11 Temel Geri Bildirim Yöntem ve Tekniğini Keşfedin ve Etkili Geri Bildirim Vermeyi Öğrenin
Çalışanların düşük performans göstermesine giden yol iyi niyetle döşenmiştir. Geri bildirimde bulunarak çalışanın işten ayrılmasına neden olmak istemezsiniz. Bu yüzden endişelerinizi bastırır ve hatalarını tekrarlamalarına izin verirsiniz.
Soruna burun kıvırdığınızda, personeliniz ne kadar iyi ya da kötü durumda olduklarını bilemeyecektir. Bu da düşük moral için alan yaratır. Çalışanlar hedeflerine ulaşmak için motivasyonlarını kaybedecek ve sonuçta kaçınmaya çalıştığınız şey ortaya çıkacaktır.
Bu senaryodan çıkarılacak en önemli sonuç, geri bildirimin zirvede kalmaya çalışan her kuruluş için olmazsa olmaz olduğudur. Ancak daha da önemlisi, bu geri bildirimi doğru şekilde vermeniz gerekir.
Diyelim ki her şeye rağmen geri bildirim vermeye karar verdiniz ve kendinizi çok kişisel veya sert davranırken buldunuz. Böyle bir yaklaşım siz, çalışan ve kurum için feci sonuçlar doğurabilir.
Bu makale, bu tür felaketleri önlemek için farklı geri bildirim türlerini ve tekniklerini kapsamlı bir şekilde açıklamaktadır.
🔄 Doğru geri bildirim neden önemlidir?
Çalışanların sadece %2 'si geri bildirim sonrası bağlılık gösteriyor.
Ancak etkili geri bildirim, yöneticiler ve doğrudan raporları arasında düzenlenen bir gözden geçirme oturumundan daha fazlasıdır.
Bunun yerine, yapıcı geri bildirim alışverişi, takiplerin planlanması ve SMART hedeflerin belirlenmesi ile karakterize edilen sürekli bir süreçtir.
Tüm bu faktörler, kötü alışkanlıkların daha fazla filizlenmemesini ve yarın daha önemli sorunlara dönüşmemesini sağlar.
Tüm çalışanlar aynı değildir, bu nedenle herkese uyan tek bir teknik ideal değildir. Doğru geri bildirim yöntemleri, çalışanların bu dinamik yapısını dikkate alır ve sorunların çözümünde bilinçli kararlar almanıza yardımcı olur.
Bazı çalışanlar dışa dönüktür ve yapıcı geri bildirim almak için sizinle yüz yüze oturmaktan çekinmezler.
Diğerleri gözünüzün içine bakamayacak kadar utangaç olabilir ve 360 geri bildirim yoluyla anonim olarak yapılmasını tercih edebilir.
🔍 Çalışan geri bildirim türleri
Sağlayıcı tarafından
Kendi kendine geri bildirim kendinize geri bildirim vermek anlamına gelir.
Öz-geribildirim soruları, çalışanları güçlü ve zayıf yönleri ile başarılarını belirleyerek performansları hakkında içgörü kazanmaya iter. Bu, iş arkadaşlarınızdan destek alırken daha iyi olmak için atacağınız sonraki adımları belirlemenize yardımcı olur.
Akran geri bildirimi (veya 360 akran değerlendirmesi) çalışanların geri bildirim alışverişinde bulunması anlamına gelir.
Akran değerlendirmesi anonim olarak gerçekleştirilebilir. Akranlar genellikle yöneticiler veya insan kaynakları tarafından oluşturulan anket formlarını kullanarak görüşlerini paylaşır.
Akran geri bildirimi, role özgü beceri ve yetkinliklere veya işbirliği, ekibe katkı vb. gibi daha genel alanlara odaklanabilir.
Çalışanlar, herkes benzer görevleri deneyimlediğinde ve her gün aynı çalışma alanını paylaştığında bir dayanışma duygusu geliştirir. Bu yakın iş ilişkisi, birbirlerini daha iyi tanımalarını, hatta bazen yöneticilerden daha iyi tanımalarını sağlar.
Ayrıca, birbirlerine anlayışlı geri bildirimler vermek için onları en iyi konuma getirir.
Yukarı doğru geri bildirim olarak da bilinen yönetici geri bildirimi, hiyerarşinin en altından en üstüne doğru hareket eder.
Burada çalışanlar yöneticilerine geri bildirimde bulunurlar.
Bu geri bildirim türü yöneticilere yardımcı olur:
- Kör noktaları ortaya çıkarın;
- Çalışanların düşük performans göstermesine veya işten ayrılmasına neden olabilecek veya katkıda bulunabilecek yönetsel beceri kusurlarını ele alın.
Aşağı doğru geri bildirim hiyerarşide yukarıdan aşağıya doğru bir geri bildirim akışıdır.
Bu, yöneticilerin doğrudan raporlarıyla bire bir performans değerlendirmeleri yapmasını veya yöneticilerin aşağı doğru geri bildirim anketlerini doldurmasını içerebilir.
Geri bildirim toplandıktan sonra, yönetici çalışana ne kadar iyi performans gösterdiğini, hangi alanlarda iyi olmadığını ve kendini geliştirmek için neler yapabileceğini anlatır.
Formata göre
Gayri resmi geri bildirim, profesyonel bir şekilde değil, gündelik bir şekilde verdiğiniz geri bildirim anlamına gelir. Bunun için bir tarih belirlemenize veya plan yapmanıza gerek yoktur, çünkü bu rastgele gerçekleşebilir.
Örneğin, meslektaşlar mola odasında kahve içerken gayri resmi geri bildirimler paylaşabilir.
Resmi geribildirim zamanlama gerektirir ve süreklidir. Resmi değerlendirmeler de zorunludur, yani tüm çalışanlar katılmak zorundadır. Buna örnek olarak yıllık performans değerlendirmeleri veya yönetici ve akran geri bildirimleri verilebilir.
Biçimlendirici geri bildirim bir pilot test gibi çalışır. Çalışanların işe alımı veya eğitimi öncesinde veya sırasında gerçekleşir. Amacı, yöneticilerin çalışanlardan eğitimin eksik yönleri ve ihtiyaçlarını karşılamak için eğitimi nasıl uyarlayabilecekleri konusunda yanıt almalarına yardımcı olmaktır.
Örneğin, biçimlendirici geri bildirim, "Eğitim konuları anladığınız şekilde öğretiliyor mu?", "Eğitim hedeflerine ulaşılacağına dair göstergeler var mı?" gibi sorulara yanıt verir.
Özetleyici geri bildirim, bir eğitim programı sona erdikten sonra gerçekleşir. Bu, yöneticilerin eğitimin etkinliğini ölçmek için kullandıkları çalışanlardan gelen yanıtlardır.
Örneğin, yöneticiler çalışanların beceri ve yeterliliklerindeki önemli gelişmeleri ölçmek için eğitim konularına göre çalışanları test edecektir. Sonuçlar daha sonra ileriye dönük olarak izlenecek en iyi yol konusunda yöneticilerin kararlarını etkileyecektir.
Kaliteye göre
Yapıcı geri bildirim Söylentiler veya varsayımlar yerine gerçekleri ve gözlemleri birleştirir. Amaç, alıcının neyi doğru ya da yanlış yaptığını ve bunun kurum üzerindeki etkisini anlamasına yardımcı olmaktır. Ayrıca, hedef belirlemelerine yardımcı olarak hatalarını düzeltme fırsatına sahip olduklarını bilmelerini sağlar.
Bu arada, geri bildirim veren tarafsız kalır ve alıcıya karşı kişisel duygularını bir kenara bırakarak etkinliğini artırır.
Örneğin: "Sarah, toplantılar sırasında ne kadar sesli konuştuğuna hayranım. Bence meslektaşlarının konuşmaları bitene kadar sözlerini kesmesen iyi olur. Bir dahaki sefere aksamaları önlemek için başkana işaret vermeyi deneyebilirsin. Kulağa nasıl geliyor?"
💡Daha fazla örneğe mi ihtiyacınız var? Belirli beceri ve davranış senaryoları için 30 ek yapıcı geri bildirim örneği topladık. Ayrıca, yöneticiler için bazı pratik ipuçları da ekledik.
Yıkıcı geri bildirim, çalışanların kişiliklerine doğrudan saldıran veya kusurlarını avlayan geri bildirimlerdir. Alıcıya sorunun ne olduğunu, nasıl ve neden bir sorun olduğunu ve bunu çözmek için ne yapabileceğini söylemez.
Örneğin: "Sarah, çok konuşuyorsun."
Takdir geri bildirimi çalışanların takdir edilmesine odaklanan bir geri bildirim türüdür. Amaç, sıkı çalışmaları ve işyerine katkıları için onları takdir etmektir.
Örneğin: "Beni kontrol ettiğin ve projelerle ilgili güncel kalmama yardımcı olduğun için teşekkür ederim. Harika bir ekip koordinatörüsünüz."
👩🏫 5 Geri bildirim verme teknikleri
Geri bildirim sandviçi
Geri bildirim sandviçleri katmanlıdır:
- en tepede bir iltifat;
- ortada olumsuz bir ifade;
- altta başka bir olumlu ifade.
İşte böyle görünüyor:
En iyi topuz: Thomas, yeni işe alınanların daha etkili bir şekilde işe alınması konusundaki sunumuna bayıldım.
Et: Ancak, daha ilgi çekici olması gerektiğini düşündüm. Kısaltmayı ve daha canlı davranmayı deneyin.
Temel topuz: Ama genel olarak, harika iş! İyi çalışmaya devam edin!
Bu değerlendirme-kaçınma tekniği antik Yunan filozofları Democritus ve Aristippus'a kadar uzanır. Varoluşumuzun her noktasında hazzı en üst düzeye çıkarmanın ve acıdan kaçınmanın insan doğası olduğuna dair bir teori geliştirdiler.
Günümüzde pek çok işveren bu tekniği, çalışanlarına yönelik eleştirilerinin etkisini yumuşatmak için kullanmaktadır.
Ancak geri bildirim sandviçi yutulacak kadar lezzetli değildir.
Yöneticiler için yaslanacakları bir koltuk değneği görevi görürken, geri bildirimin ana mesajı geçiş sırasında kaybolur. Çalışanlarınız şöyle düşünmeye başlayabilir: "İyi mi yaptım, kötü mü yaptım? Kafam karıştı."
Bir dahaki sefere geri bildirim vermeye çalıştığınızda, olumlu haberlerden sonra kötü haberler bekleyebilirler ve böylece güven azalır.
Bunu ele almak için:
- Olumlu şeylerle başlayın;
- yapıcı girdi sağlamak;
- Ana noktanızı daha fazla iltifatla karıştırmak yerine, geri bildirimi çalışanların durumu düzeltmek için kullanabilecekleri eyleme geçirilebilir çözümlerle bitirin.
İyileştirme diyalogları
İyileştirme diyalogları, çalışanları geri bildirim vermeleri için sorularla zorlamadan konuşturmaya yönelik eğlenceli geri bildirim yöntemleridir. Oyun basittir. Siz ve bir çalışan birlikte oturarak bir yığın kart arasından seçim yaparsınız ya da üzerinde yarım kalmış diyalogların yazılı olduğu bir listeden seçim yaparsınız.
Her bir ifade farklı bir konuyu temsil etmektedir.
Örneğin: "Şu durumlarda daha iyi performans gösteriyorum..." (performans faktörleri), "Şu konularda daha fazla şey öğrenmek istiyorum..." (eğitim ihtiyaçları).
Çalışanlar bir ifade seçtiklerinde, akıllarına ne gelirse onunla bitirmek zorundadırlar.
Örneğin: "İşbirliğine dayalı bir ortamda daha iyi performans gösteriyorum."
O halde kendi beyanınızla yanıt vermek size kalmış.
Bu katkı, topun yuvarlanmasını sağlar ve girdilerinizle sohbeti oluşturmanıza yardımcı olur. Bu şekilde, konu hakkında yeterli içgörü toplayabilirsiniz.
Bunu başardığınızda, oyun çalışanınızın başka bir kart seçmesi veya başka bir ifade seçmesiyle devam eder.
DESC komut dosyası
Etkisiz geribildirim belirsiz ve odaksızdır; DESC senaryosunun çözmeye çalıştığı iki önemli sorun da budur.
DESC kısaltması Tanımla, İfade Et, Belirle ve Sonuçlar anlamına gelir. Amacı, geri bildirim alıcısına sorunun mükemmel bir resmini çizmek ve tercih edilen sonucu anlamalarına yardımcı olmaktır.
Geri bildirimin tanımlayıcı kısmı, iş arkadaşlarının toplu gözlemlerine değil, vericinin kişisel olarak gözlemlediği davranışlara odaklanır.
Bireysel içgörüler almak, alıcının akranları tarafından çeteleşmiş hissetme olasılığını ortadan kaldırır.
DESC tekniğinin ifade aşaması, alıcıya durumun sizi nasıl hissettirdiğini veya olumsuz etkilediğini anlattığınız aşamadır. Ardından, ileriye dönük olarak ne yapmalarını istediğinizi belirtir ve önerdiğiniz şeyin sonuçlarını (hem olumlu hem de olumsuz) söylersiniz.
Örneğin: "Ethan, dün projemizi bitirmek için ofiste kaldım. Bu nedenle eve geç geldim. İkimizin de görevlerini yerine getirme sorumluluğu beni strese soktu. Gelecekte birlikte yakın çalışmamızı tercih ederim. Bu şekilde projeleri daha erken tamamlayabilir ve bir sonraki projeye daha hızlı başlayabiliriz".
Ne ve neden
"Ne ve neden" tekniği basittir.
Olumlu geri bildirim veya yapıcı eleştiri vermek istediğinizde, bir çalışanın ne yaptığına (ne) odaklanın ve ardından bunun neden etkili veya etkisiz olduğunu (neden) söyleyin.
Bu teknik, herhangi bir çalışanın şüphelerini ve korkularını siler, çünkü bunun kişilikleriyle ilgili olmadığını bilirler. Bunun yerine, yaptıkları bir şeyle ilgilidir ve bu eylemin yansımalarını göreceklerdir.
İleriye dönük olarak, bu olumlu tutumları daha fazla sergilemeleri veya hataları tekrarlamaktan kaçınmaları daha kolay olacaktır.
Örneğin: "Nadia, müşterimize karşı özenli tutumunuzun onları rahatlattığını hissediyorum. Kendilerini değerli hissettiklerini ve iş görüşmeleri için daha istekli olduklarını görebiliyordum."
İleri Besleme
İleri besleme, geçmiş veya mevcut davranışlara odaklanılan geri beslemeden daha çok gelecekle ilgilidir.
Bu tekniğin amacı, dikkatimizi değiştiremeyeceğimiz eylemlerden uzaklaştırmaktır.
Halihazırda yapılan hatalar ve eylemler sabittir. Bunları değiştirmek için zamanda geriye gidemeyeceğinize göre, en iyi çözüm geleceğin olanaklarını genişletmektir. İleri besleme, başka bir hata yapılmasını önlemeyi amaçlar.
Feedforward, "Mike, son üç gündür işe geç geliyorsun" demez. Bunun yerine, "Mike, önümüzdeki birkaç hafta boyunca Thomas'la aynı arabayı kullanmanı öneririm. O her zaman ofise erken gelmeyi başarır."
💡 Daha etkili geri bildirim vermek için 4 ipucu
1. Spesifik olun
Suçlama oyununu oynamak ve çalışanlarınızın son birkaç hafta içinde yaptığı hataları gündeme getirmek kolaydır.
Ancak geri bildirim, lafı dolandırdığında bayat ve etkisiz hale gelir.
Bunun yerine, çalışanlarınızın son zamanlarda sergilediği tek bir davranışa odaklanın ve ardından bu davranışın neden bir sorun olduğunu açıklayın.
Tüm arka plan bağlamlarına sahip olduklarını varsaymayın. Siz işaret edene kadar bunun büyük bir sorun olduğunu bile bilmiyor olabilirler.
Örneğin, "Anna, ben konuşurken sürekli sözümü kesiyorsun" demeyin.
Bu durum çalışanı savunmaya iter ve bunun ne zaman gerçekleştiğini merak eder.
O zaman yanıldığınızı kanıtlamak zorunda kalırlar.
İşte soruna yaklaşmanın daha iyi bir yolu.
"Anna, bu sabah ekip toplantısı sırasında konuşmamı böldün...."
Bu yaklaşım, durumun gerçekleştiği zamanı ve nerede gerçekleştiğini belirtir. Böylece çalışanların hatalarını hatırlamaları ve düzeltmeleri daha kolay olur.
2. Dinle
Çalışanların %34 'ü fikirlerini dile getirdiklerinde yöneticilerinin onları dinlemediğini söylüyor.
Yöneticiler genellikle çalışanlarına neyi doğru ya da yanlış yaptıklarını söylemeye kendilerini kaptırırlar. Ancak bir an durup dinlemek de çok önemlidir. Soruna siz de katkıda bulunuyor olabilirsiniz.
Çalışanlarınızın bakış açılarını dinlemek, yaptığınızın farkında bile olmadığınız hataları aydınlatabilir.
Ayrıca işyerindeki sorunlara gerçekçi çözümler üretmenize de yardımcı olacaktır.
3. Uygulanabilir tavsiyeler verin
Çalışanların bir sonraki adımı bilmelerine yardımcı olmak için her zaman çözüm önererek geri bildirimi sonlandırın.
Her zaman aklınızı okuyamazlar.
Yani "U.I. tasarımlarınızı geliştirmenizi istiyorum" dediğinizde ne demek istediğinizi anlamayacaklardır.
Kendinizi onların yerine koyun ve ardından duruma nasıl yaklaşacağınıza dair tavsiyelerde bulunun.
En önemlisi, bu çözümlerin uygulanabilir ve onlara uyacak şekilde kişiselleştirilmiş olmasına izin verin.
Onlara bütçelerinin ve programlarının elvermediği pahalı eğitim kurslarına kaydolmalarını tavsiye etmek talihsizlik olur.
4. Tutarlı olun
Herkesin geri bildirim beklediği ve buna önceden hazırlandığı bir geri bildirim kültürü oluşturun. Geri bildirim eğitim programları sunarak kuruluşunuzda büyüme zihniyetini teşvik edin. Bu şekilde, organizasyon yapısının en tepesinden en altına kadar herkes doğru şekilde geri bildirim vermeyi ve almayı öğrenir.
Ancak genel olarak, kendinizi tek bir geri bildirim kanalıyla sınırlamayın. Bunun yerine, her çalışanın rahat etmesini sağlamak için birden fazla geri bildirim yöntemi ve tekniğinden yararlanın.
İpucu: 360 geri bildirim yazılımı kullanın ve utangaç olanlar için sıkı anonimlik ayarlarını etkinleştirin. Ayrıca, sonuçları tartışmak için bire bir etkileşimler kullanın.
➡️ Performansı ve büyümeyi artırmak için bir geri bildirim kültürü oluşturun
Geri bildirim verme düşüncesi ne kadar korkunç görünse de, çalışanlarınızla aranızda güven inşa etmenin en etkili yoludur.
Çalışanlar, girdilerini paylaşmaları için güvenli bir alan yaratarak ve bu girdileri kurumda işleri tersine çevirmek için kullanarak size daha fazla güveneceklerdir. Sonuç olarak, rollerine ve sonuç üretmeye daha bağlı ve adanmış olacaklardır.
Ancak gelişen bir geri bildirim kültürü, akış şemalarından veya planlanmış toplantılardan daha fazlasına ihtiyaç duyar. Herkes elini taşın altına koymalı ve tüm geri bildirim türleri eşit olmadığı için ilgili süreçler herkesin ihtiyaçlarına uygun olmalıdır.
Geri bildirim çözümümüz, kuruluşunuzun DNA'sına uygun bir geri bildirim kültürü oluşturmanıza olanak tanır.
Geri bildirimleri sadece 1:1'lerde ve performans değerlendirme döngülerinde değil, sürekli ve sık sık çalışanlarla paylaşın.
Demo almak için uzmanlarımızla konuşun.