Πώς να διοργανώσετε μια συνάντηση για το τέλος της χρονιάς που θα αρέσει στους υπαλλήλους σας
Η τελευταία συνάντηση της χρονιάς πλησιάζει! Τι θα καλύψετε για να κλείσετε τη χρονιά με θετικό πρόσημο, αλλά και να μην αφήσετε καμία πρόκληση να ξεφύγει;
Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε όλα όσα χρειάζεστε για να διοργανώσετε μια επιτυχημένη συνάντηση για το τέλος του έτους.
Η έμφαση θα δοθεί στις συναντήσεις μεταξύ ατόμων - αλλά θα τελειώσουμε με έμπνευση για ομαδικές συναντήσεις. Αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, θα νιώσετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση στην καθοδήγηση μιας συνάντησης ενός προς ένα στο τέλος του έτους και θα πάρετε ιδέες για ένα εορταστικό φινάλε στη συνάντηση όλης της ομάδας σας.
💬 Τι είναι μια συνάντηση για το τέλος του έτους;
An end-of-the-year meeting is a gathering, usually led by organizational leaders or department heads, which takes place at the close of the business year. The purpose of this meeting is to review the year's accomplishments, challenges, and lessons learned.
It's also a time to:
- Αναγνωρίστε τη συμβολή του προσωπικού.
- Γιορτάστε τις επιτυχίες.
- Συζητήστε τους στόχους, τις προσδοκίες και τις στρατηγικές για το επόμενο έτος.
Η συνάντηση στο τέλος του έτους είναι μια ευκαιρία για τον διευθυντή και τον άμεσο αναφερόμενο να αναλογιστούν τι πήγε καλά και τι μπορούν να βελτιώσουν.
Στον σημερινό ταχέως εξελισσόμενο κόσμο, σπάνια σταματάμε για να αξιολογήσουμε πώς πάνε τα πράγματα. Ωστόσο, αυτό είναι ζωτικής σημασίας για τη διαρκή επιτυχία!
Παρόλο που η εποικοδομητική κριτική είναι ζωτικής σημασίας, είναι εξίσου σημαντικό να εκτιμάτε ό,τι πηγαίνει καλά. Όταν εκτιμούμε αυτό που λειτουργεί, προσκαλούμε περισσότερα από αυτά.
Επιπλέον, οι εργαζόμενοι που αισθάνονται ότι εκτιμώνται και αναγνωρίζονται για τις προσπάθειές τους είναι πιο πιθανό να παραμείνουν στον οργανισμό - οπότε η επίδειξη εκτίμησης επηρεάζει θετικά και τα οικονομικά!
Σημειώστε ότι η συνάντηση στο τέλος του έτους είναι διαφορετική από μια συνάντηση αξιολόγησης της απόδοσης. Αυτή η συνάντηση έχει περισσότερο ανεπίσημο τόνο και έχει σκοπό να είναι μια ανοιχτή και ειλικρινής συζήτηση με περισσότερο ελεύθερο χαρακτήρα.
Αντί να αφορά την απόδοση, αφορά τους ανθρώπους: στοχεύει στην ενδυνάμωση της σχέσης μεταξύ του εργαζομένου και του άμεσου αναδόχου του.
💡 Μια συμβουλή πριν βουτήξουμε: Στείλτε μια ατζέντα συνάντησης πριν από τη συνάντηση με τις ερωτήσεις που θα καλύψετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να ηρεμήσετε τα νεύρα και να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη συνάντηση: μπορείτε να περιμένετε από τους υπαλλήλους σας να έρθουν προετοιμασμένοι.
🕵️♀️ Ποιος είναι ο σκοπός μιας συνάντησης στο τέλος του έτους;
Σκεφτείτε το περασμένο έτος
Τι πήγε καλά;
Τι μπορεί να βελτιωθεί;
Η συνάντηση στο τέλος του έτους είναι μια ευκαιρία για τον εργαζόμενο να εκφραστεί εκτός της μάλλον περιοριστικής "κλίμακας του 1-10" στις αξιολογήσεις απόδοσης. Αφήνει χώρο στον εργαζόμενο να εκφραστεί με πιο υποκειμενικούς όρους και να μοιραστεί τα συναισθήματά του για την εξέλιξή του, την ομάδα και την εταιρική κουλτούρα.
You can look at our development conversation questions as an inspiration for the meeting. These can be used in development conversations, where employees can share their aspirations with their managers.
The end of year meeting is a lighter version of a development conversation, which is not intended to cover all the questions.
Συζητήστε τους στόχους ανάπτυξης και εξέλιξης
What is the employee most excited about when it comes to career growth and development?
Are there any specific skills they’re looking forward to developing?
Πώς μπορείτε, ως επικεφαλής ή διευθυντής ομάδας, να τους υποστηρίξετε στην ανάπτυξη αυτών των δεξιοτήτων; (Φυσικά, αυτό πρέπει να αξιολογηθεί με βάση τις απαιτήσεις του τρέχοντος ρόλου τους).
Εάν δεν υπάρχει συμβατότητα μεταξύ των επιθυμιών του εργαζομένου και των αναγκών του ρόλου, ίσως είναι καλή ιδέα να εξετάσετε εναλλακτικές θέσεις.
Θέλετε επίσης να καλύψετε τους αναπτυξιακούς στόχους με μεγαλύτερη ακρίβεια. Οι αναπτυξιακοί στόχοι επικεντρώνονται συνήθως στην ανάπτυξη συγκεκριμένων ικανοτήτων. Ιδανικά, θα πρέπει να παρακινούν τους υπαλλήλους σας να κάνουν καλύτερη δουλειά.
💡 Σημειώστε ότι οιαναπτυξιακοί στόχοι μπορεί να είναι ευρύτεροι και λιγότερο συγκεκριμένοι από τους στόχους επιδόσεων.
Ένα παράδειγμα του πρώτου είναι "αναπτύξτε ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες", ενώ το δεύτερο μπορεί να είναι "να πετύχετε 100 μετατροπές το μήνα μέσω του μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".
Αναγνώριση των επιτευγμάτων
Η αναγνώριση είναι ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες για την παρακίνηση και την ικανοποίηση των εργαζομένων.
Επιβραβεύστε τον υπάλληλό σας για ό,τι έκανε καλά. Επίσης, να θυμάστε ότι ο καθένας παρακινείται από διαφορετικά πράγματα!
Bonus points for knowing your employees enough to understand what kind of recognition will motivate them. Some people thrive when their intellectual skills are valued, and others when appreciated for their social or collaborative skills.
💡 Συμβουλή: Αν θέλετε περισσότερες ιδέες για την αναγνώριση των εργαζομένων, δείτε τον οδηγό μας!
Συζήτηση για τις προκλήσεις
Ποια εμπόδια αντιμετώπισε ο εργαζόμενος κατά τη διάρκεια του έτους και γιατί;
Τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε την επανάληψη αυτών των ζητημάτων το επόμενο έτος;
Σχέδιο για το επόμενο έτος
Σκεφτείτε μαζί με τον υπάλληλό σας: Σε ένα χρόνο από τώρα, τι θα θέλατε να θυμάστε;
Ποια επιτεύγματα θέλετε να έχετε στη λίστα σας;
Ποιες δεξιότητες θέλετε να έχετε αποκτήσει; Θέλετε να πάρετε προαγωγή σε διαφορετικό ρόλο;
💡 Tip: Start where your employee wants to be a year from now and reverse-engineer the steps needed to create a development plan.
Τα βήματα πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τους αναπτυξιακούς στόχους, αλλά πρέπει να σχετίζονται με τις επιδόσεις και να είναι χρονικά περιορισμένα.
🏆 Οι 4 καλύτερες πρακτικές για τις συναντήσεις προσωπικού στο τέλος του έτους
Συζητήστε τα διδάγματα που αποκομίσατε κατά τη διάρκεια του έτους
Ποια ήταν τα συμπεράσματα του περασμένου έτους;
Μήπως ο υπάλληλός σας χρειάζεται υποστήριξη για την εκμάθηση μιας νέας δεξιότητας, τεχνολογίας ή κάτι άλλο για να αποφύγει τα ίδια προβλήματα;
Ή μήπως πρέπει να προσλάβετε πρόσθετους πόρους;
Όσο περισσότερο οι υπάλληλοί σας συνηθίζουν να αναστοχάζονται τα μαθήματα, τόσο πιο γρήγορα θα τα ενσωματώσουν και θα αποφύγουν την επανάληψη των ίδιων λαθών.
Συζητήστε τους στόχους για το επόμενο έτος
Αυτό ισχύει τόσο για το επίπεδο των εργαζομένων όσο και για το επίπεδο των ομάδων.
Τι είναι αυτό που ο υπάλληλός σας είναι πιο ενθουσιασμένος για να πετύχει το επόμενο έτος;
Do they have a specific role in mind? Or maybe leadership or specialist training?
Επίσης, καλέστε τους να προβληματιστούν σχετικά με το ρόλο τους στην ομάδα. Εξερευνήστε τις δυνατότητες να κινηθούν άμεσα προς την επιθυμητή κατεύθυνση.
Για παράδειγμα, αν έχουν στο μυαλό τους μια θέση επικεφαλής ομάδας, μπορούν να ξεκινήσουν με την καθοδήγηση ενός πιο νεαρού συναδέλφου τώρα; Ή να συμμετάσχουν στην εισαγωγή νέων υπαλλήλων;
Ευθυγράμμιση με τη στρατηγική της εταιρείας
Πού κατευθύνεστε ως επιχείρηση;
Συμβάλλουν οι ατομικοί στόχοι του υπαλλήλου σας στην επίτευξη του στόχου;
Εάν υπάρχει έλλειψη ευθυγράμμισης, διερευνήστε πώς να βρείτε έναν συμβιβασμό.
Διαθέστε χρόνο για ανοιχτή συζήτηση ή ανατροφοδότηση
he meeting should have a positive tone to motivate the employee for the new year. That said, the meeting should clear any misunderstandings or lingering conflicts.
📝 Steal our one-on-one end of the year agenda template as a shortcut for your planning. You’ll find how to start an end of the year meeting, essential employee development discussion points, and more.
➡️ Για περισσότερα υποδείγματα συναντήσεων ένας προς έναν, ανατρέξτε στους εκτεταμένους οδηγούς μας για συναντήσεις, όπως εβδομαδιαίες συναντήσεις ελέγχου και αξιολογήσεις αποδοχών. Και αν χρειάζεστε έμπνευση για ερωτήσεις σχετικά με συναντήσεις ένας προς έναν, σας έχουμε επίσης καλύψει!
👯🏽 Ποιες δραστηριότητες μπορώ να συμπεριλάβω σε μια ομαδική συνάντηση για το τέλος του έτους για να την κάνω πιο ελκυστική και ουσιαστική;
Μετά από ένα χρόνο σκληρής δουλειάς, το να επισφραγίσετε την τελευταία ομαδική συνάντηση της χρονιάς με κάποιες ανάλαφρες δραστηριότητες θα σας κάνει να νιώσετε όμορφα.
Ακολουθούν μερικές διασκεδαστικές και ελκυστικές ιδέες που μπορείτε να ενσωματώσετε στη συνάντηση για το τέλος του έτους:
- Wall of gratitude – Let everyone share one thing they appreciate with each employee! Optional: Write it down, and let each employee receive positive comments from their colleagues. This can be done beforehand, and the gratitude cards get delivered during the end of year meeting. If you think your team would feel comfortable, have everyone share their positive feedback during the meeting. You can also use software like Kudo and create a Kudo board for each employee to keep!
- Συνεδρία brainstorming για το επόμενο έτος - Αφήστε τη δημιουργικότητα να ρέει! Ιδανικά, χωρίζετε τα μέλη της ομάδας σας σε μικρότερες ομάδες που μπορούν στη συνέχεια να συγκεντρωθούν και να μοιραστούν τα ευρήματά τους. Παρόλο που ο καταιγισμός ιδεών μπορεί να συνδέεται με την έλλειψη ορίων, η αναφορά τυχόν περιορισμών, π.χ. του προϋπολογισμού και της ευθυγράμμισης με τις αξίες και τους κανονισμούς της εταιρείας, μπορεί να είναι μια καλή ιδέα. Με αυτόν τον τρόπο, αξιοποιείτε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τη δημιουργική ενέργεια.
- Μια διασκεδαστική, ανεπίσημη γιορτή για το κλείσιμο της χρονιάς - Εάν έχετε μια απομακρυσμένη ομάδα, μπορείτε να οργανώσετε μια εικονική ώρα χαράς. Στείλτε σε όλους μια δωροκάρτα φαγητού (και ποτού), αν το επιτρέπει ο προϋπολογισμός σας. Με αυτόν τον τρόπο, ο καθένας μπορεί να επιλέξει τα τρόφιμα και τα ποτά που ταιριάζουν στις διατροφικές του προτιμήσεις και μπορείτε να μοιραστείτε ένα εικονικό γιορτινό δείπνο.
- Εταιρικό καταφύγιο - Εάν έχετε προϋπολογισμό για να ξοδέψετε και ενδεχομένως να μεταφέρετε απομακρυσμένους υπαλλήλους, το κλείσιμο της χρονιάς με ένα καταφύγιο μπορεί να είναι μια αξέχαστη εμπειρία. Θα βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να συνδεθούν και να ενισχύσουν το ομαδικό πνεύμα, το οποίο μπορεί να είναι ιδιαίτερα πολύτιμο αν τα μέλη της ομάδας σας δεν έχουν συναντηθεί ποτέ από κοντά. Απαιτεί πολύ περισσότερο προγραμματισμό και υλικοτεχνική υποδομή (και οικονομικά) από τις άλλες επιλογές, αλλά οι ανταμοιβές θα είναι αντίστοιχες!
- Ένα διασκεδαστικό κουίζ για να γνωρίσετε καλύτερα τους συναδέλφους σας - Οι κανόνες είναι απλοί: ο καθένας μοιράζεται εναλλάξ δύο αλήθειες και ένα ψέμα για τον εαυτό του και αφήνει τους άλλους να μαντέψουν ποιο είναι το ψέμα.
- Τα εικονικά κυνήγια θησαυρού μπορούν να προκαλέσουν ενθουσιασμό και γέλιο και να πυροδοτήσουν ενδιαφέρουσες συζητήσεις. Ορίστε μια προθεσμία και προτρέψτε κάθε άτομο να συλλέξει περίεργα πράγματα. Σκεφτείτε να προσθέσετε μια εποχιακή πινελιά, συμπεριλαμβάνοντας μια άσχημη χριστουγεννιάτικη διακόσμηση ή ένα γιορτινό τρόφιμο. Δώστε βραβεία σε αυτούς που συγκέντρωσαν τα περισσότερα πράγματα εντός του χρονοδιαγράμματος, και δώστε μπόνους βραβεία για τη δημιουργικότητα.
- Εικονικό δωμάτιο απόδρασης - Αυτός είναι ένας διασκεδαστικός τρόπος για να βάλεις τους ανθρώπους να σκεφτούν, να λύσουν προβλήματα και να συνεργαστούν! Χωρίστε τους υπαλλήλους σας σε ομάδες και αφήστε τους να περάσουν από εικονικά δωμάτια διαφυγής. Πολλά λογισμικά και εφαρμογές διαθέτουν προκατασκευασμένα δωμάτια με διαφορετικά θέματα και επίπεδα δυσκολίας.
👥 Πώς να κλείσετε μια συνάντηση με θετικό πρόσημο;
Η τελευταία εντύπωση είναι συχνά αυτή που μένει. Αυτό σημαίνει ότι, ακόμη και αν μοιραστείτε εννέα θετικά πράγματα με τον υπάλληλό σας αλλά τελειώσετε με κάτι αρνητικό, αυτός θα φύγει από τη συνάντηση με μια ελαφρώς κακή γεύση.
Ευτυχώς, αυτό μπορεί να αποφευχθεί όταν ξέρετε πώς να κλείσετε θετικά τη συνάντηση!
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για την ομαδική συνάντηση στο τέλος του έτους:
- Επανεξετάστε τα σημεία δράσης για κάθε άτομο και αφήστε χώρο για ερωτήσεις. Σε κανέναν δεν αρέσει να φεύγει από μια συνάντηση νιώθοντας πιο μπερδεμένος από ό,τι πριν από τη συνάντηση. Ωστόσο, υπάρχει μια αίσθηση ολοκλήρωσης και πληρότητας όταν φεύγετε από τη συνάντηση με σαφήνεια σχετικά με το πώς να προχωρήσετε ως ομάδα και όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν στη συνέχεια.
- Κάντε μια διασκεδαστική ερώτηση και απαντήστε εναλλάξ. Για τη συνάντηση στο τέλος του έτους, μια δεδομένη ερώτηση είναι: τι θα κάνετε για τις διακοπές; Μπορείτε επίσης να επιλέξετε κάτι μικρότερο, όπως "ποια ήταν μια απροσδόκητη στιγμή που σας έκανε να γελάσετε την περασμένη εβδομάδα;".
- Κάντε μια σύντομη άσκηση αναπνοής. Αν βρίσκεστε σε μια εντατική περίοδο, για παράδειγμα, σε μια παρουσίαση ή μια εκστρατεία πωλήσεων, λίγα λεπτά για να απελευθερώσετε το άγχος και να ηρεμήσετε τα νεύρα σας μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά στη συνολική σας διάθεση και ευεξία.
- Επισημάνετε τα θετικά επιτεύγματα. Υπενθυμίστε στους υπαλλήλους σας πόσο μακριά έχετε φτάσει από μερικές εβδομάδες ή μήνες πριν. Ευχαριστήστε όλους για τη σκληρή δουλειά και τη συμβολή τους κατά τη διάρκεια του έτους και ενθαρρύνετέ τους να ξεκουραστούν και να βγουν εκτός σύνδεσης κατά τη διάρκεια του ρεπό τους. Το αξίζουν!
➡️ Πραγματοποιήστε ουσιαστικές συναντήσεις με το Zavvy
Το Zavvy αναλαμβάνει τα πάντα σχετικά με τις συναντήσεις σας: προγραμματισμό, οργάνωση, αποστολή προσκλήσεων και υπενθυμίσεων για συναντήσεις, συλλογή ανατροφοδότησης και πολλά άλλα.
Με το λογισμικό μας για τις προσωπικές συναντήσεις, τα έχετε όλα σε ένα μέρος! Δεν χρειάζεται να δημιουργείτε πολλαπλά λογιστικά φύλλα που κανείς δεν γνωρίζει ή δεν κοιτάζει.
📅 Κλείστε ένα demo για να δείτε πώς το Zavvy μπορεί να σας βοηθήσει να πραγματοποιήσετε πιο ελκυστικές και παραγωγικές συναντήσεις.