Przewodnik po kalibracji oceny wyników: Jak przeprowadzać bardziej sprawiedliwe oceny
Jeśli kiedykolwiek oglądałeś telewizyjne programy typu reality show, takie jak X Factor czy Taniec z gwiazdami, na pewno znasz mieszankę osobowości, które tworzą panel sędziowski. Zawsze jest ktoś przyjazny, ktoś zabawny, ktoś poważny i ktoś, kto wystawia surowsze oceny niż jego współsędziowie, ponieważ to sprawia, że telewizja jest świetna.
Ale przechodząc z branży rozrywkowej do świata biznesu, to właśnie ta różnorodność osobowości i nieprzewidywalne zachowania sprawiają, że oceny wyników są nierówne.
Wyobraź sobie, jaki wpływ miałoby, gdyby połowa twojego zespołu otrzymała roczną ocenę od optymistycznego, zachęcającego szefa, który przyznaje hojne oceny za wyniki.
Ale druga połowa otrzymuje recenzję od menedżerskiego odpowiednika telewizyjnego Pana Paskudnego.
Na papierze wygląda na to, że ta druga grupa nie trafiła w dziesiątkę - i mogą spodziewać się mniej imponujących ocen, niższych podwyżek płac i mniejszych szans na awans.
W tym miejscu pojawia się kalibracja oceny wydajności.
W końcu co dobrego daje system oceny wyników, który zależy od osobowości menedżerów?
Proces oceny musi być ustandaryzowany, sprawiedliwy i łatwy do przeprowadzenia!
W tym artykule przedstawimy siedem najlepszych praktyk dotyczących kalibracji oceny wyników w firmie, aby zapewnić, że oceny są skuteczne i bezstronne.
⚖️ Czym jest kalibracja oceny wydajności?
Kalibracja oceny wydajności to proces, który koncentruje się na standardach oceny, dzięki czemu recenzenci mają jednolity zestaw wytycznych, których należy przestrzegać podczas oceniania czyjejś pracy.
Każdy, kto przekazuje informacje zwrotne, powinien zebrać się, aby omówić i zrozumieć, w jaki sposób zastosować każdą ocenę do recenzenta.
Kalibracja powinna określić następujące elementy:
- Jak sprawiedliwie ocenić przeszłą pracę w ustalonym okresie testowym. Okres ten musi być taki sam dla wszystkich (np. rok, sześć miesięcy itp.).
- Jak oceniać pracowników na podobnych stanowiskach - ocena powinna obejmować te same kategorie i kompetencje dla wszystkich.
- System punktacji przeglądu, w tym szczegółowe kryteria wydajności dla każdej oceny.
🫱🫲 Jak wygląda proces spotkań kalibracyjnych?
Spotkania dotyczące kalibracji oceny wyników zazwyczaj odbywają się pod koniec cyklu oceny.
Cykl wydajności składa się zazwyczaj z sześciu kluczowych etapów:
- Zdefiniuj swoje oczekiwania: wyjaśnij, co każdy recenzent musi osiągnąć, aby uzyskać określoną ocenę.
- Przygotuj ocenę wyników: Zdecyduj, kto będzie zaangażowany w udzielanie informacji zwrotnej. Możesz włączyć informacje zwrotne z góry, z dołu i od współpracowników w cykl oceny 360 stopni.
- Przejrzyj swoje pytania i skalę ocen: ten ważny etap koncentruje się raczej na wkładzie w ocenę niż na wynikach. Sprawdź język używany w pytaniach, aby upewnić się, że nie wkradła się stronniczość. Ludzie mają 188 ukrytych uprzedzeń, z którymi muszą się zmagać, a świadomość tego powstrzymuje nas przed zadawaniem wiodących pytań.
- Przeprowadzenie kontroli kalibracji: skorzystaj z najlepszych praktyk (patrz poniżej), aby przejrzeć swoją listę.
- Zorganizowanie spotkania kalibracyjnego: omówienie wyników z liderami HR i innymi recenzentami. Poszczególni recenzenci mogą potrzebować dostosować swoje wyniki lub opinie.
- Informacje zwrotne i poprawki: na tym ostatnim etapie przekażesz informacje zwrotne (w razie potrzeby z poprawkami) swoim recenzentom.
💡 Odkryj ponad 30 popartych naukowo najlepszych praktyk w zakresie przeprowadzania ocen wydajności.
Kto powinien być zaangażowany w proces kalibracji oceny wyników?
Utworzenie komitetu ds. kalibracji oceny wyników.
Powinien on zawierać:
- Przełożeni i menedżerowie odpowiedzialni za przekazywanie informacji zwrotnych pracownikom.
- Lider wykonawczy dla konkretnej jednostki biznesowej, której wyniki są poddawane przeglądowi, który może wyjaśnić cele jednostki i posiada krytyczne dane do pomiaru wydajności.
- Liderzy HR, którzy będą nadzorować cały proces kalibracji.
Ta kombinacja osób spotka się, aby przejrzeć oceny pracowników, określić, co oznaczają oceny w precyzyjnej skali oceny wydajności i uzasadnić ocenę przyznaną każdej osobie.
Wskazówka: Aby zminimalizować ryzyko stronniczości w zarządzaniu wynikami, komitet kalibracyjny powinien składać się z osób pochodzących z różnych środowisk i mających różne doświadczenia kulturowe.
🏆 4 powody, dla których warto korzystać z kalibracji zarządzania wydajnością
Firmom trudno jest przyznać, że ich system oceny wyników wymaga kalibracji.
Czy nie możemy pozwolić liderom na osądzanie wyników poszczególnych pracowników i dawanie im wiary w to, że dobrze sobie z tym radzą?
Jeśli to zrobisz, przegapisz następujące cztery korzyści płynące z kalibracji zarządzania wydajnością!
Generowanie spójnych ocen wydajności
Wyobraźmy sobie taką sytuację: Kiedy szpital otwiera pudełko termometrów, personel medyczny musi wiedzieć, że każde urządzenie jest skalibrowane tak, aby konsekwentnie mierzyć temperaturę. Potrzebują instrumentów, które dokładnie analizują temperaturę ciała pacjenta, aby mogli zdiagnozować jego stan i opracować plan leczenia w oparciu o jego aktualne statystyki życiowe.
Wadliwy termometr, który mierzy temperaturę znacznie niższą lub wyższą niż nasza standardowa skala Celsjusza lub Fahrenheita, może spowodować utratę możliwości przepisania leczenia, co może mieć poważne skutki.
Koncepcja kalibracji w zarządzaniu wydajnością działa tak samo. Chodzi o spójność i równość.
Gdy recenzenci trzymają się rygorystycznego zestawu standardów, masz pewność, że możesz zaufać swoim ocenom wydajności.
Wiesz, że każdy pracownik otrzymał uczciwą ocenę bez ryzyka, że do Twoich danych wkradną się nietypowe liczby.
Zdefiniuj wymagania dla pracowników, aby uzyskać wysokie oceny wydajności
Podczas rozmowy na temat wyników pracowników kalibracja zapewnia pracownikom niepodważalną strukturę, z którą mogą pracować na ścieżce rozwoju kariery.
Powiedzmy, że indywidualny współpracownik uzyskał przeciętną ocenę 6 na 10 za komunikację. Będą dokładnie wiedzieć, dlaczego osiągnęli taki wynik i co mogą zrobić, aby następnym razem uzyskać 8 lub 9 na 10.
Będą również czuli się spokojni, że ich koledzy, którzy w równym stopniu zmagają się z komunikacją, nie otrzymają wyższych ocen niż oni w tym obszarze.
Poprawa reputacji oceny wyników
Opinie pracowników nie zawsze cieszyły się dobrą reputacją.
Badania Gallupa pokazują, że tylko 29% pracowników uważa, że ich oceny wyników są sprawiedliwe.
Tylko 26% potwierdza, że są one dokładne.
Zmienia się to jednak, gdy pracownicy wiedzą, że robisz wszystko, co możliwe, aby zarządzanie wydajnością było sprawiedliwe.
Badania McKinsey potwierdzają, że 60% pracowników, którzy uważają, że proces wydajności w ich firmie jest sprawiedliwy, uważa go również za skuteczny!
Gdy pracownicy zaakceptują skalibrowany system zarządzania wydajnością, można oczekiwać, że ich produktywność i poziom wydajności wzrosną.
Dowód?
Nasze statystyki opinii pracowników pokazują, że 65% pracowników twierdzi, że pracowaliby ciężej, gdyby ich przełożeni aktywnie doceniali ich wysiłki poprzez informacje zwrotne.
Ograniczenie stronniczości oceniających w celu dostarczania rzetelnych recenzji
Każdy recenzent wnosi swój zestaw uprzedzeń. Nawet mając najlepsze intencje, wszyscy mamy nieświadome uprzedzenia, które wpływają na naszą zdolność do dostarczania uczciwych recenzji.
Brooks Scott, trener wykonawczy i dyrektor generalny Merging Path, wyjaśnia:
"Bez względu na to, jak profesjonalni, doświadczeni i samoświadomi możemy się wydawać, niemożliwe jest usunięcie uprzedzeń z systemów tworzonych lub wdrażanych przez ludzi. Nie staraj się eliminować uprzedzeń, staraj się je łagodzić.
Wskazówka: Wyznacz jedną osobę w sesji kalibracji przeglądu wyników, której jedyną funkcją jest oznaczanie słów, zwrotów i sentymentów, które są otwarte na interpretację. Chociaż wiele form stronniczości w miejscu pracy jest nieświadomych, nie musisz być ekspertem w dziedzinie stronniczości, aby zmierzyć subiektywność z obiektywnością.
Jeśli oceniający wypowiada się na temat wyników danej osoby, które nie są zbiorczo wykonalne, konkretne i mierzalne, prawdopodobnie wynika to z jego uprzedzeń, a zatem nie powinno być wykorzystywane ani na korzyść, ani przeciwko komuś".
Nie możemy wyeliminować wszystkich naszych uprzedzeń - są one naturalną reakcją poznawczą. Możemy jednak podjąć kroki w celu ich zminimalizowania.
Pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie niektórych typowych uprzedzeń, a następnie wykorzystanie etapu kalibracji do sprawdzenia, czy przeniknęły one do recenzji.
- Recency bias: gdy recenzenci pamiętają najnowsze wydarzenia i zapominają o fantastycznym projekcie, który ich recenzent ukończył sześć miesięcy temu!
- Prymat stronniczości: gdy pierwsze wrażenie menedżera na temat ocenianego pracownika dominuje nad jego oceną.
- Uprzedzenie dotyczące odległości ma miejsce, gdy menedżerowie faworyzują pracowników znajdujących się najbliżej nich, a nie tych bardziej oddalonych. To uprzedzenie jest powszechne w zdalnych i hybrydowych środowiskach pracy.
- Podobieństwo: powiązania są częścią biznesu, ale gdy menedżerowie faworyzują pracowników, których uważają za podobnych do siebie (pod względem hobby, pochodzenia lub przekonań), może to wpływać na zmienność ocen wydajności.
- Uprzedzenie o pobłażliwości: menedżerowie mogą sympatyzować z pracownikami, którzy wyraźnie się starają, ale nie do końca im to wychodzi. Mogą przypisać hojny wynik wydajności jako narzędzie motywacyjne, co jest niesprawiedliwe dla innych pracowników, którzy osiągnęli lepsze wyniki.
7 Najlepsze praktyki w zakresie kalibracji oceny wyników
Wykonaj następujące kroki, aby przeprowadzić zwycięską strategię kalibracji.
1. Spotkania na sesje kalibracyjne
Aby uzyskać najlepsze wyniki sesji kalibracyjnych, konieczne będzie spotkanie więcej niż jeden raz, zwłaszcza gdy po raz pierwszy wdrażasz odnowioną strategię zarządzania wydajnością.
Zbierz komitet kalibracyjny po dokonaniu oceny wyników. Omówisz dane z przeglądu z wysokiego poziomu, aby dać ci wyobrażenie o tym, jak radzi sobie cały zespół.
Przygotuj się również na analizę indywidualnych ocen wyników lub reprezentatywnej próbki, aby upewnić się, że ich wyniki są sprawiedliwe i wolne od uprzedzeń.
2. Zaplanuj strategię sesji kalibracji
Omów plan kontroli kalibracji i to, co chcesz z niej uzyskać.
Na przykład, uprzedzenie dotyczące pobłażliwości mogło być problematyczne w poprzednim cyklu wyników. Sesja kalibracyjna może więc skupić się na zidentyfikowaniu kolejnych przypadków tego nieświadomego uprzedzenia, jednocześnie upewniając się, że nie zostało ono zastąpione przez uprzedzenie centralne (gdy menedżerowie mają tendencję do oceniania swoich pracowników w kierunku środka skali).
Jasno określ cele sesji kalibracji i wykorzystaj je do stworzenia jasnego standardu firmy.
3. Wybierz skalę
Określ skalę wydajności, z którą chcesz pracować.
Na przykład można wybrać 3-stopniową skalę, taką jak:
- 1=pracownik nie spełnia oczekiwań
- 2=pracownik spełnia oczekiwania
- 3=pracownik przekracza oczekiwania
Jednak krótsze skale są pozbawione niuansów, więc możesz czuć się bardziej komfortowo wybierając skalę 5-punktową lub do 10 punktów, jeśli wolisz dodatkowy zakres.
4. Wyjaśnienie każdej oceny
Pamiętaj, aby podać dokładne sformułowanie dla każdej wartości liczbowej, niezależnie od wybranej skali.
Unikaj używania niejasnych sformułowań, takich jak "przeciętny", "zgadzam się" lub "dobry", które są w pewnym stopniu otwarte na interpretację.
Unikaj także emocjonalnych słów, które mogą prowadzić do subiektywnych interpretacji.
Zapewnij dokumentację, która pomoże recenzentom wybrać właściwą ocenę dla swojego pracownika.
Przykład: aby uzyskać poziom 5, pracownik musi osiągnąć X, Y i Z w ramach cyklu przeglądu wyników, a Ty musisz być w stanie przedstawić dowód. Dowód może obejmować dane dotyczące sprzedaży, wyniki obsługi klienta lub certyfikat.
5. Mapowanie rozkładu wyników wydajności
Podczas spotkania kalibracyjnego należy zaangażować menedżerów i liderów w oszacowanie rozkładu ocen wydajności. W szczególności, ilu członków ich zespołu spodziewa się osiągnąć wysokie, średnie i niskie wyniki?
Niektóre modele dystrybucji do naśladowania obejmują:
- Krzywa w kształcie dzwonu: rozkład normalny ze szczytem dzwonu odnoszącym się do średniej, mediany i trybu wyników, podczas gdy każda nachylona krzywa odnosi się do wartości odstających.
- Limit: gdy menedżerowie muszą wystawić określoną liczbę ocen w zależności od liczby ocenianych pracowników.
- Pobłażliwość: bliżej bardziej pozytywnej dystrybucji.
Gdy kalibracja działa skutecznie, większość wyników powinna być rozłożona równomiernie w środkowej części, z kilkoma odstającymi wynikami w wysokich i niskich kategoriach. Jeśli tak nie jest w przypadku twoich pracowników, jest to krytyczny wskaźnik, że nadszedł czas na ponowną kalibrację.
6. Prowadzenie rozmów 1:1 z menedżerami
Częścią każdej kontroli kalibracji powinno być zorganizowanie bezpośredniego spotkania z poszczególnymi menedżerami w celu omówienia powodów, dla których przyznali oni określone wyniki.
Celem jest podwójne sprawdzenie, czy menedżerowie są na tej samej stronie, jeśli chodzi o standardy wydajności i, co najważniejsze, wyeliminowanie wszelkich uprzedzeń, które mogą mieć.
Jeśli zauważysz, że menedżer A przyznaje wyższe oceny wydajności pracownikom biurowym płci męskiej niż zdalnym pracownicom, to jest to kluczowa rozmowa, którą musisz przeprowadzić!
W większych firmach, w których prowadzenie rozmów 1:1 z menedżerami jest zbyt czasochłonne, alternatywą jest poleganie na członkach komitetu ds. kalibracji w celu przekazywania odpowiednich informacji zwrotnych odpowiednim menedżerom.
7. Dostosowanie ocen wydajności pracowników
Tam, gdzie kalibracja wykryje niespójności lub cokolwiek, co można zinterpretować jako stronniczość, można dokonać niezbędnych korekt, aby zwiększyć poczucie sprawiedliwości. Zawsze dokumentuj wprowadzone zmiany i powody ich wprowadzenia.
Pamiętaj: kalibracja ocen zapewnia cenny wgląd w to, jak dobrze działa Twój system zarządzania wydajnością. Wyciągnij z nich wnioski, aby usprawnić proces w przyszłych cyklach!
Dwa przydatne szablony, których możesz użyć
Aby uczynić cały ten proces nieco bardziej konkretnym i namacalnym, stworzyliśmy 2 szablony, z których możesz skorzystać od razu.
1) Arkusz kalkulacyjny kalibracji
Użyj tego arkusza kalkulacyjnego, aby wprowadzić dane na osobę przed i po kalibracji. Automatycznie uzyskaj krzywą dzwonową i przydatne statystyki dla każdego działu.
2) Przewodnik i lista kontrolna spotkania kalibracyjnego
Skorzystaj z tego szablonu, aby poprowadzić spotkania kalibracyjne w celu przeprowadzenia bardziej ustrukturyzowanego i kompletnego procesu.
➡️ Zamów oba szablony kalibracji wydajności tutaj za darmo
➡️ Stwórz sprawiedliwy i spójny proces oceny wydajności z Zavvy
Zastanawiasz się, jak stworzyć dobrze funkcjonujące miejsce pracy oparte na uczciwej kulturze zarządzania wydajnością?
System oceny 360 stopni Zavvy ułatwia zarządzanie cyklami oceny w sposób sprawiedliwy, wspierający i wolny od uprzedzeń. Po zebraniu wszystkich opinii menedżerów, Zavvy włączy kalibrację dla liderów. Twoi pracownicy zobaczą tylko skalibrowane wyniki.
Co najlepsze? Jest w pełni zautomatyzowany, dzięki czemu możesz zbierać i dostarczać znaczące informacje zwrotne na temat wydajności za jednym kliknięciem przycisku!
Zarezerwuj bezpłatne demo, aby wypróbować nasze oprogramowanie do oceny wydajności!
Najczęściej zadawane pytania
Sprawdź nasze odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące kalibracji oceny wyników.
Po co kalibrować oceny wydajności?
Kalibracja oceny wydajności standaryzuje cały proces, aby oceny były sprawiedliwe dla każdego pracownika w firmie.
Ponadto, kalibracja zmniejsza subiektywność poprzez tworzenie obiektywnych danych do pracy.
Co dzieje się na spotkaniu dotyczącym kalibracji wydajności?
Spotkanie kalibracyjne sprawdza przede wszystkim niespójności w ocenach wydajności.
Komitet kalibracyjny najpierw tworzy, a następnie trzyma się ścisłego zestawu standardów oceny wydajności. Celem jest zapewnienie przejrzystości i ograniczenie stronniczości w procesie oceny.
W zależności od wielkości organizacji, można zdecydować się na przegląd każdej oceny wyników lub wybrać reprezentatywną próbkę.
Pamiętaj: podziel pracowników pełnoetatowych, niepełnoetatowych i stażystów na osobne grupy.
Tam, gdzie występują niespójności, sugeruje to, że albo do procesu recenzji wkradła się stronniczość, albo recenzent jest niedoświadczony i wciąż kończy okres szkoleniowy.
Tak czy inaczej, komitet kalibracyjny będzie współpracował z menedżerami, aby zająć się tymi kwestiami i odpowiednio dostosować oceny, aby wyrównać szanse.
Jakie są najlepsze oceny dla najlepszych pracowników?
Nie ma ustalonych kryteriów oceny najlepszych wyników.
Do komitetu kalibracyjnego należy zdefiniowanie wyników, których pracownicy potrzebują, aby osiągnąć najlepsze wyniki. Następnie wszystko sprowadza się do oznaczenia każdej wartości liczbowej skali ocen, a następnie jasnego zakomunikowania tych wartości pracownikom i menedżerom, którzy ich oceniają.
Kto jest odpowiedzialny za kalibrację?
Komitet kalibracyjny jest tworzony specjalnie na potrzeby tego procesu. Chociaż do komitetu można zaprosić dowolną osobę, zazwyczaj rola ta jest najbardziej odpowiednia dla menedżerów wyższego szczebla zaangażowanych w przeglądy wyników, liderów wykonawczych jednostki biznesowej i liderów zespołów ludzkich.