20 İlgi Çekici Bir İşyeri Kültürü Oluşturmak İçin Çalışan Geri Bildirimine Yönelik En İyi Uygulamalar
Geri bildirim vermek ve almak, çalışan deneyiminin önemli bir parçasıdır. Ancak anlamlı ve yapıcı geri bildirim vermek her zaman çocuk oyuncağı değildir.
İçeriği %100 olumlu olmasa bile çalışanlarınızın geri bildirim almasını nasıl sağlarsınız?
Ve geribildirimi gerçekten daha iyi hale getirmek için uygulayabileceklerinden nasıl emin olabilirsiniz?
Geri bildirim vermek, çalışanlarınıza işlerine ve katkılarına değer verdiğinizi göstermenin en iyi yollarından biridir. Ancak, yıllık kişisel olmayan bir performans değerlendirmesi için onları çağırmak yeterli değildir.
In this article, we'll discuss how to craft meaningful employee feedback that will actually make a difference and help your employees grow in the right direction.
Özellikle her şey olumlu olmadığında, incelikle geri bildirim vermenize yardımcı olacak çalışan geri bildirimi en iyi uygulamaları listemizi keşfedin.
🔄 Çalışan geri bildirimi iş başarısı için neden çok önemlidir?
Today's workforce doesn't just want to work. Instead, employees want to work somewhere with purpose, where they can learn and grow. Your people are even willing to take a pay cut to have a job enabling them.
"Across age and salary groups, workers want meaningful work badly enough that they're willing to pay for it." Harvard Business Review.
Çalışan geri bildiriminin temel ilkesi, çalışanlara insan gibi davranmaktır. Para kazanma makinesinin yüzsüz dişlileri değil, umutları, hırsları ve hayalleri olan insanlar.
"Employees who believe management is concerned about them as a whole person – not just an employee – are more productive, more satisfied, more fulfilled. Satisfied employees mean satisfied customers, which leads to profitability." Anne M. Mulcahy, former CEO of Xerox.
Google, Cisco, Microsoft ve Salesforce gibi dev şirketlerin çalışan bağlılığına bu kadar yatırım yapmasının nedeni budur. Kârlarının ve büyümelerinin, yani hayatta kalmalarının buna bağlı olduğunu biliyorlar.
Bağlı bir işgücü geliştirmek aynı zamanda şirketinizde güçlü bir geri bildirim kültürü oluşturmak anlamına gelir.
Çalışanların herhangi bir tepki görmeden geri bildirim verebileceklerini ve alabileceklerini hissetmeleri gerekir. İK'nın ve patronlarının onları önemsediğini ve seslerini dinlediğini bilmeleri gerekir.
The benefits of having a feedback system in your company are well-documented. Companies with strong feedback cultures see:
- Daha az devamsızlık;
- Geliştirilmiş üretkenlik;
- Daha az ciro;
- Daha sağlıklı ve mutlu çalışanlar;
- Daha yüksek kârlar;
- Daha fazla müşteri memnuniyeti;
- Daha hızlı büyüme;
- Daha hızlı inovasyon.
Basit bir formül: bağlı çalışanlar = daha iyi iş sonuçları.
Çalışan geri bildirimleri bu potansiyeli ortaya çıkarmanın anahtarlarından biridir.
💡 14 Çalışanlara geri bildirim vermek için en iyi uygulamalar
Çalışanlara geri bildirim vermek bir bilim değil, bir sanattır. Yine de, geri bildirimlerinizin her zaman yerinde olmasını sağlamak için İK ekiplerinin izleyebileceği bazı denenmiş ve doğru en iyi uygulamalar vardır.
1. Geri bildirime aklınızda net bir hedefle başlayın
Öncelikle, bir adım geri atın ve geri bildiriminiz ile neyi başarmaya çalıştığınızı düşünün.
Olumlu pekiştirme mi yapmak istiyorsunuz? Belki de belirli bir sorunu ele almanız gerekiyordur? Ya da sadece bir çalışanın belirli bir alanda büyümesine mi yardımcı olmak istiyorsunuz?
İpucu: Olabildiğince spesifik olun.
" Harika bir iş çıkarıyorsun!" veya "Tutumun hakkında konuşmalıyız" gibi genel yorumlardan kaçının.
Onun yerine şöyle bir şey dene:
"Geç sevkiyatla ilgili müşteri şikayetini nasıl ele aldığınızı fark ettim. Harika iş çıkardın!" veya
" Geçen ayki devamsızlıkların konusunda endişeliyim. Neler olduğu hakkında konuşabilir miyiz?"
2. Geri bildirimi yapıcı bir şekilde çerçevelendirin
Çalışanların geri bildiriminizi nasıl alacağını kontrol edemezsiniz, ancak bunu nasıl ileteceğinizi kontrol edebilirsiniz.
İpucu: Özellikle bir sorunu ele almak istediğinizde, geri bildiriminizi yapıcı bir şekilde çerçeveleyerek asla yanlış yapamazsınız.
İşte "olumsuz" geri bildirimleri yapıcı geri bildirimlere dönüştürmenin yolları:
- Olumsuz: "Zamanında geleceğinize güvenemeyiz."
- Yapıcı: "Son zamanlarda geç geldiğini fark ettim. Zamanında gelmene yardımcı olmak için yapabileceğimiz bir şey var mı?"
- Olumsuz: "Satış kotanızı karşılayamıyorsunuz."
- Yapıcı: "Rakamları kontrol ettim ve olmanız gereken yerde değilsiniz. Daha fazla anlaşmayı nasıl kapatabileceğine dair bazı stratejiler üzerinde beyin fırtınası yapalım."
- Olumsuz: "İşte tembellik yapıyorsun."
- Yapıcı: "Eskisi kadar çok proje üstlenmediğinizi fark ettim. Sana yardımcı olabileceğimiz bir şey var mı?"
İpucu #1: Yapıcı geri bildirimin sorunu nasıl bir büyüme fırsatına dönüştürdüğüne dikkat edin.
2. İpucu: Yapıcı geri bildirimler vermek, sadece suçlamak yerine çalışanın başarılı olmasına yardımcı olmakla daha fazla ilgilendiğinizi gösterir.
3. Mutlak ifadeler kullanmayın
İşyerinde geri bildirim verirken "her zaman", "asla" ve "her seferinde" gibi mutlak terimler kullanmaktan kaçının.
Birincisi, nadiren doğrudur ve genellikle sadece abartıdır. İkincisi, inciticidir.
İpucu #1: Hiç kimse kendini geliştiremeyecekmiş gibi hissetmek istemez.
İpucu #2: Geri bildirim için belirlediğiniz spesifik hedefe geri dönün. Ele almak istediğiniz belirli davranış hakkında konuşun ve genellemeler yerine somut örnekler kullanın.
Örneğin, geç kalmalarını onlarla tartışmak istiyor musunuz? "Hep geç kalıyorsun" demek yerine geçen ay kaç gün geç kaldıklarını belirtin.
İpucu #3: Sohbeti kapatmak yerine verimli bir sohbet başlatın.
4. Çalışanlara iltifat sandviçi yedirmeyin
"İltifat sandviçi", olumlu geribildirimlerin arasına olumsuz bir yorum sıkıştırdığınızda, bunun hapı yutmayı kolaylaştıracağını düşünmenizdir.
Genelde şöyle bir şey oluyor:
"Genel olarak harika gidiyorsun, ancak zaman yönetimi becerilerin üzerinde çalışmalısın. Son zamanlarda çok geç geldiğini fark ettim. Bu arada geçen haftaki büyük projede harika iş çıkardın!"
Bu yaklaşımla ilgili sorun, çalışanların bunu hemen anlamasıdır. Sadece kötü haberi yumuşatmaya çalıştığınızı bilirler. Ayrıca "iltifatın" kulağa sahte gelmesine neden olur.
İpucu #1: Nefesinizi boşa harcamak yerine (onların zamanından bahsetmiyorum bile) sadede gelin.
İpucu #2: Geri bildirim verirken doğrudan, dürüst ve saygılı olun. Yapıcı geri bildirim vermeye çalıştığınız sürece doğru yoldasınız demektir.
5. Geri bildiriminizin tonunu iş ilişkisine göre uyarlayın
Geri bildiriminiz çalışanla olan iş ilişkinizi göz önünde bulundurmalıdır. Örneğin, bu kişi meslektaşınız mı, doğrudan raporunuz mu yoksa amiriniz mi?
Amirinize veya yöneticinize geri bildirimde bulunuyorsanız, daha resmi ve profesyonel olmak isteyeceksiniz.
Öte yandan, bir meslektaşınıza geri bildirimde bulunuyorsanız, biraz daha rahat davranabilirsiniz.
Ve eğer doğrudan bir rapora geri bildirim veriyorsanız, ikisi arasında bir denge kurmak isteyeceksiniz.
İpucu: Geri bildiriminizin tonunu iş ilişkisine göre uyarlamak, iyi algılanmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
6. Geri bildirimi iki yönlü bir konuşma haline getirin
İşyerinde etkili geri bildirim vermek işin sadece yarısıdır.
Diğer yarısı ise çalışanların söylediklerinizi gerçekten dinlediğinden emin olmaktır. Ve sadece kafa sallamak değil.
İpucu: Geri bildirimin alındığından emin olmak için aktif dinleme pratiği yapmalısınız. Geri bildirim oturumunu tek yönlü bir konuşmadan iki yönlü bir diyaloğa dönüştürün.
İşte aktif dinleme için bazı ekstra ipuçları:
- Anladığınızdan emin olmak için çalışanın söylediklerini tekrarlayın.
- Açıklığa kavuşturmak için sorular sorun.
- Sözünüzü kesmekten kaçının.
- Not al.
Aktif dinleme, çalışanlara fikirlerine saygı duyduğunuzu ve söylediklerini duymak istediğinizi gösterir.
7. Yıllık değerlendirmeyi beklemeyin
İK politikalarınız yalnızca yıllık değerlendirme sırasında geri bildirim vermenizi gerektiriyorsa, yanlış yapıyorsunuz demektir.
Yılda bir geri bildirim oturumu, çalışanlarınızın günlük olarak ne yaptığı hakkında çok az fikriniz olduğu veya hiç fikriniz olmadığı anlamına gelir.
İpucu #1: Geri bildirimi yılda sadece bir kez değil, sürekli olarak verin. Bu şekilde, çalışanlar ilerledikçe rotalarını düzeltebilir ve siz de gözden geçirme zamanı geldiğinde herhangi bir sürprizden kaçınabilirsiniz.
İpucu #2: Eksiksiz ve daha incelikli bir resim elde etmek için 360 geri bildirim kullanın.
"Düzenli geri bildirimin" sizin için nasıl bir şey olduğuna siz karar verin, ancak burada sürecinize dahil edebileceğiniz bazı ipuçları var:
- Proje sonrası bilgilendirme toplantıları: Her büyük projeden sonra neyin iyi gittiğini ve neyin geliştirilebileceğini tartışmak için ekibinizle bir toplantı planlayın.
- Bire bir görüşmeler: Doğrudan rapor verenlerle haftalık veya iki haftada bir bire bir toplantılar düzenleyin. Bu toplantıları kontrol etmek ve zorluklarla karşılaşıp karşılaşmadıklarını veya desteğe ihtiyaç duyup duymadıklarını görmek için kullanın.
- Gayri resmi kontroller: Bunlar, gün boyunca çalışanlarla yapabileceğiniz kısa, doğaçlama konuşmalardır. Örneğin, onlara günlerinin nasıl geçtiğini veya belirli bir proje hakkında ne hissettiklerini sorabilirsiniz.
- Ekip toplantıları: Düzenli ekip toplantıları planlayarak her ekiple iletişim kurun. Bu toplantılar, son projeler hakkında geri bildirim vermek ve gelecek için beyin fırtınası yapmak için iyi bir zamandır.
8. Bir çalışanın kontrolü dışındaki şeyleri eleştirmeyin
Bir çalışanı kendi kontrolü dışındaki bir şey için eleştirmenin bir anlamı yoktur.
Örneğin, bir müşterinin faturasını zamanında ödemediği için onları eleştirmezsiniz. Bir çalışanın bu durumu iyileştirmek için yapabileceği tek şey müşteriyi takip etmek ve gerekirse konuyu gündeme getirmektir. (İş akışlarına bir ödeme hatırlatıcısı gönderecek bir faturalama yazılımı ekleyebilirsiniz).
Bunun yerine, geri bildiriminizi çalışanın değiştirebileceği ve geliştirebileceği şeylere odaklayın.
İşte bazı örnekler:
- tavırları;
- onların iş ahlakı;
- iletişim tarzları;
- yönlendirme alma becerileri.
Bunların hepsi, durum ne olursa olsun bir çalışanın üzerinde çalışabileceği şeylerdir.
9. Geri bildirim önyargısına dikkat edin
Geri bildirim önyargısı, objektif ve ölçülebilir gerçekler yerine kişisel deneyimler ve değerlendirdiğiniz çalışana yönelik tutumlar geri bildirimi şekillendirdiğinde ortaya çıkar.
Bir kişinin yaşı, cinsiyeti veya kökeni hakkındaki önyargılar, geri bildiriminizi şekillendirirken somut gerçeklerin önüne geçebilir.
➡️ Temel nedenlerini anlayarak geri bildirim önyargısını ele alın ve işyerinde bilinçsiz önyargının üstesinden gelmek için 5 ipucumuzla harekete geçmeye başlayın.
10. İyileştirme için net adımlar belirleyin
Çalışanlarınıza geri bildirim verdiniz. Şimdi ne olacak?
Bir çalışana sadece ne üzerinde çalışması gerektiğini söylemek yeterli değildir - aynı zamanda ona net bir eylem planı da sunmanız gerekir.
Bir eylem planı oluşturmak şu anlama gelebilir:
- küçük hedefler belirlemek;
- takip toplantılarının planlanması;
- Onlara üzerinde çalışmaları için belirli bir görev vermek.
Bu şekilde, büyümelerinin önemli olduğunu bilirler ve birlikte belirlediğiniz hedeflere ulaşma konusunda kendilerini sorumlu tutarlar.
11. Çalışanlara geri bildirim verdikten sonra takip edin
Çalışan geri bildirimlerini tek seferlik bir olay olarak değil, gelişen bir süreç olarak ele alın.
İpucu: Geri bildirim verdikten sonra, çalışanın nasıl ilerlediğini görmek için daha sonraki bir tarihte takip edin. Gelişmelerine yardımcı olmaya kararlı olduğunuzu gösterin.
İşte etkili bir şekilde nasıl takip edebileceğiniz:
🔹 Takip toplantısı için belirli bir tarih ve saat belirleyin.
🔹 Çalışanın ilerlemesine (veya ilerlememesine) ilişkin örneklerle hazırlıklı gelin.
🔹 Çalışanın bakış açısını dinlemeye açık olun.
🔹 Agresif görünmekten kaçının.
Doğru şekilde takip ederseniz, geri bildirim oturumlarını güven inşa etmek ve çalışanlarla ilişkilerinizi güçlendirmek için bir fırsat olarak kullanabilirsiniz.
12. Gerçek zamanlı geri bildirim ekleyin
Planlanmış geri bildirim oturumlarına ek olarak, çalışanlara gerçek zamanlı geri bildirim vermek için de çaba gösterin.
Örneğin, bir çalışanın iyi bir şey yaptığını görürseniz, bunu hemen ona bildirin. Bu onlara dikkatinizi verdiğinizi ve sıkı çalışmalarını takdir ettiğinizi gösterecektir.
İpucu: Çalışanların kaydettiği ilerlemeyi takdir etmek, onları gelecekte de iyi çalışmaya devam etmeleri için teşvik edecektir.
13. Toplum içinde eleştirmeyin
Çalışanlara olumsuz geri bildirim mi vermeniz gerekiyor? Bunu herkesin içinde yapmaktan kaçının. Çalışanı utandırmak ve savunmaya geçmesine neden olmak istemezsiniz.
İpucu #1: İnsanlara özel olarak konuşmak için müsait olup olmadıklarını sorun. Ardından bir toplantı planlayın veya onlara doğrudan bir mesaj gönderin. Bu şekilde, kendilerini zor durumda hissetmeden söyleyeceklerinizi duyabilirler.
Öte yandan, herkesin önünde övün. Ekibin veya müşterilerin önünde olumlu geri bildirim almak moral ve motivasyonu artırmada harikalar yaratabilir.
İpucu #2: Çalışanın spot ışıkları altında olma konusunda rahat olduğundan emin olun. Geri bildirim olumlu olsa bile, çalışanı hazırlıksız yakalarsa, duyduğu rahatsızlık aldığı onayı gölgede bırakabilir. Yine, çalışanınızı tanımak geri bildirim verirken uzun bir yol kat eder.
14. Çalışan geri bildirimlerini ve ilerlemeyi kaydedin
Dokümantasyon, tüm İK etkileşimleri için kritik öneme sahiptir ve buna çalışan geri bildirimleri de dahildir.
İpucu #1: Geri bildirimde bulunduğunuzda bunu çalışanın dosyasına kaydedin. Konuşmanın yazılı bir kaydının olması, herhangi bir sorun olması durumunda yardımcı olabilir.
Geri bildirim oturumunu belgelemenin yanı sıra, çalışanların ilerlemesini de takip edin. Örneğin, belirlediğiniz hedeflere ulaşıyorlar mı? Onlara geri bildirim verdikten sonra herhangi bir şey değişti mi?
İpucu #2: Bu bilgileri kaydetmek, geri bildirim stratejinizin etkinliğini değerlendirmenize ve gerekli ayarlamaları yapmanıza yardımcı olacaktır.
İpucu #3: Geri bildirimin çalışanın büyüme planına eklenmesi daha da anlamlı olacaktır. Geri bildirim, büyüme hedefleriyle ilişkilendirilir ve becerilerinin bir sonraki seviyesine veya kariyer basamaklarına ulaşmak için somut adımlar sağlayabilir.
➡️ Söyleyecek doğru kelimeleri bulmakta zorlanıyor musunuz? İşte size ilham verecek 35+ olumlu çalışan geri bildirimi övgüsü! Öte yandan, bu 45 olumsuz çalışan geri bildirim örneğini kullanarak eleştirilerinizi nezaketle dile getirin.
📝 6 Çalışan geri bildirimi almak için en iyi uygulamalar
Çalışanlarınız en zengin bilgi kaynağınızdır.
İşyerinizde gerçekten neler olup bittiğini bilmek ister misiniz? İşte çalışanlardan dürüst geri bildirim almanın yolları.
Anonimliği teşvik edin
Bazı çalışanlar, siz onlara ne kadar güven verirseniz verin, konuşamayacak kadar utangaçtır. Diğerleri misillemeden korkar.
Anonimliklerinin korunması, çalışanları görüş, öneri ve şikayetlerinde daha açık sözlü olmaya teşvik edebilir.
Bunu yapmanın birkaç yolu vardır:
- Anonim bir çevrimiçi geri bildirim formu kullanın.
- İsimsiz bir ihbar hattı kurun.
- Anonim bir çalışan geri bildirim anketi dağıtın.
- Eski güzel bir çalışan öneri kutusu.
En iyi yöntemler, geri bildirimlerine isimlerini yazmalarını veya e-postalarına ya da şirket intranetine giriş yapmalarını gerektirmez.
Geri bildirim vermeyi kolaylaştırın
Düşüncelerini sizinle paylaşmaları için çalışanlarınızı zorlamayın.
İpucu: Olumlu ve olumsuz geri bildirim vermek ne kadar kolay olursa, bunu yapma olasılıkları da o kadar artar.
Uzun formlar veya karmaşık giriş süreçleri gibi engelleri kaldırın. Çalışanların seçim yapabileceği kanalların iyi bir karışımına sahip olduğunuzdan emin olun:
- Yüz yüze toplantılar;
- Bire bir konuşmalar;
- Grup toplantıları;
- Çevrimiçi anketler;
- İntranet forumları veya mesaj panoları.
Düzenli çalışan nabız anketlerinin yapılması
Çalışan nabız anketi, çalışan memnuniyetini sürekli olarak ölçen kısa bir ankettir.
Nabız anketleri, çalışan duy arlılığını takip etmenize ve sorunları erkenden belirlemenize yardımcı olabilir. Aşağıdakiler gibi herhangi bir işyeri konusu için de işe yarar:
- İletişim;
- İş-yaşam dengesi;
- Tanıma ve takdir;
- Profesyonel gelişim fırsatları;
- Şirket değerleri ile bağlılık.
Hatta çalışanların sürecin nasıl gittiğine dair düşüncelerini almak için geri bildirim süreciyle ilgili bir nabız anketi bile gönderebilirsiniz.
"Atlama seviyesi" konuşmaları düzenleyin
"Atlama seviyesi" görüşmesi, bir çalışan ile patronunun patronu arasında yapılan bir görüşmedir. "Atlama seviyesi" olarak adlandırılmasının nedeni, çalışanların emir komuta zincirini atlayarak doğrudan üst düzey bir liderle konuşmasına olanak tanımasıdır.
Bu, her iki taraf için de paha biçilmez bir deneyim olabilir.
Birincisi, çalışana misilleme korkusu olmadan fikrini söyleme şansı verir.
Ayrıca, liderlerin şirket hakkında filtrelenmemiş olumsuz ve olumlu geri bildirim almalarını sağlar.
Atlama seviyesindeki konuşmalar bire bir veya küçük gruplar halinde yapılabilir.
İpucu: Grup yoluna giderseniz, sohbeti odaklanmış tutun ve ilgisiz konulara sapmaktan kaçının.
Çalışanların kendi anketlerini oluşturmasına izin verin
Hiç kimse çalışan deneyimini çalışanların kendisinden daha iyi anlayamaz.
Öyleyse neden bu bilgiden yararlanmayalım?
Beyin fırtınası yapmalarına ve İK tarafından onaylanmak üzere kendi anketlerini yazmalarına izin vererek gücü onların ellerine verin. Karşılaştıkları sorunların özüne inecek sorular bulmaları için onlara güvenin.
Çalışanlar daha ilgili olmanın yanı sıra, geri bildirim süreci üzerinde bir sahiplenme duygusu da hissedeceklerdir - bu da onları yalnızca daha fazla katılmaya teşvik edebilir.
İpucu: Çalışanların katılmak istediğinden emin olun. Onları zorlamak ters etki yaratabilir.
Aldığınız çalışan geri bildirimlerine göre hareket edin
Bir daha asla geri bildirim almamanın en hızlı yolu, aldığınız geri bildirimleri görmezden gelmektir.
Çalışanlar önerilerinin kulak ardı edildiğini görürlerse, sürece olan inançlarını hızla kaybedeceklerdir.
Çalışanların geri bildirimlerini ciddiye aldığınızı, örneğin bu geri bildirimlere göre hareket ederek gösterin:
- Ortaya çıkardıkları sorunu çözmek;
- Söyledikleri bir şey hakkında açıklama istemek;
- Katkıları için onlara teşekkür ediyorum;
- Önerilerini takip etmek;
- Geri bildirimlerinin sonuçlarını onlarla paylaşmak.
Anonim geri bildirim söz konusu olduğunda, her zaman doğrudan çalışanla birlikte harekete geçemezsiniz. Ancak yine de diğer departmanlarla paylaşarak veya şirket genelindeki değişiklikleri bilgilendirmek için kullanarak girdilerine değer verildiğini gösterebilirsiniz.
➡️ Zavvy'nin geri bildirim çözümü ile ilgi çekici bir işyeri kültürü oluşturun
Çalışan geri bildirimi sadece performans değerlendirmeleri için değil, olumlu ve insan merkezli işyeri kültürü için de değerlidir.
360 geri bildirim yazılımımız, çalışan geri bildirimlerini kolayca toplamanıza, analiz etmenize ve bunlara göre hareket etmenize yardımcı olabilir.
Çalışan geri bildiriminin faydalarından hemen şimdi yararlanmaya başlayın.
Zavvy'nin kurumunuzda geri bildirim kültürünü geliştirmenize nasıl yardımcı olabileceğini görmek için bugün 30 dakikalık ücretsiz bir demo planlayın.