What’s a Training Matrix and How To Create It (+ Free Template)
Η εύρεση του "τέλειου υποψηφίου" για την πλήρωση της θέσης εργασίας σας είναι σαν να ψάχνετε βελόνα στα άχυρα. Όχι μόνο είναι αδύνατο, αλλά κοστίζει και ανεπανόρθωτο χρόνο και πόρους. Κάθε ταλέντο, ακόμη και εκείνο με τα καλύτερα προσόντα, απαιτεί κάποια εκπαίδευση για να γίνει απαραίτητο κομμάτι του οργανισμού σας.
Θα πρέπει να τους εξοπλίσετε με πόρους και καθοδήγηση που θα τους βοηθήσουν να δώσουν την καλύτερη δυνατή απόδοση. Και ένας πίνακας εκπαίδευσης είναι το ταμπλό σας για να παρακολουθείτε πάντα την εκπαίδευση σε ολόκληρη την εταιρεία.
📋 Τι είναι ένας πίνακας κατάρτισης;
Ο πίνακας κατάρτισης είναι ένας πίνακας που συγκεντρώνει όλα τα προγράμματα κατάρτισης σε επίπεδο εταιρείας και τα αντιστοιχίζει με τους εργαζόμενους και τις ομάδες.
Κατά κάποιον τρόπο, είναι το κύριο ταμπλό κάθε διαχειριστή L&D.
Ακούστε πώς:
- Regularly, People Ops runs a training needs assessment survey to identify further company-wide training needs, perceived skill gaps, and favorite ways of learning.
- Οι διευθυντές και οι εργαζόμενοι καθορίζουν ατομικά σχέδια ανάπτυξης στην αρχή ενός κύκλου ανάπτυξης (π.χ. 6 μήνες). Μπορούν να περιέχουν ένα μείγμα από πρωτοβουλίες σε επίπεδο εταιρείας και προσωπικούς βραχυπρόθεσμους/μακροπρόθεσμους στόχους.
- Όλα αυτά τα μέτρα συγκεντρώνονται σε έναν πίνακα κατάρτισης. Πρόκειται για την οπτική γωνία της εταιρείας, όπου οι Επιχειρήσεις Ανθρώπινου Δυναμικού σχεδιάζουν και παρακολουθούν την πρόοδο κάθε πρωτοβουλίας - μέχρι και σε ατομικό επίπεδο.
Δίνει λίγο-πολύ μια επισκόπηση της κατάρτισης σε όλους τους ανθρώπους και τις ομάδες μιας εταιρείας. Μπορεί να είναι δισδιάστατη στο excel ή σε διαδικτυακά εργαλεία οργάνωσης - Ή ένα μείγμα γραφικών παραστάσεων, Harvey Balls, ράβδων και άλλων οπτικών μορφών.
Κατά κάποιον τρόπο, πρόκειται για μια σύνθεση των σχεδίων ανάπτυξης(δείτε το πρότυπό μας εδώ) για όλους τους ανθρώπους/ομάδες - με την προσθήκη προγραμμάτων σε επίπεδο εταιρείας.
❓ Γιατί πρέπει να έχετε έναν πίνακα κατάρτισης; (και να το χρησιμοποιείτε σχεδόν καθημερινά)
Ένας πίνακας κατάρτισης είναι ένα φανταστικό εργαλείο για τη διατήρηση ενός χρονοδιαγράμματος των αναγκών κατάρτισης των εργαζομένων, των μαθημάτων ή των προγραμμάτων και την αποτελεσματική εφαρμογή του για την κάλυψη και την παρακολούθηση των απαιτήσεων.
Βοηθά στον εξορθολογισμό της διαδικασίας κατάρτισης και ανάπτυξης.
Αν είστε φανατικός αναγνώστης του ιστολογίου μας, δεν χρειάζεται να σας εξηγήσουμε πια τη γιγαντιαία αξία μιας ισχυρής στρατηγικής μάθησης και ανάπτυξης για τους ανθρώπους και τους οργανισμούς.
Γι' αυτό θα το συντομεύσουμε αυτή τη φορά. Έτσι αποδίδει ο σωστός προγραμματισμός:
- Μια έρευνα που διεξήχθη από την Axonify έδειξε ότι το 93% των εργαζομένων βίωσε θετική επίδραση στο επίπεδο δέσμευσής τους από την εφαρμογή καλά σχεδιασμένων προγραμμάτων κατάρτισης των εργαζομένων.
- Και το 70% των εργαζομένων θα εγκατέλειπαν την τρέχουσα θέση εργασίας τους για να εργαστούν σε έναν οργανισμό που επενδύει στην εξορθολογισμένη ανάπτυξη και μάθηση των εργαζομένων.
- Τέλος, τα ποσοστά διατήρησης για τους οργανισμούς με εξορθολογισμένες και ισχυρές διαδικασίες μάθησης αυξάνονται στο 30-50%.
🆚 Πίνακας κατάρτισης έναντι πίνακα δεξιοτήτων: Ποια είναι η διαφορά και πώς συνδυάζονται;
Διαφορές
Πολλοί συγχέουν τις δύο έννοιες, αν και στην πραγματικότητα είναι αρκετά διαφορετικές.
Ένας πίνακας δεξιοτήτων είναι μια επισκόπηση όλων των δεξιοτήτων ή ικανοτήτων που διαθέτετε σε έναν οργανισμό. Για κάθε εργαζόμενο ή ομάδα, σας βοηθά να εντοπίσετε τα κενά, τα δυνατά σημεία και τις ευκαιρίες.
Πρακτικά, ένας πίνακας δεξιοτήτων δίνει μια εικόνα της τρέχουσας σύνθεσης των δεξιοτήτων εντός της εταιρείας. Είναι ένα αναλυτικό εργαλείο για τον προσδιορισμό της τρέχουσας κατάστασης.
Ένας πίνακας εκπαίδευσης είναι η επισκόπηση όλων των εκπαιδευτικών προγραμμάτων που κάνουν (ή θα έπρεπε να κάνουν) οι άνθρωποι σε όλη την εταιρεία.
Πρακτικά, ένας πίνακας εκπαίδευσης είναι το ταμπλό σχεδιασμού σας. Είναι το σημείο όπου συγκεντρώνονται τα πάντα, όπου μπορείτε να παρακολουθείτε την τακτική πρόοδο στα υποχρεωτικά και εθελοντικά μαθήματα και όπου μπορείτε να εντοπίζετε τα καλά και τα κακά προγράμματα.
Πώς μπορούν να συνεργαστούν
Μια σύντομη ανακεφαλαίωση σχετικά με τα σχέδια ανάπτυξης των εργαζομένων:
Ένα σχέδιο ανάπτυξης καθορίζει τους τομείς εστίασης και τις κρίσιμες ενέργειες για την ανάπτυξη ενός εργαζομένου.
Συνήθως περιέχει...
- Οι στόχοι (τομέας εστίασης)
- Οι βασικές ενέργειες (π.χ. εκπαίδευση) που απαιτούνται. Αυτές περιλαμβάνουν μαθήματα, αλλά και καθοδήγηση, παρακολούθηση εργασίας, σχέδια εργασίας κ.ο.κ.
- Προθεσμία για κάθε δράση
- Απαιτούμενος προϋπολογισμός για την κατάρτιση
Ο πίνακας δεξιοτήτων σας είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη δημιουργία αποτελεσματικότερων σχεδίων ανάπτυξης - και άλλων προγραμμάτων κατάρτισης σε ολόκληρη την εταιρεία.
Η δημιουργία ενός αξιοπρεπούς σχεδίου ανάπτυξης είναι δύσκολη χωρίς την κατανόηση των κενών μεταξύ των πραγματικών δεξιοτήτων των ανθρώπων και των επιθυμητών ικανοτήτων.
Και χωρίς την κατανόηση των ελλείψεων δεξιοτήτων σε ολόκληρη την εταιρεία, η τυφλή επιβολή μαθημάτων κατάρτισης σε όλους είναι κακή ιδέα.
Και ο πίνακας εκπαίδευσής σας είναι η σύνθεση όλων των ενεργειών. Αυτό είναι όλο.
🛠 Πώς δημιουργείτε έναν πίνακα κατάρτισης;
Ακολουθεί μια διαδικασία βήμα προς βήμα για τη δημιουργία ενός πίνακα κατάρτισης για όλους.
>> To take the shortcut, you can also directly jump to our Excel template. <<
Πριν από την έναρξη: Τι πρέπει να περιλαμβάνει ο πίνακας εκπαίδευσης;
Ο σχεδιασμός ενός πίνακα κατάρτισης σε ένα φύλλο excel δεν απαιτεί πολλά, μόνο λίγο σχεδιασμό και τα δεδομένα που απαιτούνται από τον πίνακα δεξιοτήτων και ανάπτυξης.
Τα βασικά συστατικά του πίνακα κατάρτισης είναι.
- Όνομα
- Ρόλος
- Αναγνωριστικό υπαλλήλου
- Διαχειριστής αναφορών
- Προγράμματα κατάρτισης
- Προθεσμίες
- Υπολογισμός: Ποσοστό ολοκλήρωσης της κατάρτισης
Αν θέλετε να εμβαθύνετε, μπορείτε να προσθέσετε διαστάσεις όπως ο εγκεκριμένος προϋπολογισμός.
Βήμα 1: Αξιολογήστε την εκπαίδευση που απαιτείται από τους νεοπροσλαμβανόμενους και τους παλαιούς υπαλλήλους
Εδώ εξαρτάται πραγματικά από το πόσο μακριά βρίσκεται η τρέχουσα διαδικασία ανάπτυξης.
Αν ξεκινάτε από την αρχή, κάντε το με αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών και ατομικά σχέδια ανάπτυξης.
Αν είστε λίγο πιο μακριά, προσθέστε πίνακες δεξιοτήτων και μοντέλα ικανοτήτων για πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις.
Μην ξεχάσετε να προσθέσετε τα υποχρεωτικά στοιχεία: Σκεφτείτε τη συμμόρφωση, την εισαγωγή στην εταιρεία και τις πολιτικές υβριδικής εργασίας.
Βήμα 2: Προσθέστε κάθε εργαζόμενο
Απλώς παραθέστε όλους τους υπαλλήλους ως νέες γραμμές. Δημιουργήστε στήλες για
- Όνομα
- Τμήμα
- Ρόλος
- ID
- Διευθυντής προσωπικού
- Οτιδήποτε άλλο θα έπρεπε να βρίσκεται εδώ
Βήμα 3: Καταγράψτε την απαιτούμενη εκπαίδευση
Καταγράψτε κάθε εκπαίδευση που πραγματοποιείται.
Σκεφτείτε
- Εισαγωγή στην εταιρεία
- Εισαγωγή στην ομάδα
- Συμμόρφωση
- Σεμινάρια σε επίπεδο εταιρείας ή πάροχοι μαθημάτων
- Εισροές από τα αναπτυξιακά σχέδια. Είτε να προσθέσετε κάθε δράση (συμπεριλαμβανομένων πραγμάτων όπως η καθοδήγηση) - είτε να την περιορίσετε στα μαθήματα. Συνιστούμε να προσθέσετε μια μεταβλητή κατηγορίας για να φιλτράρετε αργότερα αν επιλέξετε το προηγούμενο.
Βήμα 4: Χωρίστε το εκπαιδευτικό πρόγραμμα σε διαφορετικά θέματα
Τώρα που τελειώσατε με την ανάθεση προγραμμάτων κατάρτισης σε άτομα ή υπαλλήλους της εταιρείας σας. Ήρθε η ώρα να χωρίσετε το πρόγραμμα κατάρτισης σε επιμέρους θέματα. Έτσι μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε την πρόοδο ή την ανάπτυξη κάθε μεμονωμένου εργαζομένου. Ή μπορείτε να σημειώσετε τον αριθμό των θεμάτων και να παρακολουθείτε τον αριθμό των θεμάτων που καλύφθηκαν.
Μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε τσιμπούρια ή άλλα οπτικά βοηθήματα για να τσεκάρετε κάθε θέμα. Ή μπορείτε να το συνδυάσετε με τον πίνακα ανάπτυξης.
Βήμα 5: Παρακολούθηση της προόδου και της υφιστάμενης κατάστασης
Εδώ τα πράγματα γίνονται συναρπαστικά.
Η παρακολούθηση της προόδου είναι απαραίτητη για 1) την αξιολόγηση της επιτυχίας εκ των υστέρων και 2) τον εντοπισμό των σημείων όπου ο προϋπολογισμός πήγε χαμένος.
Πρώτον, ορίστε έναν τρόπο παρακολούθησης της προόδου όλων.
Στο πρότυπό μας, επιλέξαμε...
Σημείωση: Τα πλαίσια ελέγχου "Δεν ξεκίνησε" και "Ολοκληρώθηκε" είναι μεταβλητές "FALSE" και "TRUE" στο φύλλο εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο είναι ευκολότερο να τα μετρήσετε αλλιώς.
Στη συνέχεια, προσθέστε αυτές τις τιμές στα κελιά του πίνακα σύμφωνα με την επισκόπησή σας.
Συμβουλή μπόνους: Ιδανικά, θα λαμβάνετε αυτόματα αυτά τα δεδομένα από άλλα μέρη, όπως τα ατομικά σχέδια ανάπτυξης.
Αν όλα τα άλλα σας φαίνονται σαν πολλή δουλειά, μη διστάσετε να ελέγξετε το πλήρως αυτοματοποιημένο λογισμικό μας για την ανάπτυξη των εργαζομένων.
Βήμα6: Προσθέστε τύπους για μέγιστη διορατικότητα
Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ανάλυσή σας, προσθέστε τύπους για τον αυτόματο υπολογισμό...
- Ποσοστό ολοκλήρωσης ανά μάθημα (Συνολικός αριθμός ολοκληρώσεων / συνολικός αριθμός αρχικών μαθημάτων)
- Ποσοστό αποτυχίας ανά μάθημα (ποσοστό 1-ολοκλήρωσης ανά μάθημα)
- Ποσοστό ολοκλήρωσης ανά άτομο (Συνολικός αριθμός ολοκληρώσεων του ατόμου / συνολικός αριθμός μαθημάτων που ξεκίνησε το άτομο)
Αν δεν είστε σίγουροι γι' αυτά, μπορείτε πάντα να ρίξετε μια ματιά στο πρότυπό μας.
Αυτό είναι το αποτέλεσμα:
Περίληψη μαθήματος:
Περίληψη ανθρώπων:
📝 Υπόδειγμα πίνακα κατάρτισης (Φύλλο)
Το πρότυπό μας φύλλο υπολογιστικού πίνακα κατάρτισης είναι η συντόμευσή σας για να δημιουργήσετε τον πρώτο σας πίνακα κατάρτισης μέσα σε λίγα λεπτά.
Μπορείτε να το αποκτήσετε δωρεάν εδώ. Μόλις αποκτήσετε πρόσβαση, φροντίστε να κάνετε κλικ στο"Αρχείο" ->"Δημιουργία αντιγράφου" και να το προσαρμόσετε όπως επιθυμείτε.
⚙️ Υπολογιστικά φύλλα έναντι λογισμικού για την ανάπτυξη των εργαζομένων
Υπολογιστικά φύλλα
Είναι παγκοσμίως αποδεκτό ότι τα λογιστικά φύλλα είναι "φθηνά στη χρήση".
Κατά μία έννοια, δεν απαιτούν λογισμικό και κόστος συντήρησης.
Ωστόσο, συχνά παραβλέπουμε το κόστος του "ανθρώπινου δυναμικού" που απαιτείται για τη συμπλήρωση των δεδομένων και τη συνεχή παρακολούθησή τους με το χέρι.
Όχι μόνο αυτό, αλλά είναι επίσης επιρρεπείς σε ανθρώπινα λάθη και απαιτούν από τον χρήστη να γνωρίζει τύπους του Excel.
Ο άλλος περιορισμός της χρήσης λογιστικών φύλλων είναι η επεκτασιμότητά τους. Τα λογιστικά φύλλα δεν αποτελούν εφικτή λύση για μεγάλους οργανισμούς που πρέπει να αναθέτουν καθήκοντα και να παρακολουθούν την πρόοδο 1000+ εργαζομένων σε διάφορα τμήματα.
Λογισμικό cloud για απρόσκοπτες διαδικασίες
Η χρήση λογισμικού όπως το Zavvy είναι μια αποτελεσματική λύση για τη δημιουργία ενός πλήρους, αυτοματοποιημένου πλαισίου χωρίς να χάνεστε στη δουλειά.
Οι διευθυντές και τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού χρησιμοποιούν το εργαλείο μας για να αναθέτουν, να δεσμεύουν και να παρακολουθούν την πρόοδο των ανθρώπων τους με αυτόματο πιλότο.
➡️ Ξεκινήστε με το Zavvy σήμερα
Ένας πίνακας κατάρτισης σε συνδυασμό με έναν πίνακα δεξιοτήτων και ένα σχέδιο ανάπτυξης βοηθά στην απαρίθμηση των δεξιοτήτων και των προσόντων που απαιτούνται για τη συμμετοχή σε μια ομάδα, ομάδα ή μονάδα και στη δημιουργία ενός σχεδίου για την προετοιμασία και την εκπαίδευσή τους για το έργο και την εργασία και τη δημιουργία μέγιστων εσόδων.
Φροντίστε να εκμεταλλευτείτε τους άλλους πόρους στο ιστολόγιό μας- ενημερώνουμε συνεχώς με νέες αναρτήσεις σχετικά με την εισαγωγή, τα βασικά στοιχεία του ανθρώπινου δυναμικού και την ανάπτυξη. Αν θέλετε ήδη να θέσετε σε εφαρμογή το πρόγραμμα κατάρτισης των εργαζομένων σας.
Με λύσεις όπως η εσωτερική και εξωτερική κατάρτιση, τα σχέδια ανάπτυξης και η ανατροφοδότηση, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε έναν απρόσκοπτο κύκλο ανάπτυξης των ανθρώπων σας - χωρίς τις περιπλοκές των λογιστικών φύλλων.
Συνδεθείτε με τους ειδικούς μας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία ενός παραγωγικού και αφοσιωμένου εργατικού δυναμικού για μακροπρόθεσμη επιτυχία.
📅 Ζητήστε ένα demo σήμερα!