katılma endişesini azaltır.
AirBnb Burada yeni işe başlayanlar ve ekibiniz için çok çeşitli sanal ve yerinde etkinlikler bulunmaktadır.
6. Kişiselleştirilmiş bir tanıtım videosu hazırlamalarını sağlayın
Ana amaç: Buzları kırmak
Kişiselleştirilmiş bir tanıtım videosu aracılığıyla yeni işe alımlarınızı ilk izlenimleri üzerinde kontrol sahibi olmaya teşvik edin.
Bu, yeni işe alımlarınız ve mevcut iş arkadaşlarınız arasında harika bir sohbet başlatıcı görevi görür. İş dışında konuşacak bir şeylerin olması çalışanlarınızı yakınlaştıracak ve bu da verimliliklerini gözle görülür şekilde etkileyecektir.
Yeni işe aldığınız kişilere ne hakkında konuşabilecekleri konusunda önceden bazı ipuçları/fikirler verebilirsiniz:
- Onların rolü
- Hobileri
- Daha önce nerede çalışıyorlardı
- Neyi dört gözle bekliyorlar
- Onları heyecanlandıran şey
- Kendileri hakkında ilginç bir gerçek
İşte bir video pazarlama yazılımı şirketi olan Wistia'dan harika bir çalışan tanıtım videosu örneği:
🎥 Mükemmel işe alım videonuz için daha fazla ilham kaynağını burada bulabilirsiniz
7. İşe alım öncesinden işe alıma
Temel amaç: İnsanların üretken olmasını ve yerleşmesini sağlamak için yapılandırılmış bir süreç
Son olarak, yeni işe alımlarınızın işe alım öncesinden kurumunuzun genel işe alım sürecine sorunsuz bir şekilde geçmesine yardımcı olmak istersiniz.
Bu, yeni işe alınan kişinin artık rolüne veya işyeri kültürünüze yabancı olmamasını sağlar. Ayrıca bu adım, artık bir ekip üyesi oldukları ve yeni rollerine hazırlandıkları gerçeğini ortaya koymalıdır.
Bu geçişi kolaylaştırmak için, işe alım sürecini denetleyecek kişiyle mutlaka bağlantı kurun. Ayrıntılı uzaktan işe alım kontrol listemizle bu adımda size yardımcı olacağız.
İşe alımları nasıl karşıladığınızın kurumunuzun kültürünü, yaratıcılığını ve onları elde tutma konusundaki kararlılığınızı yansıttığını söylemeye gerek yok.
Önemli olan, tüm departmanlarda ölçeklenebilir bir ön hazırlık taslağına veya protokole sahip olmaktır.
📝 Ön biniş kontrol listeleri ve şablonları
Bu kılavuz, biniş öncesi planınızı yapılandırmanıza yardımcı olacak bir başlangıç noktasıdır.
Bununla birlikte, ön biniş süreciniz hakkında derinlemesine bilgi almak istiyorsanız, işte size en iyi önerilerimizden bazıları:
Kontrol Listesi
İşe alım öncesi planınızı ister sıfırdan oluşturuyor ister mevcut bir planı doğaçlama yapıyor olun, elinizde bir kontrol listesi olması her zaman iyi bir fikirdir. Bu, bir taslak oluşturmanıza, işe alımlarınızın ihtiyaçlarını anlamanıza ve programı kuruluşunuzda nasıl uygulayabileceğinize yardımcı olacaktır.
İşinizi kolaylaştırmak için aşağıda kabaca bir ön biniş kontrol listesi hazırladık.
İşe alma ve sözleşme imzalama
- Çalışan verilerini toplamak için sözleşme ve formlar
- İşe alım yöneticisinden işe hoş geldiniz (mektup/e-posta )
- Ekip üyelerinden merhaba (e-posta veya daha da iyisi video)
- Genel bakış: İlk gününüzden önce ve sonra olacaklar şunlardır
- Onboarding üzerinden gönder Oyun Kitabı (kendi sorularınızı ekleme seçeneği)
- Karşılama paketinin hazırlanması: İstediğiniz dizüstü bilgisayar/mobil tişört boyutunu sorun, ...
Ön biniş
- Ofis ve genel işyeri ile dalga geçin (seçenek: ortak çalışma "komşuları" ekleyin)
- Şirkete giriş: Organogram, CEO'dan hoş geldiniz videosu, kültür ve değerler
- Ofis adresi ve ilk gün talimatları
- Pratikler: Çalışma saatleri ve tatil, esneklik, Kıyafet kuralları, ev kuralları
- Son dakika soruları hakkında bilgi alın/ soruları yanıtlayın[başlamadan 3 gün önce]
- Birinci günden önceki gün hızlı mesaj: Yarın görüşürüz! (e-posta/SMS mesajı) - Ayrıntılı 1. gün programı ekleyin
Son olarak, tekrarlanabilir bir ön işe alım süreci oluşturmak, tüm yeni işe alınanların ilk haftalarında aynı mükemmelliği paylaşmalarını sağlar. İşe yeni başlayanların faydalanabileceği resmi bir işe alım planı oluşturmak için zaman ayırın.
1. gün
- İşe alım müdürü + ekip ile tanışma toplantısı (kahvaltı için)
- İşte masanız, aletleriniz ve not defteriniz
- İşe alım yöneticisine rolü, hedefleri ve projeleri sunma
- Başarılı olmak için beklentiler ve destek
- Ekip ile öğle yemeği
- Sizinle tanışmak buddy
- Ofis turu
- İşbirliği yapılan departmanları kahve molası / pasta için davet edin
- Mevcut 1. hafta programı
Çalışan işe alım kontrol listesinin tamamını istiyorsanız - Sözleşmenin imzalanmasından 90. güne kadar - buradan alın!
Örnek Yapı
Yeni çalışanları önceden eğitmek, eğrinin önünde kalmalarına yardımcı olur. Bu, özellikle yazılımın nasıl çalıştığını anlamak için çok zaman harcayan geliştiriciler ve mühendisler için geçerlidir. Ürünü önceden uygulamalı olarak öğrenmeleri, daha verimli ve üretken olmalarını sağlayacaktır.
Örnek 1
Örnek 2
İşe alım öncesi anketi
İlk kez bir işe alım öncesi programı uyguluyorsanız hatalar yapılacaktır. Yeni işe alım anketleri, mevcut işe alım öncesi sürecinizi nasıl geliştirebileceğiniz konusunda çok değerli bilgiler edinmenize yardımcı olacaktır.
💡 Daha iyi deneyimler için 9 Uçağa biniş öncesi ipucu
1. Basit tutun
İşe aldığınız kişiyi aşırı bilgi ve idari evrak işleriyle boğmak istemezsiniz. Bunun yerine, irtibat kurulacak kişinin detayları da dahil olmak üzere haftalara yayılmış düzenli bir program hazırlayın.
2. İlk haftalarına bir bakış
İşealımınız işe başlamadan hemenönce, onlara ilk haftanın neler gerektirdiğini gösterin. Bu onları yeni rollerine hazırlayacak ve beklentilerini netleştirecektir.
3. Şirket kültürünüzü yansıtın
Evrenselbir işe alım öncesi şablonu ve kontrol listesi olsa da, bunu şirketinizin benzersiz kültürüne göre kişiselleştirmek her zaman güzeldir. Örneğin, Zavvy'nin şablonları yeni işe alımlarınız için hoş geldiniz yürüyüşü veya bir fincan kahve için buluşma gibi unutulmaz deneyimler yaratmanıza olanak tanır.
4. Yeni işe alınan kişi için bir öğle yemeği planlayın
İşe alan/raporlayan yöneticiyle önceden tanışmak(uzaktan veya yüz yüze) yeni işe alınan kişinin kendini daha rahat hissetmesini sağlayacaktır. Ayrıca, yöneticilerinin iş tutumunu bilmemenin yarattığı belirsizliği de ortadan kaldırır.
5. İlgi çekici hale getirin
Bu, istediğiniz kadar yaratıcı olmanız için sizin sahneniz. Online videolar hazırlamaktan tek seferlik aşçılık dersleri düzenlemeye kadar seçim sizin. Bütçenizi belirleyin ve işe aldığınız kişilerle ilgi alanları hakkında konuşun - ne yapacağınızı bileceksiniz.
6. Düzenli check-in yapın ve bağlantıda kalın
Etkili birişe alım öncesi programı, işe yeni başlayanlara tüm belgeleri ve evrakları göndermekle bitmez. Muhtemelen akıllarında sorular veya şüpheler olacaktır. Bu nedenle, en kısa sürede bunları açıklığa kavuşturmak için her zaman orada olun.
7. İş teklifini kabul eder etmez yapın
Yeni iş arkadaşlarınızın imza attıkları günden itibaren yanlarında olunve zaman içinde küçük bilgi ve heyecan kırıntılarıyla onlarla etkileşim kurun.
8. Her türlü belirsizliği ve gerginliği azaltın
İsterkıdemsizler ister üst düzey yöneticiler için olsun, ilk gün gerginliği gerçektir. İşe başlama öncesi aşamada ne beklemeleri gerektiğini öğrenmeli, tüm idari işleri bitirmeli ve iş arkadaşları hakkında daha fazla bilgi edinmelidirler.
9. Bir ön biniş uygulaması kullanmayı düşünün
Birişe alım öncesi uygulaması kullanmak, özellikle aynı anda birden fazla kişinin işe başladığı durumlarda, işe alınan kişilerin yeni iş yerlerini tanımalarına etkili bir şekilde yardımcı olabilir. Bu şekilde hem daha zengin ve tutarlı bir deneyim yaratabilir hem de akıllı otomasyonlar sayesinde zamandan tasarruf edebilirsiniz.
💪 Zavvy ön biniş konusunda nasıl yardımcı olabilir?
İşe alım öncesi bir yolculuk düzenlemek İK'nın sorumluluklarının ötesine geçer. Bir ekip üyesini, ilgili yöneticiyi ve hatta kurucuları yeni yetenekleri işe alım öncesi karşılama sürecine dahil etmek çok önemlidir.
Tüm bunlarla ilgilenmenin, özellikle de ilk etapta herkesin ne yapacağını bilmesini sağlamanın çok fazla iş olduğunun farkındayız.
Zavvy ile kolayca yapabilirsiniz:
- Yeni işe alımları heyecanlandıran zengin, interaktif bir deneyim oluşturun.
- Kişileri bilgilendirin: Yönetici, ekip arkadaşları ve işe alım gibi buddy, başlangıç tarihi hakkında
- Onlara biniş öncesi malzeme ve ekipmanı hazırlamaları için görevler verin
- Onlara bire bir toplantılar ayarlamalarını hatırlatın
- Otomatik bildirimler e-postalar, Slack veya Teams aracılığıyla gönderilir.
- Hatırlatma aracı sayesinde iş arkadaşlarınızı yeni işe alım öncesi yolculuğunun kritik anlarında doğru eylemleri gerçekleştirmeleri için dürtebilirsiniz. Örneğin, yeni katılımcıyı yeni işinde 30 günlük süreyi geçtiği için tebrik etmeleri konusunda bilgilendirin.
➡️ Nasıl çalıştığını ve Zavvy'nin işe alım öncesi yazılımı ile yeni işe alımları nasıl etkileyeceğinizi öğrenmek için buraya tıklayın.
➡️ Son düşünceler
İnsanlar duygusal varlıklardır. Bu dijital çağda bile, işverenlerinden daha kişisel, insani bir iş deneyimi isterler - ve bu, insanlar bağlantı kurduklarında ve ait olduklarını hissettiklerinde gerçekleşir. Şirketinizin işe alım öncesi süreci, yeni yeteneklerinizle anlamlı bağlantılar kurmanın ilk adımıdır.
Özel bir işe alım öncesi sürece sahip olmak, yeni çalışanınızın kendisini değerli hissetmesini sağlayacak ve işe başlama konusunda heyecan yaratacaktır. Buna ek olarak, idari süreçle ilgilenebilecek ve yeni yeteneğinizin İlk Günden itibaren sorumluluk almaya hazır olmasını sağlayabileceksiniz.