Performans Değerlendirme Toplantısı Nasıl Yapılır? Eksiksiz Kılavuzunuz
Performans değerlendirmelerini planladınız, dağıttınız ve herkesin doldurmasını sağladınız. Geriye tek bir şey kaldı: performans değerlendirme toplantısında sonucu çalışanlarınıza iletmek.
Daha önceki deneyiminiz ne olursa olsun, bu tür bir toplantı düzenlemek göz korkutucu gelebilir.
Performans değerlendirme toplantısına hazırlanmak, sakin kalmanıza ve uygun bir şekilde geri bildirim vermenize yardımcı olur. Çünkü yapıcı eleştirilerde bile asıl farkı yaratan, bunu nasıl paylaştığınızdır .
Bu makale size çalışanlarınızla nasıl performans değerlendirme toplantısı yapacağınızı öğretecek. Sonuç olarak, değerlendirme sürecinin bu temel taşını ele almak için daha donanımlı hissederek bitireceksiniz.
💁 Performans değerlendirme toplantısı nedir?
Performans değerlendirme toplantısı, çalışanın belirli bir dönemdeki iş performansını değerlendirmek üzere çalışan ile yöneticisi arasında yapılan resmi bir görüşmedir.
Bu toplantılar tipik olarak bir kuruluşun daha kapsamlı performans yönetim sisteminin bir parçasıdır ve genellikle yıllık veya altı aylık gibi düzenli aralıklarla gerçekleştirilir. Ancak bazı şirketler bu toplantıları daha sık gerçekleştirebilir.
Performans değerlendirme toplantısı, bir çalışanın güçlü yönleri ve gelişim alanları hakkında geri bildirim paylaşmak için bir alan yaratmayı amaçlar. Bu aynı zamanda hem çalışan hem de yönetici için çalışanın başarılarını, karşılaştığı zorlukları ve hedeflerini tartışmak için bir fırsattır. Ayrıca, belirli projeleri veya görevleri, genel iş performansını veya işle ilgili beceri ve yetkinlikleri gözden geçirebilirler.
İpucu: Başarılı bir sonuç için değerlendirme aşamasında doğru performans değerlendirme sorularının sorulması gerekir.
➡️ Tüm süreç hakkında daha fazla bilgi edinmek için çalışan değerlendirmeleri hakkındaki makalemize göz atın.
✍️ Performans değerlendirmesi nasıl yapılır? Hazırlık yapmayı unutmayın
Sonuçları nasıl sunduğunuz çok önemlidir. Herkes görüldüğünü ve takdir edildiğini hissetmek ve çalışmalarının bir fark yarattığını bilmek ister. Performans değerlendirme toplantısı, çalışanlarınıza önemli olduklarını ve nasıl önemli olduklarını göstermek için bir fırsattır.
Herhangi bir yapıcı eleştiriden bağımsız olarak, bu tür bir toplantıyı çalışanlarınızın ilham almış ve büyümeye devam etmek için motive olmuş bir şekilde ayrılmalarını sağlayacak şekilde nasıl yürüteceğinizi öğrenebilirsiniz!
Hazırlık aşamasında yöneticilerin birkaç kritik görevi vardır.
Performans verilerinin toplanması ve gözden geçirilmesi
360 performans değerlendirmesi kullanıyorsanız, birden fazla katılımcının performans derecelendirmesini toplamanız gerekir.
İpucu: Çalışanınıza hangi geri bildirimi sunmanız gerektiğini ve sonuçları nasıl yorumlayacağınızı bildiğinizden emin olun.
Hedeflerin belirlenmesi
Toplantıdan ne elde etmek istiyorsunuz?
İdeal olarak, çalışanınızın net hedefler ve eylem adımları ile ayrılmasını ve performans değerlendirmesinin sonuçları hakkında belirsizlik olmamasını istersiniz.
Ayrıca, çalışmaya devam etmeleri ve daha da iyi performans göstermeleri için motive olmalarını ve ilham almalarını istersiniz.
İpucu: En kötü şey, net bir gündemi olmayan bir toplantıya girmek ve toplantı boyunca net içgörüler ve eylem adımları olmadan sadece küçük konuşmalar yaptığınızı fark etmektir.
Gündem oluşturma
Gündem, toplantıda neleri ele alacağınızı ana hatlarıyla belirtmelidir. Bunu katılımcılarınıza önceden e-posta yoluyla gönderin - bu konuda daha fazla bilgi bir sonraki bölümde.
➡️ Üç aylık gözden geçirme toplantısı gündem şablonumuza göz atın.
💡 Performans değerlendirme toplantıları için adım adım rehberiniz ve ipuçları
Aşağıda etkili performans değerlendirme toplantıları için önerdiğimiz adımlar yer almaktadır.
Hızlı referans için, bir sonraki bölümde özetlenen adımları bir kontrol listesi olarak bulacaksınız.
Beklentileri belirleyin
Başarılı bir performans değerlendirme toplantısı, belirlenen gün ve saatten önce başlar; toplantı davetini gönderdiğiniz anda başlar.
Davetiyeye gündemin ana hatlarını, her türlü hazırlığı ve çalışanlarınızın neler bekleyebileceğini ekleyin.
Toplantıdan önce sorularınız için sizinle iletişime geçmeye davet edin.
İpucu: İyi hazırlanmış çalışanlara sahip olmanın yanı sıra, beklentileri belirlemek bilinmeyenlerin sayısını ve olası tatsız sürprizleri azalttığı için sinirleri yatıştırmaya da yardımcı olur.
Hedeflerle çalışın
Hedefleri kullanmazsak iyi performans oldukça öznel bir kavramdır. Değerlendirmelerin temeli, çalışanlarınızın bireysel (ve ekibe özel) hedeflerine kıyasla nasıl performans gösterdikleridir. Bu aynı zamanda bir performans değerlendirme toplantısında tartışacağınız şeydir. Bizim önerdiğimiz hedef belirleme yöntemi SMART hedefleridir: aşağıdaki hedefleri belirlemek
- Spesifik: Hedefin kapsamı konusunda hiçbir belirsizlik olmamalıdır. Spesifik olmayan bir hedefe örnek olarak "sosyal medya takipçi sayımızı artırmak" verilebilir. Spesifik bir hedef ise "sosyal medyadaki takipçi sayımızı 2 ay içinde 5000 kişiye çıkarmak" olabilir. Bu örnek aynı zamanda SMART hedeflerinin diğer bölümlerini de içermektedir.
- Ölçülebilir: Ölçülebilir bir hedef, ölçülebilen önemli bir metrikle çalıştığınız anlamına gelir. Yukarıdaki örnekte, "5000 takipçi" hedefi ölçülebilir kılan bir hedeftir.
- Ulaşılabilir: Çalışanların motivasyonunu korumak için hedeflerin ulaşılabilir (biraz çabayla!) görünmesi çok önemlidir. Eğer hedef çok uzaksa, cesaretleri kırılabilir.
- İlgili: Bu özel hedef için neden çalıştığınızın açık bir nedeni olmalıdır. Örneğin, sosyal medya ölçümlerini kontrol etmek bir müşteri hizmetleri temsilcisinden ziyade bir pazarlama yöneticisi için daha uygun olacaktır.
- Zamana bağlı: Hedefe ulaşmak için bir son tarihe ihtiyacınız var. İdeal olarak, bir sonraki performans değerlendirme toplantısından önce ulaşabileceğiniz hedeflerle çalışmak istersiniz, böylece sonucu tartışabilirsiniz.
SMART bir hedef, alanınızda uzmanlığı olmayan biri tarafından bile kolayca anlaşılabilmelidir. Örneğin, herkes sosyal medyadan çok az anlasa bile iki ay içinde 5000 takipçi kavramını anlayabilir.
Çalışanlar daha sonra bir sonraki performans değerlendirmesinden önce bu hedefler doğrultusunda çalışabilirler.
🕵️♀️ Daha derine inmek istiyorsanız, performans hedefleri ile gelişim hedefleri arasındaki fark hakkında daha fazla bilgi edinmeniz için bir rehber hazırladık.
Başarıları ve eksiklikleri tartışın
Hedefler sayesinde, çalışanın beklentileri nerede karşıladığını veya aştığını ve nerede yetersiz kaldığını görmek daha kolay olacaktır.
İşte başarılardan bahsetmek için ipuçlarımız:
- Performanslarını tartışmak ve yapıcı geri bildir imde bulunmak, performans değerlendirme toplantılarının en önemli parçasıdır ve pek çok yeni yöneticinin korktuğu bir şeydir. Unutmayın, geribildirimin ne hakkında olduğundan çok nasıl verdiğiniz önemlidir.
- Geçmiş hataları suçlamak yerine çalışanların yanlış giden şeyleri tekrarlamaktan nasıl kaçınabileceklerine odaklanın.
- Bir yandan empati kurarken diğer yandan otoriter olmak arasındaki dengeyi bulun. Bunu başarmak pratik gerektirecektir. Ancak her performans değerlendirmesinde daha da kolaylaşacaktır.
- Sunduğunuz her türlü geri bildirimin mümkün olduğunca yapıcı ve objektif olduğundan emin olun. Uygun olduğunda, argümanlarınızı rakamlarla güçlendirmek için metrikler kullanın.
- Çalışanlarınızın duyulduklarını hissetmelerini ve mesajın daha iyi anlaşılmasını sağlamak için aktif dinlemeyi kullanın. Kısacası bu, mesajlarının anlamını kendi kelimelerinizle onlara geri iletmek anlamına gelir. Ayrıca mevcut olmayı ve onlara tüm dikkatinizi vermeyi de içerir.
- Toplantı yüz yüze ise göz temasını koruyun ve çevrimiçi bir tartışma yapıyorsanız ekrana bakmaya devam edin. Aktif dinleme pratiği yaparken telefonunuzu kontrol etmek büyük bir hayır-hayırdır.
İpucu: Sessizlikten korkmayın! En önemli atılımlar, potansiyel olarak garip bir sessizlikten kaçınmak ve doldurmak için acele etmek yerine insanlara düşünmeleri ve noktaları birleştirmeleri için alan verdiğimizde ortaya çıkar.
💡 Daha fazla ipucu ve örnek ister misiniz? Yapıcı geri bildirim örneklerimize göz atın.
İyileştirme alanlarını vurgulayın
Çalışanınızın hedeflerine ulaşamadığı alanlar ideal olarak önümüzdeki dönemin odak noktası olmalıdır.
Neden hedefe ulaşamadıklarını düşünüyorlar?
- Kötü performans, iş etiği ve motivasyon eksikliğinden mi kaynaklanıyordu?
- Onları desteklemek için daha fazlasını yapabilir miydiniz?
- Ek eğitime veya kaynağa ihtiyaçları var mıydı?
- Performans değerlendirme sürecinde herhangi bir boşluk var mı?
- Yoksa çalışan performans hedefleri çok mu iyimserdi?
Sebep ne olursa olsun, ilerlemeden önce yöneticilerin ve çalışanların iyileştirme alanları konusunda net olduklarından emin olmanız gerekir.
Büyüme alanlarını tartışırken, çalışanlarınıza çözüm dayatmak yerine onları çözüm üretmeye teşvik ederek onlara koçluk yapın.
İpucu: Koçluk yaklaşımı, insanların işi takip etme ve gerekli ayarlamaları yapma şansını artırır. Ne de olsa, iş görevlerini kendilerine devrettiler, size değil!
👀 Performans ve büyümeye yönelik koçluk yaklaşımını gerçek hayatta görmek için Spotify'daki çalışan gelişimine ilişkin ayrıntılı vaka çalışmamıza göz atın. Spotify, hiç şüphesiz en iyi öğrenme organizasyonlarından biri.
➡️ Performans yönetiminin iyileştirilmesi ve hangi çalışan performansı ölçütlerinin ölçüleceği hakkında daha fazla bilgi için eksiksiz kılavuzlarımıza göz atın.
Bir sonraki gözden geçirme dönemi için hedefler belirleyin
Bir önceki hedef belirleme sürecinden öğrenilenlerin önümüzdeki dönem hedeflerini şekillendirmesine izin verin. Güç temelli hedeflerle çalışmak, bir kişinin zayıf yönlerini düzeltmek yerine güçlü yönlerinden yararlanmak için bir eylem planı oluşturmaya yardımcı olabilir. Çalışanları daha iyi bir iş yapmaya teşvik etmeye yardımcı olabilir. Ayrıca, birçok insan iyi olduğu işleri yapmaktan, zor bulduğu işlerden daha fazla keyif alır.
İpucu: Performans değerlendirme toplantısının sonuçlarını ileride başvurmak üzere belgelemek çok önemlidir.
Takipleri planlayın
Önümüzdeki inceleme dönemi boyunca düzenli kontroller yapılmasını tavsiye ediyoruz.
Toplantı sırasında, bunun iki yönlü bir konuşma olduğundan emin olun.
Çalışanın ilgisini daha da çekmek için açık uçlu sorular sorun.
Çalışanlarınızın katılımını sağlamak, performans değerlendirmelerinizi performans ölçümünden performans yönetimine taşımanın anahtarıdır.
Çok sayıda çalışan ve performans değerlendirme toplantıları ile kısa sürede takip edilmesi gereken çok şey olur - check-in yazılımımız mükemmeldir!
📝 Bir performans değerlendirme toplantısını nasıl yapılandırırsınız? Örnek toplantı gündemi
Etkili gözden geçirme toplantıları için yukarıda ele aldıklarımızı özetleyen bu kontrol listesini kullanın.
- Beklentileri belirleyin - Çalışanlarınızın toplantıdan neler bekleyebileceğini ve gerekli hazırlıkları davetiyede paylaşın.
- Hedeflerle çalışın - SMART hedeflerini değerlendirmenin temeli olarak kullanın.
- Başarıları tartışın - Aktif dinlemeyi kullanmayı ve onların ve sizin neyi daha iyi yapabileceğinizi tartışmayı unutmayın.
- İyileştirme alanlarını vurgulayın - Çalışanınızın performans sorunları için çözümler geliştirmesine izin verin.
- Bir sonraki gözden geçirme dönemi için hedefler belirleyin - Gerçekçi hedefler belirlemek için geçmişin geleceği bilgilendirmesine izin verin, ancak çalışanlarınızı zorladığınızdan emin olun.
- Takipleri planlayın - Takipler bir performans değerlendirme toplantısını yapabilir veya bozabilir. Çalışanlarınızın gidişatı düzeltmelerine ve yanlış anlamaları hataya dönüşmeden yakalamalarına yardımcı olurlar.
📝 Tüm check-in toplantı şablonlarımıza buradan ulaşabilirsiniz. 17 farklı senaryo için şablonlarla, sizin için bir şey olduğunu garanti edebiliriz.
🏆 Performans değerlendirme toplantıları yapmanın 5 faydası
Araçlar ve yazılım çözümleri performans yönetimi sürecini büyük ölçüde iyileştirebilir. Bununla birlikte, yöneticiler ve çalışanlar arasındaki doğrudan görüşmelerin yerini tutmazlar.
Performans değerlendirme toplantıları - yüz yüze veya çevrimiçi - çok değerlidir. İşte nedeni.
Karşılıklı anlayış sağlarlar
Doğru iletişimle birçok hatadan kaçınabilirsiniz. İletişim, profesyonel gelişim ve başarı için kilit öneme sahiptir - uzaktan çalışan ekipler için daha da önemlidir, çünkü bir iş arkadaşınızın yanından öylece geçip bir soru soramazsınız. Her şeyin ayrıntılı olarak özetlenmesi gerekir çünkü herkesin sağduyu anlayışı veya belirli prosedürlerin nasıl uygulanacağı farklıdır.
Performans değerlendirme görüşmesi, çalışan performansı, eylem maddeleri ve çalışan hedefleri konusunda aynı sayfada olduğunuzu netleştirmek için bir şanstır.
Performans değerlendirme toplantıları olumlu ve ileriye dönük bir hava yaratır
Yapıcı eleştirileri olumlu geri bildirimlerle dengelediğinizden emin olun. Gelecekteki performans için standartlar belirleyin ve bunları hem çalışanınız hem de tüm ekip için potansiyel faydalı sonuçlara bağlayın. İnsanlar, katkılarının şirketin kazanımlarına nasıl katkıda bulunduğunu görürlerse, iyi bir iş çıkarmak için daha fazla motive olacaklardır.
Büyümeyi teşvik ederler
Performans geri bildirimi, nerede iyileştirme yapılması gerektiği ve her çalışanın gelecek değerlendirme dönemi için nelere odaklanması gerektiği konusunda net talimatlar verir. Rekabet edecek bir şeyiniz (hedefleriniz) varsa büyümek daha kolaydır. Ayrıca, mümkün olduğunda yüz yüze toplantılar veya yöneticiyle sanal olarak bire bir toplantılar, performans değerlendirmelerinin sonuçlarını e-posta yoluyla almaktan daha güçlüdür.
Başarıları ve potansiyeli vurgularlar
Bu toplantılar başarıları ve potansiyeli vurgulayarak ekip üyelerinizi motive etmeye ve katılımlarını sağlamaya yardımcı olur. Güç temelli hedeflerle çalışıyorsanız, bazen korkulan bu toplantılar çok daha olumlu bir tona sahip olabilir ve çalışanların kuruluş içindeki doğal güçlü yönlerinden yararlanmalarına yardımcı olabilir.
Daha yüksek genel performansa katkıda bulunurlar
Daha yüksek genel performans, bireysel ve şirket açısından açık bir faydadır.
Dijital çağımızda insanların hızlı bir e-posta veya kısa mesajı tercih ettiğini varsaymak kolay olabilir, ancak bu çok fazla kaçırılmış potansiyel demektir.
Performans değerlendirmeleri tek yönlü bir konuşma yerine bir toplantı olarak düzenlendiğinde çok daha verimli olur.
😟 Performans değerlendirme toplantıları sırasında hassas konular nasıl ele alınır?
Bir yönetici olarak, toplantının en sinir bozucu kısmı olabilecek performans değerlendirme toplantısı sırasında hassas konuları (düşük performans gibi) ele almaya hazır olmalısınız.
İşte bu zorluğun üstesinden gelmek için en iyi ipuçlarımız.
- Mümkün olduğunca objektif olması için geri bildiriminizi mümkün olduğunca verilerle destekleyin. Örneğin: "Performansınız standartlara uygun değil" demek yerine, "Son değerlendirme dönemi için satış hedefiniz 1 milyon dolardı ve 100 bin dolar elde ettiniz" deyin. Düşük performans sadece bir gerçektir ve kişisel bir görüş değildir. İletişim becerileri gibi "daha yumuşak" nitelikleri değerlendirirken bu durum daha da zorlaşır.
- Eleştiriyi peşinen yapmak yerine, çalışanınızı düşük performans gösterdiği alanla ilgili düşüncelerini paylaşmaya davet edin. Örneğin, "Son değerlendirme dönemindeki satış sonuçlarınız hakkında ne söylemek istersiniz?". Öz farkındalıkları varsa, sonuçlarının beklentilerin altında olduğunu bilecek ve nedenini motive edeceklerdir. Öz farkındalık ve hesap verebilirlikten yoksun çalışanlar için durum daha zordur.
- Savunmaya geçen ve başkalarını suçlamaya çalışan insanlar bunu genellikle tutundukları farklı korkular nedeniyle yaparlar. Mümkün olduğu ölçüde, korkunun temel nedenini araştırın . Belki de bir hata yaptıklarını veya beklenen performansı gösteremediklerini kabul ederlerse işlerini kaybetmekten korkuyorlardır. Ayrıca hatalarla ilgili suçluluk ve utanç duyuyor ve bir başa çıkma stratejisi olarak bunları saptırıyor olabilirler.
- Şefkatli ve empatik olun. Kendinizi çalışanınızın yerine koymaya çalışın ve neden hedeflerine ulaşamadıklarını veya her şeyin planlandığı gibi gitmediğini anlamaya çalışın. Altta yatan bir neden olup olmadığını anlamaya çalışın. Belki de özel hayatlarında paylaşmaktan rahatsızlık duydukları bir durumla mücadele ediyorlardır.
- Ne söyleyeceğinizi planlayın, ancak bir senaryo oluşturmayın. Zorlanmış hissetmemeniz için kelimelerinizin doğal bir şekilde akması gerekir. Olası sonuçları ve bunların her biriyle nasıl başa çıkacağınızı düşünerek kendinizi zihinsel olarak hazırlayın. Her performans değerlendirme toplantısından bir şeyler öğrenmeye açıksanız, bu toplantıları ne kadar hızlı geliştirdiğinize ve ne kadar rahat yönettiğinize şaşıracaksınız!
- Zihniyetinizi değiştirmeye açık olun. Performans değerlendirme toplantıları sorgulama değildir. Birinin geçmişteki hatalarını ortaya çıkarmaya çalışmak veya yanlış giden şeyler için suçlu hissetmesini sağlamak için orada değilsiniz. İleriye dönük olarak tam potansiyellerine ulaşmalarına yardımcı olmak için oradasınız. Alınan derslere ve gelişim olanaklarına odaklanarak bir büyüme zihniyeti geliştirin.
💡 Hassas konularla başa çıkmak için çok hazırlıklı olamayız. Daha fazla pratiğe ihtiyacınız varsa, geri bildirim verme ve alma eğitimimize göz atın.
➡️ Zavvy daha anlamlı performans değerlendirme toplantıları sağlıyor
Performans değerlendirme toplantıları, değerlendirme süreci için çok önemlidir ve kuruluşunuzun göz ardı etmemesi gereken bir şeydir.
Bir toplantının sonucu, çalışanınızın motivasyonunu, sonuçlarını ve dolayısıyla şirketinizin performansını artırabilir veya azaltabilir.
Zamanınızı en stratejik şekilde kullanmanın geri bildirimi nasıl vereceğinize hazırlanmak olduğunu bilmek. Daha az optimal ve zaman alıcı olan şey, performans değerlendirme toplantısının arkasındaki yönetimdir.
İşte bu yüzden Zavvy hayatınızı kolaylaştırmak için devreye giriyor!
Performans değerlendirme yazılımımız daha kolay veri toplanmasını sağlar ve çalışan performansı ve gelişimi ile ilgili her şey için başvurulacak bir yerdir.
Ayrıca, bire bir toplantı yazılımımız uzaktan performans değerlendirme toplantılarını daha yönetilebilir hale getirir. Yapılandırılmış ve anlamlı görüşmelerin düzenlenmesine yardımcı olur.
📅 Zavvy'nin kuruluşunuzun performans inceleme sürecini ve 360° çalışan gelişimini nasıl kolaylaştırabileceğini öğrenmek için bir demo rezervasyonu yapın.