Jak wdrożyć 4-dniowy tydzień pracy: Przykłady i strategie
COVID-19 całkowicie zmienił globalną siłę roboczą. Tam, gdzie kiedyś widzieliśmy standardowy tydzień pracy od poniedziałku do piątku, teraz widzimy czterodniowe tygodnie pracy, w pełni zdalną pracę i bezprecedensową elastyczność, jeśli chodzi o harmonogramy pracy.
Elastyczność w miejscu pracy jest tutaj na stałe.
W rzeczywistości wielu pracodawców zauważyło wzrost produktywności po wprowadzeniu elastycznych harmonogramów lub opcji pracy zdalnej/hybrydowej.
Czterodniowe tygodnie pracy stają się popularnymi narzędziami elastyczności, które poprawiają morale i zwiększają produktywność, aby lepiej zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
W układzie czterodniowego tygodnia pracy pracownicy zmniejszają liczbę godzin bez obniżania wynagrodzenia. Godziny pracy zazwyczaj wahają się od 32 do 36 godzin tygodniowo, co oznacza trzydniowe weekendy w każdym tygodniu.
Niezła konfiguracja, jeśli szukasz większej elastyczności pracy.
Jednak 4-dniowy tydzień pracy to jedna z najbardziej drastycznych zmian w miejscu pracy, jakie może wprowadzić firma. Wdrożenie jej wymaga więcej niż tylko wysłania notatki służbowej.
Zasadniczo konieczne będzie ponowne wdrożenie całej firmy.
Kilka przykładów obejmuje:
- Taktyczne zarządzanie zmianą,
- uzyskanie odgórnego poparcia,
- i dostosowanie oczekiwań.
Jak zatem skutecznie wdrożyć system w całej organizacji?
Plusy i minusy czterodniowego tygodnia pracy
Korzyści
Równowaga między pracą a życiem prywatnym
Według Sloan Management Review, przejście na czterodniowy tydzień pracy zamiast pięciodniowego zwiększa produktywność i morale pracowników. Ma to sens - brak obniżki wynagrodzenia, dłuższe weekendy, lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym.
Wydajność
Badania wykazały, że w tradycyjnym 40-godzinnym tygodniu pracy pracownicy są produktywni tylko przez około 15 godzin w tygodniu.
Kiedy pracownicy czują się zmuszeni do trzymania się tradycyjnego harmonogramu pracy, produktywność może drastycznie spaść. Co ciekawe, jak pokazuje badanie, dłuższe dni pracy w porównaniu z mniejszą liczbą dni roboczych w rzeczywistości zwiększają produktywność.
Przyciąganie talentów
Firmy z czterodniowym tygodniem pracy często rekrutują lepsze talenty niż ich konkurenci z pięciodniowym tygodniem pracy.
Współczesny pracownik chce elastyczności i skupienia się na jego doświadczeniu. Na gorącym globalnym rynku talentów inteligentni pracodawcy powinni dążyć do zapewnienia elastyczności w miejscu pracy.
Wady
Choć czterodniowy tydzień pracy niesie ze sobą wiele oczywistych korzyści, istnieją też wady, które należy rozważyć przed przejściem na ten system.
Zwiększone ciśnienie
Po wprowadzeniu czterodniowego tygodnia pracy w Nowej Zelandii pracownicy zgłosili, że odczuwają zwiększony stres i presję związaną z wydajnością pracy. Godziny pracy mogły ulec skróceniu, ale ilość pracy nadal jest taka sama.
Duża ilość pracy w mniejszej liczbie godzin może łatwo prowadzić do dodatkowego stresu, jeśli nie zostaną zastosowane odpowiednie strategie wdrożeniowe. Wyniki te wskazują, jak ważne jest właściwe podejście.
Nie sprawdza się w każdej branży
Czterodniowy tydzień pracy może nie być odpowiednim rozwiązaniem dla każdego modelu. Na przykład firmy zajmujące się handlem detalicznym, które wymagają codziennych interakcji z klientami, mogą nie być w stanie przyjąć czterodniowego tygodnia pracy, ale nie oznacza to, że elastyczność miejsca pracy nie jest opcją.
Przykłady sukcesu czterodniowego tygodnia pracy
Duże korporacje, a nawet całe kraje próbowały czterodniowych tygodni pracy - i to z dużym powodzeniem.
Podczas gdy trwałe przyjęcie czterodniowego tygodnia pracy jest wciąż na wczesnym etapie dla wielu pracodawców, badania te są doskonałymi przykładami tego, jak czterodniowy tydzień pracy może przynieść korzyści zarówno pracownikom, jak i firmie.
Koncentrując się na równowadze między życiem zawodowym a prywatnym oraz zdrowiu psychicznym, dyrektor generalny Buffer, Joel Gascoigne, ogłosił miesięczny okres próbny w maju 2020 roku. I od tego czasu nie cofnęli się.
Początkowy okres próbny był tak udany, że firma przedłużyła czterodniowy tydzień pracy do końca 2020 roku. Po wysłuchaniu opinii pracowników i zaobserwowaniu wzrostu produktywności, czterodniowy tydzień pracy jest teraz nieokreślony od końca roku.
Pracownicy Microsoft w Japonii doświadczyli bezprecedensowego 40% wzrostu produktywności po wprowadzeniu czterodniowego tygodnia pracy. Nie tylko wydajność wzrosła dramatycznie, ale ogólne koszty energii elektrycznej spadły o prawie 25%.
Wersja próbna była aktywna latem 2019 roku i chociaż odniosła wielki sukces, Microsoft nie wykonał żadnych dodatkowych ruchów dotyczących dalszych prób lub trwałej zmiany.
Islandia (tak, ten kraj) testowała czterodniowy tydzień pracy z prawie 3000 pracowników w latach 2015-2019, na długo przed globalną pandemią COVID-19.
Badania wykazały, że produktywność pozostała taka sama lub nawet wzrosła w przypadku większości pracowników biorących udział w badaniu.
Próba obejmowała przejście na 35- lub 36-godzinny tydzień pracy w ciągu czterech dni. Ze względu na sukces eksperymentu, ponad 80% pracowników Islandii albo przeszło na system 4-dniowy bez obniżenia wynagrodzenia, albo zrobi to w przyszłości.
Inne kraje, takie jak Hiszpania i Wielka Brytania, przeprowadziły testy z podobnym sukcesem.
Belgia wprowadziła prawo do 4-dniowego tygodnia pracy w lutym 2022 roku.
Dlaczego zarządzanie zmianą jest kluczem do udanego wdrożenia?
Wdrożenie czterodniowego tygodnia pracy to coś więcej niż tylko wysłanie wiadomości e-mail obejmującej całą firmę. Zarządzanie zmianą to ustrukturyzowane, dostosowane podejście do rozpowszechniania zmian w całej organizacji.
Wykorzystanie narzędzi, spójna komunikacja i budowanie relacji, zarządzanie zmianą jest kluczową umiejętnością, która jest często pomijana i niedoceniana.
Kuszące jest po prostu wysłanie wiadomości e-mail wprowadzającej pozytywną zmianę do pracowników. Wysyłanie wiadomości e-mail jest zabawne, generuje szum i szybko przekazuje wiadomość.
Wdrożenie tak istotnej i znaczącej zmiany, jak czterodniowy tydzień pracy, wymaga czasu i starannego przemyślenia.
Pomyśl o skutecznej kampanii komunikacyjnej dla swojego zespołu, niezależnie od tego, czy jest to komunikacja osobista, seria e-maili i notatek, czy spersonalizowana podróż zmian za pośrednictwem Zavvy.
Pomagamy naszym klientom zrobić dokładnie to. W kolejnych rozdziałach dzielimy się dokładnym procesem.
Jak wprowadzić czterodniowy tydzień pracy w firmie?
Zmiana sposobu myślenia: Wkład vs. wynik
Przejście na czterodniowy tydzień pracy w firmie to tak naprawdę zmiana definicji sukcesu. Zespoły, które są ściśle dostosowane do tradycyjnego 40-godzinnego tygodnia pracy, często koncentrują się na widocznym wkładzie zespołu.
Oznacza to, że priorytetem jest upewnienie się, że wszyscy rejestrują swoje 40 godzin i są fizycznie obecni, aby wykonać swoje zadania.
Brzmi znajomo?
Myślenie oparte na wynikach jest radykalną zmianą w sposobie postrzegania pracy i zapewnia elastyczność, równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz ogólnie większą satysfakcję pracowników.
Praca oparta na wynikach koncentruje się raczej na jasnym określeniu celów i zadań oraz umożliwieniu pracownikom osiągnięcia tych celów w sposób, który jest dla nich najlepszy.
Zamiast koncentrować się na minimalnej liczbie godzin lub fizycznej obecności w biurze w celu wykonania zadań i zadań, praca oparta na wynikach przywraca zaufanie i własność w ręce najcenniejszego zasobu - pracowników. Widzisz różnicę?
Przejście na czterodniowy tydzień pracy oznacza przejście na model pracy oparty na wynikach.
Aby czterodniowy tydzień pracy odniósł sukces, kadra zarządzająca będzie musiała przyjąć pracę opartą na wynikach.
Zaufaj swoim pracownikom, że wykonują swoje zadania w sposób, który jest dla nich najlepszy.
Oto kilka wskazówek dla menedżerów personalnych, które pomogą im opanować tę zmianę
1. Jasne zrozumienie swoich wyników
Ustal jasne wskaźniki dla swoich zespołów.
W kulturze pracy opartej na wynikach nie ma miejsca na niejednoznaczność; przesuwanie celów lub zmiana wymagań może zaszkodzić ogólnemu celowi tego podejścia, którym jest ułatwienie swobody i kreatywnego rozwiązywania problemów w sztywnych ramach.
Zachęcaj menedżerów do dokładnego i skutecznego mierzenia wyników oraz ustalania konkretnych i jasno zdefiniowanych wskaźników dla swojego zespołu.
⚙️ Jak?
- Jednym ze sposobów jest ustalenie terminów. Terminy i solidne cele wyjściowe to główne elementy, które sprawiają, że model skoncentrowany na wynikach działa.
- Upewnij się, że wyniki są zgodne z misją i wizją firmy i są przypisane do odpowiednich ról w zespołach.
2. Zaufaj swojemu zespołowi i oprzyj się chęci mikrozarządzania.
Zaufanie przynosi najlepsze rezultaty
Zaufaj, że członkowie Twojego zespołu kochają swoją pracę i wykonują ją.
⚙️ Jak?
Aktualizacje postępów można włączyć do regularnych spotkań indywidualnych, podczas których mogą oni informować cię o swoich postępach i dzielić się z tobą swoimi planami.
Unikaj staromodnego mikrozarządzania
Nie ma na to miejsca w kulturze pracy opartej na wynikach. Nie można dać członkom zespołu niezależności, odpowiedzialności i autonomii, a jednocześnie nadal czuwać nad nimi.
3. Zapewnienie właściwych umiejętności na właściwych stanowiskach
👉 Czy członkowie zespołu mają odpowiednie umiejętności, aby osiągnąć wyznaczone wyniki?
- Przed osiągnięciem prawdziwego sukcesu w tej kulturze pracy należy upewnić się, że zatrudniono osoby o odpowiednich umiejętnościach na właściwe stanowiska i że wszyscy członkowie zespołu przeszli wystarczające szkolenie.
- Przydzielanie szkoleń w razie potrzeby.
⚙️ Jak?
Przyjrzyj się najbardziej potrzebnym umiejętnościom i otwarcie zakomunikuj te oczekiwania. Przed sesją 1:1 spróbuj wymyślić trening dla każdej umiejętności.
4. Zachęcanie do otwartej i empatycznej komunikacji
Pamiętaj, że ludzie są przede wszystkim ludźmi, a dopiero w drugiej kolejności pracownikami.
Empatia w komunikacji pozwala pracownikom być wysłuchanym, czuć się docenionym i ogólnie być bardziej produktywnym.
⚙️ Jak?
Kieruj się empatią i staraj się naprawdę zrozumieć, kim są twoi ludzie i czego potrzebują - wczuj się w sytuację swoich współpracowników i zrozum, że w życiu zdarzają się różne sytuacje.
Chociaż w tej konkretnej kulturze ceni się autonomię, Twoi bezpośredni podwładni nadal muszą czuć, że mogą zwracać się do Ciebie z problemami i pytaniami. Bądź dostępny dla członków swojego zespołu.
Maksymalne wykorzystanie czasu swojego (i wszystkich innych)
Przy mniejszej liczbie dni roboczych (i często mniejszej liczbie godzin pracy), maksymalne wykorzystanie czasu zespołu ma kluczowe znaczenie.
1. Ogranicz spotkania
Spotkania powinny wnosić wartość dodaną, a nie marnować czas.
Zbyt często zdarza się, że wychodzimy z godzinnego spotkania z myślą, że jego treść można było skondensować do jednego e-maila.
Najlepszym rozwiązaniem może być wdrożenie standardowej polityki dotyczącej spotkań.
Na przykład, wymagaj, aby spotkania trwały maksymalnie 30 minut lub wyznaczaj dni i godziny, w których spotkania są niedozwolone. Miej jasne, ustrukturyzowane agendy, aby kierować rozmową i ustalać cele dla każdego spotkania.
⚙️ Jak?
Przed spotkaniem zadaj sobie pytanie:
- Czy rodzaj informacji, które chcesz przekazać, wymaga spotkania - czy też istnieje prostszy, mniej czasochłonny sposób na przekazanie informacji (np. e-mail, slack, Asana, Miroboard itp.)?
- Czy istnieje inny sposób na osiągnięcie pożądanego rezultatu?
- Czy ta sprawa może poczekać, czy naprawdę muszę natychmiast umówić się na spotkanie?
- Jaki jest jego cel i właściwy format (np. 1:1, burza mózgów, Standup, Retro itp.)?
2. Dobrze przygotować
Jasna agenda pomaga być bardziej efektywnym i zrozumieć, czy spotkanie jest w ogóle istotne.
⚙️ Jak?
- Ustal jasny plan działania
- Zapraszaj tylko tych, którzy naprawdę muszą tam być. Zadaj sobie pytanie: Jak mogą wnieść lub zyskać wartość uczestnicząc w tym spotkaniu?
- W zaproszeniu do kalendarza należy uwzględnić cel i porządek spotkania.
- Udostępniaj dokumenty/linki, które chcesz omówić podczas spotkania.
- Poinformuj uczestników, czy muszą coś przygotować przed spotkaniem.
- Ustal realistyczne ramy czasowe i podziel się informacją, ile czasu powinni na to zaplanować.
3. Wyznaczenie moderatora
Facylitator to osoba, która prowadzi spotkanie, pomaga utrzymać uczestników na właściwym torze, przerywa dyskusje, upewnia się, że spotkanie kończy się jasnymi wynikami i kolejnymi krokami oraz pilnuje czasu.
4. Określ swoje działania w czasie
Unikanie dyskusji wymykających się spod kontroli.
⚙️ Jak?
Wyznacz określony czas na każdą czynność w swoim planie i trzymaj się tego harmonogramu.
Takie podejście zmusza Ciebie i zespół do bardziej efektywnego myślenia i eliminuje okrężne dyskusje.
Przedziały czasowe dla każdego działania powinny być zawsze nieco zbyt ciasne, aby mózg od razu przechodził w tryb rozwiązywania problemów, a nie bezczynności. Nie marnuj energii swojego zespołu
5. Praca samodzielna i wspólna
👉 Unikanie myślenia grupowego, zanieczyszczania pomysłów i uprzedzeń grupowych.
⚙️ Jak?
Oznaczato, że współpracujesz nad tym samym problemem w czasie rzeczywistym, ale zamiast otwarcie omawiać pomysły lub przeprowadzać burzę mózgów, po cichu zapisujesz je na karteczkach samoprzylepnych (np. na tablicy Miroboard).
Tak więc, zamiast rozpoczynać poszukiwanie rozwiązania od otwartej dyskusji, daj zespołowi kilka karteczek samoprzylepnych, ustaw minutnik i poproś ich o zanotowanie swoich pomysłów i omówienie ich później, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ta technika daje również introwertykom i młodszym członkom zespołu możliwość swobodnego dzielenia się swoimi pomysłami.
6. Zawsze kończ decyzją
Określenie jasnych wyników
⚙️ Jak?
Pozostawkilka ostatnich minut każdego spotkania na omówienie kolejnych kroków. Nawet jeśli nie uda się dojść do ostatecznych wniosków, po zakończeniu spotkania powinny zostać jasno określone kolejne kroki.
Kilka skutecznych strategii spotkań, które pomogą zapewnić, że ludzie opuszczą spotkanie z jasnością i celem:
- Przypisywanie działań lub elementów do wykonania określonym członkom zespołu
- Zaplanowanie terminu i określenie jasnego harmonogramu dla wszystkich elementów działań.
- Jeśli poboczne dyskusje zostały zaparkowane, upewnij się, że zostały wznowione, aby Twój zespół mógł wybrać, jak, kiedy i czy je kontynuować.
7. Tworzenie i udostępnianie protokołów ze spotkań
Maksymalizacja tarcia dzięki przejrzystości
⚙️ Jak?
Protokół ze spotkania jest namacalnym zapisem spotkania dla jego uczestników i źródłem informacji dla członków, którzy nie mogli w nim uczestniczyć.
Powinny one być dostępne dla każdego członka zespołu (użyj narzędzi takich jak google docs, Asana, Miro itp.) i uchwycić istotę spotkania, w tym szczegóły, takie jak
- podjęte decyzje
- planowane kolejne kroki
- identyfikacja i śledzenie elementów działań
8. Wyjaśnienie oczekiwań dotyczących harmonogramu
Ustalenie jasnych harmonogramów i elastyczności w zespole.
⚙️ Jak?
Ustalenie z góry właściwych oczekiwań dotyczących dni i godzin pracy, indywidualnych harmonogramów i procedur dostosowywania harmonogramów zapewni całemu zespołowi sukces.
Elastyczność jest ważna, ale ważne jest również, aby mieć jasną, bezpośrednią komunikację na temat wszelkich zmian w istniejących harmonogramach.
Konsekwentne zbieranie informacji zwrotnych. I działaj na ich podstawie
1. Uporządkuj swój system informacji zwrotnej
Zachęcanie do przekazywania informacji zwrotnych w górę procesu.
⚙️ Jak?
Zaplanuj ankiety zwrotne na różnych etapach realizacji projektu.
- Zaraz po dokonaniu zmiany
- 30 dni po
- 60 dni po
- ...
Ankiety pulsacyjne są jednym ze sposobów, aby to zrobić z czasem. Zalecamy jednak przynajmniej na początku dodanie 2-3 dedykowanych pytań.
2. Priorytetem jest reorganizacja zespołu
Priorytetem jest reorganizacja zespołu.
Powtórki są najskuteczniejsze pod koniec wdrażania nowego procesu lub procedury.
⚙️ Jak?
Retros to potężne narzędzie do zbierania informacji zwrotnych, usprawniania procesów i wspierania pozytywnej komunikacji z pracownikami.
Rozważ zorganizowanie sesji retro natychmiast po wdrożeniu, aby uzyskać informacje zwrotne na temat tego, jak przyjęto przejście, a także wiele sesji po wdrożeniu, aby uzyskać informacje zwrotne na temat tego, jak przebiega czterodniowy tydzień pracy.
Jeśli szukasz inspiracji, aby nieco zmienić ten styl, oto 10 pomysłów od Miro.
🚀 Jak Zavvy może pomóc w osiągnięciu tego celu?
Wdrożenie czterodniowego tygodnia pracy oznacza ponowne wdrożenie całej firmy.
Potrzebujesz taktycznego zarządzania zmianą, planu komunikacji i praktycznych wskazówek dla wszystkich - zwłaszcza dla menedżerów.
Oto jak Zavvy może pomóc:
- Dostosowane treści, które przeprowadzą pracowników przez przejście na czterodniowy tydzień pracy - w pełni dostosuj podróż do potrzeb swoich pracowników.
- Mikrolearning pozwala pracownikom uczyć się we własnym tempie, jednocześnie dostosowując całą organizację do zmian.
- Zróżnicowane typy treści, pozwalające dostosować się do indywidualnych stylów uczenia się pracowników
- Automatyczne zbieranie opinii Odbieranie w dowolnym momencie
Stwórz w pełni spersonalizowaną podróż mikrolearningową za pomocą gotowego szablonu. Spraw, by tworzenie treści było dziecinnie proste i skup się na wdrażaniu pozytywnych zmian w swojej firmie dzięki intuicyjnej platformie szkoleniowej Zavvy.
Ciekawe jak to działa? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z naszymi specjalistami ds. doświadczeń pracowników!
Najczęściej zadawane pytania
Jak działa czterodniowy tydzień pracy?
Czterodniowy tydzień pracy to dość prosta koncepcja elastyczności pracy. Zamiast standardowego 40-godzinnego tygodnia pracy w ciągu pięciu dni roboczych, pracownicy pracują mniej godzin (zazwyczaj od 32 do 36 godzin tygodniowo) w ciągu czterech dni roboczych.
Pracownicy otrzymują trzydniowy weekend w każdym tygodniu. Badania wykazały, że czterodniowe tygodnie pracy prowadzą do zwiększenia produktywności, poprawy morale pracowników i ogólnie lepszego doświadczenia zawodowego zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.
Czy pracownicy pracują mniej godzin?
W większości umów dotyczących czterodniowego tygodnia pracy pracownicy pracują mniej godzin bez obniżania wynagrodzenia.
Pracownicy nie są produktywni przez całe 40 godzin tygodniowo, co oznacza, że często istnieje możliwość zmniejszenia liczby godzin pracy w tygodniu bez wpływu na produktywność.
Istnieją jednak firmy i branże, które nie są w stanie skrócić czasu pracy po przejściu na czterodniowy tydzień pracy.
Na przykład stanowiska wymagające bezpośredniej interakcji z klientami zewnętrznymi mogą nie być w stanie skrócić godzin pracy, ale mogą przejść na czterodniowy tydzień pracy.
Czy czterodniowy tydzień pracy jest mniej produktywny?
W wielu testach czterodniowego tygodnia pracy na całym świecie dowody są przytłaczające. Nie tylko nie ma praktycznie żadnego negatywnego wpływu na produktywność, ale wręcz często obserwuje się wzrost produktywności po wdrożeniu czterodniowego tygodnia pracy.