Performans Değerlendirmesi Kalibrasyon Kılavuzu: Daha Adil Değerlendirmeler Nasıl Yapılır
Eğer daha önce X Factor ya da Dancing With the Stars gibi bir reality TV yetenek programını izlediyseniz, jüri panelini oluşturan kişiliklerin karışımına aşinasınızdır. Her zaman dost canlısı biri, komik biri, ciddi biri ve diğer jüri üyelerinden daha sert puanlar veren biri vardır çünkü bu harika bir televizyon içindir.
Ancak eğlence sektöründen iş dünyasına geçiş yaptığımızda, performans değerlendirmelerini eşit olmayan bir oyun alanı haline getiren şey, bu çok çeşitli kişilikler ve öngörülemeyen davranışlardır.
Ekibinizin yarısının yıllık değerlendirmelerini iyimser, cesaretlendirici ve cömert performans puanları veren bir patrondan almasının yaratacağı etkiyi bir düşünün.
Ancak diğer yarısı, değerlendirmelerini TV'deki Bay Kötü'nün yönetimsel eşdeğerinden alıyor.
Kağıt üzerinde, bu ikinci grup hedefe ulaşamamış gibi görünüyor ve daha az etkileyici derecelendirmeler, daha düşük maaş artışları ve daha az terfi şansı bekleyebilirler.
Performans değerlendirme kalibrasyonu bu noktada devreye girer.
Sonuçta, yöneticilerinizin kişiliklerine bağlı bir performans değerlendirme sistemi ne işe yarar?
Değerlendirme sürecini standart, adil ve takip edilmesi kolay hale getirmelisiniz!
Bu makale, değerlendirmelerinizin etkili ve tarafsız olmasını sağlamak için şirketinizin performans değerlendirme kalibrasyonuna yönelik yedi en iyi uygulama sağlayacaktır.
⚖️ Performans değerlendirme kalibrasyonu nedir?
Performans değerlendirme kalibrasyonu, değerlendirme standartlarına odaklanan bir süreçtir, böylece değerlendiricilerin birinin çalışmasını değerlendirirken izleyecekleri tek tip bir yönerge seti olur.
Değerlendirme geri bildirimi sağlayan herkes, her bir derecelendirmenin bir değerlendirilene nasıl uygulanacağını tartışmak ve anlamak için bir araya gelmelidir.
Kalibrasyon aşağıdakileri belirlemelidir:
- Belirli bir test dönemi içerisinde geçmiş çalışmaların adil bir şekilde nasıl değerlendirileceği. Bu süre herkes için aynı olmalıdır (örneğin, bir yıl, altı ay, vb.)
- Benzer gruplandırılmış rollerdeki veya iş seviyelerindeki çalışanların nasıl değerlendirileceği - değerlendirme herkes için aynı kategorileri ve yetkinlikleri kapsamalıdır.
- Her bir puan/derecelendirme için belirli performans kriterleri de dahil olmak üzere incelemenin puanlama sistemi.
🫱🫲 Performans kalibrasyon toplantıları süreci neye benziyor?
Performans değerlendirme kalibrasyon toplantıları tipik olarak değerlendirme döngüsünün sonunda gerçekleşir.
Bir performans döngüsünün tipik olarak altı temel aşaması vardır:
- Beklentilerinizi tanımlayın: her bir değerlendiricinin belirli bir puanı almak için neleri başarması gerektiğini netleştirin.
- Performans değerlendirmenizi hazırlayın: Geri bildirim sağlamaya kimin dahil olacağına karar verin. Yukarı, aşağı ve akran geri bildirimlerini 360 derecelik bir değerlendirme döngüsüne dahil edebilirsiniz.
- Sorularınızı ve derecelendirme ölçeğinizi gözden geçirin: bu önemli aşama çıktıdan ziyade değerlendirme girdisine odaklanır. Önyargılı olmadığınızdan emin olmak için sorularınızda kullandığınız dili kontrol edin. İnsanların mücadele etmesi gereken 188 örtük ön yargıları vardır ve bunun farkında olmak bizi yönlendirici sorular sormaktan alıkoyar.
- Kalibrasyon kontrolleri yapın: listeniz üzerinde çalışmak için en iyi uygulamaları (aşağıya bakın) kullanın.
- Bir kalibrasyon toplantısı düzenleyin: sonuçları İK liderleri ve diğer gözden geçirenlerle tartışmak için. Bireysel değerlendiricilerin puanlarını veya geri bildirimlerini ayarlamaları gerekebilir.
- Geri bildirim ve revizyon: Bu son aşamada geri bildirimi (gerektiğinde revizyonlarla birlikte) gözden geçiren kişilere ileteceksiniz.
💡 Performans değerlendirmeleri yapmak için bilimsel olarak desteklenen 30'dan fazla en iyi uygulamayı keşfedin.
Performans değerlendirme kalibrasyon sürecine kimler dahil olmalıdır?
Bir performans değerlendirme kalibrasyon komitesi kurun.
Şunları içermelidir:
- Çalışanlara geri bildirim vermekten sorumlu olan amirler ve yöneticiler.
- Performansı incelenen belirli bir iş biriminin, birimin hedeflerini netleştirebilen ve performansı ölçmek için kritik verileri elinde bulunduran yönetici lideri.
- Tüm kalibrasyon sürecini denetleyecek İK liderleri.
Bu insan kombinasyonu, çalışan derecelendirmelerini gözden geçirmek, kesin bir performans değerlendirme ölçeğinde derecelendirmelerin ne anlama geldiğini tanımlamak ve her bir kişiye verilen derecelendirmeyi gerekçelendirmek için bir araya gelecektir.
İpucu: Performans yönetiminde önyargı olasılığını en aza indirmek için, kalibrasyon komiteniz farklı geçmişlere ve kültürel deneyimlere sahip kişileri içermelidir.
🏆 Performans yönetimi kalibrasyonunu kullanmak için 4 zorlayıcı neden
Şirketler için performans değerlendirme sistemlerinin kalibre edilmesi gerektiğini kabul etmek zordur.
Liderlerin bireysel olarak çalışanlarının performansı hakkında yargıda bulunmalarına ve bunu iyi yönettiklerinden şüphe duymamalarına izin veremez miyiz?
Bunu yaparsanız, performans yönetimi kalibrasyonunun aşağıdaki dört faydasını kaçırırsınız!
Tutarlı performans derecelendirmeleri oluşturun
Şunu hayal edin: Bir hastane bir kutu termometre açtığında, sağlık personeli her cihazın sıcaklığı tutarlı bir şekilde ölçmek için kalibre edildiğini bilmelidir. Bir hastanın çekirdek sıcaklığını doğru bir şekilde analiz edecek cihazlar isterler, böylece durumlarını teşhis edebilir ve mevcut yaşamsal istatistiklerine göre bir tedavi planı oluşturabilirler.
Sıcaklığı standart Celsius veya Fahrenheit ölçeklerimizden çok daha düşük veya yüksek ölçen hatalı bir termometre, potansiyel olarak ciddi sonuçlarla birlikte tedavi reçetesi yazma fırsatlarının kaçırılmasına neden olabilir.
Performans yönetiminde kalibrasyon kavramı aynı şekilde işler. Bu tutarlılık ve eşitlikle ilgilidir.
Değerlendiricileriniz katı bir dizi standarda bağlı kaldığında, performans derecelendirmelerinize güvenebileceğinizi bilmenin güvencesine sahip olursunuz.
Olağandışı rakamların rakamlarınıza sızma riski olmadan her çalışanın adil bir değerlendirme aldığını bilirsiniz.
Çalışanların yüksek performans derecelerine ulaşması için gereklilikleri tanımlayın
Çalışanların performansı hakkında konuşurken kalibrasyon, çalışanların kariyer gelişimi yolunda birlikte çalışabilecekleri reddedilemez bir yapı sağlar.
Diyelim ki bireysel bir katılımcı iletişim konusunda 10 üzerinden vasat bir 6 puan aldı. Neden bu puanı aldıklarını ve bir dahaki sefere 10 üzerinden 8 veya 9 almak için ne yapabileceklerini tam olarak bileceklerdir.
Ayrıca, iletişim konusunda eşit derecede zorlanan meslektaşlarının bu alanda kendilerinden daha yüksek not almayacakları konusunda da kendilerini güvende hissedeceklerdir.
Performans değerlendirmenizin itibarını artırın
Çalışan değerlendirmeleri her zaman iyi bir üne sahip olmamıştır.
Gallup araştırması, çalışanların yalnızca %29 'unun performans değerlendirmelerinin adil olduğuna inandığını ortaya koyuyor.
Ve sadece %26'sı bunların doğru olduğunu onaylıyor.
Ancak işgücünüz performans yönetimini adil hale getirmek için mümkün olan her şeyi yaptığınızı bildiğinde bu durum değişir.
McKinsey araştırması, şirketlerinin performans sürecinin adil olduğuna inanan çalışanların %60 'ının aynı zamanda etkili olduğuna da inandığını doğruluyor!
Çalışanlarınız kalibre edilmiş performans yönetim sisteminizi kabul ettiğinde, üretkenliklerinin ve performans düzeylerinin yükselmesini bekleyebilirsiniz.
Kanıt mı?
Çalışan geri bildirim istatistiklerimiz, çalışanların %65 'inin, yöneticilerinin geri bildirim yoluyla çabalarını aktif olarak takdir etmeleri halinde daha fazla çalışacaklarını iddia ettiklerini ortaya koymaktadır.
Adil değerlendirmeler sunmak için değerlendirici önyargılarını azaltın
Her bir yorumcu masaya kendi önyargılarını getirir. En iyi niyetle bile olsa, hepimizin adil değerlendirme yapma becerimizi etkileyen bilinçsiz önyargıları vardır.
Yönetici Koçu ve Merging PathCEO'su Brooks Scott şöyle açıklıyor:
"Ne kadar profesyonel, deneyimli ve kendimizin farkında olduğumuzu düşünürsek düşünelim, insanlar tarafından oluşturulan veya uygulanan sistemlerden önyargıyı kaldırmak imkansızdır. Ortadan kaldırmaya çalışmayın; hafifletmeye çalışın.
İpucu: Performans değerlendirme kalibrasyon oturumunuzda, tek işlevi yoruma açık kelimeleri, ifadeleri ve duyguları işaretlemek olan bir kişiyi görevlendirin. İşyerinde pek çok önyargı biçimi bilinçsiz olsa da, öznelliği nesnelliğe karşı ölçmek için önyargı konusunda uzman olmanız gerekmez.
Eğer bir değerlendirmeci bir bireyin performansı hakkında toplu olarak eyleme geçirilebilir, spesifik ve ölçülebilir olmayan bir tespitte bulunuyorsa, bu muhtemelen kendi önyargılarından kaynaklanıyordur ve bu nedenle bir kişinin lehine ya da aleyhine kullanılmamalıdır."
Tüm önyargılarımızı ortadan kaldıramayız - bunlar doğal bir bilişsel tepkidir. Ancak bunları en aza indirmek için adımlar atabiliriz.
İlk adım, bazı yaygın önyargıların farkında olmak ve ardından bunların incelemelerinize sızıp sızmadığını kontrol etmek için kalibrasyon aşamasını kullanmaktır.
- Geçicilik önyargısı: Değerlendiricilerin en son olayları hatırlaması ve değerlendirdikleri kişinin altı ay önce tamamladığı harika projeyi unutması!
- Öncelik önyargısı: Bir yöneticinin değerlendirdiği kişi hakkındaki ilk izleniminin değerlendirmesine hakim olması.
- Mesafe önyargısı, yöneticiler kendilerine en yakın çalışanları daha uzaktakilere tercih ettiğinde ortaya çıkar. Bu önyargı, uzak ve hibrit çalışma ortamlarında yaygındır.
- Benzerlik önyargısı: bağlantılar işin bir parçasıdır, ancak yöneticiler kendilerine benzer olduğunu düşündükleri çalışanları (hobiler, geçmişler veya inançlar açısından) tercih ettiklerinde, bu durum performans derecelendirmelerindeki değişkenliği etkileyebilir.
- Hoşgörü önyargısı: Yöneticiler, çok çabalayan ancak tam olarak başarılı olamayan çalışanlara sempati duyabilir. Motivasyon aracı olarak cömert bir performans puanı verebilirler, bu da kendilerinden daha iyi performans gösteren diğer çalışanlara haksızlık olur.
🧰 7 Performans inceleme kalibrasyonu en iyi uygulamaları
Kazandıran bir kalibrasyon stratejisi yürütmek için aşağıdaki adımları uygulayın.
1. Kalibrasyon seansları için buluşma
Özellikle yenilenmiş performans yönetimi stratejinizi ilk kez uygulamaya koyduğunuzda, kalibrasyon oturumlarınızdan en iyi sonuçları almak için birden fazla kez bir araya gelmeniz gerekecektir.
Performans değerlendirmelerinizin ardından kalibrasyon komitenizi toplayın. Ekibinizin genelinin nasıl performans gösterdiğine dair bir fikir vermek için gözden geçirme verilerinizi üst düzeyde tartışacaksınız.
Ancak, puanlarının adil ve önyargısız olduğundan emin olmak için bireysel performans değerlendirmelerini veya temsili bir örneği incelemeye de hazırlıklı olun.
2. Kalibrasyon seansı stratejinizi planlayın
Kalibrasyon kontrolünüzün gündemini ve bundan ne elde etmeyi umduğunuzu tartışın.
Örneğin, hoşgörü önyargısı önceki bir performans döngüsünde sorunlu olmuş olabilir. Bu nedenle, kalibrasyon oturumunuz bu bilinçsiz önyargının başka örneklerini belirlemeye odaklanabilir ve bunun yerini merkeziyet önyargısının almadığından emin olabilir (yöneticiler çalışanlarını ölçeğin ortasına doğru sıralama eğiliminde olduğunda).
Kalibrasyon oturumunuzun amaçları konusunda net olun ve bunları net bir şirket standardı oluşturmak için kullanın.
3. Bir ölçek seçin
Çalışmak istediğiniz performans ölçeğini belirleyin.
Örneğin, aşağıdaki gibi 3 puanlık bir ölçek seçebilirsiniz:
- 1=çalışan beklentileri karşılamıyor
- 2=çalışan beklentileri karşılıyor
- 3=çalışan beklentileri aşıyor
Bununla birlikte, daha kısa ölçekler nüanstan yoksundur, bu nedenle ek genişliği tercih ediyorsanız 5 puanlık veya 10 puana kadar bir ölçek seçmeniz daha rahat olabilir.
4. Her bir derecelendirmeyi netleştirin
Hangi ölçeği seçerseniz seçin, her bir sayısal değer için kesin ifadeler kullandığınızdan emin olun.
"Ortalama", "katılıyorum" veya "iyi" gibi yoruma açık muğlak ifadeler kullanmaktan kaçının.
Ayrıca, öznel yorumlara yol açabilecek duygusal kelimelerden kaçının.
Gözden geçirenlere çalışan değerlendirmeleri için doğru derecelendirmeyi seçmelerinde rehberlik edecek belgeler sağlayın.
Örnek: 5. seviye puan almak için, çalışanın performans değerlendirme döngüsü zaman çizelgesi içinde X, Y ve Z'yi başarması ve sizin de kanıt sunabilmeniz gerekir. Kanıt, satış rakamlarını, müşteri hizmetleri puanlarını veya bir sertifikayı içerebilir.
5. Performans puanlarının dağılımının haritasını çıkarın
Kalibrasyon toplantınız sırasında, yöneticileri ve liderleri performans puanlarının derecelendirme dağılımını tahmin etmeye dahil etmelisiniz. Özellikle, ekiplerinden kaçının yüksek, medyan ve düşük kategorilerde performans göstermesini bekliyorlar?
Takip edilecek bazı dağıtım modelleri şunlardır:
- Çan şeklindeki eğri: çanın tepesi sonuçların ortalama, medyan ve moduna atıfta bulunurken, her bir eğimli eğri dışarıda kalan rakamlara atıfta bulunan normal dağılım.
- Kota: Yöneticilerin, değerlendirdikleri çalışan sayısına bağlı olarak belirli bir miktarda not vermeleri gerektiğinde.
- Hoşgörü: daha olumlu dağılıma daha yakın.
Kalibrasyon etkili bir şekilde çalıştığında, çoğu puan orta zemine eşit olarak yayılmalı, yüksek ve düşük kategorilerde birkaç uç puan olmalıdır. İşgücünüz için durum böyle değilse, bu yeniden kalibrasyon zamanının geldiğinin kritik bir göstergesidir.
6. Yöneticilerle 1:1 görüşmeler yapın
Herhangi bir kalibrasyon kontrolünün bir parçası, neden belirli puanları verdiklerini tartışmak için bireysel yöneticilerle yüz yüze bir toplantı yapmak olmalıdır.
Amaç, yöneticilerinizin performans standartları konusunda aynı fikirde olup olmadıklarını iki kez kontrol etmek ve en önemlisi, sahip olabilecekleri önyargıları gidermektir.
Yönetici A'nın ofiste çalışan erkek çalışanlara, uzaktan çalışan kadın çalışanlardan daha yüksek performans puanları verdiğini fark ederseniz, bu çok önemli bir konuşmadır!
Yöneticilerle bire bir görüşmeler yapmanın çok zaman aldığı büyük şirketlerde, alternatif olarak kalibrasyon komitenizin üyelerine ilgili yöneticilere ilgili geri bildirimleri iletmeleri için güvenebilirsiniz.
7. Çalışanların performans derecelendirmelerini ayarlamak
Kalibrasyonunuz herhangi bir tutarsızlık veya önyargı olarak yorumlayabileceğiniz herhangi bir şey tespit ettiğinde, adalet duygusunu artırmak için gerekli ayarlamaları yapabilirsiniz. Yaptığınız değişiklikleri ve nedenlerini her zaman belgeleyin.
Unutmayın: değerlendirme kalibrasyonu, performans yönetim sisteminizin ne kadar iyi çalıştığına dair değerli bilgiler sağlar. Gelecek döngülerde süreci iyileştirmek için onlardan öğrenin!
📝 Kullanabileceğiniz iki kullanışlı şablon
Tüm bu süreci sizin için biraz daha somut ve elle tutulur hale getirmek için hemen kullanabileceğiniz 2 şablon oluşturduk.
1) Kalibrasyon elektronik tablosu
🔍 Kalibrasyondan önce ve sonra kişi başına verilerinizi girmek için bu elektronik tabloyu kullanın. Otomatik olarak bir çan eğrisi ve departman başına kullanışlı istatistikler elde edin.
2) Kalibrasyon toplantı kılavuzu ve kontrol listesi
🔍 D aha yapılandırılmış ve eksiksiz bir süreç yürütmek üzere kalibrasyon toplantılarınıza rehberlik etmesi için bu şablonu kullanın.
➡️ Her iki performans kalibrasyon şablonunu da buradan ücretsiz olarak talep edin
➡️ ile adil ve tutarlı bir performans değerlendirme süreci oluşturun. Zavvy
Adil bir performans yönetimi kültürüne dayalı yüksek işlevli bir işyerinin nasıl oluşturulacağını mı merak ediyorsunuz?
Zavvy'in 360 derece geri bildirim sistemi, gözden geçirme döngülerinizi adil, destekleyici ve önyargısız bir şekilde yönetmenizi kolaylaştırır. Tüm yönetici geri bildirimlerini topladıktan sonra, Zavvy liderleriniz için kalibrasyonu etkinleştirecektir. Çalışanlarınız yalnızca kalibre edilmiş puanları görecektir.
Hepsinden iyisi mi? Tamamen otomatiktir, böylece tek bir düğmeye tıklayarak anlamlı performans geri bildirimi toplayabilir ve sunabilirsiniz!
Performans değerlendirme yazılımımızı denemek için ücretsiz bir demo rezervasyonu yapın!
❓ SSS
Performans değerlendirme kalibrasyonu ile ilgili en sık sorulan sorulara verdiğimiz yanıtlara göz atın.
Performans değerlendirme derecelendirmeleri neden kalibre edilmelidir?
Performans değerlendirme kalibrasyonu, şirketinizdeki her çalışan için değerlendirmeleri adil hale getirmek için tüm süreci standartlaştırır.
Ayrıca kalibrasyon, üzerinde çalışılacak objektif veriler üreterek öznelliği azaltır.
Performans kalibrasyon toplantısında ne olur?
Bir kalibrasyon toplantısı öncelikle performans değerlendirmelerinizdeki tutarsızlıkları kontrol eder.
Bir kalibrasyon komitesi önce bir performans değerlendirme standartları seti oluşturur, sonra da bu standartlara bağlı kalır. Amaç şeffaf olmak ve değerlendirme sürecindeki önyargıları azaltmaktır.
Kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak, ya her performans değerlendirmesini gözden geçirmeyi ya da temsili bir örnek seçmeyi tercih edeceksiniz.
Unutmayın: tam zamanlı, yarı zamanlı ve stajyerleri ayrı gruplara ayırın.
Tutarsızlıkların olduğu durumlarda, bu durum ya inceleme sürecine önyargının girdiğini ya da incelemeyi yapan kişinin deneyimsiz olduğunu ve eğitim süresini tamamlamakta olduğunu göstermektedir.
Her iki durumda da, kalibrasyon komitesi bunları ele almak için yöneticilerle birlikte çalışacak ve oyun alanını eşitlemek için derecelendirmeleri buna göre ayarlayacaktır.
En iyi performans gösterenler için en iyi derecelendirmeler nelerdir?
En yüksek performans derecelendirmeleri için belirlenmiş bir kriter yoktur.
Çalışanlarınızın en iyi performans gösteren kişiler olması için gereken puanları belirlemek kalibrasyon komitenize bağlıdır. Bundan sonra iş, derecelendirme ölçeğinizdeki her bir sayısal değeri etiketlemeye ve ardından bu değerleri çalışanlarınızla ve onları değerlendiren yöneticilerle açıkça paylaşmaya kalıyor.
Kalibrasyondan kim sorumludur?
Bu süreç için özel olarak bir kalibrasyon komitesi kurulur. Herhangi birini komiteye katılmaya davet edebilirsiniz, ancak tipik olarak bu rol en çok performans değerlendirmelerinde yer alan üst düzey yöneticiler, iş biriminin yönetici liderleri ve insan ekibi liderleri için uygundur.