Czym jest portal onboardingowy dla pracowników i dlaczego to nie wystarczy?

Nie ma drugiej szansy na zrobienie pierwszego wrażenia.

A w miejscu pracy onboarding jest tym pierwszym wrażeniem.

Nic dziwnego, że solidny proces wdrażania ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o zadowolenie pracowników, ich zatrzymanie i czas do osiągnięcia produktywności.

Portal onboardingowy lub oprogramowanie to świetny krok do zapewnienia płynności tego procesu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym jest portal onboardingowy, jakie są jego zalety, wskazówki dotyczące wdrażania nowych pracowników i jak stworzyć wyjątkowe doświadczenie onboardingowe. 

Czym jest portal onboardingowy (dla pracowników)? 

Portal onboardingowy dla pracowników to strona, na której nowi pracownicy rozpoczynają pracę po dołączeniu do firmy. Za pośrednictwem portalu rekruterzy mogą uzyskać dostęp do szeregu informacji o firmie, polityce pracowniczej, przepływie pracy, mechanizmie organizacyjnym i wielu innych. 

Lubimy myśleć o portalu onboardingowym jako o"drzwiach" do pierwszych doświadczeń nowych pracowników w Twojej firmie. Zapewnia on pojedynczy punkt dostępu do istotnych informacji dla wszystkich nowych pracowników. 

Portal onboardingowy a oprogramowanie onboardingowe 

Portal onboardingowy dla pracowników jest podobny do oprogramowania onboardingowego. Podstawowa różnica polega jednak na tym, że ten drugi jest bardziej holistyczny, dynamiczny i nowoczesny.

W pełni rozwinięte oprogramowanie onboardingowe jest mniej statycznym portalem - i dodaje zautomatyzowaną warstwę dostarczania, która zabiera ludzi w podróż z przewodnikiem w czasie.

Portal onboardingowy a system lub platforma onboardingowa 

Platforma onboardingowa jest tym samym, co oprogramowanie onboardingowe.

Stąd współczesna ewolucja statycznego portalu. 

Wszystkie trzy służą przede wszystkim zapewnieniu nowym pracownikom przyjaznych warunków do nawiązania kontaktu ze współpracownikami i firmą. 

🏆 Korzyści z portalu onboardingowego dla pracowników 

Portal onboardingowy dla pracowników pomaga organizacji zapewnić nowym pracownikom kompleksowy dostęp do wszystkiego, co muszą wiedzieć.

Inne korzyści płynące z systematycznego wdrażania obejmują: 

Satysfakcjonujące doświadczenie powitalne

Bezpapierowy onboarding wzmacnia markę i nazwę organizacji, jednocześnie pomagając nowym pracownikom szybciej się zaaklimatyzować. Portal onboardingowy pomaga zapewnić angażujące i konkurencyjne doświadczenie w wojnie o talenty. 

Bezproblemowy proces wdrażania prowadzi do wyższego poziomu zadowolenia i retencji pracowników. 

Według badań Brandon Hall Group, 60% organizacji z usprawnionym procesem onboardingu ma zoptymalizowaną strategię rekrutacyjną. 

Tworzy punkt kompleksowej obsługi 

W przypadku częstego zatrudniania pracowników, planowanie, śledzenie i wysyłanie przypomnień może kosztować wiele godzin! Portale onboardingowe działają jak punkt kompleksowej obsługi wszystkich informacji i automatyzują część pracy. 

Zapewniają one szczegółowe informacje obejmujące treści wizualne i dostęp do dokumentów. Dzięki temu nowi pracownicy i zespół HR czują się swobodnie jeszcze przed pierwszym dniem pracy. 

Łatwe zarządzanie zadaniami 

Nie wszystkie procesy onboardingu odbywają się w biurach HR. W przypadku pracowników stacjonarnych dział IT musi skonfigurować ich komputery, zatwierdzić parking, utworzyć nowe przepustki, wyznaczyć kierowników liniowych do przygotowania się do wprowadzenia... lista nie ma końca. 

Bez portalu onboardingowego dział HR ma trudności z ustaleniem, które procesy zostały zakończone i kto musi zakończyć monitorowanie i działania następcze. 

Wskazówki dotyczące wdrażania nowych pracowników zdalnie lub osobiście

Oto kilka świetnych wskazówek, które pomogą Ci przenieść wdrożenie na wyższy poziom.

Proces wstępnego wdrożenia 

Pierwsze wrażenie ma znaczenie! Proces preboardingu pomaga nowym pracownikom zrozumieć, czego mogą się spodziewać - i jest to świetna okazja, aby ich podekscytować.

Proces pre-onboardingu może obejmować"powitalny pakiet firmowy" zawierający takie elementy jak:  

• Wewnętrzne spojrzenie na firmę za pośrednictwem podręcznika, krótkiego filmu, ebooka itp.
• Firmowe materiały piśmienne lub koszulki 
• Dane logowania i inne dane uwierzytelniające pracowników 
• Ekskluzywne korzyści firmowe, takie jak ewentualne zniżki pracownicze 
• przekąski, np. czekoladki lub kosz mini babeczek
• Kwiaty

Przełam lody dzięki wydarzeniom kohortowym

W pewnym momencie wszyscy doświadczyliśmy tremy nowych pracowników. Najlepszym sposobem na uspokojenie rekruterów jest zebranie ich w luźnej atmosferze.

Pomoże to wyjaśnić wszelkie pytania, zbudować relacje i stworzyć nastrój w miejscu pracy. Upewnij się, że ton spotkania jest przyjazny, ciepły i lekki. Odrobina śmiechu bardzo pomaga! 

Wdrożenie systemu buddy na co najmniej 90 dni. 

Statystyki onboardingu wskazują, że 87% firm twierdzi, że systemy onboarding buddy przyspieszają rozwój kompetencji i możliwości nowych pracowników.

System kumpelski pomaga nowym pracownikom...

• Czuć się mile widzianym i bardziej komfortowo w miejscu pracy.
• Nie krępuj się zadawać pytań, które mogą wahać się zadać swoim przełożonym. 
• Poprawa nieformalnego uczenia się poprzez interakcje społeczne.
• Zwiększenie pewności siebie poprzez uznanie w miejscu pracy. 

‍

Standardowa procedura wdrażania 

Standardowy proces wdrażania daje rekruterom poczucie kierunku. Skraca również czas poświęcany na wdrażanie pracowników i zwiększa produktywność. 

Możesz to zrobić, dodając listę kontrolną, układając wymagane dokumenty w kolejności, a nawet organizując szkolenia, jeśli to możliwe. Wszystkie te rzeczy są łatwiejsze w zarządzaniu, jeśli masz portal onboardingowy.

Uzyskaj informacje zwrotne 

Najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, jak nowi pracownicy zadomawiają się w firmie, jest ciągła informacja zwrotna; 

• Dowiedz się, co działa i jak możesz poprawić obszary, które nie działają. 
• Uzyskaj szczerą opinię od swoich rekruterów na temat tego, jak ogólnie wyglądał system wdrażania.  
• Odpowiadaj na wszelkie pytania, wątpliwości i niejasności, które mogą mieć rekruterzy. 
• Uzyskaj perspektywę ich planów rozwoju w firmie. 

Daje to również spojrzenie z zewnątrz na to, co należy poprawić w procesie wdrażania. 

Dlaczego "portal" onboardingowy to za mało? 

Wdrożenie pracownika nie jest czymś, co kończy się po jednym dniu. Dopóki nowo zatrudniona osoba nie przyzwyczai się w pełni do codziennego życia w firmie, podstawowych procesów, kultury itp.

Co więcej, gdy wszystko odbywa się wirtualnie, trwa to nieco dłużej. Jasne: masz mniej nieformalnych rozmów, a zatem potrzeba więcej czasu na zapoznanie się z różnymi rzeczami. 

Wysyłanie nowym pracownikom dostępu do statycznego portalu onboardingowego to pewność, że informacje te zostaną utracone.

Proces wdrażania obejmuje 4 fazy: 

• Orientacja
• Szkolenie w zakresie ról
• Zmiana ról
• Bieżący rozwój

Niezależnie od tego, jakie rozwiązanie onboardingowe wybierzesz, powinno ono uwzględniać te fazy - i prowadzić wszystkich interesariuszy przez cały proces.

Oto przykładowy przepływ pracy na Zavvy tylko przez pierwsze 3 dni.

Jest to o wiele bardziej efektywne niż statyczny portal, ponieważ

• Aktywnie dostarcza informacje wszystkim zaangażowanym przez pewien okres czasu. Nie ma tutaj ograniczeń co do czasu trwania, a wielu klientów planuje tutaj pierwsze 6 miesięcy.
• Łączy ludzi. Czy widzisz te wiadomości wysyłane do menedżerów i osób odpowiedzialnych za onboarding? Są to również rzeczy, które można w pełni zautomatyzować. Aby ci ludzie mogli skupić się na znaczących dyskusjach, które będą prowadzić.
• Dostarcza informacje za pomocą nowoczesnych kanałów, takich jak Slack lub Microsoft Teams . Obecnie ludzie spędzają większość czasu pracy w narzędziach do współpracy, takich jak Slack. Dlatego nasze rozwiązanie dociera do ludzi bezpośrednio tutaj, zamiast zmuszać ich do samodzielnego przechodzenia gdzie indziej.
• To zmienia onboarding w doświadczenie które ludzie z przyjemnością zapamiętają. Liczy się pierwsze wrażenie. A samo wysłanie ludzi do nudnej kolekcji linków nie wystarczy.

➡️ Dowiedz się, jak działa onboarding z Zavvy

Na co zwrócić uwagę w portalu lub oprogramowaniu onboardingowym? 

Wydajny portal onboardingowy automatyzuje suche zadania i wiadomości e-mail/wiadomości oraz tworzy ogólne długotrwałe doświadczenie. 

Oto kilka rzeczy, których należy szukać w portalu onboardingowym: 

Integracja z istniejącymi narzędziami 

Czy portal onboardingowy można zintegrować z istniejącymi systemami i narzędziami w firmie? 

Kupując gotowe oprogramowanie onboardingowe, należy upewnić się, że jest ono kompatybilne z podstawowymi narzędziami HRMS, takimi jak Bamboo HR, Workday lub Personio. 

Osadzanie istniejącej zawartości

Nie każdy portal lub oprogramowanie onboardingowe jest kompatybilne z wideo i audio. Ponieważ obraz i dźwięk są kluczowymi procesami uczenia się dla uczniów, upewnij się, że Twoje rozwiązanie jest kompatybilne ze wszystkimi systemami multimedialnymi, z których korzystasz na co dzień - czy to Loom, Vimeo lub YouTube, Twój Dysk Google lub Sharepoint. 

Nowoczesne kanały dostawy

Czy narzędzie onboardingowe obsługuje narzędzia do współpracy, takie jak Slack, Teams itp. Niestety, nie wszyscy nowi pracownicy są na tyle pewni siebie, by zadawać pytania w rozmowach jeden na jeden ze swoimi przełożonymi. 

Wysyłanie wiadomości za pośrednictwem tych kanałów zwiększa skuteczność komunikacji 3-krotnie w porównaniu z pocztą elektroniczną. 

Integracja zadań interesariuszy 

Czy można zintegrować zadania dla wszystkich interesariuszy za pomocą portalu onboardingowego? Na przykład, jak łatwo jest powiadomić dział IT, menedżera, a nawet skonfigurować program koleżeński za pomocą portalu? 

Przykładowo, mini studium przypadku przeprowadzone przez Microsoft wykazało, że 56% nowych pracowników, którzy przynajmniej raz spotkali się ze swoimi kolegami z działu onboardingu, w dużym stopniu przyczyniło się do ogólnego sukcesu zespołu. Dlaczego tego nie wykorzystać?

Możliwość wstępnego wejścia na pokład

Czy portal onboardingowy może również przeprowadzać preboarding? Preboarding służy jako pomost między momentem, w którym pracownik akceptuje ofertę, a momentem rozpoczęcia procesu onboardingu. 

Ponieważ buduje to emocje związane z całym procesem rekrutacji, ważne jest, aby zintegrować go z systemem onboardingu. 

Preboarding pomaga również obecnym pracownikom: 

• Zdobądź przewagę nad swoimi kolegami lub pracownikami.
• Dowiedz się, jak przygotować się na powitanie nowych pracowników. 
  

🖥️ Czy potrzebujesz LMS do onboardingu? 

System zarządzania nauczaniem (LMS ) może być wykorzystywany jako centralne miejsce dla wszystkich kursów szkoleniowych w firmie. W niektórych przypadkach jednym z takich kursów jest "onboarding".

Podstawowe funkcje LMS obejmują zarządzanie kursami, funkcje tworzenia kursów, zarządzanie użytkownikami i śledzenie. 

Czy potrzebujesz systemu LMS? Tak i nie. 

W porównaniu z Wiki lub portalem onboardingowym, LMS może zapewnić lepsze wrażenia. Wiki pomagają organizacji szybko dzielić się pomysłami poprzez łączenie prostych stron. 

Jednak większość systemów LMS nie jest specjalnie stworzona z myślą o onboardingu. Wiele systemów zarządzania nauczaniem jest zbyt skomplikowanych, brakuje im potężnych integracji lub nie są w stanie zapewnić takiego doświadczenia, jak wspomniano powyżej.

➡️ Jak stworzyć wyjątkowe doświadczenie onboardingowe przy jednoczesnej automatyzacji pracy z Zavvy? 

Oprogramowanie Zavvy do wdrażania pracowników pomaga łatwo skonfigurować unikalne, ustrukturyzowane środowisko wdrażania, które zachwyca nowych pracowników od (lub przed) pierwszego dnia - i automatyzuje niezbędną do tego pracę.

Dzięki Zavvy możesz skonfigurować swój pierwszy proces wdrażania w ciągu kilku minut. 

Nasza platforma pozwala na:

• Z łatwością twórz zaawansowane ścieżki preboardingu lub onboardingu nowych pracowników, korzystając z naszych szablonów i kreatora przepływu pracy typu "przeciągnij i upuść". 
• Automatycznie przypisuj podróże do nowych pracowników w oparciu o Twoje kryteria i nasze integracje z HRMS.
• Śledź i bądź na bieżąco z zaawansowanymi informacjami na temat onboardingu podczas całego procesu. 
• Zintegruj MS Teams i Slack , aby połączyć wszystkich interesariuszy i stworzyć wyjątkowe doświadczenia dla nowych pracowników, wykraczające poza zwykłe e-maile. 
• Osadzaj treści z ulubionych narzędzi, takich jak Dysk Google dla wszystkich dokumentów firmowych, Loom dla filmów i Typeform dla ankiet i quizów. 

I wiele więcej!

Dowiedz się więcej o naszym oprogramowaniu onboardingowym tutaj lub bezpośrednio zarezerwuj bezpłatne demo na żywo z naszym zespołem.

Kiedy jest właściwy moment na zakup portalu onboardingowego lub oprogramowania? 

Rozsądne jest rozpoczęcie korzystania z portalu lub oprogramowania onboardingowego, gdy tylko dostrzeżesz potencjał zatrudniania znacznej liczby pracowników. 

Ale nie powinieneś czekać do tego czasu. 

Rzecz w tym, że: Gdy jesteś zajęty rekrutacją nowych pracowników w znacznej liczbie, poświęcenie czasu na uporządkowanie procesu stanie się trudniejsze.

Pozwoli to jednak zaoszczędzić wiele godzin tygodniowo. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na rekrutacji, poprawie doświadczenia pracowników lub nauce i rozwoju. 

Ciekawi Cię, jak robią to inni?

Dowiedz się, w jaki sposób Alasco skrócił czas do uzyskania produktywności o połowę, jednocześnie uzyskując świetne opinie pracowników od pierwszego dnia.