Πόσο χρόνο πρέπει να διαρκεί το Onboarding; Βέλτιστες πρακτικές και ιδανικό χρονοδιάγραμμα
"Ποτέ δεν έχεις δεύτερη ευκαιρία να κάνεις μια πρώτη εντύπωση". - Κοστούμια βοτανικής
Η παροχή μιας αποτελεσματικής εμπειρίας εισαγωγής είναι η ευκαιρία σας να κάνετε μια καλή πρώτη εντύπωση στο νέο σας ταλέντο. Στην πραγματικότητα, το 93% των εργαζομένων συμφωνεί ότι η αποτελεσματική εισαγωγή είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση των εργαζομένων.
Οι εταιρείες με άριστα προγράμματα εισαγωγής βλέπουν 2,5% μεγαλύτερη αύξηση εσόδων και 1,9% μεγαλύτερο περιθώριο κέρδους σε σχέση με τις εταιρείες με κακές διαδικασίες εισαγωγής. Αν αυτό δεν είναι αρκετό κίνητρο, το πρώτο οδηγεί επίσης σε υψηλότερα επίπεδα παραγωγικότητας και ταχύτερα ποσοστά απόκτησης γνώσεων.
Και όμως, το 63% των εταιρειών δεν επεκτείνουν τα προγράμματα εισαγωγής τους πέρα από τον πρώτο μήνα. Αυτό είναι ένα τεράστιο λάθος, δεδομένου ότι οι νεοπροσληφθέντες χρειάζονται οκτώ μήνες για να γίνουν πλήρως παραγωγικοί.
Πόσο καιρό πρέπει να διαρκεί το onboarding;
Οι επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού και οι διευθυντές προσλήψεων συμφωνούν ότι η αποτελεσματική εισαγωγή διαρκεί τουλάχιστον τρεις μήνες. Ωστόσο, αυτό δεν είναι ο κανόνας. Αυτό που έχει σημασία είναι ότι η διαδικασία εισαγωγής σας είναι προσαρμοσμένη στις ανάγκες της εταιρείας σας και των εργαζομένων σας.
Θα σας δείξουμε πώς να προσδιορίσετε τη βέλτιστη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής για την εταιρεία σας. Αντί να σας δώσουμε το ψάρι, θα σας διδάξουμε τα μυστικά του ψαρέματος, τα τσιμπούρια και τις βέλτιστες πρακτικές, ώστε να προετοιμάσετε τον υπάλληλό σας για επιτυχία.
Οι 4 φάσεις του onboarding
Η κατανόηση των διαφορετικών φάσεων εισαγωγής θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια ισχυρή στρατηγική για τη δέσμευση νέων εργαζομένων, τη βελτίωση της διατήρησης και την προσαρμογή τους στην κουλτούρα και τις διαδικασίες της εταιρείας σας. Ας ρίξουμε μια ματιά στις τέσσερις φάσεις της αποτελεσματικής εισαγωγής.
Φάση 1: Προσανατολισμός
Η φάση του προσανατολισμού εισάγει τους νεοπροσληφθέντες στον οργανισμό σας, την ανώτερη διοίκηση και τους συναδέλφους σας. Διαμορφώνει μια σαφή εικόνα για το τι πρεσβεύει ο οργανισμός σας και θέτει τις προσδοκίες για το νέο σας ταλέντο.
Ο προσανατολισμός περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
- Ομιλία καλωσορίσματος από την ανώτερη ηγεσία
- Εγχειρίδιο και επισκόπηση της συμμόρφωσης
- Μαθήματα σχετικά με την εταιρική κουλτούρα, τις πολιτικές, την ιστορία και τις αξίες της εταιρείας
- Προσπάθειες πολυμορφίας και ένταξης
Αυτή η φάση της εισαγωγής είναι επίσης πολύ ευέλικτη. Ενώ συνιστάται η προσωπική παρουσίαση, μπορείτε να έχετε διαφορετικές στρατηγικές για άλλα στοιχεία του προσανατολισμού. Για παράδειγμα, αξιοποιώντας την τεχνολογία, όπως η AR και η VR, για να δεσμεύσετε τους εργαζόμενους και να κλιμακώσετε το πρόγραμμα εισαγωγής σας. Ακολουθούν 17 συναρπαστικές ιδέες για να κάνετε το onboarding σας διασκεδαστικό και δημιουργικό.
Να θυμάστε ότι αυτή είναι μια πολύ κρίσιμη στιγμή για τους υποψηφίους. Ακόμη και μια μικρή παρεξήγηση και παρεξήγηση μπορεί να τους κάνει να αμφιβάλλουν για την απόφασή τους να ενταχθούν στην εταιρεία σας. Αν όμως τους κάνετε να νιώσουν ευπρόσδεκτοι και τους διαχειριστείτε σωστά, θα νιώσουν μεγαλύτερο ενθουσιασμό για να συμβάλουν στην ανάπτυξη της εταιρείας σας.
Επίσης, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εργαζόμενοι συμπληρώνουν την απαραίτητη γραφειοκρατία πριν προχωρήσετε στην επόμενη φάση.
Φάση 2: Εκπαίδευση ρόλων
Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει τη διδασκαλία των νέων εργαζομένων σχετικά με τα καθημερινά τους καθήκοντα και τη δημιουργία των προϋποθέσεων για μακροπρόθεσμη επιτυχία. Πρόκειται για μια άλλη σημαντική φάση του onboarding, καθώς συσχετίζεται άμεσα με το πόσο επιτυχημένοι θα είναι οι εργαζόμενοι σε άλλες πτυχές της εργασίας τους. Όταν οι νεοπροσληφθέντες έχουν μια κρυστάλλινη ιδέα για το τι αναμένεται από αυτούς, θα κάνουν τη δουλειά τους με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση.
Η εκπαίδευση ρόλων περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
- Καθορισμός προσδοκιών απόδοσης
- Τεχνική κατάρτιση και κατάρτιση διαδικασιών
- Παρακολούθηση εργασίας
- Εκπαίδευση για την ασφάλεια στην εργασία
Οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να ευδοκιμήσουν με την επίσημη κατάρτιση, καθώς οδηγεί σε καλύτερο ηθικό και απόδοση των εργαζομένων. Ένας πραγματικός τρόπος για να δείξετε ότι ενδιαφέρεστε για την ανάπτυξή τους.
Φάση 3: Μετάβαση ρόλου
Οι εργαζόμενοι εισέρχονται στη φάση της μετάβασης μετά από 60-120 ημέρες από την ένταξή τους στην εταιρεία σας.
Εδώ, ο νεοπροσληφθείς μεταβαίνει στο μόνιμο ρόλο του υπό την άμεση επίβλεψη του "φίλου" ή "μέντορα" που του έχει ανατεθεί. Εκτός από τον άμεσο προϊστάμενο, οι διευθυντές της εταιρείας και οι ηγέτες πρώτης γραμμής θα πρέπει επίσης να αναλάβουν την πρωτοβουλία να διδάξουν τους νεοπροσληφθέντες:
- Στρατηγικές ανάπτυξης και βελτίωσης
- Αποτελεσματική επικοινωνία
- Γνησιότητα και αυθεντικότητα
Οι διευθυντές μπορούν επίσης να θέσουν στόχους SMART για να βοηθήσουν τους υπαλλήλους να οπτικοποιήσουν πώς μοιάζει η επιτυχία, η ποιότητα και η παραγωγικότητα στην εταιρεία σας. Και πάλι, θέλετε να θέσετε τις προσδοκίες σας για την εργασία όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρα για να αποφύγετε τις παρεξηγήσεις.
Φάση 4: Συνεχής ανάπτυξη
Το τελευταίο και τελικό στάδιο της εισαγωγής, εδώ πρέπει να δημιουργήσετε ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο. Αυτό διασφαλίζει ότι κάθε νέος υπάλληλος ακολουθεί μια συνεχή επαγγελματική και προσωπική ανάπτυξη. Αυτό περιλαμβάνει τον καθορισμό ορόσημων και επιτρέπει στους υπαλλήλους να δουν πώς μπορούν να συμβάλουν θετικά στον οργανισμό σας και να αναπτυχθούν επαγγελματικά.
Με αυτόν τον τρόπο, τόσο ο νέος υπάλληλος όσο και η εταιρεία σας είναι σε θέση να επιτύχουν τους ατομικούς και οργανωτικούς στόχους.
Η συνεχής ανάπτυξη περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
- Χαρτογράφηση σταδιοδρομίας
- Αξιολόγηση ικανοτήτων
- Θέσπιση προσωπικών και επαγγελματικών στόχων
- Ατομικός αναπτυξιακός σχεδιασμός και χάραξη στρατηγικής
- Διεξαγωγή περιοδικών αξιολογήσεων απόδοσης για την αναγνώριση των προσπαθειών των εργαζομένων
- Βοηθώντας τους νεοπροσληφθέντες να βελτιώσουν την απόδοσή τους, εάν χρειάζεται.
Πόσο χρόνο διαρκεί συνήθως το onboarding;
Όπως αναφέρθηκε, οι διευθυντές προσλήψεων και οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού συμφωνούν ότι η προετοιμασία των εργαζομένων θα πρέπει να διαρκεί τουλάχιστον τρεις μήνες. 1-2 εβδομάδες σίγουρα δεν είναι αρκετός χρόνος για να κάνετε τους υπαλλήλους να αισθάνονται άνετα στο γραφείο και να περιμένετε από αυτούς να αποδώσουν.
Οι νέοι εργαζόμενοι ευδοκιμούν όταν είναι εξοικειωμένοι με την εταιρική κουλτούρα, γνωρίζουν και κατανοούν τις πολιτικές, τις διαδικασίες και την τεχνολογία της εταιρείας και έχουν προσαρμοστεί στη μαθησιακή εμπειρία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το onboarding θα πρέπει να γίνεται συνεχώς εντός του πρώτου έτους από την πρόσληψη ενός νέου εργαζομένου.
Ας μην ξεχνάμε επίσης πόσο αποξενωτικό είναι να ξεκινάς από το μηδέν.
Οι νεοπροσληφθέντες δεν πρέπει μόνο να γνωρίσουν την ομάδα και τη διοίκηση και να συμπληρώσουν χαρτιά, αλλά πρέπει επίσης να συνηθίσουν σε ένα ολοκαίνουργιο περιβάλλον, να καταλάβουν πώς λειτουργούν τα πράγματα και γενικά να βρουν τη θέση τους στην εταιρεία.
Αν ένας χρόνος σας φαίνεται πολύς, άλλοι επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού συμφωνούν ότι οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να μάθουν πολλά για το νέο τους ρόλο και να νιώσουν "σαν στο σπίτι τους" τους πρώτους έξι μήνες από την ένταξή τους στην εταιρεία. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα ανάπτυξης και εισαγωγής που να επικεντρώνεται στους πρώτους έξι μήνες για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να μεταβούν ομαλά, μετά το οποίο θα πρέπει να είναι έτοιμοι να ξεκινήσουν μόνοι τους.
Η ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής στρατηγικής εισαγωγής απαιτεί χρόνο. Αλλά πώς μπορείτε να βρείτε τη σωστή εφαρμογή για την εταιρεία σας; Θα πρέπει η εισαγωγή σας να διαρκέσει τρεις μήνες, έξι μήνες ή ένα χρόνο;
8 Παράγοντες για να καθορίσετε πόσο χρόνο πρέπει να πάρει το onboarding στην εταιρεία σας
Αν ψάχνετε για μια διαδικασία onboarding που θα σας ταιριάζει απόλυτα, σας έχουμε νέα: δεν υπάρχει τέτοια διαδικασία.
Κάθε εταιρεία και κάθε εργαζόμενος είναι μοναδικός, γι' αυτό και η τυφλή τήρηση στατιστικών στοιχείων δεν πρόκειται να οδηγήσει σε αποτελεσματικό onboarding. Πρέπει να προσαρμόσετε τη διαδικασία με βάση συγκεκριμένους παράγοντες.
1. Ρόλος εργασίας
Ο σκοπός της προετοιμασίας είναι να παρέχει στους νέους υπαλλήλους σαφήνεια - σχετικά με το ποια είναι η δουλειά τους, πώς να την κάνουν, τι αναμένεται από αυτούς, σε ποιον να αναφέρονται και να ζητούν βοήθεια, καθώς και τους "ανομολόγητους κανόνες" που αποτελούν συνήθως μέρος της κουλτούρας μιας εταιρείας.
Αυτό διαρκεί συνήθως τις πρώτες 30 ημέρες, αλλά μπορεί να διαρκέσει περισσότερο. Μπορείτε επίσης να παρέχετε στους υπαλλήλους σας πρότυπα και εγχειρίδια παιχνιδιού για να εξασφαλίσετε συνεπή και εστιασμένη στην εμπειρία εισαγωγή.
Η διάρκεια του onboarding εξαρτάται επίσης από το αν πρόκειται για εσωτερικές μετακινήσεις ή για εξωτερικές προσλήψεις.
Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας σας, η κουλτούρα ενός τμήματος μπορεί να διαφέρει σημαντικά από την κουλτούρα ενός άλλου τμήματος. Ενώ θέλετε να προσαρμόσετε αυτές τις αλλαγές, δεν θέλετε ένας υφιστάμενος, μετατιθέμενος υπάλληλος να αισθάνεται σαν αρχάριος στον δικό σας οργανισμό.
Για να αποφευχθεί αυτό, θα χρειαστούν διαφορετικά συστήματα εκπαίδευσης, ανατροφοδότησης και κοινωνικοποίησης για μια ομαλή μετάβαση.
2. Πολυπλοκότητα της εταιρείας
Θέλετε να παρέχετε στους νέους υπαλλήλους μια επισκόπηση της αποστολής και των αξιών της εταιρείας σας, της σειράς προϊόντων της, του στοχευόμενου κοινού και των σημείων που το προϊόν σας επιλύει. Η εξοικείωσή τους με τη συνολική οργανωτική δομή, τις διαδικασίες, τα συστήματα, την υποδομή, τις εγκαταστάσεις, τα εργαλεία και τις διεπαφές είναι εξίσου σημαντική.
Φυσικά, όσο πιο πολύπλοκες είναι οι πληροφορίες, τόσο περισσότερο χρόνο θα χρειαστούν οι εργαζόμενοι για να μάθουν τα κατατόπια.
3. Μέσα ενηµέρωσης
Στο πλαίσιο της εισαγωγής, μπορείτε να δώσετε στους υπαλλήλους εγχειρίδια ή να τους δείξετε βίντεο για να τους διδάξετε τις πολιτικές της εταιρείας.
Ενώ τα εγχειρίδια εργαζομένων χρησιμεύουν ως πρακτικός οδηγός και αναφορά για τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας, δεν είναι τόσο ελκυστικά.
Ο εγκέφαλός μας είναι καλωδιωμένος για να θυμάται οπτικό περιεχόμενο. Σύμφωνα με έρευνες, ο μέσος θεατής συγκρατεί το 95% ενός μηνύματος όταν το παρακολουθεί, σε αντίθεση με ένα ποσοστό συγκράτησης μόλις 10% όταν το διαβάζει. Ένας λόγος για τον οποίο η ενσωμάτωση της εκπαίδευσης με βάση βίντεο στο πρόγραμμα εισαγωγής σας καθιστά την όλη διαδικασία πιο ελκυστική, αλλά και οικονομικά αποδοτική.
4. Σχεσιακή εισαγωγή
Η ένταξη δεν είναι μια συναλλακτική διαδικασία. Δεν μπορείτε να βάλετε τους νεοπροσληφθέντες να συμπληρώσουν τα απαραίτητα έγγραφα, να διαβάσουν το εγχειρίδιο εργαζομένων και να τελειώσετε. Δεν λειτουργεί με αυτόν τον τρόπο.
Θα πρέπει να συνυπολογίσετε το σχεσιακό onboarding, όπου φροντίζετε και καλωσορίζετε τους νέους υπαλλήλους και τους παρέχετε την απαιτούμενη υποστήριξη. Θέλετε επίσης οι νέοι εργαζόμενοι να οικοδομήσουν ισχυρές σχέσεις με τους συναδέλφους τους και να τους βοηθήσετε να προσαρμοστούν γρήγορα στην κουλτούρα και τις διαδικασίες της εταιρείας σας.
5. Απομακρυσμένες έναντι εσωτερικών προσλήψεων
Η εξ αποστάσεως εισαγωγή είναι πιο περίπλοκη από την προσωπική εισαγωγή.
Κατά την ηλεκτρονική εισαγωγή, έχετε περιορισμένη πρόσβαση στους νεοπροσληφθέντες. Δεν μπορείτε απλά να πεταχτείτε και να ρωτήσετε το άτομο, "Πώς πάει;" ή να σκύψετε προς το άτομο στο διπλανό γραφείο για να πείτε "Επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς γίνεται πάλι".
Πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί και να καταβάλλετε περισσότερες προσπάθειες για να διασφαλίσετε ότι οι νέοι υπάλληλοι θα ξεκινήσουν με το σωστό τρόπο κατά την απομακρυσμένη εισαγωγή.
Αντίθετα, η προσωπική εισαγωγή είναι πιο ευέλικτη και πρακτική. Μπορείτε να διαβάσετε τη γλώσσα του σώματος του νέου μισθωτή για να καταλάβετε πόσο άνετα αισθάνεται και να τον ελέγχετε καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας για να εξομαλύνετε τη μετάβαση.
6. Τεχνολογία και υποδομές
Οι νεοπροσλαμβανόμενοι πρέπει να έχουν τον εξοπλισμό και την πρόσβαση στα κατάλληλα συστήματα για να είναι αποτελεσματική η εκπαίδευση, ιδίως για απομακρυσμένα ή υβριδικά εργατικά δυναμικά.
Πολλές εταιρείες επιλέγουν να δώσουν στους υπαλλήλους βήμα προς βήμα οδηγίες για τη χρήση ενός νέου λογισμικού. Έτσι, εξασφαλίζουν ότι δεν χάνεται πολύτιμος χρόνος για την εκπαίδευση στο σύστημα. Ωστόσο, ορισμένα από αυτά τα εργαλεία έχουν πιο απότομη καμπύλη εκμάθησης, γεγονός που επηρεάζει και πάλι το πόσο χρόνο θα πρέπει να διαρκεί η εισαγωγή στο σύστημα.
Υπάρχει επίσης τεχνολογία που μειώνει τον χρόνο που δαπανάται για τις διαδικασίες εισαγωγής σε συναλλαγές, όπως η συμπλήρωση εγγράφων, το άνοιγμα λογαριασμών και η χορήγηση αδειών. Προφανώς, οι εταιρείες που χρησιμοποιούν τέτοιες τεχνολογίες θα έχουν ταχύτερο onboarding από εκείνες που δεν το κάνουν.
7. Απαιτούμενη καθοδήγηση για εστιασμένη εκπαίδευση
Μια επιτυχημένη διαδικασία εισαγωγής επιτρέπει επίσης τη μάθηση υψηλότερου επιπέδου.
Η εντατική προετοιμασία δίνει στους νεοπροσλαμβανόμενους περισσότερο χρόνο για να απορροφήσουν τις πληροφορίες και περισσότερες ευκαιρίες για να αναπτύξουν προηγμένες δεξιότητες που μπορούν να ωφελήσουν τον οργανισμό σας. Μπορείτε επίσης να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους να αναπτύξουν ήπιες και τεχνικές δεξιότητες για να εξασφαλίσετε την προσωπική τους ανάπτυξη.
Ένα άλλο στοιχείο που επηρεάζει τη διάρκεια της εισαγωγικής εκπαίδευσης είναι η διαθεσιμότητα ευκαιριών συνεργατικής μάθησης.
Η ανάθεση ενός "φίλου" στους υπαλλήλους σας είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα συνεργατικής μάθησης. Αυτό το σύστημα διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι δεν θα χρειαστεί να περάσουν μόνοι τους τη διαδικασία εισαγωγής, ενώ τους δίνει την ευκαιρία να δεθούν με άλλους συναδέλφους, να μοιραστούν εμπειρίες και να κατανοήσουν το ρόλο τους στην εταιρεία.
8. Ενθουσιασμός των εργαζομένων
Ο τελευταίος παράγοντας που επηρεάζει τον χρόνο που θα πρέπει να διαρκέσει η εισαγωγή είναι και ο πιο δύσκολος: ο ενθουσιασμός του νέου σας υπαλλήλου.
Εάν η εισαγωγή σας είναι αποκλειστικά μια συναλλακτική διαδικασία, δεν θα συνδέσει τους υπαλλήλους με την εταιρεία σας. Αν είναι πιο συνεργατική και καθηλωτική, οι υπάλληλοί σας θα δεσμευτούν πλήρως με την εταιρεία. Θα απολαμβάνουν τη δουλειά τους, θα αισθάνονται αφοσιωμένοι στην εταιρεία και θα καταβάλλουν μεγαλύτερη προσπάθεια στη δουλειά τους.
Χρόνος παραγωγικότητας έναντι χρόνου επιβίβασης
Ακολουθεί η άποψή μας σχετικά με το πόσο καιρό θα πρέπει να διαρκεί το onboarding:
Η διάρκεια του onboarding εξαρτάται από μια σειρά παραγόντων, αλλά η έρευνα δείχνει ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να επωφεληθούν περισσότερο από μεγαλύτερες, δομημένες διαδικασίες onboarding.
Αυτό δεν σημαίνει ότι οι υπάλληλοί σας θα χρειάζονται πάντα περισσότερο χρόνο για να είναι παραγωγικοί.
Ας εξηγήσουμε.
Οι περισσότεροι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού επικεντρώνονται στη μέτρηση του χρόνου μέχρι την ένταξη, ενώ θα έπρεπε να εστιάζουν σε μια άλλη μέτρηση του ανθρώπινου δυναμικού που ονομάζεται χρόνος μέχρι την παραγωγικότητα.
Ο χρόνος παραγωγικότητας μετράει πόσος χρόνος χρειάζεται για να γίνουν οι εργαζόμενοι λειτουργικοί και παραγωγικοί. Δείχνει το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί από την πρώτη ημέρα του εργαζομένου μέχρι τη στιγμή που ο εργαζόμενος είναι πλήρως παραγωγικός και συμβάλλει ενεργά στον οργανισμό.
Φυσικά, όσο μικρότερος είναι ο χρόνος παραγωγικότητας της εταιρείας σας, τόσο ταχύτερη είναι η εισαγωγή σας και το αντίστροφο.
Το λογισμικό της Zavvy για την εισαγωγή των εργαζομένων βελτιώνει και δομεί την εισαγωγή, παρέχοντας στους νέους υπαλλήλους τα εργαλεία και τα πρότυπα που χρειάζονται για να πετύχουν. Αυτό συμβάλλει στη μείωση του χρόνου σας έως την παραγωγικότητα και στη βελτίωση της εμπειρίας των υποψηφίων.
🔍 Διαβάστε τη λεπτομερή μελέτη περίπτωσής μας σχετικά με το πώς βοηθήσαμε την Alasco να μειώσει το χρόνο παραγωγής στο μισό.
Σύμφωνα με την εμπειρία μας, μια αποτελεσματική διαδικασία ένταξης διαρκεί τουλάχιστον ένα μήνα και συνήθως εκτείνεται σε έξι μήνες, οπότε λήγει και η δοκιμαστική περίοδος και οι εργαζόμενοι αναμένεται να εργαστούν με πλήρη δυναμικότητα.
Συνιστούμε ανεπιφύλακτα τη διεξαγωγή περισσότερων συνεδριών ανατροφοδότησης, ελέγχου και αναστοχασμού της κάρτας αποτελεσμάτων, αφού οι νέοι εργαζόμενοι ολοκληρώσουν το τρίμηνο ορόσημο στην εταιρεία σας, για τη βελτίωση της διατήρησής τους.
Ιδανικό χρονοδιάγραμμα: Ορόσημα στο ταξίδι του εργαζομένου
Ακολουθεί η τελική μας άποψη για το πώς πρέπει να μοιάζει μια επιτυχημένη εμπειρία εισαγωγής. Έχουμε αναλύσει την όλη διαδικασία σε 4 διαφορετικά χρονικά πλαίσια για την καλύτερη κατανόησή σας.
A. Προεπιβίβαση
Για να κάνετε τον εργαζόμενο να νιώσει άνετα και να είναι έτοιμος για την πρώτη του μέρα στη δουλειά, θα πρέπει να τον εξοικειώσετε με την εταιρεία και την κουλτούρα της κατά το στάδιο της προετοιμασίας.
- 1-2 εβδομάδες πριν: Στείλτε ένα πακέτο καλωσορίσματος και έναν κατάλογο ελέγχου εγγράφων στον εργαζόμενο, παρουσιάζοντάς τον στην εταιρεία και σε μερικά μέλη της ομάδας.
- 5 ημέρες πριν: Δώστε στους υπαλλήλους μια λεπτομερή ενημέρωση για την εταιρική κουλτούρα και τις διαδικασίες - τι είναι και τι κάνει η εταιρεία, τους κανόνες και τους κανονισμούς του γραφείου, το ωράριο εργασίας και τις προσδοκίες που έχουν τεθεί.
- 1 ημέρα πριν: Στείλτε τους ένα σχέδιο πρώτης ημέρας και βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε όλα τα απαιτούμενα συστήματα και έγγραφα.
B. Στάδιο 1
Αυτό το στάδιο επικεντρώνεται στην πρώτη εβδομάδα της ένταξης του εργαζομένου στην εταιρεία σας. Θέλετε να τον συστήσετε στην ομάδα και το γραφείο και να τον εξοικειώσετε με τους συνεργάτες, τους πελάτες και τους ανταγωνιστές σας.
- Ημέρα 1: Υποδεχτείτε επίσημα τον εργαζόμενο. Παρουσιάστε τον στην ομάδα, την κουλτούρα και τις αξίες της εταιρείας και τη σειρά προϊόντων. Βεβαιωθείτε ότι έχουν συμπληρώσει την απαιτούμενη γραφειοκρατία.
- Ημέρα 2 :Καθορίστε τις προσδοκίες εργασίας και τι περιμένετε να επιτύχουν την πρώτη εβδομάδα. Εξηγήστε τους KPIs και OKRs που θα χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε την απόδοσή τους.
- Ημέρα 3: Παρουσιάστε τους σε άλλα τμήματα και πείτε τους σε ποιους πρέπει να απευθύνονται για βοήθεια. Ορίστε έναν "φίλο" στον εργαζόμενο για να τον βοηθήσει να εγκατασταθεί.
- Ημέρα 4: Μιλήστε τους για τους συνεργάτες, τους πελάτες και τους ανταγωνιστές της εταιρείας. Μπορείτε επίσης να δώσετε στον εργαζόμενο έγγραφα που να τα εξηγούν λεπτομερέστερα.
- 5η και 6η ημέρα: Ενθαρρύνετέ τους να συμμετέχουν ενεργά και να εμπλακούν στην εταιρεία.
- Ημέρα 7: Πραγματοποιήστε μια συνάντηση 1:1 με τον εργαζόμενο και προβληματιστείτε σχετικά με την πρώτη εβδομάδα εργασίας του. Εκτιμήστε τα επιτεύγματά τους και ξεκαθαρίστε τυχόν αμφιβολίες που μπορεί να έχουν.
C. Στάδιο 2
Το στάδιο αυτό καλύπτει τον πρώτο μήνα του εργαζομένου στην εταιρεία σας. Το κίνητρό σας εδώ είναι να τον κάνετε να συμμετέχει περισσότερο και να είναι πιο παραγωγικός, καθώς και να του παρέχετε πολλές ανατροφοδοτήσεις για να εξομαλύνετε τη μετάβασή του.
- Ημέρα 9: Εξηγήστε την κουλτούρα ανατροφοδότησης της εταιρείας, καθώς και τα κανάλια που χρησιμοποιούνται για την παροχή ανατροφοδότησης. Κάντε τον εργαζόμενο να νιώσει άνετα με τη διαδικασία λήψης και παροχής ανατροφοδότησης.
- Ημέρα 12: Κανονίστε ένα διάλειμμα για καφέ με τον συνεργάτη τους για ανατροφοδότηση.
- Ημέρα 14: Πραγματοποιήστε μια σύντομη συνεδρία προβληματισμού, καλύπτοντας τα γεγονότα της προηγούμενης εβδομάδας. Μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε ένα σύντομο κουίζ μάθησης για να ελέγξετε τις γνώσεις τους σχετικά με την εταιρεία.
- Εβδομάδα 3: Προσκαλέστε τους στην ενδοτμηματική συνάντηση. Υπενθυμίστε τους να ξαναδούν τα έγγραφα της εταιρείας.
- Εβδομάδα 4: Κάντε τον έλεγχο του πρώτου μήνα και δώστε τα απαραίτητα σχόλια. Μπορείτε επίσης να τους στείλετε μια έρευνα για να τους ρωτήσετε πώς εξελίσσεται η εισαγωγή τους.
D. Στάδιο 3
Το στάδιο αυτό καλύπτει τον δεύτερο έως έκτο μήνα εργασίας του εργαζομένου στην εταιρεία. Η διαδικασία εδώ περιλαμβάνει τακτικές συνεδρίες 1:1 και ανατροφοδότησης για να τους κάνει να συμβάλλουν περισσότερο στην ανάπτυξη της εταιρείας. Θέλετε επίσης να μάθετε τα μελλοντικά τους σχέδια για να ευθυγραμμίσετε τα ενδιαφέροντά τους με τους στόχους της εταιρείας.
- Δεύτερος μήνας: Μέχρι αυτή τη στιγμή θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί η εσωτερική εκπαίδευση. Ενθαρρύνετε τον εργαζόμενο να συμμετέχει σε περισσότερες ομαδικές συναντήσεις, να μοιράζεται τις απόψεις του και να προτείνει βελτιώσεις. Πραγματοποιήστε τακτικές συνεδρίες 1:1 και ανατροφοδότησης και ένα μηνιαίο check-in.
- Τρίτος μήνας: Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να είναι σε θέση να διαγνώσουν τα προβλήματα και να προσφέρουν λύσεις μέχρι τον τρίτο μήνα. Αναθέστε τους έργα και ενθαρρύνετε την αυτονομία. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια έρευνα που θα ρωτά τους εργαζόμενους ποιες δεξιότητες τους ενδιαφέρει να αναπτύξουν. Πραγματοποιήστε τακτικές συνεδρίες 1:1 και ανατροφοδότησης και ένα μηνιαίο check-in.
- Τέταρτος μήνας: και ενθαρρύνετέ τους να σκεφτούν μελλοντικές κατευθύνσεις. Πραγματοποιήστε τακτικές συνεδρίες 1:1 και ανατροφοδότησης και ένα μηνιαίο check-in.
- Πέμπτος μήνας: Ζητήστε από τον εργαζόμενο να δημιουργήσει ένα σχέδιο ανάπτυξης και να παρακολουθεί τις δραστηριότητές του. Πραγματοποιήστε τακτικές συνεδρίες 1:1 και ανατροφοδότησης και ένα μηνιαίο check-in.
- Έξι μήνες: Ζητήστε τους να δημιουργήσουν ένα σχέδιο για το επόμενο έτος και ζητήστε τους ανατροφοδότηση. Δώστε τους την εξαμηνιαία αξιολόγηση της απόδοσής τους.
Στο τέλος των έξι μηνών, ο υπάλληλός σας θα πρέπει να έχει ενταχθεί με επιτυχία. Φυσικά, η διαδικασία μπορεί να είναι μικρότερη ή μεγαλύτερη με βάση τους παράγοντες που εξηγήσαμε παραπάνω - το παραπάνω χρονοδιάγραμμα απλώς αντιπροσωπεύει αυτά που θεωρούμε ότι είναι τα πιο σημαντικά ορόσημα σε ένα επιτυχημένο ταξίδι εισαγωγής.
Μελέτη περίπτωσης: Mailchimp
Το 96% των εργαζομένων στη Mailchimp δηλώνει ότι είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να εργάζεται κανείς, σε σύγκριση με το 59% των εργαζομένων σε μια τυπική εταιρεία με έδρα τις ΗΠΑ. Αυτό οφείλεται κυρίως στο γεγονός ότι η εταιρεία έχει προβεί σε ορισμένες αποτελεσματικές βελτιώσεις στη διαδικασία εισαγωγής της με την πάροδο των ετών.
Η Mailchimp επιβιβάζει πάνω από 200 νέους υπαλλήλους κάθε χρόνο και έχει δημιουργήσει ένα πρόγραμμα "Employee Integration Associates" για την ομαλότερη επιβίβαση. Αυτοί οι συνεργάτες είναι υπεύθυνοι να παρέχουν στους νεοπροσληφθέντες όλους τους πόρους που χρειάζονται για να εργαστούν και να τους κάνουν να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι.
Μερικά από τα σημαντικότερα σημεία αυτού του προγράμματος περιλαμβάνουν:
- Τσάντες Swag
- Δωρεάν γεύματα
- Περιήγηση στο γραφείο
- Συνομιλία με δύο από τους συνιδρυτές
Πριν από την πρώτη του ημέρα, κάθε εργαζόμενος πρέπει να συμπληρώσει ένα έντυπο που να αναφέρει τα αγαπημένα του σνακ, χρώματα, χόμπι και άλλα, τα οποία χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για τη διαμόρφωση του χώρου εργασίας του. Οι διευθυντές τους στέλνουν επίσης χαιρετισμούς σε καρτ ποστάλ για μια προσωπική πινελιά.
Την πρώτη ημέρα, οι νέοι υπάλληλοι ξεναγούνται στα κεντρικά γραφεία και στη συνέχεια συμπληρώνουν τη γραφειοκρατία. Τους δίνεται επίσης το πρόγραμμα onboarding για την εβδομάδα που περιλαμβάνει δωρεάν γεύματα, επισκοπήσεις τμημάτων και συζητήσεις που εξηγούν το στοχευμένο κοινό της Mailchimp.
Κάθε νεοπροσλαμβανόμενος ενημερώνεται επίσης για το τι αναμένεται από αυτόν μέχρι το τέλος της εβδομάδας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την απόκτηση μιας γενικής κατανόησης της εταιρείας και του τρόπου λειτουργίας της, τη ρύθμιση του υπολογιστή τους ή τη συνάντηση με την ομάδα.
Επιπλέον, οι νεοπροσληφθέντες τρώνε μαζί με τους νέους συναδέλφους τους την πρώτη εβδομάδα και συμμετέχουν σε άτυπες συναντήσεις. Αυτό συμβάλλει στο να σπάσει ο πάγος, επιτρέποντάς τους να ενσωματωθούν πιο γρήγορα και απρόσκοπτα στον οργανισμό.
Η πολιτιστική εμπειρία της Mailchimp στο onboarding πραγματοποιείται αυτοπροσώπως την πρώτη εβδομάδα, αλλά στην πραγματικότητα το onboarding διαρκεί τρεις μήνες. Έτσι οι εργαζόμενοι κατανοούν καλύτερα τι κάνει η ομάδα και ποιος είναι ο ρόλος τους, καθώς και πώς μπορούν να κάνουν αποτελεσματικά τη δουλειά τους.
Ένας άλλος λόγος για τον οποίο το onboarding της Mailchimp είναι τόσο αποτελεσματικό είναι ότι η διοίκηση είναι πάντα ανοιχτή σε ανατροφοδότηση και επανάληψη για τη δημιουργία μιας πιο αποτελεσματικής εμπειρίας για τους νέους υπαλλήλους.
Σχεδιάστε το ιδανικό χρονοδιάγραμμα με ένα κλικ. Με το Zavvy
Επομένως, αντί να εστιάζετε στην ολοκλήρωση της διαδικασίας onboarding μέσα σε έναν καθορισμένο αριθμό μηνών μόνο και μόνο επειδή το λέει μια μελέτη, βρείτε τι λειτουργεί για τους υπαλλήλους και την εταιρεία σας.
Κορυφαίες εταιρείες εμπιστεύονται το λογισμικό μας για να αυτοματοποιήσουν τις εσωτερικές τους διαδικασίες πρόσληψης. Με το Zavvy, μπορείτε να δημιουργήσετε πλούσιες, διαφοροποιημένες εμπειρίες που ξεπερνούν τα emails. Το λογισμικό μας παρέχει στους νεοπροσληφθέντες μια συστηματική επισκόπηση όλων των πληροφοριών που χρειάζονται και τους δίνει στοιχεία με βήμα προς βήμα για να παρακολουθούν την πρόοδό τους.
Το τελικό αποτέλεσμα είναι ευχαριστημένοι εργαζόμενοι, μειωμένα γενικά έξοδα και ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εισαγωγή.