Πώς να χρησιμοποιήσετε τα σχέδια βελτίωσης της απόδοσης για να δημιουργήσετε μια υποστηρικτική κουλτούρα υψηλής απόδοσης
Εάν οι υπάλληλοί σας δεν γνωρίζουν ότι έχουν πρόβλημα όσον αφορά τις δεξιότητες και τις ικανότητές τους, πώς θα μπορούσαν να βελτιωθούν;
Αλλά αν οι υπάλληλοί σας δεν μπορούν να κάνουν τίποτα για την απόδοσή τους, αυτό μπορεί να εμποδίσει την εταιρεία να επιτύχει τους στόχους της.
Και σε αυτό το σημείο υπεισέρχεται ένα σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης (PIP).
Οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να διαβάσουν το μυαλό σας. Σίγουρα, κάποιοι μπορεί να έχουν μια αίσθηση για τη μείωση της παραγωγικότητάς τους, αλλά μπορεί να δυσκολεύονται να βρουν τη σωστή πορεία δράσης.
Είναι καθήκον σας να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να βελτιώσουν τις δεξιότητες και τις γνώσεις τους. Αλλά μην αντιμετωπίζετε τα ΠΕΠ ως διορθωτικά μέτρα που σπέρνουν τον πανικό στον εργασιακό χώρο.
Οι αποτελεσματικές ΠΕΠ είναι ένα από τα πολλά μέσα που έχετε στη διάθεσή σας για να δημιουργήσετε μια θετική εργασιακή κουλτούρα που βασίζεται στις αξίες της συνεχούς μάθησης και βελτίωσης, της συνεργασίας και της υποστήριξης.
Δυσκολεύεστε να ξεκινήσετε; Έχουμε όλα όσα μπορεί να χρειαστείτε: συμβουλές, παραδείγματα και ένα πρότυπο σχεδίου.
🧰 Τι είναι το σχέδιο βελτίωσης των επιδόσεων (PIP);
Το σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης είναι ένα υποστηρικτικό εργαλείο για τους εργαζόμενους με ελλείψεις στην απόδοση, με στόχο να τους βοηθήσει να ξεπεράσουν τις προκλήσεις στην απόδοση .
Μπορείτε να δείτε τα ΠΕΠ ως οδικούς χάρτες που δείχνουν στους εργαζομένους πώς να φτάσουν στον προορισμό τους, δηλαδή στην αύξηση της απόδοσης. Ορισμένα στοιχεία σε αυτόν τον οδικό χάρτη περιλαμβάνουν:
- εκπαίδευση,
- αναβάθμιση ή επανεκπαίδευση,
- καθοδήγηση και καθοδήγηση κ.λπ.
Τα PIP επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εντοπίσουν τις αδυναμίες και τα αρνητικά πρότυπα συμπεριφοράς τους, ενώ παράλληλα παρέχουν κατευθυντήριες γραμμές για τη βελτίωση ώστε να επιτευχθούν συγκεκριμένα πρότυπα απόδοσης.
Επίσης, αυτό το τεκμηριωμένο εργαλείο καθορίζει τους επιμέρους στόχους των εργαζομένων, τα σχετικά χρονοδιαγράμματα για την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί και τις συνέπειες για διάφορα αποτελέσματα. Επιπλέον, περιλαμβάνει τους διαθέσιμους πόρους που θα παρέχει ο οργανισμός στους εργαζόμενους για τη βελτίωσή τους.
Συμβουλή #1: Η ποιότητα ενός ΠΕΠ και η εφαρμογή του είναι κεντρικής σημασίας για την επιτυχία της διαχείρισης της απόδοσης των εργαζομένων.
Συμβουλή #2: Δεν θέλετε οι υπάλληλοι που διοικείτε να αισθάνονται ότι η αξιολόγησή τους ήταν άδικη.
⚖️ Θα πρέπει να εφαρμόσετε τα PIPs;
"Νομίζω ότι είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει ένας κύκλος ανατροφοδότησης, όπου σκέφτεσαι συνεχώς τι έχεις κάνει και πώς θα μπορούσες να το κάνεις καλύτερα". Elon Musk.
Το 75% των εργαζομένων εκτιμά τα συστήματα ανατροφοδότησης. Ωστόσο, το 85% των εργαζομένων θα σκεφτόταν να παραιτηθεί αν ένιωθε ότι η αξιολόγηση της απόδοσής του ήταν άδικη.
Το ερώτημα λοιπόν είναι: θα πρέπει να εφαρμόσετε τα ΠΕΠ;
Υπάρχουν πολλαπλά οφέλη από τη χρήση των σχεδίων βελτίωσης της απόδοσης, αλλά υπάρχουν και ορισμένα βασικά μειονεκτήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.
🟢 Τα πλεονεκτήματα των PIPs
Ακολουθούν ορισμένα από τα κύρια οφέλη της εφαρμογής σχεδίων βελτίωσης της απόδοσης των εργαζομένων.
Βελτιώνει την εταιρική κουλτούρα
Η εταιρική κουλτούρα είναι ο τρόπος με τον οποίο οι οργανισμοί κάνουν τα πράγματα. Περιλαμβάνει άτυπες συμπεριφορές και στάσεις, καθώς και δομημένα συστήματα.
Τα ΠΕΠ ενισχύουν τη λογοδοσία, ωθώντας όλους να εργαστούν και να επιτύχουν τους στόχους της εταιρείας. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι δεν θα έχουν κανένα πρόβλημα να μάθουν νέες δεξιότητες για να κάνουν καλά τη δουλειά τους. Και αυτό, με τη σειρά του, θα αυξήσει την παραγωγικότητα.
Βελτιώνει την απόδοση των εργαζομένων
Το 74% των εργαζομένων είναι πρόθυμοι να επανεκπαιδευτούν ή να μάθουν νέες δεξιότητες για να παραμείνουν απασχολήσιμοι.
Δεδομένου ότι ένα PIP καθορίζει ένα σχέδιο για την αντιμετώπιση των προβλημάτων ενός εργαζομένου, θα τον βοηθήσει να βελτιώσει τις δεξιότητές του σε προσωπικό επίπεδο.
Ένας καλά εκπαιδευμένος εργαζόμενος θα είναι πιο ικανός να κάνει τη δουλειά του και θα αποδίδει καλύτερα. Στη συνέχεια, δεν θα χρειαστεί να τον αντικαταστήσετε.
Επίσης, η επένδυση στους εργαζομένους αποδίδει μακροπρόθεσμα. Θα είναι διαθέσιμοι αν χρειαστεί να καλύψετε κενές θέσεις που προκύπτουν όταν κάποιοι συνταξιοδοτηθούν ή παραιτηθούν.
Αποτελεσματικότερο από το να βασίζεται σε ετήσιες αξιολογήσεις
Περίπου το 64% των εργαζομένων πιστεύει ότι η ανατροφοδότηση που λαμβάνουν χρειάζεται κάποια βελτίωση.
Επιπλέον, το 92% των εργαζομένων επιθυμεί ανατροφοδότηση περισσότερο από μία φορά το χρόνο.
Έτσι, τα σχέδια βελτίωσης των επιδόσεων αποτελούν μια εξαιρετική εναλλακτική λύση.
Συνήθως, οι PIP διαρκούν από 30 έως 90 ημέρες. Αυτό σας επιτρέπει να παρέχετε ανατροφοδότηση στους εργαζομένους πιο συχνά, επιτρέποντάς τους να λαμβάνουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ανάπτυξή τους και να εφαρμόζουν ταχύτερα τυχόν προτάσεις.
Εξοικονομεί χρόνο και χρήμα
Όταν ένας εργαζόμενος υπολείπεται συστηματικά των προσδοκιών και δεν αλλάζει, μπορεί να μην έχετε άλλη επιλογή από το να τον απολύσετε. Αλλά η απόλυση υπαλλήλων σημαίνει την πρόσληψη και την εκπαίδευση περισσότερων ανθρώπων για να αναλάβουν αυτές τις θέσεις χωρίς να γνωρίζετε αν θα αποδώσουν.
Δεν είναι περίεργο ότι η απώλεια ενός εργαζομένου μπορεί να κοστίσει στην εταιρεία σας 150 έως 200% του ετήσιου μισθού του.
Θα χρειαστεί να δαπανήσετε χρήματα για τη διαφήμιση της κενής θέσης, τον έλεγχο και τη συνέντευξη των υποψηφίων και την πρόσληψή τους. Ταυτόχρονα, η συνολική παραγωγικότητα της ομάδας θα υποφέρει μέχρι την πλήρωση της θέσης και ακόμη περισσότερο μέχρι να ολοκληρωθεί η ένταξη.
Επομένως, η χρήση ενός PIP για την εκπαίδευση και την ανάπτυξη των υφιστάμενων ταλέντων θα εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα.
Επιπλέον, μπορείτε να παρακολουθήσετε την εξέλιξη της καριέρας των εργαζομένων και να τους προωθήσετε εκ των έσω, αφού το ταλέντο είναι ήδη διαθέσιμο. Πρόκειται για μια κατάσταση win-win για όλους τους εμπλεκόμενους.
🛑 Τα μειονεκτήματα των PIPs
Όμως, τα PIP δεν είναι μόνο ηλιοφάνεια και ουράνια τόξα. Πολλοί εργαζόμενοι μπορεί να πανικοβληθούν όταν λαμβάνουν ένα PIP, ερμηνεύοντάς το λανθασμένα ως προανάκρουσμα της απόλυσης.
Μείωση του ηθικού των εργαζομένων
Ο μέσος εργαζόμενος μπορεί να θεωρήσει ότι το να ακολουθήσει μια ΠΕΕ αποτελεί προσωπική επίθεση στις ικανότητές του. Έτσι, μπορεί να μειώσει το ηθικό τους, να τους κάνει να αποσυνδεθούν περισσότερο από τον εργασιακό χώρο και να προκαλέσουν προβλήματα.
Αύξηση του κύκλου εργασιών των εργαζομένων
Όταν οι εργαζόμενοι θεωρούν ένα σχέδιο βελτίωσης των επιδόσεων ως προειδοποίηση ή πειθαρχική ενέργεια, είναι πιθανό να αποσυνδεθούν και να αρχίσουν να αναζητούν άλλη εργασία.
Συμβουλή: Είναι δική σας ευθύνη να επικοινωνήσετε με σαφήνεια και να πείσετε τους εργαζόμενους ότι τα ΠΕΠ είναι ένα εργαλείο που τους βοηθάει. Ταυτόχρονα, όμως, πρέπει να είστε ξεκάθαροι όσον αφορά τις προσδοκίες σας για την απόδοση.
Υπό ποιες συνθήκες οι επιδόσεις είναι κατώτερες των περιστάσεων;
🕖 Πότε θα πρέπεινα εφαρμόσετε ένα PIP;
Λόγω των μικτών αντιδράσεων που είναι πιθανό να προκαλέσει ένα PIP, αντιμετωπίστε το προσεκτικά.
Βέβαια, δεν είναι απαραίτητο για κάθε εργαζόμενο ή για κάθε αρνητική επίδοση. Ορισμένες καταστάσεις όμως απαιτούν ΠΕΠ.
Να πότε οι εργαζόμενοι μπορεί να χρειάζονται σχέδια προσωπικής βελτίωσης.
Όταν η εταιρεία σας κάνει στροφή
Οι σημαντικές οργανωτικές αλλαγές μπορεί να σας φαίνονται απόλυτα λογικές. Αλλά πολλοί εργαζόμενοι πιθανόν να αντισταθούν σε αυτές.
Η εισαγωγή σχεδίων βελτίωσης των επιδόσεων μπορεί να λειτουργήσει καθώς η εταιρεία περιστρέφεται, ειδικά αν αφορούν πολλά άτομα.
Συμβουλή : Θα μπορούσατε να διαμορφώσετε κάθε ΠΕΠ ως επαναπροσδιορισμό των εταιρικών ρόλων και να διασφαλίσετε ότι κάθε εργαζόμενος είναι έτοιμος να διαχειριστεί τις αλλαγές.
Με τον τρόπο αυτό οι εργαζόμενοι θα είναι λιγότερο αμυντικοί και θα είναι πιο πιθανό να συμμετάσχουν στον μετασχηματισμό, βελτιώνοντας παράλληλα τις δεξιότητές τους.
Όταν υπάρχει δραματική αλλαγή στις απαιτήσεις του ρόλου
Η εισαγωγή νέας τεχνολογίας είναι προβληματική, διότι μπορεί να αλλάξει εντελώς τον τρόπο με τον οποίο εργάζεται ο καθένας.
Τα καλά νέα είναι ότι το 69% των διευθυντών που θεώρησαν επιτυχημένο τον ψηφιακό τους μετασχηματισμό προσέφεραν εκπαίδευση πριν και μετά την έναρξη λειτουργίας.
Όταν μια εταιρεία αγκαλιάζει μια νέα μορφή τεχνολογίας ή βιώνει μια τεχνολογική επανάσταση, τότε είναι η κατάλληλη στιγμή για την εισαγωγή PIPs.
Συμβουλή: Μπορείτε να επαναπροσδιορίσετε τους ρόλους και τους τομείς εστίασης, να δημιουργήσετε ένα σχέδιο ανάπτυξης και εξέλιξης, να παρέχετε συνεχώς ανατροφοδότηση και να παρακολουθείτε την πρόοδο των εργαζομένων.
Όταν η απόδοση του εργαζομένου είναι πραγματικά χαμηλή
Όταν η απόδοση ενός εργαζομένου επιδεινώνεται σε τέτοιο βαθμό που η εταιρεία δεν μπορεί να την αγνοήσει άλλο, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα PIP για να προσφέρετε στον εν λόγω εργαζόμενο την τελευταία ευκαιρία να διορθώσει τα πράγματα και να σώσει τη δουλειά του.
🪜 Δημιουργήστε το σχέδιο βελτίωσης της απόδοσής σας σε 7 βήματα
Πώς μοιάζει ένα καλό σχέδιο βελτίωσης των επιδόσεων;
Ακολουθεί ένας οδηγός για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού σχεδίου για τους υπαλλήλους σας.
1. Καθορισμός αποδεκτών επιδόσεων
Ξεκινήστε καθορίζοντας ποια είναι η αποδεκτή απόδοση για τον εργαζόμενο και τη θέση που κατέχει.
Πώς μοιάζει η επιτυχία για κάποιον σε μια συγκεκριμένη θέση;
Συμβουλή: Μπορείτε να καθορίσετε τις αποδεκτές επιδόσεις σε όρους παραγωγικότητας, δέσμευσης, χρόνου κ.λπ.
Για παράδειγμα, αν ο υπάλληλός σας είναι πωλητής, πρέπει να καθορίσετε τον μέσο όρο των πωλήσεων που αναμένονται ανά εβδομάδα, μήνα ή έτος.
Από την άλλη πλευρά, για έναν διευθυντή, ορισμένα από τα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν μπορεί να αφορούν:
- αν φέρονται καλά στους νεότερους,
- τη συνολική απόδοση της ομάδας υπό την εποπτεία τους,
- αν οδηγούν με το παράδειγμά τους, κ.λπ.
2. Διερεύνηση των βαθύτερων αιτιών των μη ικανοποιητικών επιδόσεων
Όταν η απόδοση ενός εργαζομένου πέφτει σημαντικά, μπορεί να υπάρχει ένας καλός λόγος για τον οποίο το άτομο αυτό δεν είναι πλέον τόσο παραγωγικό όσο θα έπρεπε ή όσο ήταν.
Για παράδειγμα, ο υπάλληλός σας μπορεί να έχει μόλις υιοθετήσει ένα παιδί, να έχει υποστεί διαζύγιο ή να πάσχει από σοβαρή ασθένεια.
Συμβουλή: Η κατανόηση της βαθύτερης αιτίας του προβλήματος σας επιτρέπει να καθορίσετε την καλύτερη ενέργεια που πρέπει να λάβετε για να βελτιώσετε την απόδοσή τους.
3. Δημιουργία μετρήσιμων στόχων
Οι στόχοι σας πρέπει να είναι μετρήσιμοι. Και θα πρέπει επίσης να είναι συγκεκριμένοι για τους ρόλους και τις προσωπικές καταστάσεις των εργαζομένων.
Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε λοιπόν συγκεκριμένους, μετρήσιμους, εφικτούς, σχετικούς και χρονικά περιορισμένους στόχους (SMART).
Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δηλώσετε ότι ο υπάλληλος θα πρέπει να δημιουργήσει πωλήσεις αξίας 200.000 δολαρίων σε αγροτικά μηχανήματα εντός τριών μηνών.
Να θυμάστε, αν οι στόχοι σας είναι μη ρεαλιστικοί και μη μετρήσιμοι, θα είναι δύσκολο για κάποιον να τους επιτύχει. Ξεκινήστε, λοιπόν, ερευνώντας κάθε ρόλο και κατανοώντας πώς συμβάλλει στους στόχους της εταιρείας. Και συνυπολογίστε τους υπάρχοντες πόρους και τα συστήματα υποστήριξης της εταιρείας.
➡️ Δείτε 14 παραδείγματα αναπτυξιακών στόχων και τρόπους επίτευξής τους.
4. Επικοινωνήστε με σαφήνεια με τους εργαζομένους
Είναι ζωτικής σημασίας να γίνει κατανοητό στον εργαζόμενο ότι η PIP δεν αποτελεί ούτε πειθαρχική ενέργεια ούτε προοίμιο απόλυσης. Οι εργαζόμενοι δεν πρέπει να αισθάνονται ότι απειλούνται όταν τους θέτετε υπό εποπτεία.
Συμβουλή: Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας βλέπουν τα ΠΕΠ ως ένα εργαλείο που τους βοηθά να ξεπεράσουν τις ελλείψεις και να μπορέσουν να αποδώσουν τα μέγιστα.
5. Δώστε έμφαση στη θετικότητα
Θα πρέπει να είστε όσο το δυνατόν πιο θετικοί σε κάθε στάδιο του σχεδίου βελτίωσης των επιδόσεων.
Συμβουλή: Ακόμα και όταν συζητάτε μια αρνητική ενέργεια, αποφύγετε να επιτίθεστε στο πρόσωπο που αξιολογείτε.
6. Σύνταξη σχεδίου δράσης
Η στρατηγική σας για τη βελτίωση των επιδόσεών σας πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο δράσης με ορισμένα βασικά στοιχεία:
- Έξυπνοι στόχοι, όπως συζητήθηκε προηγουμένως.
- Ορόσημα που οι εργαζόμενοι μπορούν να επιτύχουν και να γιορτάσουν. Η επίτευξη ορόσημων θα επιτρέψει στους εργαζόμενους να νιώσουν την αίσθηση του επιτεύγματος, καθιστώντας την όλη διαδικασία πιο θετική.
- Χρονοδιάγραμμα που περιλαμβάνει κάθε ορόσημο έως ότου ο εργαζόμενος επιτύχει το 100% των στόχων που έχουν τεθεί. Ένα σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης δεν μπορεί να συνεχίζεται για πάντα.
- Ένα χρονοδιάγραμμα ελέγχου, ώστε να μπορείτε να προσφέρετε σχετική ανατροφοδότηση και να βελτιώσετε τους τομείς εστίασης.
- Όλοι οι διαθέσιμοι πόροι. Για παράδειγμα, θα χρειαστεί να παρακολουθήσουν διαδικτυακά μαθήματα ή η εταιρεία θα παρέχει αξιολογήσεις από ομοτίμους και πελάτες; Εναλλακτικά, θα προσφέρει κάποιος προσωπική καθοδήγηση για να καθοδηγήσει τον εργαζόμενο στα κατατόπια;
7. Διασφαλίστε ότι ο εργαζόμενος κατανοεί τις προσδοκίες απόδοσης και τις πιθανές επιπτώσεις
Πρέπει να εξηγήσετε πώς η εταιρεία θα βοηθήσει τους εργαζόμενους να επιτύχουν τους στόχους που έχουν τεθεί στο πλαίσιο του PIP. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να γνωστοποιήσετε με σαφήνεια τις προσδοκίες της εταιρείας και τις πιθανές επιπτώσεις όταν δεν επιτυγχάνουν τους καθορισμένους στόχους.
Συμβουλή: Να θυμάστε, όσο πιο ξεκάθαροι είστε σχετικά με τις προσδοκίες της εταιρείας, τόσο καλύτερη θα είναι η θέση σας σε περίπτωση νομικού ελέγχου αργότερα.
💡 7 συμβουλές για αποτελεσματικές PIPs
Η επιτυχία ή η αποτυχία των σχεδίων βελτίωσης της απόδοσής σας θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από τον τρόπο με τον οποίο τα διαρθρώνετε και τα εφαρμόζετε. Παρακάτω παρατίθενται επτά συμβουλές για αποτελεσματικά ΠΠΣ.
Να είστε άμεσοι και συγκεκριμένοι όταν κοινοποιείτε τα αποτελέσματα της ανάλυσης επιδόσεων
Θα πρέπει να εξηγήσετε με σαφήνεια σε κάθε εργαζόμενο που εξετάζεται ποια είναι τα προβλήματά του.
Πρέπει επίσης να ρίξετε φως σε τυχόν συγκεκριμένα πρότυπα συμπεριφοράς που χρειάζονται αντιμετώπιση.
Συμβουλή: Συμπεριλάβετε τις προηγούμενες αξιολογήσεις απόδοσης και τα σχόλια των συναδέλφων, ώστε να καταλάβουν σε τι πρέπει να εργαστούν.
Καταρτίστε ένα προκαταρκτικό χρονοδιάγραμμα για τις συνεδρίες ελέγχου και ανατροφοδότησης.
Επίσης, ανακοινώστε πώς θα μετράτε την πρόοδο του εργαζομένου. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ομαδικές αξιολογήσεις και έρευνες ανατροφοδότησης.
Να έχετε θετική και εποικοδομητική στάση
Δώστε προσαρμοσμένη εποικοδομητική κριτική κατά την ανάπτυξη των δεξιοτήτων του εργαζομένου, προσφέροντας έπαινο για πράγματα που γίνονται σωστά, ενώ παράλληλα αναφέρετε με σαφήνεια τους τομείς που ο εργαζόμενος πρέπει να βελτιώσει.
Συμβουλή: Να θυμάστε να κριτικάρετε την πράξη, όχι το πρόσωπο. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε την αποθάρρυνση και την αμυντική συμπεριφορά.
Επιπλέον, θα πρέπει να προσφέρετε ρεαλιστικές και πρακτικές λύσεις για την επίλυση των προβλημάτων του εργαζομένου. Επίσης, αποφύγετε τη μικροδιοίκηση του εργαζομένου, ώστε να έχει το περιθώριο να δουλέψει πάνω στις προκλήσεις που αντιμετωπίζει.
➡️ Για περισσότερες βέλτιστες πρακτικές και συμβουλές σχετικά με τη χρήση της ανατροφοδότησης για τη δημιουργία μιας ελκυστικής εργασιακής κουλτούρας, δείτε τις 20 βέλτιστες πρακτικές για την ανατροφοδότηση των εργαζομένων.
Αγκαλιάστε την αμφίδρομη επικοινωνία
Η επίλυση των προβλημάτων των εργαζομένων απαιτεί τη συμμετοχή όλων των ενδιαφερόμενων μερών, συμπεριλαμβανομένου του εργαζομένου του οποίου η απόδοση είναι υπό εξέταση. Επομένως, ακούστε τους και ζητήστε τη δική τους πλευρά της ιστορίας και τις προτάσεις τους για το τι πρέπει να γίνει.
Συμβουλή: Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να αγκαλιάσουν την αλλαγή όταν μπορούν να αντιμετωπίσουν προληπτικά τα προβλήματά τους. Και δεδομένου ότι έχουν πληροφορίες από πρώτο χέρι για τα προβλήματά τους, θα μπορούσαν να προσφέρουν ιδέες που μπορείτε να συμπεριλάβετε στο σχέδιο δράσης.
Να είστε ειλικρινείς σχετικά με τις προσδοκίες και τις επιπτώσεις
Δεν μπορούμε να τονίσουμε πόσο σημαντικό είναι να μοιραστείτε τις προσδοκίες σας για την απόδοση και τη βελτίωση. Και όσο πιο συγκεκριμένα μπορείτε να είστε, τόσο το καλύτερο.
Συμβουλή #1: Ενημερώστε τους υπαλλήλους για το τι περιμένετε από αυτούς αφού αποκτήσουν πρόσβαση στους διαθέσιμους πόρους.
Για παράδειγμα, ποιες είναι οι προσδοκίες απόδοσης μετά την εκπαίδευση;
Συμβουλή #2 : Επίσης, να είστε όσο το δυνατόν πιο τεκμηριωμένοι όταν επικοινωνείτε τις προσδοκίες σας, ώστε να μην παίρνουν τα πράγματα προσωπικά, αλλά να κατανοούν τη σοβαρότητα της κατάστασής τους.
Συμβουλή #3: Επίσης, θυμηθείτε να αναφέρετε με σαφήνεια τα αποτελέσματα σε περίπτωση που δεν επιτύχουν τους στόχους, συμπεριλαμβανομένης της απόλυσης, της μετάθεσης σε διαφορετικό τμήμα και του υποβιβασμού.
Τεκμηριώστε τις συνομιλίες καθώς πραγματοποιούνται συναντήσεις ελέγχου
Τα PIP μπορούν να επιστρέψουν και να σας στοιχειώσουν.
Για το λόγο αυτό, πρέπει να τεκμηριώνετε τις συζητήσεις κατά τη διάρκεια των συναντήσεων ελέγχου.
Συμβουλή: Οι σημειώσεις των συναντήσεων θα αποτελέσουν ένα εξαιρετικό σημείο αναφοράς για εσάς και τον εργαζόμενο υπό την εποπτεία σας.
Αξιολόγηση της εξέλιξης του σχεδίου
Χωρίς ανατροφοδότηση, τα σχέδια βελτίωσης της απόδοσης δεν θα λειτουργήσουν.
Έτσι, χρησιμοποιήστε αξιολογήσεις απόδοσης 360 μοιρών για να κατανείμετε το βάρος της κριτικής σε όλους τους τομείς και από πάνω προς τα κάτω. Ως εκ τούτου, οι διευθυντές, οι συνάδελφοι, ακόμη και οι πελάτες θα προσφέρουν ανατροφοδότηση.
Μπορείτε να διεξάγετε αξιολογήσεις απόδοσης 360 μοιρών μέσω προσωπικών συναντήσεων ελέγχου, όπου θα έχετε προσωπικές συζητήσεις με τον εργαζόμενο. Επίσης, μπορείτε να συμπεριλάβετε έρευνες και αξιολογήσεις συναδέλφων και επιδόσεων.
Συμβουλή: Κάθε μέρος θα πρέπει να προσφέρει ανατροφοδότηση ανεξάρτητα για να αποφευχθεί η μεροληψία.
Στη συνέχεια, μπορείτε να συνεργαστείτε με τον εργαζόμενο για να βελτιώσετε τους τομείς εστίασης με βάση την ανατροφοδότηση. Και μόλις ολοκληρώσει ένα στάδιο του σχεδίου βελτίωσης βελτιώνοντας τη συμπεριφορά, την παραγωγικότητα και τις δεξιότητές του, μπορεί να προχωρήσει στο επόμενο.
Επιβραβεύστε την επιτυχία στο τέλος του σχεδίου
Τα αποτελεσματικά προγράμματα αναγνώρισης και ανταμοιβής αυξάνουν την απόδοση του μέσου εργαζομένου κατά 11,1%. Έτσι, η επιβράβευση της επιτυχίας στο τέλος του προγράμματος είναι κάτι που δεν μπορείτε να παραλείψετε.
Φυσικά, μία από τις σημαντικότερες ανταμοιβές στο τέλος της περιόδου PIP είναι η ελευθερία που αποκτά ο εργαζόμενος από τον έλεγχο του προϊσταμένου του.
Αλλά υπάρχουν περισσότερα που θα μπορούσατε να τους προσφέρετε από άποψη ανταμοιβών.
Συμβουλή: ένα δωρεάν γεύμα, πληρωμένες εκδρομές με τους συναδέλφους τους, δωροκάρτες, χειρόγραφα ευχαριστήρια σημειώματα κ.λπ.
🏢 Παραδείγματα σχεδίου βελτίωσης επιδόσεων
Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα σχεδίων βελτίωσης της απόδοσης που αξίζει να μιμηθείτε.
Βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών
Αν θέλετε ένας εργαζόμενος να βελτιώσει την εξυπηρέτηση των πελατών του, παρέχετε μηχανισμούς που επιτρέπουν την ανατροφοδότηση των πελατών. Αυτοί θα μπορούσαν να έχουν τη μορφή ερευνών, διαδικτυακών αξιολογήσεων και μαρτυριών.
Επιπλέον, εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους και δώστε τους τη δυνατότητα να έχουν ενσυναίσθηση και να βρίσκουν προληπτικά λύσεις στα προβλήματα των πελατών.
Και ποτέ δεν βλάπτει η εισαγωγή τεχνολογικών εργαλείων που βοηθούν όλους να εργάζονται πιο αποτελεσματικά.
Για παράδειγμα, ένα κέντρο δεδομένων μπορεί να δημιουργήσει ένα PIP για έναν εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών που έχει προσελκύσει πολλαπλά παράπονα πελατών. Οι πελάτες ήταν δυσαρεστημένοι με τις λύσεις που δόθηκαν στα προβλήματά τους σχετικά με το προϊόν και την αγενή συμπεριφορά τους, οπότε πρέπει να αντιμετωπίσετε αυτά τα ζητήματα.
Το PIP θα περιλαμβάνει:
- Ένα επαναληπτικό μάθημα σχετικά με τις λεπτομέρειες του προϊόντος και το χειρισμό των πελατών.
- Στόχος είναι η συγκέντρωση τουλάχιστον τεσσάρων θετικών μαρτυριών πελατών εντός 60 ημερών.
Βελτίωση της παραγωγικότητας
Όταν οι εργαζόμενοι δεν παράγουν όσο έργο θα έπρεπε σε μια δεδομένη ημέρα ή εβδομάδα, μπορεί να είναι χρήσιμο να ακολουθήσουν ένα σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι διευθύνετε ένα πρακτορείο μάρκετινγκ περιεχομένου και SEO B2B SaaS. Ένας από τους καλύτερους συγγραφείς σας αρχίζει να υστερεί σημαντικά. Αντί να γράφει τις τυπικές 15.000 λέξεις εβδομαδιαίως, υποβάλλει μόνο 5.000. Ωστόσο, εσείς απαιτείτε μεγαλύτερη παραγωγικότητα. Έτσι, ρωτάτε τον υπάλληλο τι συμβαίνει και σας λέει ότι μόλις υιοθέτησε ένα μωρό και δυσκολεύεται να τα βγάλει πέρα.
Σεβόμενοι τις πρόσθετες ευθύνες του συγγραφέα ως νέου γονέα, θα μπορούσατε να ορίσετε ένα όριο 10.000 λέξεων την εβδομάδα, να τον διατάξετε να υποβάλει 2.000 λέξεις εργασίας στον επιβλέποντα συντάκτη μέχρι το τέλος κάθε ημέρας και να προγραμματίσετε ένα check-in ανά δεκαπενθήμερο για τουλάχιστον τρεις μήνες.
Αν ο συγγραφέας πετύχει, θα διατηρήσει τη δουλειά του. Αν όμως αποτύχει, ίσως χρειαστεί να τον απολύσετε ή να τον υποβιβάσετε σε εργασία με χαμηλότερες αποδοχές.
Βελτίωση των δεξιοτήτων που αφορούν συγκεκριμένο ρόλο
Το παρακάτω παράδειγμα αφορά έναν συγγραφέα μάρκετινγκ περιεχομένου με χαμηλή παραγωγικότητα και κακές δεξιότητες SEO και γραμματικής.
Τομείς βελτίωσης:
- Χαμηλή απόδοση γραφής
- Υπερβολικά γραμματικά λάθη
- Κακές δεξιότητες SEO
Κύριοι στόχοι του σχεδίου βελτίωσης των επιδόσεων:
- Αύξηση της παραγωγής γραπτού λόγου.
- Αποκτήστε δεξιότητες SEO.
- Ενσωμάτωση νέων εργαλείων για τη βελτίωση της ποιότητας του γραπτού λόγου.
Ορόσημα βελτίωσης:
- Αύξηση της συγγραφικής παραγωγής από 5.000 λέξεις σε 10.000 λέξεις την εβδομάδα.
- Κάθε άρθρο θα πρέπει να επιτυγχάνει τουλάχιστον 90% στο Grammarly.
- Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Clearscope για να ενσωματώσετε σχετικές λέξεις-κλειδιά στο περιεχόμενο και τη μετα-περιγραφή.
Απαιτείται πρόσθετη υποστήριξη:
- συνάντηση καθοδήγησης σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές για επιτυχημένο περιεχόμενο.
- Grammarly και Clearscope premium λογαριασμοί.
Σχέδιο δράσης και προθεσμίες:
- Υποβάλετε 2.000 λέξεις στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας έως τις 19/11/2022.
- Δημιουργήστε άρθρα με ελάχιστα λάθη περνώντας τα από το Grammarly Premium. Ελέγξτε επίσης για λογοκλοπή.
- Παρακολουθήστε το εκπαιδευτικό βίντεο της Clearscope που σας παρέχεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον συντάκτη. Ολοκληρώστε την εκπαίδευση στο Clearscope έως τις 29/9/2022.
- Δημιουργήστε το πρώτο άρθρο στην πλατφόρμα Clearscope και εξασφαλίστε ότι θα βαθμολογηθεί τουλάχιστον με Β+ έως τις 5 Οκτωβρίου 2022.
- Ενσωμάτωση του Clearscope στην καθημερινή ροή εργασίας έως τις 19/11/2022.
Πρόγραμμα παρακολούθησης:
Εβδομαδιαίο check-in 1:1 - κάθε Παρασκευή στις 8.00 μ.μ. μέσω τηλεδιάσκεψης.
📝 Πρότυπα σχεδίων βελτίωσης επιδόσεων
Δημιουργήσαμε ένα πρότυπο σχεδίου βελτίωσης των επιδόσεων για να σας βοηθήσουμε. Μπορείτε εύκολα να το προσαρμόσετε για κάθε εργαζόμενο ξεχωριστά.
Παρακάτω θα βρείτε το πρότυπο σχεδίου βελτίωσης της απόδοσης σε επεξεργάσιμη μορφή pdf.
Δημιουργήσαμε επίσης μια έκδοση του προτύπου μας σε μορφή word.
➡️️️ Ενεργοποιήστε ένα εργατικό δυναμικό υψηλών επιδόσεων με τη Zavvy
Με τα κατάλληλα εργαλεία, μπορείτε να βάλετε τους υπαλλήλους στη θέση του οδηγού της ανάπτυξης και της εξέλιξής τους.
Το Λογισμικό Ανάπτυξης Εργαζομένων μας επιτρέπει απρόσκοπτους κύκλους ανάπτυξης και εξέλιξης. Όλοι οι υπάλληλοί σας μπορούν να επωφεληθούν από ένα πλαίσιο ικανοτήτων:
- να κατανοήσουν τους ρόλους τους, και
- τι πρέπει να κάνουν για να εκπληρώσουν τις ευθύνες τους με επιτυχία.
Και για κάθε εργαζόμενο του οποίου η απόδοση χρειάζεται βελτίωση, υπάρχει πάντα το Λογισμικό 360 Feedback. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να λάβετε ανατροφοδότηση από όλα τα σχετικά μέρη σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού, ενισχύοντας τη δέσμευση, την απόδοση και την ανάπτυξη.
Συλλέξτε ανατροφοδότηση που μπορεί να αναληφθεί και να έχει νόημα και συνδέστε την με τους στόχους ανάπτυξης των εργαζομένων. Αυτή είναι μια νικηφόρα φόρμουλα για μια αφοσιωμένη και υψηλής απόδοσης ομάδα.
Επικοινωνήστε μαζί μας για ένα δωρεάν demo διάρκειας 30 λεπτών για να δείτε τις λύσεις μας σε δράση.
❓ Συχνές ερωτήσεις για το σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης
Το σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης αποτελεί πειθαρχική ενέργεια;
Τα ΠΕΠ δεν προορίζονται για την πειθάρχηση των εργαζομένων, αλλά μπορούν να χρησιμεύσουν ως επίσημη υποστήριξη για τους εργαζόμενους με χαμηλές επιδόσεις.
Απαιτείται σχέδιο βελτίωσης των επιδόσεων;
Τα PIP δεν απαιτούνται πάντα, εκτός εάν η κακή απόδοση ενός εργαζομένου είναι σημαντική και επηρεάζει τους στόχους και το τελικό αποτέλεσμα της εταιρείας.
Είναι αποτελεσματικά τα σχέδια βελτίωσης των επιδόσεων;
Τα καλά δομημένα ΠΕΠ που περιγράφουν συγκεκριμένους στόχους και παρέχουν ολοκληρωμένους πόρους είναι αποτελεσματικά.
Έτσι, για να είστε αποτελεσματικοί, πρέπει να διευκρινίσετε: τους στόχους του εργαζομένου, τα χρονοδιαγράμματα, το υποστηρικτικό υλικό, το χρονοδιάγραμμα ελέγχου κ.λπ.
Πότε πρέπει να χρησιμοποιείται ένα σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης;
Θα πρέπει να χρησιμοποιείτε τα PIP όταν η κακή απόδοση ενός εργαζομένου επηρεάζει σημαντικά το ηθικό της ομάδας, την παραγωγικότητα της εταιρείας και το τελικό αποτέλεσμα.
Πόσο καιρό θα πρέπει να διαρκεί το σχέδιο βελτίωσης των επιδόσεων;
Οι περισσότερες PIP διαρκούν από 30 έως 90 ημέρες, ανάλογα με τη σοβαρότητα του προβλήματος.