7 συμβουλές για την αποτελεσματική ανατροφοδότηση των εργαζομένων + συμβουλές εμπειρογνωμόνων
Η παροχή αποτελεσματικής ανατροφοδότησης είναι ζωτικής σημασίας στο στάδιο της ανάπτυξης και της διατήρησης της εμπειρίας των εργαζομένων.
Ωστόσο, είναι εύκολο να κάνετε λάθη ενώ δίνετε ανατροφοδότηση.
Για παράδειγμα, η επιλογή ενός λανθασμένου σκηνικού, η συσσώρευση επικρίσεων και η αρνητική γλώσσα του σώματος μπορεί να κάνουν περισσότερο κακό παρά καλό.
Σε αυτό το σημείο έρχεται μια αποτελεσματική στρατηγική ανατροφοδότησης των εργαζομένων.
Η παροχή αποτελεσματικής ανατροφοδότησης εγγυάται ότι το μήνυμά σας θα περάσει με σαφήνεια και ότι οι εργαζόμενοί σας θα παρακινηθούν να αποδώσουν καλύτερα.
🔭 Τι είναι η αποτελεσματική ανατροφοδότηση;
Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση αναφέρεται στην παροχή πολύτιμων και διορθωτικών πληροφοριών στους εργαζομένους για τη βελτίωση της απόδοσής τους. Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση μπορεί να είναι θετική και αρνητική και συνήθως επικεντρώνεται σε μια συγκεκριμένη συμπεριφορά ή κατάσταση.
Για να είναι αποτελεσματική η ανατροφοδότησή σας, πρέπει να είναι:
- Προληπτική: η ανατροφοδότηση θα πρέπει να γίνεται αμέσως μετά από ένα συμβάν, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να αντιμετωπίσουν άμεσα τις ανεπάρκειες.
- Συγκεκριμένα: επικεντρωθείτε σε ένα συγκεκριμένο πράγμα που έχουν κάνει οι εργαζόμενοι, όχι σε ολόκληρη την εμπειρία τους στον οργανισμό.
- Αντικειμενικότητα: δώστε ανατροφοδότηση με βάση αυτά που έχετε μελετήσει και όχι τα προσωπικά σας συναισθήματα.
- Εποικοδομητική: δεν πρέπει να έχει υπονοούμενα κρίσης ή να περιλαμβάνει μη βίαιη επικοινωνία. Αντίθετα, θα πρέπει να επισημαίνει τις ελλείψεις των εργαζομένων, τον αντίκτυπο του οργανισμού σε μεγάλη κλίμακα και να παρέχει ένα σχέδιο δράσης.
- Συνέπεια: η αποτελεσματική ανατροφοδότηση των εργαζομένων πρέπει να είναι μια επαναλαμβανόμενη και συστηματική διαδικασία. Ανάλογα με την οργανωτική σας δομή, μπορείτε να διεξάγετε εβδομαδιαία, ετήσια ή τριμηνιαία αξιολόγηση της απόδοσης.
👀 Πώς να δίνετε αποτελεσματική ανατροφοδότηση στους υπαλλήλους σας με παραδείγματα
Ξεκινήστε με το θετικό
Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να συσκευάσετε το σάντουιτς με τα σχόλια στο γεύμα σας. Το σάντουιτς ανατροφοδότησης είναι όταν επαινείτε τον υπάλληλό σας, τον καυτηριάζετε για τα λάθη του και στη συνέχεια τον επαινείτε ξανά. Αν αυτός είστε εσείς, αρχίστε να κάνετε το αντίθετο.
Αυτή η μέθοδος περιπλανιέται και δυσκολεύει τους υπαλλήλους να καταλάβουν το κύριο σημείο σας. Αντ' αυτού, ξεκινήστε με ένα θετικό σχόλιο. Αυτό θα μπορούσε να αφορά τα τελευταία επιτεύγματα των υπαλλήλων σας ή ένα έργο στο οποίο εργάζονται επί του παρόντος.
Πείτε κάτι του τύπου: "Άννα, είμαι πραγματικά εντυπωσιασμένος με το σχεδιασμό του UI σου για την εφαρμογή γυμναστικής μας. Δίνεις ένα εξαιρετικό παράδειγμα για όλους στην ομάδα". Στη συνέχεια, προχωρήστε σε εποικοδομητικές φράσεις ανατροφοδότησης.
Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό χωρίς να ακούγεται εκφοβιστικό:
- Κάντε παύση αφού δώσετε θετική ανατροφοδότηση. Αφήστε τους υπαλλήλους σας να επεξεργαστούν αυτά που μόλις είπατε και να απαντήσουν.
- Πείτε τους γιατί κανονίσατε την κατ' ιδίαν συνάντηση.
- Αποφύγετε τη χρήση "αλλά" - εναλλακτικά, διαχωρίστε τα θετικά και τα αρνητικά σχόλια. Για παράδειγμα, "Πρώτον, θα ήθελα να πω... (προσφέρετε επαίνους). Δεύτερον, αισθάνομαι έντονα ότι θα ήταν καλύτερο αν... (δώσετε εποικοδομητική ανατροφοδότηση)".
Να είστε συγκεκριμένοι
Ας ρίξουμε μια ματιά σε αυτά τα δύο παραδείγματα:
"Άννα, λατρεύω τα νέα διαδραστικά κουμπιά που προσθέσατε στην εφαρμογή γυμναστικής μας. Απλά νιώθω ότι έρχονται σε σύγκρουση με το θέμα. Μπορείς να μειώσεις τα μεγέθη;"
Versus...
"Άννα, υπέροχη δουλειά! Αλλά πρέπει να βελτιώσεις τα σχέδιά σου".
Η πρώτη δήλωση είναι συγκεκριμένη ανατροφοδότηση. Λέει στον εργαζόμενο τα δυνατά του σημεία και πού πρέπει να κάνει αλλαγές στην εργασία του. Εν τω μεταξύ, η δεύτερη δήλωση είναι γενική και συγκεχυμένη. Δεν δείχνει στον σχεδιαστή UX τι είναι αυτό στα σχέδια που πρέπει να τροποποιήσει.
Στην παροχή συγκεκριμένων ανατροφοδοτήσεων προς τους εργαζομένους, όπως η πρώτη δήλωση, Michael Alexis, Διευθύνων Σύμβουλος στο teambuilding.com, λέει:
Το μου νούμερο ένα συμβουλή για την ανατροφοδότηση των εργαζομένων είναι να να είστε πιο άμεσοι. Δοκιμάστε να ρωτήσετε τα μέλη της ομάδας σας, "σε μια κλίμακα από το 1 έως το 10, πόσο άμεσος είστε με την ανατροφοδότηση;". Πολλοί άνθρωποι θα απαντήσουν "6 ή 7 ή 8", εξηγώντας ότι αυτό βοηθάει στην άμβλυνση του μηνύματος και στην προστασία των συναισθημάτων του παραλήπτη.
Στη συνέχεια, κάντε μια επόμενη ερώτηση: "στην ίδια κλίμακα, πόσο άμεσα θέλετε να λαμβάνετε ανατροφοδότηση;". Θα ακούσετε πολλά 9 και 10. Το θέμα είναι ότι οι άνθρωποι θέλουν άμεση ανατροφοδότηση και είναι πιο ανθεκτικοί απ' ό,τι νομίζετε. Όταν δίνετε στους ανθρώπους σαφείς και διαφανείς πληροφορίες, τους δίνετε επίσης την ευκαιρία να ανταποκριθούν, να εξηγήσουν, να βελτιωθούν και ούτω καθεξής - είναι ένα κέρδος για όλους.."
Να είστε αντικειμενικοί
Αντικειμενικότητα στην παροχή ανατροφοδότησης σημαίνει να αναφέρεστε σε συμπεριφορές που παρατηρήσατε εσείς οι ίδιοι. Μην βασίζετε την ανατροφοδότησή σας σε φήμες και φήμες που κυκλοφορούν στο χώρο εργασίας. Αντίθετα, μετατρέψτε την παρατήρησή σας σε σημεία δεδομένων για να κάνετε την ανατροφοδότησή σας σταθερή και αποτελεσματική.
Για παράδειγμα, μην χρησιμοποιείτε φράσεις όπως: "Αργείς πάντα στη δουλειά και αυτό αρχίζει να επηρεάζει την απόδοσή σου". Αυτή η δήλωση δημιουργεί χώρο για αμυντική συμπεριφορά με τους υπαλλήλους, οι οποίοι είναι πιθανό να αντικρούσουν τη γνώμη σας αντί να προσαρμόσουν τη συμπεριφορά τους.
Αντ' αυτού, ακολουθήστε το Μοντέλο Κατάσταση-Συμπεριφορά-Επιπτώσεις.
Για παράδειγμα, πείτε: "Τις τελευταίες τρεις ημέρες (η κατάσταση), απουσιάζετε από τις συσκέψεις (η συμπεριφορά) και έχω παρατηρήσει πώς αυτό επηρεάζει την πρόοδο του τρέχοντος έργου μας (ο αντίκτυπος)".
Το να οδηγήσετε τη συζήτηση σε αυτόν τον δρόμο δείχνει ότι γνωρίζετε το πρόβλημα. Έχετε δει πώς επηρεάζει όλους και τώρα λαμβάνετε προληπτικά μέτρα για την επίλυσή του, ανεξάρτητα από τα προσωπικά σας συναισθήματα απέναντι στον εργαζόμενο.
Leanne Renninger, ιδρύτρια της LifeLabs Learning, λέει ότι ένας άλλος λόγος για να ακολουθήσει κανείς αυτή την προσέγγιση είναι ότι ενισχύει τη θετική συμπεριφορά:
"Θέλουμε να είμαστε σε θέση να προσδιορίσουμε ακριβώς τι θέλουμε το άλλο άτομο να αυξήσει ή να μειώσει. Και αν επιμείνουμε σε θολά λόγια, στην πραγματικότητα δεν θα έχει καμία ιδέα ιδιαίτερα για το τι πρέπει να κάνει στο μέλλον για να συνεχίσει να επαναλαμβάνει αυτή τη συμπεριφορά".
Χρησιμοποιήστε αυτές τις πρακτικές συμβουλές ανατροφοδότησης για να διατηρήσετε την αντικειμενικότητα:
- Απομακρύνετε τη συζήτηση από τις προσωπικές συνήθειες. Επικεντρωθείτε στην κατάσταση και όχι στο πρόσωπο.
- Μην υποθέτετε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν όλο το ιστορικό πλαίσιο. Ορίστε τη φύση του προβλήματος και δείξτε τους γιατί είναι πρόβλημα.
- Μη φοβάστε να δώσετε αρνητικά σχόλια. Αποφύγετε να απαλύνετε το χτύπημα με ένα σάντουιτς ανατροφοδότησης.
- Ακούστε τη δική τους πλευρά της ιστορίας. Να είστε ανοιχτοί στο ενδεχόμενο να είστε κι εσείς ένας από τους συντελεστές του προβλήματος.
Δώστε εφαρμόσιμες συμβουλές
Σε αντίθεση με το σάντουιτς ανατροφοδότησης, η αποτελεσματική ανατροφοδότηση των εργαζομένων ξεκινάει θετικά, τοποθετεί την εποικοδομητική κριτική στη μέση και καταλήγει με μέτρα που μπορούν να αναληφθούν και να δώσουν στους εργαζομένους την ευκαιρία για βελτίωση.
Είναι ζωτικής σημασίας να παρέχετε αυτά τα βήματα αφού μεταδώσετε την ουσία των σχόλιων σας. Αυτό θα βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να νιώσουν αυτοπεποίθηση στη συνέχεια, καθώς δείχνει το ενδιαφέρον σας για την πρόοδό τους και τη φροντίδα σας για την επιτυχία τους. Η εστίασή τους τότε μετατοπίζεται από την αρνητική πτυχή της ανατροφοδότησής σας στο να προχωρήσουν μπροστά.
Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: "Μια από τις συνήθειες που με έχουν βοηθήσει να έρχομαι νωρίς στη δουλειά με συνέπεια είναι να ολοκληρώνω τη μισή λίστα με τις δουλειές μου το προηγούμενο βράδυ. Θα μπορούσε αυτό να λειτουργήσει και για εσάς;"
Άλλα μέτρα που μπορείτε να λάβετε περιλαμβάνουν:
- Προγραμματίστε συναντήσεις παρακολούθησης
- Μοιραστείτε συγκρίσιμες λύσεις. Αναφέρετε πώς τα βήματα αυτά λειτούργησαν για εσάς ή χρησιμοποιήστε άλλες μελέτες περίπτωσης.
- Παρέχετε τους απαραίτητους πόρους.
- Αναφέρετε θετικές ενέργειες που θα θέλατε να δείτε περισσότερο.
Κάντε συχνή την ανατροφοδότηση
Το 32% των εργαζομένων πρέπει να περιμένει πάνω από τρεις μήνες για να λάβει ανατροφοδότηση από τον επικεφαλής της ομάδας του.
Η συχνότητα της ανατροφοδότησης εξαρτάται από την οργανωτική δομή και το χρονοδιάγραμμά σας, αλλά ιδανικά, θα πρέπει να δίνετε ανατροφοδότηση αμέσως μετά την εμφάνιση μιας κατάστασης. Όσο πιο γρήγορα παρέχετε στους υπαλλήλους ανατροφοδότηση, τόσο πιο γρήγορα μπορούν να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές.
Διευθύνων Σύμβουλος της SnackNation, Sean Kelly, λέει ότι:
Αν δεν το κάνετε αυτό, άλλα πράγματα θα γεμίσουν το κενό. Δεν θα δείτε αυτό το άτομο ή δεν θα συνδεθείτε μαζί του προσωπικά για άλλες τέσσερις με πέντε ημέρες ή μια εβδομάδα ή δύο εβδομάδες. Μέχρι τότε, έχετε χάσει την ευκαιρία σας, γιατί τότε θα σας φανεί περίεργο. Αν το αναφέρεις, θα είναι σαν: "Τι; Κάθεσαι και αισθάνεσαι έτσι;" ή "Έχεις συσσωρεύσει κάποια δυσαρέσκεια;"
Σε ένα τέτοιο σενάριο, οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να ξεχάσουν ορισμένες καταστάσεις ή συμπεριφορές. Αυτό θα σας δυσχεράνει την επίλυση προβλημάτων.
Ωστόσο, την ίδια στιγμή, η συχνή ανατροφοδότηση μπορεί γρήγορα να γίνει συντριπτική ή να φανεί ως μικροδιαχείριση.
Δείτε πώς θα το αποτρέψετε αυτό:
- Ελέγξτε τα κίνητρά σας πριν δώσετε ανατροφοδότηση. Το κάνετε επειδή είστε εκνευρισμένοι ή θέλετε πραγματικά να βελτιώσετε την κατάσταση;
- Χρησιμοποιήστε εργαλεία ανατροφοδότησης για να συμπληρώσετε μια επίσημη συνάντηση - για παράδειγμα, Qualtrics, Impraise και Weekdone.
- Παρατηρήστε το περιβάλλον. Αν οι υπάλληλοί σας είναι τεταμένοι ή συναισθηματικά φορτισμένοι, δεν είναι η κατάλληλη στιγμή - περιμένετε μέχρι να πέσει η ζέστη.
Επικοινωνήστε πρόσωπο με πρόσωπο
Η κατ' ιδίαν συνάντηση με τους υπαλλήλους είναι απαραίτητη για την εδραίωση εμπιστοσύνης. Θα τους επιτρέψει να διαβάσουν τη γλώσσα του σώματός σας και να γνωρίζουν αν είστε διαφανείς. Θα τονώσει επίσης την παραγωγικότητα, καθώς ο εργαζόμενος θα πάρει την κατάσταση πιο σοβαρά από το να διαβάζει τα σχόλιά σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Επιπλέον, η γραπτή ανατροφοδότηση μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες παρερμηνείας. Οι υπάλληλοί σας θα μπορούσαν εύκολα να παρερμηνεύσουν το θαυμαστικό σας ως ένδειξη θυμού ή φωνής. Στην πραγματικότητα, προσπαθείτε να τους πείτε ότι η κατάσταση είναι επείγουσα.
Σε αυτό το σημείωμα, Alexandria Butler, ιδρύτρια του Sista Circle, συμβουλεύει ότι:
Θέλετε να δώσετε αποτελεσματική ανατροφοδότηση στους υπαλλήλους σας; Γνωρίστε τους ανθρώπους σας.
Ο καθένας επικοινωνεί διαφορετικά και ο καθένας έχει διαφορετικά ερεθίσματα. Υπάρχει δύναμη στο να περνάτε χρόνο με τα μέλη της ομάδας σας για να τους γνωρίσετε ως ανθρώπους.
Ρωτήστε τους για τις αγαπημένες τους επαγγελματικές σχέσεις και τις χειρότερες επαγγελματικές τους στιγμές. Κατανοώντας την προσωπικότητα κάποιου και τα απωθημένα του θα σας βοηθήσει να παρέχετε την καλύτερη δυνατή ανατροφοδότηση - με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Για να το κάνετε αυτό:
- Δημιουργήστε ένα άνετο περιβάλλον για να ενθαρρύνετε τους εργαζόμενους να μιλήσουν. Διοργανώστε τη συνεδρία ανατροφοδότησης σε μια ιδιωτική αίθουσα συσκέψεων ή σε ένα γραφείο.
- Διατηρήστε καλή γλώσσα του σώματος. Επικοινωνήστε με τα μάτια για να δείξετε το ενδιαφέρον σας. Μην γείρετε το σώμα σας μακριά τους (προθυμία να φύγετε) ή σταυρώστε τα χέρια σας (εχθρότητα/αμυντικότητα).
Σημείωση: Για να βοηθήσουμε τους ανθρώπους να κατανοήσουν την προσωπικότητα του άλλου, τα υψηλά και τα χαμηλά, αναπτύξαμε μια ειδική ρουτίνα:"Συζητήσεις που έχουν σημασία".
Πρόκειται για μια διασκεδαστική ρουτίνα σύνδεσης ανά δεκαπενθήμερο που φέρνει τους ανθρώπους κοντά και τους ενθαρρύνει να πάρουν για τα "υψηλότερα υψηλά και χαμηλότερα χαμηλά" τους.
Ακούστε πρώτα
Να θυμάστε ότι στόχος της ανατροφοδότησης είναι η βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων και όχι ο εκφοβισμός ή η στρίμωξή τους. Η διαδικασία αφορά επίσης εσάς. Το να έχετε ατομικές συνεδρίες ανατροφοδότησης με τους υπαλλήλους μπορεί να ρίξει φως σε ασυνείδητα διαχειριστικά λάθη που κάνετε.
Maciek Kubiak, επικεφαλής του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού της PhotoAiD, λέει ότι:
Ακρόαση και προσοχή είναι δύο πολύ βασικά εργαλεία στα οποία μπορείτε να βασιστείτε για να κάνετε την ομάδα σας πιο παραγωγική. Δεδομένου ότι η εποικοδομητική ανατροφοδότηση δίνεται σε μια συζήτηση, όταν το άλλο άτομο στην ομάδα αισθάνεται ότι ακούγεται, καλλιεργείται η εμπιστοσύνη μεταξύ των εργαζομένων και της εταιρείας.
Επιπλέον, και τα δύο μέρη πρέπει να ακούνε το ένα το άλλο για να κάνουν διάλογο και να βρίσκουν ευκαιρίες για τη βελτίωση της απόδοσης της ομάδας εργασίας. Ομοίως, αυτό επιτρέπει σε ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον να γίνει πραγματικότητα σε οργανισμούς που ενθαρρύνουν την ενεργό ακρόαση και την εποικοδομητική ανατροφοδότηση με αυτόν τον τρόπο.
Η ακρόαση σας αποτρέπει επίσης από το να κολλήσετε προσπαθώντας να διορθώσετε ένα πρόβλημα που δεν μπορεί να διορθωθεί.
Για παράδειγμα, ο λόγος που ο υπάλληλός σας αρχίζει ξαφνικά να αργεί να εμφανιστεί μπορεί να οφείλεται σε οικογενειακές υποχρεώσεις. Μπορεί να έχει βρέφη ή εξαρτώμενα μέλη που χρειάζονται φροντίδα πριν βγει από το σπίτι.
Όταν μπορείτε να εντοπίσετε την πηγή της κατάστασης, μπορείτε να δώσετε ρεαλιστικές λύσεις, όπως το άνοιγμα μιας μονάδας ημερήσιας φροντίδας για τους γονείς ή την επικαιροποίηση των πολιτικών αδειών τους.
Γίνετε καλύτερος ακροατής των υπαλλήλων σας με τα ακόλουθα βήματα:
- Ελαχιστοποιήστε τους περισπασμούς στο περιβάλλον. Απενεργοποιήστε τις συσκευές και δώστε την αμέριστη προσοχή σας.
- Μάθετε δεξιότητες ήπιας επικοινωνίας για να αναπτύξετε τη συναισθηματική σας νοημοσύνη.
- Ζητήστε προτάσεις βελτίωσης για να οξύνετε τις ηγετικές σας ικανότητες.
💡 Check out: 30 παραδείγματα εποικοδομητικής ανατροφοδότησης για συγκεκριμένες δεξιότητες και σενάρια συμπεριφοράς και 36 παραδείγματα εποικοδομητικής ανατροφοδότησης για άτομα με υψηλές επιδόσεις.
👂 Πώς να λαμβάνετε ανατροφοδότηση στο χώρο εργασίας
Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση λειτουργεί και προς τις δύο κατευθύνσεις: για τους ηγέτες ανθρώπινου δυναμικού ώστε να γίνουν καλύτεροι στη δουλειά τους και για τους εργαζόμενους ώστε να βελτιώσουν τις συμπεριφορές και τις επιδόσεις τους.
Αν βρεθείτε στο τέλος της ανατροφοδότησης στον εργασιακό χώρο, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ακούσετε. Ακούστε την εισροή και μην διακόπτετε τους υπαλλήλους σας κατά τη διάρκεια της συνεχιζόμενης ανατροφοδότησης- περιμένετε μέχρι να τελειώσουν να μιλούν.
Αλλά δεν είναι μόνο η υπομονή στην ακρόαση. Να είστε ανοιχτοί στις προτάσεις και τις ιδέες του ομιλητή. Όταν τα έχετε ακούσει όλα, προσέξτε τις αντιδράσεις σας. Οι πράξεις μιλούν πιο δυνατά από τα λόγια, οπότε η παραμικρή αύξηση του τόνου σας ή η αλλαγή στη γλώσσα του σώματός σας μπορεί να στείλει ένα αρνητικό μήνυμα.
Κάντε ερωτήσεις και ζητήστε παραδείγματα περιπτώσεων στις οποίες κάνατε λάθη για να λάβετε διευκρινίσεις. Σκεφτείτε αυτά που μόλις ακούσατε και μη βιαστείτε να βρείτε δικαιολογίες. Αντιθέτως, σκεφτείτε την εγκυρότητα της ανατροφοδότησης. Ο ομιλητής είναι μόνο ένα κλάσμα του συνολικού αριθμού των εργαζομένων στον οργανισμό, οπότε δεν χρειάζεται πάντα να ενεργείτε βάσει αυτού.
Κάντε διπλό έλεγχο με άλλους υπαλλήλους για να δείτε πόσο ακριβή είναι η ανατροφοδότηση πριν λάβετε αποφάσεις. Ακολουθούν ορισμένα πρόσθετα βήματα που μπορείτε να λάβετε για να λαμβάνετε ανατροφοδότηση με επαγγελματικό τρόπο στο χώρο εργασίας:
- Εξασκηθείτε στη διαχείριση του θυμού ή του στρες. Εκτελέστε ασκήσεις αναπνοής για να αναπτύξετε ανοχή σε δυσάρεστες καταστάσεις.
- Εκτιμώ την ανατροφοδότηση για την ενθάρρυνση της ανοιχτότητας.
- Αποδεχτείτε τα λάθη σας και ζητήστε συγγνώμη όταν είναι απαραίτητο.
🤝 Πώς να καθιερώσετε μια κουλτούρα ανατροφοδότησης
Η κουλτούρα ανατροφοδότησης αναφέρεται στη συνήθεια ανταλλαγής ανατροφοδότησης από ομοτίμους σε ομοτίμους εντός ενός οργανισμού. Μια καλή κουλτούρα ανατροφοδότησης είναι εκείνη όπου οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι μπορούν να μοιραστούν τις σκέψεις τους, ανεξάρτητα από τον ρόλο του αποδέκτη. Οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να συμμορφωθούν με την ανατροφοδότηση, αν δουν ότι οι ηγέτες τους εφαρμόζουν αυτό που κηρύττουν και ότι κανείς δεν είναι πάνω από το σύστημα.
Οι ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές θα σας βοηθήσουν να εφαρμόσετε μια υγιή κουλτούρα ανατροφοδότησης στον οργανισμό σας:
Εκπαίδευση ανατροφοδότησης
Όλο το προσωπικό του οργανισμού θα πρέπει να μάθει πώς να λαμβάνει και να δίνει ανατροφοδότηση, από τον κατώτερο βαθμό μέχρι την κορυφή της ιεραρχίας. Βοηθάει αν κατασκευάσετε μια κατευθυντήρια γραμμή ή ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας ανατροφοδότησης. Η κατευθυντήρια γραμμή σας για την ανατροφοδότηση θα πρέπει να ορίζει:
- Ποιος δίνει την ανατροφοδότηση
- Ποιος το λαμβάνει
- Η συχνότητα και η διαδικασία
- Ο στόχος και οι προσδοκίες
Οργανώστε μαθήματα κατάρτισης για τη διδασκαλία της αποτελεσματικής επικοινωνίας. Μοιραστείτε υλικό ή πόρους για την προώθηση της γρήγορης μάθησης. Για παράδειγμα, εξετάστε το μοντέλο Johari Window - ένα δημοφιλές εργαλείο για την απεικόνιση και τη βελτίωση της αυτογνωσίας και της αμοιβαίας κατανόησης των συναδέλφων.
Συμβουλή: Μοιραστείτε το υλικό με τη μορφή ψηφιακών οδηγών και βίντεο.
Αξιοποίηση πολλαπλών διαύλων επικοινωνίας
Πολλοί οργανισμοί δυσκολεύονται να καθιερώσουν μια καλή κουλτούρα ανατροφοδότησης λόγω του εύρους του ελέγχου τους. Οι διευθυντές έχουν πάρα πολύ προσωπικό κάτω από τα φτερά τους, γεγονός που καθιστά αδύνατο να έχουν χρόνο 1 προς 1 με τους υπαλλήλους. Έτσι, εξαρτώνται από την ομαδική ανατροφοδότηση.
Το σημαντικότερο μειονέκτημα της ομαδικής αξιολόγησης είναι ότι δεν σας επιτρέπει να εστιάσετε σε έναν εργαζόμενο. Οι εργαζόμενοι δεν θα γνωρίζουν ακριβώς τι κάνουν σωστά ή τι συγκεκριμένα δεν πάει καλά με τη ρουτίνα τους. Η καλύτερη στρατηγική είναι να συνδυάσετε πολλαπλά κανάλια ανατροφοδότησης.
Για παράδειγμα, αξιολογήστε την κατάσταση για να καθορίσετε ποια δομή ανατροφοδότησης θα λειτουργούσε. Η ομαδική ανατροφοδότηση είναι ιδανική όταν πρέπει να ευθυγραμμίσετε πολλούς υπαλλήλους με έναν συγκεκριμένο στόχο ή αποτέλεσμα. Αλλά αν πρέπει να συνδεθείτε με τους υπαλλήλους σε βαθύτερο επίπεδο, οι συζητήσεις 1 προς 1 είναι το κλειδί.
Άλλα κανάλια ανατροφοδότησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περιλαμβάνουν:
- 360-ανάδραση: είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα ανατροφοδότησης όπου όλοι δίνουν τη γνώμη τους. Για παράδειγμα, οι διευθυντές, οι προϊστάμενοι, ακόμη και οι πελάτες.
- Εικονική ανατροφοδότηση: εξαλείφει τις φυσικές συναντήσεις, αποτελεσματική για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους.
- Ανώνυμο σχόλιο: αποκρύπτει την ταυτότητα των συμμετεχόντων στην ανατροφοδότηση. Οι εργαζόμενοι έχουν μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση να μιλήσουν όταν τους έχει εξασφαλιστεί ότι δεν θα έχουν συνέπειες.
Κάντε το ρουτίνα
Θέστε τους υπαλλήλους σας προ των ευθυνών τους για τις ενέργειές τους μετά τη λήψη ανατροφοδότησης.
Συμβουλή #1: Δημιουργήστε ένα σύστημα μέτρησης της προόδου των εργαζομένων, όπως ο καθορισμός βασικών δεικτών απόδοσης (KPI) ή στόχων απόδοσης SMART.
Συμβουλή #2: Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας και τους επικεφαλής των ομάδων τους να καθιερώσουν ρουτίνες ελέγχου για την ανταλλαγή ανατροφοδότησης. Με αυτόν τον τρόπο, συνδυάζετε μετρήσιμα δεδομένα με προσωπικές αλληλεπιδράσεις και επινοείτε απτές λύσεις. Οι συναντήσεις 1:1 είναι μια εξαιρετική μορφή για το σκοπό αυτό.
🌈 Οφέλη της ανατροφοδότησης στον εργασιακό χώρο
Αυξάνει τα κίνητρα
Οι οργανισμοί που επενδύουν στην αποτελεσματική ανατροφοδότηση παρατηρούν αύξηση της δέσμευσης των εργαζομένων κατά 2,5 φορές.
Όταν δίνετε ανατροφοδότηση, οι εργαζόμενοι αποκτούν αυτογνωσία.
Διαφωτίζονται για την πραγματική έκταση του αντίκτυπού τους στον οργανισμό και για το πόσο καλά τα καταφέρνουν. Εάν υστερούν, θα τους δοθεί κίνητρο να αποδώσουν καλύτερα.
Συνεχής μάθηση
Το 75% των εργαζομένων είναι εγκλωβισμένοι σε μονότονα καθήκοντα και παρατεταμένες ώρες στον εργασιακό χώρο. Αυτό μπορεί να επιβαρύνει την ευημερία και την απόδοσή τους, προκαλώντας επαγγελματική εξουθένωση.
Ωστόσο, η τακτική και αποτελεσματική ανατροφοδότηση μπορεί να τους ωθήσει στο να μάθουν κάτι νέο και να βελτιώσουν την ικανότητά τους.
Βελτιώνει τις σχέσεις
Η επιβολή των απόψεών σας και η εστίαση σε αρνητικές πτυχές κατά τη διάρκεια της ανατροφοδότησης μπορεί να προκαλέσει στους υπαλλήλους να αναπτύξουν αισθήματα δυσαρέσκειας απέναντί σας. Αντίθετα, όταν δίνετε αποτελεσματική ανατροφοδότηση, δημιουργείται ένα σύστημα εμπιστοσύνης όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να σας πουν τα πάντα.
Βελτιώνει επίσης τις σχέσεις σε επίπεδο εμπειρίας των υποψηφίων.
52% των υποψηφίων δήλωσαν ότι θα έκαναν εκ νέου αίτηση σε έναν οργανισμό εάν λάμβαναν συμβουλές πρόσληψης ή ανατροφοδότηση σχετικά με την απόδοσή τους μετά την απόρριψη. Αυτή η θετική σχέση μπορεί να ενισχύσει τις συστάσεις σας. Τέτοιοι υποψήφιοι είναι πιο πιθανό να αφήσουν καλές κριτικές για τον οργανισμό σας.
Καλό για προσωπική ανάπτυξη
Μελέτες δείχνουν μια σχέση μεταξύ της θετικής ανατροφοδότησης και της αυτοαποτελεσματικότητας. Η ανατροφοδότηση μπορεί να ενισχύσει την αυτοεκτίμηση των εργαζομένων όταν δίνεται αποτελεσματικά. Θα τους κάνει να σκεφτούν: "Είμαι ένας παραγωγικός εργαζόμενος. Απλώς σήμερα δεν απέδωσα επαρκώς. Ωστόσο, μπορώ να γίνω καλύτερος αν ακολουθήσω αυτή τη διαδικασία".
Από την άλλη πλευρά, η εντελώς αρνητική ανατροφοδότηση τους λέει "δεν είσαι αρκετά καλός", γεγονός που μπορεί να επηρεάσει την ψυχική τους υγεία.
🏆 Χρησιμοποιήστε την αποτελεσματική ανατροφοδότηση ως μοχλό ανάπτυξης, με τη Zavvy
Η παροχή ανατροφοδότησης μπορεί να είναι δύσκολη. Σε κανέναν δεν αρέσει να είναι ο κακός στη συζήτηση, αλλά δεν χρειάζεται να είστε εσείς. Γίνεται πιο εύκολο όταν δεν αφήνετε τους υπαλλήλους σας να καταλάβουν μόνοι τους τα λάθη.
Όταν δίνετε αποτελεσματική ανατροφοδότηση, μην λέτε απλώς στο προσωπικό σας ότι κάνει κάτι λάθος, αλλά προσφέρετε λύσεις.
Συνεργαστείτε για να επινοήσετε λύσεις αντί να τους γαβγίζετε εντολές. Καθοδηγήστε τη συζήτηση με απαριθμημένες λίστες των όσων μπορούν να κάνουν για να βελτιωθούν και προσθέστε τις σε ένα σχέδιο ανάπτυξης των εργαζομένων.
Όταν βελτιώνονται, αναγνωρίστε τα επιτεύγματά τους.
Η καθιέρωση ενός αποτελεσματικού συστήματος ανατροφοδότησης δεν είναι δουλειά μιας ημέρας. Ωστόσο, με συνέπεια στις παραπάνω πρακτικές και θετική ενίσχυση, μπορείτε να έχετε καλύτερα αποτελέσματα στον οργανισμό σας με την πάροδο του χρόνου.
Δημιουργήστε το σύστημα ανατροφοδότησης των ονείρων σας με το λογισμικό ανατροφοδότησης 360 της Zavvy.
Με τη Zavvy, θα έχετε:
- Έτοιμα προς χρήση πρότυπα κύκλων ανατροφοδότησης που έχουν σχεδιαστεί από εξειδικευμένους επιστήμονες μάθησης χρησιμοποιώντας βέλτιστες πρακτικές βασισμένες στην έρευνα.
- Ένας εξαιρετικά προσαρμόσιμος κατασκευαστής ανατροφοδότησης 360°, που σας επιτρέπει να δημιουργείτε διαδικασίες ανατροφοδότησης και αξιολόγησης της απόδοσης σύμφωνα με τις συγκεκριμένες ανάγκες σας.
- Επαναληπτική ανατροφοδότηση και σχέδια ανάπτυξης.
- Με τη λειτουργία Skills Matrix, μπορείτε να απεικονίσετε, να βαθμονομήσετε και να αναλύσετε τις ικανότητες και τις δεξιότητες που προσθέτουν στο μοναδικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα του οργανισμού.
📅 Κλείστε ένα demo για να δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε το καλύτερο σύστημα ανατροφοδότησης που ενισχύει την παραγωγικότητα του οργανισμού σας.