Adil ve Verimli Bir Performans Kalibrasyon Toplantısı Nasıl Düzenlenir?
Performans değerlendirme sisteminiz adil ve şeffaf mı?
Çalışanları, işleriyle ilgili kişisel önyargıları veya algıları yerine performanslarına göre mi değerlendiriyorsunuz?
Süreciniz her çalışanın rütbesi, unvanı, geçmişi veya yöneticisi ne olursa olsun kurumunuzda ilerlemesini sağlıyor mu?
Bu sorulara evet yanıtı vermenin en iyi yolu, düzenli gözden geçirme döngülerinizin bir parçası olarak performans kalibrasyon toplantıları yapmaktır.
Bu makale:
- Performans kalibrasyon oturumlarının amacını araştırın.
- Daha geniş kapsamlı performans değerlendirme sürecindeki rollerini keşfedin.
- Verimli ve adil kalibrasyon toplantıları yürütmek için pratik ipuçlarısağlar.
Sizin ve çalışan liderlerinizin, kuruluşunuzdaki tüm çalışanları güçlendiren ve büyümeye ilham veren adil ve üretken performans değerlendirmelerine ev sahipliği yapmanızı sağlayacağız.
⚖️ Performans kalibrasyon toplantısı nedir?
Performans kalibrasyon toplantısı, çalışanlarınızın performans derecelendirmelerini veya değerlendirmelerini değerlendirmek ve uyumlu hale getirmek için yapılandırılmış bir oturumdur.
İlgili ekiplerin veya departmanların yöneticileri ve değerlendiricileri, bireysel çalışan performans puanlarını gözden geçirmek, tartışmak ve nasıl karşılaştırıldıklarını belirlemek için bir araya gelirler. Amaç, bir fikir birliğine varmak ve kurumsal performans seviyelerine ilişkin standart bir anlayış oluşturmaktır.
Bu toplantılarda katılımcılar aşağıdaki gibi faktörleri tartışabilirler:
- hedefe ulaşma;
- yetkinlikler;
- beceriler;
- davranışlar;
- genel performans.
Performans kalibrasyon seanslarının amacı nedir?
Kalibrasyon toplantılarının birincil amacı performans değerlendirme sürecinde adaleti, tutarlılığı ve doğruluğu sağlamaktır. Bunu yapmak önyargıları en aza indirecek, tutarsızlıkları ele alacak ve performans değerlendirmesine daha tutarlı ve objektif bir yaklaşımı teşvik edecektir.
Örnek: Alice ve Jacob benzer rollerde çalışıyor ve ekip için olağanüstü sonuçlar üretiyorlar.
Alice, memnun edilmesi zor, katı bir yöneticiden değerlendirme notlarını alır ve genel olarak 10 üzerinden 6 puan alır.
Jacob 10 üzerinden 8 puanını, olumlu puanların ekip üyelerini motive ettiğine inanan daha cömert bir yöneticiden alıyor.
Görünüşe bakılırsa, Jacob daha hayati bir ekip üyesi gibi görünüyor. Terfi için değerlendirilme ve ücretinde artış alma olasılığı daha yüksek, ki bu Alice için adil değil.
Performans kalibrasyon toplantıları bu tutarsızlıkları giderir ve Alice'in kurum için iyi şeyler yapmaya motive olmasını sağlar.
🧩 Kalibrasyon toplantıları genel performans değerlendirme sürecine nasıl uyum sağlar?
Kalibrasyon toplantıları, yönetim kurulu genelinde adaleti ve tutarlılığı sağlamak için her performans değerlendirme döngüsünde yapılmalıdır. Bu toplantılar, kuruluşunuzun hedef belirleme, ilerlemeyi değerlendirme ve geri bildirim sağlamayı içeren daha geniş performans yönetimi stratejisinin bir parçası olmalıdır.
Performans değerlendirme kalibrasyonu genellikle değerlendirme döneminin sonunda, ancak çalışanlar değerlendirme puanlarını almadan veya performans görüşmelerine katılmadan önce gerçekleşir. Toplantı, tüm yöneticilerin kendi performans değerlendirmelerini gözden geçirmek ve ortak bir anlaşmaya varmak için bir araya gelebilecekleri zamandır.
📚 Performans incelemesi kalibrasyonuna ilişkin eksiksiz kılavuzumuza göz atın.
💡 6 Kalibrasyon toplantıları yapmak için temel nedenler
Kalibrasyon toplantılarını atlamayı düşünüyorsanız bir kez daha düşünün. İşte bu oturumların her performans değerlendirme döngüsünün olmazsa olmazı olmasının altı önemli nedeni.
- Çalışan bağlılığını artırın: Kalibrasyon toplantıları, performans yönetim sisteminde adalet ve güven duygusunu teşvik eder ve sonuç olarak çalışan bağlılığını artırır.
- Amirleri performans değerlendirme derecelendirmelerini tam olarak değerlendirmeye teşvik edin: Kalibrasyon, değerlendiricileri derecelendirmeleri üzerinde düşünmeye sevk ederek daha anlamlı geri bildirimler alınmasını sağlar.
- Denetmenler arasında tartışmaya ilham verin: Gözden geçirenler yalnız değil, bir ekibin parçasıdır. Kalibrasyon oturumları, açık diyalog ve farklı yönetim tarzlarını değerlendirmek için bir forum sağlar.
- Tüm çalışanlara benzer standartlar uygulayın: Değerlendirmeleri objektif olarak karşılaştırmak, tüm çalışanları aynı performans standartlarına tabi tutmanızı sağlar.
- Daha iyi performans için yüksek ve düşük performans gösterenleri belirleyin yetenek yönetimi: Standartlaştırılmış bir yaklaşım, potansiyel lider adaylarını belirlemeyi veya ihtiyacı olanlara destek sunmayı kolaylaştırır.
- Önyargıları ayıklayın: Performans kalibrasyon toplantıları, performans değerlendirme sürecini gözden geçirmek ve iyileştirmek, tüm çalışanların adil bir şekilde değerlendirilmesini sağlamak ve kasıtlı olsun ya da olmasın adaletsizliğe karşı korunmak için güçlü bir fırsat sunar.
🗣️ Performans kalibrasyon toplantısını nasıl yaparsınız ?
1. Toplantı öncesi hazırlık
Tüm amir ve müdürlerden çalışanların hedefleri, başarıları ve geri bildirimlerine dayalı performans değerlendirmelerini tamamlamalarını isteyin. Bu adımı toplantıdan önce tamamlayın - kalibrasyon oturumu, çalışanları sıfırdan gözden geçirmek için ilham almak yerine performans değerlendirme puanlarını ayarlamak için bir şanstır.
Daha önce bir dizi derecelendirme standardı belirlediyseniz, bunları yöneticilere puanlamalarında destek olmak için dağıtın.
Örnek: 1= Yetersiz, 3= Ortalama ve 5 = Üstün olmak üzere 5 puanlı bir puanlama sistemi kullanıyorsanız, bir çalışanın her bir puanı almak için neleri başarması gerektiğini netleştirmeniz gerekir.
2. Toplantı lojistiği ve planlaması
Performans değerlendirme döngünüzün zaman çizelgesini ve kurumsal gereksinimleri göz önünde bulundurarak kalibrasyon toplantılarını önceden ayarlayın. Kalibrasyon süreci için önemli tarihleri içeren bir zaman çizelgesi paylaşın ve bunun yöneticiler bireysel performans değerlendirmelerini yapmadan veya ücretlendirme ve terfi kararlarını vermeden önce gerçekleşmesini sağlayın.
Beklentileri özetleyen bir kalibrasyon gündemi paylaşın ve toplantı sırasında anlamlı tartışmaları kolaylaştırmak için yöneticilerin taslak performans derecelendirmeleriyle hazırlıklı gelmelerini isteyin.
3. Karşılaştırma ve tartışma
Toplantıya şirketinizin genel amaç ve hedeflerini netleştirerek ve iş ihtiyaçlarını karşılamak için işgücünüzden beklediğiniz performans seviyelerini belirleyerek başlayın.
Tutarsızlıkları, potansiyel önyargıları veya derecelendirme tutarsızlıklarını belirlemek için ekipler veya departmanlar arasında bireysel çalışan derecelendirmelerini karşılaştırmak için toplantı süresini kullanın. Dikkate aldığınız performans faktörleri hakkında açık tartışmalara katılın ve her bir yöneticinin verdiği notlarla ilgili perspektifleri, içgörüleri ve gerekçeleri paylaşın.
Herhangi bir derecelendirme enflasyonu veya deflasyonu fark ederseniz, nasıl ortaya çıkabileceği ve bunu ortadan kaldırmak için neler yapabileceğiniz de dahil olmak üzere derecelendirme yanlılığı potansiyelini tartışın.
4. Derecelendirmeleri kesinleştirin ve gerektiği şekilde ayarlayın
Performans standartlarınız ve beklentilerinizle uyumlu olmalarını sağlamak için bireysel derecelendirmeleri ayarlayarak bir grup konsensüsüne ulaşın. Derecelendirme ayarlamalarının arkasındaki nedenler de dahil olmak üzere tüm değişiklikleri belgeleyin.
Puanlamalarınızı tamamladıktan sonra toplantıyı sonlandırın, puanları çalışanlarınızla paylaşın ve sürecinizin adil olduğunu bilerek terfi veya tazminat kararları verin.
📝 Kalibrasyon oturumlarınızı başlatmak için kalibrasyon şablonlarımızı indirin. İki kaynak elde edeceksiniz: bir toplantı kılavuzu ve kontrol listesi ve verileri girmek ve departman başına bir çan eğrisi ve istatistik elde etmek için bir elektronik tablo.
🧑🏻🤝🧑🏻 Performans kalibrasyon toplantısına kimler katılmalıdır?
Kalibrasyon toplantınız kuruluşunuzun büyüklüğüne ve yapısına bağlı olarak değişecektir, ancak genellikle aşağıdakilerin bir karışımını içerecektir:
- departman müdürleri ve başkan yardımcıları;
- insanlar ortaklar;
- çapraz fonksiyonel liderler.
Şirket büyüklüğüne göre toplantı yapınızı belirlemek için bu yönergeleri izleyin:
- 1-50 kişilik büyüyen şirketler: Küçük kuruluşlarda en iyi uygulama, performans değerlendirmelerini tamamlayan her yöneticiyle 1:1 toplantılar düzenlemektir.
- 50-150 kişilik daha büyük şirketler: Her yöneticiyle 1:1'ler düzenlemek çok zaman alıcı olabilir; bunun yerine, performans derecelendirmelerini gözden geçirecek ve karşılaştıracak temsilci amirlerden oluşan kalibrasyon ekipleri oluşturun.
- 150+ çalışanı olan şirketler: İK'nın aktif olarak dahil olduğu, örnek departmanlardan oluşan bir kalibrasyon komitesi kullanın.
Unutmayın: Herhangi bir kalibrasyon toplantısı, kuruluşunuz genelinde tutarlılığı teşvik etmeyi amaçlar. Herhangi bir ekibi en yüksek puan alan çalışanlara sahip olduğu için ödüllendirmek değildir.
🏆 Etkili performans kalibrasyon toplantıları sağlamak için bazı en iyi uygulamalar nelerdir?
Kalibrasyon toplantıları, performans değerlendirme sürecinin genel bütünlüğünü geliştirir ve kuruluşun adil ve bilinçli kararlar almasını destekler. Ancak yalnızca toplantılarınızı doğru yapılandırırsanız!
Bu en iyi uygulamaları takip ederseniz doğru yolda ilerlemiş olursunuz.
1. Net toplantı hedefleri belirleyin
Toplantınıza neden toplandığınızı ve istenen sonucu net bir şekilde anlayarak başlayın. Spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı hedefler belirlemek için SMART çerçevesi gibi bir model kullanın.
2. Net bir zaman çizelgesi oluşturun
Gözden geçirme döngülerinizi rayında tutmak için performans toplantılarına takviminizde öncelik verin. Bu oturumların ertelenmesi, çalışan geri bildirimlerinin gecikmesine, çalışanların büyüme planlarının olumsuz etkilenmesine ve nihayetinde işletmenizin şirket hedeflerine ulaşma yolunda ilerlemesinin engellenmesine neden olabilir.
Zaman çizelgeniz şunları içermelidir:
- toplanti öncesi̇ hazirlik
- gerçek toplantı
- Sonuçların kaydedilmesi ve paylaşılması gibi takip faaliyetleri
3. Toplantı öncesi kontrol listelerinin katılımcılara gönderilmesi
Toplantıdan önce, herkesin hazırlıklı olması için her katılımcıya bir görev kontrol listesi gönderin. Kendi listenizi oluşturmak için aşağıdaki önerileri kullanın:
- Derecelendirme standartlarına aşina olun.
- Doğrudan raporlarınız için bireysel çalışan performans derecelendirmelerini tamamlayın.
- Reytinglerinizi kendi kendinize denetleyin.
- Terfiler veya ücret artışları için kimi aday göstermek istediğinizi düşünün.
- Toplantıda tartışmak üzere sorular ve geri bildirimler hazırlayın.
4. Bir performans dağıtım modeli oluşturmak
Bir performans dağıtım modeli veya zorunlu sıralama veya zorunlu dağıtım modeli, performans derecelendirmelerini önceden tanımlanmış gruplar veya yüzdelik dilimler halinde kategorize eder. Neden? Bu yöntem bir kuruluş içindeki genel performans seviyelerini temsil etmeyi amaçlar. Bazı örnekler şunlardır:
- Yüzdelik Dilim Sıralaması: Çalışanları kuruluştaki diğer kişilere göre performanslarına göre sıralayın. Örnek: En üstteki %10'luk kesimi yüksek performans gösterenler, ortadaki %70'lik kesimi ortalama performans gösterenler ve en alttaki %20'lik kesimi düşük performans gösterenler olarak değerlendirebilirsiniz.
- Mutlak Performans: Çalışanları birbirlerine karşı sıralamanın aksine, bu yaklaşım her çalışanın performansını belirli, önceden tanımlanmış bir mükemmellik seviyesine göre bağımsız olarak değerlendirir. Örnek: Çağrıların %100'ünü 30 saniye içinde yanıtlayan müşteri hizmetleri çalışanları en yüksek performans puanı olan 5'i alabilirler.
- Üç Katmanlı Sıralama: Çalışanları "En İyi Performans Gösterenler", "Sağlam Katkıda Bulunanlar" ve "Gelişmekte Olanlar/Düşük Performans Gösterenler" gibi üç farklı kategoriye ayırın. Her bir kategoriye atanan çalışanların yüzdesini kurumsal gerekliliklere göre belirleyin.
- Çan Eğrisi (Normal Dağılım): Derecelendirmeleri çan şeklindeki bir eğri boyunca dağıtın, çoğunluk ortalama performansı temsil eden orta aralıkta yer alır. Daha az sayıda çalışan yüksek ve düşük performans kategorilerine girer.
5. Önceki kalibrasyon verilerini paylaşın
Bu ilk kalibrasyon toplantınız değilse, gelecekteki kararlarınız için önceki performans kalibrasyonlarından elde ettiğiniz verileri kullanın. İncelemeler arasındaki verilerin karşılaştırılması, doğruluğun artıp artmadığı veya azalıp azalmadığı konusunda fikir vererek performans kalibrasyon sürecinizi buna göre ayarlamanıza yardımcı olabilir.
6. Tüm hakemleri rolleri konusunda eğitin
Performans kalibrasyonları işbirliğine dayalı bir çabadır ve herkes kendi rolünü anlamalıdır. Değerlendiricilerinizi değerlendirme süreci ve çalışanlarla yapılan görüşmelere nasıl yaklaşacakları konusunda eğitin, sistemi anlamaları ve derecelendirmeleri doğru bir şekilde kaydetmeleri konusunda onları desteklemek için özel eğitimler verin.
7. Açık diyaloğu teşvik etmek
Kalibrasyon, beklenen performans dağılımınızdaki aykırı değerlerin tartışılmasına dayanır.
Yöneticiler, bir çalışanın yüksek puan alması halinde olağanüstü performans hakkında bilgi vermeye hazır olmalıdır.
Benzer şekilde, yöneticiler bir performans gösterene neden düşük puan verdiklerini gerekçelendirmeli ve bu çalışanların daha yüksek puan almalarına yardımcı olmak için sağladıkları desteği özetlemelidir.
Toplantının bu bölümü ancak herkesin görüşlerini rahatça ifade edebileceği bir ortam oluşturduğunuz takdirde mümkündür. Kalibrasyon oturumları sırasında yöneticileri soru sormaya teşvik edin ve komitenize yargılamadan geri bildirimde bulunma fırsatı verin. Aynı fikirde olmamaktan korkmayın; bu diyalog tüm tarafların bir uzlaşmaya varmasına yardımcı olacaktır.
8. Gizliliği korumak
Bir çalışanın, yöneticisinin bir kalibrasyon toplantısında puanlarını düşürdüğünü fark etmesi halinde yaşanacak kaosu hayal edin.
Performans kalibrasyonları, uyumluluk ve kuruluşunuz genelinde güveni korumak için gizli olmalıdır. E-postalar, derecelendirmeler ve kayıtlar gibi tüm iletişimlerin güvenli bir şekilde saklandığından emin olun.
😟 Performans kalibrasyon toplantılarının 3 zorluğuna dikkat edin
Kalibrasyon toplantıları her kuruluşun performans değerlendirmelerinin temelini oluşturmalıdır, ancak bu her zaman kolay olduğu anlamına gelmez.
Kalibrasyon toplantılarının bu üç zorluğunun farkında olun.
1. Yüz yüze kalibrasyon toplantılarının düzenlenmesi
Dağınık iş gücünde, video konferans görüşmeleri kalibrasyon toplantınız için mevcut tek seçenek olabilir. Ancak, daha iyi sonuçlar elde etmek için herkesin yüz yüze etkileşim kurabileceği gerçek zamanlı yüz yüze toplantılar düzenleyin.
MIT'nin İnsan Dinamikleri Laboratuvarı, vücut dili ve ses tonu gibi performans etkenlerine ilişkin yüzlerce saatlik veriyi analiz etti.
Sonuçlar, en değerli iletişimin yüz yüze gerçekleştiği ve ekip performansındaki %35'lik değişimin ekip üyelerinin yüz yüze görüşme sayısıyla açıklandığı sonucuna varmıştır.
2. Önyargıların üstesinden gelmek
Sarah HarrisGrünenthal Group Çeşitlilik ve Katılım Küresel Lideri, önyargının inceleme sürecine ne kadar kolay sızabileceğini açıklıyor:
"Bilinçsiz önyargı, bilinçaltındaki bir hayatta kalma mekanizmasından kaynaklanır. Bilinçaltımızda bilgiyi kategorize ederiz ve bu hepimizi etkiler. Bilinçsiz önyargının tanımı, kişinin eylemlerini veya algılarını etkileyen belirli bir etnik köken, cinsiyet veya sosyal gruptan insanlara karşı kayırmacılık veya önyargıdır. Peki, bilinçsiz önyargı performans derecelendirmelerini nasıl etkileyebilir?
1. Yakınlık önyargısı: Birlikte daha fazla zaman geçirdiğiniz iş arkadaşlarınıza daha yüksek puan veriyorsunuz. Hibrit çalışma dünyasında bu durum her zamankinden daha belirgin. Ofiste çalışan iş arkadaşlarınızı uzaktan çalışanlara kıyasla daha yüksek puanlamanız muhtemeldir.
2. Zamanlama önyargısı: Son dönemdeki başarılarınızı yılın başındakilerden daha yüksek değerlendiriyorsunuz.
3. Benzerlik önyargısı: Size benzeyenlere karşı daha olumlu davranırsınız. Örneğin, benzer ilgi alanlarına ve becerilere sahip olan veya aynı üniversiteye gitmiş olan değerlendiricilere karşı daha olumlu olabilirsiniz.
4. Onaylama önyargısı: Önceden var olan inançlarınızı doğrulamak için bilgi ararsınız.
5. Hoşgörü önyargısı: Düşük performansı görmezden geliyorsunuz."
➡️ Bunlar, işyerine düzenli olarak sızabilen önyargı türlerinden sadece birkaçıdır. Diğerleri hakkında bilgi edinmek ve bunları ortadan kaldırmak için neler yapabileceğimizi öğrenmek için geri bildirim ön yargısı hakkındaki kapsamlı kılavuzumuza göz atın.
3. Grup dinamiklerinde gezinme
Kalibrasyon komiteniz bir dizi kişilik ve yönetim tarzından oluşacaktır. Ve şok, dehşet, herkes anlaşamayacaktır.
Başarılı performans kalibrasyonlarının anahtarı, grup dinamiklerinin nasıl işlediğini anlamaktır.
Kalibrasyonun bir uzlaşmaya varmayı amaçladığını unutmayın, bu nedenle herkes duyulduğunu ve saygı gördüğünü hissetmelidir.
Aşağıdaki teknikleri deneyin:
- Konuşmaların hararetlenmesi halinde arabuluculuk yapabilecek bir kolaylaştırıcı atayın.
- Net iletişim kuralları oluşturun ve sınırlar belirleyin; örneğin hakaret etmekten veya saldırgan bir dil kullanmaktan kaçının.
- Kalibrasyon katılımcılarını aktif dinleme göstermeye teşvik edin.
- Gelecek dönemler için kalibrasyon komitesi üyelerini değiştirmeyi düşünün.
➡️ Zavvy'nin 360° büyüme sistemi ile performansı ve büyümeyi artırın
Zavvy, süreçteki ayak işlerini ortadan kaldırmak için dahili kalibrasyona sahip performans değerlendirme yazılımı sunar. Not: Kalibrasyon yalnızca geri bildirimi değerlendirilen kişilerle paylaşmadan önce gerçekleştirilebilir.
Zavvy'de şu şekilde çalışıyor:
- Gözden geçirenler kalibrasyonun devam ettiğine dair bir bildirim alırlar.
- Gözden geçirenler Zavvy'de geri bildirim türü, geri bildirim döngüsü, yönetici, işe alım tarihi, soru ve daha fazlası gibi filtreler uygulayabilir.
- Değerlendiriciler, kalibrasyon komitesi tartışmalarına dayanarak puanları (gerektiği şekilde) ayarlayabilir.
Yöneticileriniz kalibrasyonu tamamladığında, sonuçlar çalışanlarınız için hazırdır. Sadece kalibre edilmiş puanları görecekler.
Hepsinden iyisi mi? Zavvy, sadece birkaç tıklama ile performans geri bildirimlerinin toplanmasını ve iletilmesini otomatikleştirir!
📅 Kuruluşunuzda adil bir performans inceleme süreci tasarlamaya ve sürdürmeye hazır mısınız? Bugün bir Zavvy demosu için rezervasyon yapın.