Πώς να διεξάγετε μια αξιολόγηση εκπαιδευτικών αναγκών (+ Δωρεάν πρότυπο)
Φανταστείτε: η ομάδα στελέχωσης της εταιρείας σας σας αναθέτει ένα νέο έργο.
Τη δεύτερη ημέρα σας, ο διευθυντής σας ζητά να προγραμματίσετε ένα ομαδικό γεύμα.
Η σκέψη να έχετε ζουμερό κρέας σε γεύματα μπάρμπεκιου ήταν ορεκτική για σχεδόν όλους στην προηγούμενη ομάδα σας. Αρπάζετε το τηλέφωνό σας και κάνετε γρήγορα κρατήσεις σε ένα κορυφαίο εστιατόριο μπάρμπεκιου χωρίς να εμπλέξετε άλλο μέλος της ομάδας στον προγραμματισμό.
Φτάνει η ημέρα του γεύματος. Καθώς πηγαίνετε στο εστιατόριο, μουρμουρίζετε: "Κάνω καλή εντύπωση στη νέα ομάδα - ΤΕΛΕΙΩΜΕΝΟ".
Τι θα μπορούσε να πάει στραβά, σωστά;
Αποδεικνύεται ότι οι περισσότεροι εργαζόμενοι στη νέα σας ομάδα είναι χορτοφάγοι.
Τι κρίμα!
Παρατηρείτε κάποια ομοιότητα μεταξύ εσάς και των ομάδων Μάθησης και Ανάπτυξης (L&D) των περισσότερων οργανισμών;
Και οι δύο αποτυγχάνουν να συνειδητοποιήσουν ότι η προσέγγιση του ενός μεγέθους για όλους δεν λειτουργεί παντού.
Ως επαγγελματίας ανθρώπινου δυναμικού, πρέπει να δημιουργήσετε εξατομικευμένα προγράμματα κατάρτισης για κάθε εργαζόμενο με βάση τα ενδιαφέροντα και τις ανάγκες του.
Η διενέργεια μιας αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών (TNA ) μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τη δουλειά σας ευκολότερη, να εξοικονομήσετε χρόνο και πόρους της εταιρείας. Μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να αξιολογήσετε την τρέχουσα απόδοση των υπαλλήλων σας σε σχέση με τα απαιτούμενα πρότυπα και να προτείνετε προγράμματα L&D για την κάλυψη των κενών απόδοσης.
"Το ανθρώπινο δυναμικό συχνά σπαταλά χρόνο και προσπάθεια για άσχετη μάθηση που δεν θα χρησιμοποιηθεί ποτέ για την προώθηση της επιχείρησης ή της καριέρας του εργαζομένου" - Gartner.
Ας ψάξουμε βαθύτερα για να μάθουμε πώς.
🔍 Τι είναι η αξιολόγηση εκπαιδευτικών αναγκών;
Η αξιολόγηση εκπαιδευτικών αναγκών (ΑΑΧ) είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται από οργανισμούς, επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού ή Μάθησης και Ανάπτυξης (Μ&Α) για τον εντοπισμό του χάσματος μεταξύ της τρέχουσας και της αναμενόμενης απόδοσης του προσωπικού και την εισήγηση της εκπαίδευσης για την κάλυψη αυτών των κενών.
Συγκρίνει τις γνώσεις, τις δεξιότητες, τις ικανότητες και τα άλλα χαρακτηριστικά(KSAO) ενός εργαζομένου με το απαιτούμενο πρότυπο για έναν συγκεκριμένο ρόλο ή κλάδο.
Σύμφωνα με την ανάλυση τριών επιπέδων των McGhee και Thayer, η αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών έχει τρία επίπεδα: Οργανωτικό, Επαγγελματικό και Ατομικό.
Οργανωτικό επίπεδο
Σε οργανωτικό επίπεδο, οι εταιρείες χρησιμοποιούν την αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών για να αξιολογήσουν τα KSAO ολόκληρου του οργανισμού σε μακροοικονομικό επίπεδο και τον τρόπο ευθυγράμμισης με τους επιχειρηματικούς στόχους.
Παρέχει στη διοίκηση μια εικόνα των σημερινών δεξιοτήτων και ικανοτήτων του εργατικού δυναμικού. Επίσης, δίνει τη δυνατότητα στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού να δημιουργήσει ισχυρά προγράμματα κατάρτισης για την κάλυψη των κρίσιμων κενών δεξιοτήτων.
Για παράδειγμα: Εάν τα έσοδα από τις πωλήσεις του οργανισμού σας δεν αυξάνονται με τον ίδιο ρυθμό με τους ανταγωνιστές σας, είναι καιρός για μια αλλαγή. Πρέπει να ευθυγραμμίσετε τα εκπαιδευτικά σας προγράμματα με τους επιχειρηματικούς σας στόχους και να σκεφτείτε να παρέχετε με συνέπεια περισσότερο αξιοποιήσιμο περιεχόμενο στην ομάδα πωλήσεών σας.
Επιχειρησιακό επίπεδο
Σε επιχειρησιακό επίπεδο (που ονομάζεται επίσης επίπεδο εργασίας ή καθήκοντος), το εργατικό δυναμικό αξιολογείται ως προς τις γνώσεις, τις δεξιότητες και τις ικανότητές του για να επιτύχει με επιτυχία ένα συγκεκριμένο επίπεδο επάρκειας. Αξιολογείται η απόδοση ενός εργαζομένου σε αντιδιαστολή με τα απαιτούμενα πρότυπα για τους διάφορους ρόλους εντός της ομάδας ή του τμήματος.
Οι ακόλουθες πηγές μπορούν να σας δώσουν τα στοιχεία που χρειάζεστε για να διεξάγετε με επιτυχία μια αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών σε επιχειρησιακό επίπεδο:
- Περιγραφές θέσεων εργασίας
- Ομάδες εστίασης
- Γνωριμίες από εμπειρογνώμονες του κλάδου και διευθυντές σχετικά με τα απαιτούμενα πρότυπα απόδοσης για κάθε ρόλο
- Δημόσια διαθέσιμα βιομηχανικά πρότυπα.
Ατομικό επίπεδο
Η αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών σε ατομικό ή προσωπικό επίπεδο ελέγχει την ικανότητα ενός εργαζομένου να εκτελεί την ανατεθείσα εργασία ή τα καθήκοντα σε σύγκριση με τα αναμενόμενα πρότυπα.
Η διαφορά ή το χάσμα μεταξύ των υφιστάμενων και των απαιτούμενων δεξιοτήτων ή ικανοτήτων βοηθά τον εργοδότη να εντοπίσει τις ανάγκες κατάρτισης. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού συνιστά εξατομικευμένα προγράμματα μάθησης και ανάπτυξης για την κάλυψη αυτών των κενών.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα δεξιοτήτων για να κατανοήσετε τις δεξιότητες και τις ικανότητες ενός εργαζομένου. Ο πίνακας δίνει επίσης στους υπαλλήλους μια επισκόπηση των αρμοδιοτήτων τους και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον ορισμό της "εξαιρετικής" απόδοσης.
Ας προχωρήσουμε παρακάτω και ας δούμε γιατί η διενέργεια μιας αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών είναι ζωτικής σημασίας για την εκπόνηση σχετικών και αποτελεσματικών προγραμμάτων κατάρτισης.
❓ Σημασία της αξιολόγησης των εκπαιδευτικών αναγκών
Όλοι θέλουν να είναι οι καλύτεροι στη δουλειά τους και οι εργαζόμενοι θέλουν και χρειάζονται εκπαίδευση που τους προετοιμάζει για μελλοντικούς ρόλους. Αντίθετα, η διοίκηση θέλει ένα εκπαιδευμένο εργατικό δυναμικό που ανταποκρίνεται στις ανάγκες των πελατών και βοηθά τον οργανισμό να επιτύχει τους στόχους του.
Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού αναλαμβάνει την ευθύνη του σχεδιασμού της κατάρτισης των εργαζομένων.
Ο πρωταρχικός σκοπός της εκπαίδευσης είναι η ενίσχυση των δεξιοτήτων των εργαζομένων. Οι συνεδρίες μάθησης βοηθούν στην παροχή στους εργαζόμενους νέων δεξιοτήτων και γνώσεων που μπορούν να βελτιώσουν την απόδοσή τους στην εργασία.
Ωστόσο, ορισμένες εταιρείες δεν επενδύουν προληπτικά στην κατάρτιση των εργαζομένων τους, με αποτέλεσμα την υποβαθμισμένη εργασία από ανεκπαίδευτους εργαζόμενους.
Ο Shehzad Dhedhi, Team Lead - Group Finance APAC (Σιγκαπούρη), Credit Suisse, λέει,
"Όταν η κατάρτιση είναι απλώς μια εθιμοτυπική δραστηριότητα ή η συμμόρφωση με τα κριτήρια, χωρίς κατάλληλη αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών και εστίαση στα αποτελέσματα, οδηγεί σε σπατάλη πόρων".
Ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία θέλει να έχει τα μέγιστα οφέλη από τους υπαλλήλους της. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να διεξάγει τακτικά ΤΝΑ για να διαπιστώσει τι είδους εκπαίδευση χρειάζονται οι υπάλληλοί της.
Η διενέργεια μιας αξιολόγησης των εκπαιδευτικών αναγκών εμπίπτει στην ομπρέλα της Ε&Α των εργαζομένων και πρέπει να γίνεται με προσοχή. Μπορεί να βοηθήσει να μετατρέψετε την επιχείρησή σας σε μια ακμάζουσα οντότητα.
Εντοπίζει τα κενά γνώσεων
Η διενέργεια αξιολόγησης των εκπαιδευτικών αναγκών βοηθά το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού να προσδιορίσει το επίπεδο δεξιοτήτων των σημερινών εργαζομένων και τους τομείς στους οποίους χρειάζονται βελτίωση. Μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να αντιμετωπίσουν τα εκπαιδευτικά κενά και να καθορίσουν πού πρέπει να κατευθύνουν τους εκπαιδευτικούς πόρους.
Η ευθυγράμμιση των δραστηριοτήτων L&D με τους στόχους της εταιρείας διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι θα έχουν μια κατεύθυνση όταν ολοκληρώσουν την εκπαίδευση που τους έχει ανατεθεί.
Αποτελεσματική κατανομή πόρων
Η αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών σας βοηθά να καθορίσετε το "ποιος, τι και πότε" της κατάρτισης του εργατικού δυναμικού.
Επιπλέον, βοηθά τους διευθυντές να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με την επιμόρφωση των εργαζομένων, κυρίως όταν το προσωπικό είναι περιορισμένο.
Έχοντας τα συλλογικά δεδομένα ολόκληρου του εργατικού δυναμικού, μπορείτε να κατανέμετε έργα με βάση τα ταλέντα, τις δυνάμεις και τις δεξιότητες. Η παραγωγικότητα των εργαζομένων αυξάνεται όταν εργάζονται σε έργα που ανταποκρίνονται στα ενδιαφέροντα και τα δυνατά τους σημεία, προς όφελος των ίδιων και του εργοδότη.
Εξοικονομεί χρόνο, χρήμα και βελτιώνει τη διατήρηση των εργαζομένων
Τα υποστηριζόμενα από δεδομένα προγράμματα L&D σας βοηθούν να επιτύχετε τους οργανωτικούς στόχους εξοπλίζοντας το προσωπικό με τις γνώσεις και τις δεξιότητες που απαιτούνται για να αποδίδει σε υψηλότερο επίπεδο. Ένα κακώς σχεδιασμένο πρόγραμμα θα κοστίσει χρήματα και τελικά δεν θα έχει πραγματική αξία.
Επιπλέον, εξοικονομεί χρόνο από τη διεξαγωγή ενός ολοκληρωμένου προγράμματος L&D για τους εργαζόμενους, όταν δεν υπάρχουν ελλείψεις ή κενά μεταξύ των δεξιοτήτων των εργαζομένων.
Σύμφωνα με μια μελέτη, το 94% των εργαζομένων δηλώνουν ότι θα παρέμεναν περισσότερο σε μια εταιρεία εάν αυτή επένδυε στη μάθηση και την ανάπτυξή τους.
Η λανθασμένη εκπαίδευση οδηγεί σε κακή απόδοση και ενδεχομένως σε υψηλό ποσοστό εναλλαγής προσωπικού. Ο λόγος πίσω από αυτό είναι ότι οι λύσεις κατάρτισης που προσφέρατε δεν κάλυπταν τις ξεχωριστές ανάγκες των εργαζομένων.
Ενδυναμώνει τη διοίκηση να λαμβάνει στρατηγικές αποφάσεις
Η διενέργεια μιας αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών σας δίνει ένα σχέδιο των κρίσιμων δεξιοτήτων που χρειάζεται το εργατικό δυναμικό ενός οργανισμού για την επιτυχία του. Σας βοηθά να συνδέσετε τις τελείες μεταξύ του "τι νομίζετε ότι χρειάζεστε" και του "τι απαιτείται για την ανάπτυξη της εταιρείας".
Επιπλέον, μια ολοκληρωμένη αξιολόγηση θα σας βοηθήσει να αποτυπώσετε μια ολιστική εικόνα των δεξιοτήτων, των γνώσεων ή των συμπεριφορών των υπαλλήλων σας που απαιτούνται για να επιτύχουν στην εργασία τους.
Η αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών σας βοηθά να ανακαλύψετε τις διαδικασίες που λειτουργούν αποτελεσματικά και εκείνες που χρειάζονται βελτίωση. Μόλις έχετε αυτά τα δεδομένα, μπορείτε να δημιουργήσετε στρατηγικές και προγράμματα κατάρτισης για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα του εργατικού δυναμικού, άρα και τα κέρδη.
⚒️ Πώς διεξάγετε αξιολόγηση εκπαιδευτικών αναγκών;
Οι εταιρείες μικρής ή μεσαίας κλίμακας ή οι οργανισμοί που δεν διαθέτουν εξειδικευμένους επαγγελματίες L&D συχνά αναμένουν από τους γενικούς υπαλλήλους ανθρώπινου δυναμικού ή τους διαχειριστές έργων να διεξάγουν μια ανάλυση εκπαιδευτικών αναγκών. Η διενέργεια αυτών των αξιολογήσεων μπορεί να αποτελέσει πρόκληση λόγω των βημάτων που απαιτούνται για τη συλλογή και την ανάλυση βασικών δεδομένων, την αποτελεσματική μετάδοση των ευρημάτων σας και την υποβολή συστάσεων προς το εργατικό δυναμικό.
Θα πρέπει να προβείτε σε διάφορες ενέργειες κατά τη διενέργεια μιας αξιολόγησης.
Βήματα για τη διενέργεια αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών:
- Καθορίστε τον σκοπό της διενέργειας αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών.
- Διεξαγωγή ανάλυσης κενών
- Αξιολογήστε τις επιλογές κατάρτισης.
- Προτείνετε σχέδια κατάρτισης με βάση τις ατομικές ανάγκες.
Καθορισμός του σκοπού της διενέργειας αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών
Το πρώτο βήμα για τον σχεδιασμό μιας πρακτικής αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών (ΑΑΑ) είναι ο προσδιορισμός των συγκεκριμένων αναγκών του οργανισμού σας για τη βελτίωση της απόδοσης. Καθορίστε έναν στόχο που η TNA θα σας βοηθήσει να επιτύχετε.
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους θα θέλατε να διεξάγετε μια ανάλυση εκπαιδευτικών αναγκών. Αν και οι βασικές αρχές είναι παρόμοιες για τους περισσότερους λόγους, η προσέγγιση της αξιολόγησης θα διαφέρει ελαφρώς ανάλογα με το σκεπτικό της αξιολόγησης.
Προτού αποφασίσετε να διενεργήσετε αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών, θέστε στα ανώτερα στελέχη της εταιρείας και στους υπεύθυνους ανθρώπινου δυναμικού τις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Γιατί θέλετε να πραγματοποιήσετε εκπαίδευση;
- Πιστεύετε ότι η κατάρτιση μπορεί να λύσει την πρόκληση που αντιμετωπίζετε;
- Τι κερδίζουν οι συμμετέχοντες και ο οργανισμός;
- Ποιοι θέλετε να παρακολουθήσουν την εκπαίδευση;
Διεξαγωγή ανάλυσης κενών
Πολλοί εργοδότες πιστεύουν ότι η επιτυχημένη εκπαίδευση σημαίνει μόνο την αποστολή ενός αυτοματοποιημένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον εξαναγκασμό των εργαζομένων να παρακολουθήσουν τις συνεδρίες, χαρακτηρίζοντάς τες ως "υποχρεωτικές".
Η ηγεσία που ακολουθεί αυτή την προσέγγιση δεν έχει σαφή εικόνα των αναγκών των υπαλλήλων της και σπαταλά χρόνο και πόρους.
Η ανάλυση ελλείψεων θα πρέπει να είναι μια λεπτομερής, αντικειμενική ματιά στο πόσο καλά οι υπάλληλοί σας εκτελούν τις εργασίες τους. Η διενέργεια μιας ολοκληρωμένης ανάλυσης εκπαιδευτικού χάσματος θα βοηθήσει στον προσδιορισμό των τομέων που οι υπάλληλοί σας χρειάζονται επιμόρφωση για βέλτιστη απόδοση.
Πρώτον, καθορίστε τις γνώσεις, τις δεξιότητες, τις ικανότητες και τα άλλα χαρακτηριστικά (KSAO) που απαιτούνται για κάθε ρόλο. Στη συνέχεια, αξιολογήστε τα τρέχοντα KSAO των εργαζομένων σε αντιδιαστολή με τα επίπεδα που απαιτούνται για τον εντοπισμό των κενών.
Μπορείτε να καλύψετε ένα κενό απόδοσης μόνο όταν γνωρίζετε ότι υπάρχει.
Ας υποθέσουμε ότι ο Άλεξ, ένας χειροκίνητος ελεγκτής λογισμικού στην εταιρεία σας, φιλοδοξεί να εργαστεί ως προγραμματιστής λογισμικού. Σε αντίθεση με έναν δοκιμαστή, οι δεξιότητες και οι ικανότητες που απαιτούνται για να γίνει κάποιος προγραμματιστής λογισμικού διαφέρουν σημαντικά. Ο Άλεξ μεταφέρει τις φιλοδοξίες του στον υπεύθυνο του έργου του - ο οποίος είναι επιφυλακτικός ως προς την αλλαγή του ρόλου.
Μετά από μήνες αναμονής, αποφασίζει να απευθυνθεί στην ομάδα Talent.
Τι πρέπει να κάνετε;
Να αγνοήσετε το αίτημά του;
Ή ακόμα χειρότερα, να αναγκάσει τον Άλεξ να συνεχίσει να εργάζεται ως δοκιμαστής.
Όχι - αν έχετε κατά νου το συμφέρον του οργανισμού σας.
"Οι εργαζόμενοι που έχουν λιγότερη εμπιστοσύνη από τον προϊστάμενό τους καταβάλλουν λιγότερη προσπάθεια, είναι λιγότερο παραγωγικοί και έχουν περισσότερες πιθανότητες να εγκαταλείψουν τον οργανισμό" - Harvard Business Review
Η διενέργεια ανάλυσης εκπαιδευτικών αναγκών έρχεται να σας σώσει σε τέτοιες περιπτώσεις. Η TNA θα σας επιτρέψει να κρίνετε τις δεξιότητες και τις ικανότητες του Alex και να προτείνετε περαιτέρω βήματα δράσης, όπως η μάθηση στο χώρο εργασίας, η εκπαίδευση στην τάξη ή η παρακολούθηση μιας διαδικτυακής συνεδρίας.
Αξιολογήστε τις επιλογές κατάρτισης
Η αξιολόγηση όλων των επιλογών κατάρτισης μετά την ανάλυση των ελλείψεων μπορεί να είναι πρόκληση.
Αξιολογήστε τα διαθέσιμα προγράμματα L&D που θα βοηθήσουν να καλυφθούν τα κενά απόδοσης κάθε εργαζομένου και θα τον καταστήσουν ικανό να εργαστεί στο απαιτούμενο επίπεδο.
Πριν αξιολογήσετε τις επιλογές σας, ορίστε:
- Συνάφεια: Ρωτήστε τον εαυτό σας: Είναι η εκπαίδευση ο μόνος τρόπος για να καλυφθούν τα κενά απόδοσης ενός εργαζομένου;
Για παράδειγμα, το να βάζετε έναν νεοπροσληφθέντα υπάλληλο να παρακολουθεί έμπειρους πόρους μπορεί να επιταχύνει την εκμάθηση και να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα εργασιών όπως η αποσφαλμάτωση λογισμικού.
Σε τέτοιες περιπτώσεις, η σπατάλη των χρημάτων της εταιρείας σε ακριβά προγράμματα L&D δεν είναι συνετή.
- Προϋπολογισμός: θα σας βοηθήσει να φιλτράρετε πολλές επιλογές.
- Χρονοδιαγράμματα: Μέχρι πότε θέλετε να ολοκληρώσετε την εκπαίδευση; Όταν έχετε τα χρονοδιαγράμματα, μπορείτε να αναθέσετε σε έναν εργαζόμενο ή σε ομάδες έργων που ευθυγραμμίζονται με τις νέες δεξιότητες που έμαθαν στο πρόγραμμα L&D.
- Μέσο κατάρτισης: Αποφασίστε αν η εκπαίδευση των εργαζομένων με τη χρήση ενός συγκεκριμένου μέσου είναι καλύτερη από άλλες.
Για παράδειγμα, σε ορισμένες συνεδρίες μπορεί να χρειαστεί ο εκπαιδευτής να αξιολογήσει τον συμμετέχοντα αυτοπροσώπως.
Μερικά κοινά παραδείγματα μέσων κατάρτισης είναι οι εικονικές ή προσωπικές συνεδρίες υπό την καθοδήγηση εκπαιδευτών, η διαδικτυακή μάθηση με αυτοματοποιημένο ρυθμό, η εκπαίδευση στην εργασία (OJT) ή τα πανεπιστημιακά προγράμματα.
- Αναμενόμενη απόδοση επένδυσης: Μπορείτε να υπολογίσετε την απόδοση της επένδυσης (ROI) χρησιμοποιώντας τον παρακάτω τύπο:
ROI = (Καθαρό κέρδος / Κόστος επένδυσης) x 100
Όσον αφορά την απόδοση της επένδυσης στις δραστηριότητες L&D, Καθαρό κέρδος = Τελική αξία της επένδυσης στην κατάρτιση (FVI) - Αρχική αξία της επένδυσης στην κατάρτιση (IVI).
Για να το απλοποιήσουμε, το IVI μπορεί να είναι η δαπάνη του οργανισμού σας για την αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών.
Το FVI μπορεί να είναι τα χρήματα που εξοικονομήσατε ή κερδίσατε επενδύοντας στην TNA. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι εκπαιδεύσατε τους υπαλλήλους σας στο Social Media Marketing με βάση τα κενά που εντοπίσατε, γεγονός που σας βοήθησε να αποκτήσετε νέους πελάτες. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να το συμπεριλάβετε στο FVI.
- Αξιολόγηση των υφιστάμενων προγραμμάτων κατάρτισης: Ρωτήστε τον εαυτό σας: Υπάρχουν υφιστάμενα προγράμματα κατάρτισης στον οργανισμό σας που χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των υπαλλήλων σας στην επίτευξη των οργανωτικών στόχων και σκοπών;
Δεν υπάρχει λόγος να προσλαμβάνετε ένα εξωτερικό γραφείο κατάρτισης όταν διαθέτετε εσωτερική εμπειρογνωμοσύνη στην κατάρτιση.
Η ύπαρξη ενός πλαισίου ή συστήματος θα σας βοηθήσει να αξιολογήσετε αποτελεσματικά όλες τις επιλογές - είτε δημιουργείτε εσωτερικά προγράμματα είτε προγράμματα από το ράφι, είτε αναθέτετε ορισμένες λειτουργίες σε εξωτερικούς συνεργάτες, είτε χρησιμοποιείτε τεχνολογία για την παροχή κατάρτισης.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε κάνει εξαιρετική δουλειά για να καθορίσετε ποιες δεξιότητες και τομείς πρέπει να αναπτύξουν οι εργαζόμενοι της εταιρείας. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να είναι σαφές ποιες επιλογές κατάρτισης θα καλύψουν τις ανάγκες σας.
Η εύρεση του καλύτερου ατόμου ή της καλύτερης εταιρείας για την παροχή της κατάρτισης δεν είναι πάντα εύκολη.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που μπορεί να σας βοηθήσουν να οριστικοποιήσετε έναν εκπαιδευτή ή έναν εξωτερικό οργανισμό κατάρτισης:
- Αξιολογήστε τις ανάγκες σας και αποφασίστε τι θέλετε από έναν εκπαιδευτή. Είναι σημαντικό να καθορίσετε πόση εμπειρία πρέπει να έχει ένας εκπαιδευτής.
- Αναζητήστε κάποιον που έχει εκτεταμένη εμπειρία στον τομέα της κατάρτισης. Είναι επίσης καλή ιδέα να τους ρωτήσετε πώς σκοπεύουν να παραδώσουν το περιεχόμενό τους, τη διάρκεια και τι είδους λογισμικό θα χρησιμοποιήσουν στα μαθήματά τους.
- Ρωτήστε τους αν παρέχουν κάποιο δείγμα υλικού, ώστε να μπορείτε να δείτε με τι δουλεύουν πριν τους προσλάβετε.
- Τέλος, ζητήστε οτιδήποτε άλλο πρέπει να γνωρίζετε πριν λάβετε την απόφασή σας, όπως τυχόν αμοιβές ή NDA για τη διασφάλιση των συμφερόντων της εταιρείας σας.
Σύσταση σχεδίων κατάρτισης με βάση τις ατομικές ανάγκες
Μόλις ενημερωθείτε καλά για τις διάφορες διαθέσιμες επιλογές κατάρτισης, ήρθε η ώρα να εξετάσετε ποια επιλογή κατάρτισης θα πρέπει να προτείνετε για το εργατικό δυναμικό σας.
Κάθε μαθησιακή δραστηριότητα θα πρέπει να μοιάζει με μια εξατομικευμένη λύση για τους υπαλλήλους σας. Η εξατομικευμένη κατάρτιση που συνιστά η ομάδα L&D για την κάλυψη των κενών δεξιοτήτων επιτρέπει στους συμμετέχοντες να βελτιώσουν την απόδοση της εργασίας τους.
Σύμφωνα με την Lorman, το 91% των εργαζομένων επιθυμεί εξατομικευμένη, σχετική εκπαίδευση.
Η σύσταση κατάρτισης για την κάλυψη των συγκεκριμένων αναγκών L&D ενός ατόμου είναι πιο απλή από άλλα βήματα της αξιολόγησης των εκπαιδευτικών αναγκών, όπως η αξιολόγηση όλων των επιλογών κατάρτισης.
Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα που συγκεντρώθηκαν στα προηγούμενα βήματα για να προτείνετε προγράμματα κατάρτισης. Καθορίστε τη σειρά της εκπαίδευσης με βάση τη σημασία της για την επιχείρηση.
Επίσης, εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί κάποιο λογισμικό για την παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων και τη διενέργεια αξιολογήσεων, επικοινωνήστε με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού σας για να διαπιστώσετε εάν οι πληροφορίες αυτές είναι επίσης διαθέσιμες για επανεξέταση.
Αυτό θα σας βοηθήσει να αξιολογήσετε πόσο επιτυχημένος ήταν κάθε τύπος κατάρτισης και ποιες πτυχές λειτούργησαν καλύτερα για τον οργανισμό σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Zavvy για να δημιουργήσετε μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας που θα επικοινωνεί εξατομικευμένα σχέδια μάθησης, θα αυτοματοποιεί τη δέσμευση και την παρακολούθηση.
⚙️ Εργαλεία και τεχνικές για τη διενέργεια ανάλυσης εκπαιδευτικών αναγκών
❓ Έρευνες και ερωτηματολόγια
Ο καλύτερος τρόπος για να προσδιορίσετε ποια κατάρτιση χρειάζονται οι υπάλληλοί σας είναι να τους κάνετε απευθείας ερωτήσεις. Μπορείτε να διεξάγετε έρευνες χρησιμοποιώντας έναν ιστότοπο ή προγράμματα λογισμικού, όπως το Survey Monkey, και μπορείτε να γράψετε τις ερωτήσεις σας ή να αγοράσετε προκατασκευασμένες έρευνες από τρίτους προμηθευτές.
📝 Πιστοποιήσεις και βαθμολογημένες αξιολογήσεις
Μπορείτε να κάνετε διαβαθμισμένες εξετάσεις σε ολόκληρο τον οργανισμό ή τα τμήματα για να εντοπίσετε τις κρίσιμες ικανότητες που λείπουν. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τρίτο προμηθευτή ή να αξιολογήσετε το εργατικό δυναμικό χρησιμοποιώντας εσωτερικά δημιουργημένες εξετάσεις.
Οι κλαδικές πιστοποιήσεις είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να κρίνετε τις δεξιότητες ενός εργαζομένου σε αντίθεση με τα απαιτούμενα πρότυπα.
🤓 Αξιολόγηση από εξωτερικό εμπειρογνώμονα
Μπορείτε να ζητήσετε από έναν εξωτερικό εμπειρογνώμονα (ΜΜΕ) να αξιολογήσει τις δεξιότητες και τις γνώσεις του εργατικού σας δυναμικού. Η συμμετοχή ενός εξωτερικού ενδιαφερόμενου φορέα απομακρύνει την πιθανότητα προκατάληψης και ευνοιοκρατίας, που επικρατεί στους περισσότερους οργανισμούς, κατά την αξιολόγηση ενός συγκεκριμένου τμήματος ή υπαλλήλου.
👨💼 Γνωριμίες από στελέχη και εμπειρογνώμονες του κλάδου
Οι διαχειριστές έργων κατανοούν πολύ καλά τις δεξιότητες και τις ικανότητες των υφισταμένων τους. Αυτοί ή οι ειδικοί επί του θέματος (ΜΜΕ) μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε καλύτερα τα κενά απόδοσης που βλέπουν στα καθημερινά καθήκοντα των μελών της ομάδας τους.
🧑🧑 Ομάδες εστίασης
Μια ομάδα εστίασης είναι ένας τρόπος για να λάβετε ανατροφοδότηση από πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους ταυτόχρονα. Οι άνθρωποι της ομάδας με παρόμοιες εκπαιδευτικές ανάγκες, δεξιότητες ή κλάδους έχουν κοινά σημεία για να συζητήσουν και να οριστικοποιήσουν μια απόφαση.
Μπορείτε να τις πραγματοποιήσετε μόνοι σας ή να προσλάβετε μια εταιρεία ή έναν σύμβουλο για να σας βοηθήσει με τη διαδικασία.
📊 Επανεξέταση προηγούμενων μετρήσεων επιδόσεων
Μπορείτε επίσης να εξετάσετε τα δεδομένα απόδοσης του παρελθόντος για να αναγνωρίσετε τις αδυναμίες των εργαζομένων και να τα χρησιμοποιήσετε για να προτείνετε διορθωτικά μέτρα.
Πολλές μεγάλες εταιρείες συνιστούν ή έχουν καταστήσει υποχρεωτικό για τους διευθυντές να κάνουν μηνιαίο check-in με τα μέλη της ομάδας τους. Οι προϊστάμενοι συνήθως καταγράφουν τις παρατηρήσεις από τέτοιες συναντήσεις σε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης του Excel ή σε μια πλατφόρμα συστήματος πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού (HRIS).
Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν λύσεις λογισμικού για την παρακολούθηση των αξιολογήσεων επιδόσεων μπορούν να χρησιμοποιούν αποτελεσματικά τα δεδομένα αυτά για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων.
Για παράδειγμα, η πλατφόρμα HRIS μπορεί να έχει διαφορετικά χαρακτηριστικά των εργαζομένων, όπως η διαπροσωπική επικοινωνία, η αναλυτική σκέψη, η ομαδική εργασία και πολλά άλλα.
Ο διευθυντής μπορεί στη συνέχεια να κληθεί να αξιολογήσει την επάρκεια των εργαζομένων για κάθε χαρακτηριστικό σε κλίμακα από το 1 έως το 5 ή να χρησιμοποιήσει όρους όπως "συμφωνώ απόλυτα" ή "διαφωνώ απόλυτα".
Οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού και οι επαγγελματίες L&D μπορούν να εξετάσουν αυτές τις πληροφορίες για να εντοπίσουν τα κενά μεταξύ των τμημάτων.
💬 Συνεντεύξεις one-on-one
Όλοι έχουν μια ιστορία να πουν, μια γνώμη να μοιραστούν και μια ιδέα να γεννήσουν.
Οι ατομικές συνεντεύξεις μπορεί να γίνουν κουραστικές, αλλά θα βοηθήσουν κάθε ηγέτη ανθρώπινου δυναμικού να αποκτήσει μια σταθερή αντίληψη του εργατικού δυναμικού του μακροπρόθεσμα. Επιπλέον, οι εφαρμογές τηλεδιάσκεψης όπως το Zoom σας δίνουν τη δυνατότητα να καταγράφετε κάθε συνάντηση για μελλοντική αναφορά.
💡 Βέλτιστες πρακτικές αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών
Η αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών παρέχει μια συστηματική προσέγγιση για τον εντοπισμό των εκπαιδευτικών αναγκών μέσω του εντοπισμού των κενών επιδόσεων. Ως επαγγελματίας του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού, θα σας βοηθήσει να προτείνετε σχέδια L&D που βασίζονται σε δεδομένα και μπορούν να καλύψουν τα κενά δεξιοτήτων.
Μια σωστά πραγματοποιηθείσα ανάλυση εκπαιδευτικών αναγκών, ακολουθούμενη από εξατομικευμένες δραστηριότητες L&D, αυξάνει την απόδοση του εργατικού δυναμικού.
Θα ξοδέψετε πολύτιμο χρόνο και χρήμα σε λάθος εκπαίδευση, θα παραπληροφορήσετε τους υπαλλήλους σας ή απλώς θα παραβλέψετε ένα ζήτημα που θα μπορούσε να οδηγήσει σε ένα ακριβό λάθος, αν καταστρέψετε την αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών.
Ακολουθώντας αυτές τις βέλτιστες πρακτικές για αποτελεσματικές αξιολογήσεις εκπαιδευτικών αναγκών, μπορείτε να αποφύγετε αυτά τα προβλήματα.
Μιλήστε με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη
Το πρώτο βήμα για την εκτίμηση των εκπαιδευτικών αναγκών είναι να μιλήσετε τόσο με τους εργαζόμενους όσο και με τη διοίκηση. Πριν προσεγγίσετε κάποιον, καθορίστε ποιες πληροφορίες αναζητάτε και με ποια άτομα πρέπει να επικοινωνήσετε για να τις λάβετε.
Αν και δεν είναι δυνατόν σε μεγάλες επιχειρήσεις να αλληλεπιδράσετε προσωπικά με κάθε εργαζόμενο, αναπτύξτε συστήματα που θα σας βοηθήσουν να συνδεθείτε με το εργατικό δυναμικό. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Zavvy για τον προγραμματισμό ερευνών.
Οι σωστές ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποφασίσετε τα επόμενα βήματά σας.
Καθορισμός των στόχων κατάρτισης
Προσδιορίστε τους στόχους που επιθυμείτε να επιτύχετε μετά την ολοκλήρωση της κατάρτισης. Αν δεν ξέρετε πού θέλετε να καταλήξετε, μπορεί να είναι δύσκολο να καταλάβετε πώς το εργατικό δυναμικό σας μπορεί να βελτιώσει την απόδοσή του.
Για παράδειγμα, ως υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού σε μια εταιρεία λογισμικού, ο στόχος μπορεί να είναι να γίνει το 30% των εργαζομένων ικανοί σε μια συγκεκριμένη γλώσσα προγραμματισμού ή σε μια τεχνική δεξιότητα, όπως ο έλεγχος αυτοματοποίησης ή η ανάλυση δεδομένων.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξατομικευμένες μεθόδους ανάλυσης κενών για να αξιολογήσετε την τρέχουσα επάρκεια του εργατικού δυναμικού σε συγκεκριμένες δεξιότητες, όταν έχετε μια κατεύθυνση.
Αναλύστε διεξοδικά τα δεδομένα
Τα καλά οργανωμένα δεδομένα μπορούν να ανοίξουν την πόρτα σε μερικές ισχυρές συζητήσεις με κάθε μέλος του οργανισμού σας. Ψάξτε βαθύτερα στα αρχεία του ανθρώπινου δυναμικού σας και αξιοποιήστε τις σχετικές δεξιότητες, τις γνώσεις και τα ενδιαφέροντα των υπαλλήλων σας, ανά τμήμα.
Αφιερώστε χρόνο για να επανεξετάσετε όλα τα στοιχεία που έχετε συγκεντρώσει και να τα αναλύσετε αντικειμενικά πριν διατυπώσετε τις τελικές σας συστάσεις. Ίσως θελήσετε να αναπαραστήσετε τα δεδομένα οπτικά για να βελτιώσετε την κατανόηση.
Ανάπτυξη τυποποιημένων διαδικασιών
Αναπτύξτε ένα επίσημο σχέδιο που καθορίζει τη διαδικασία, το πεδίο εφαρμογής και το χρονοδιάγραμμα της ανάλυσης εκπαιδευτικών αναγκών. Η επισημοποίηση της διαδικασίας TNA θα σας επιτρέψει να τη χρησιμοποιήσετε επανειλημμένα σε διαφορετικά τμήματα ή άτομα.
Η κλιμάκωση της αξιολόγησης των εκπαιδευτικών αναγκών από μικρότερες ομάδες σε ένα ολόκληρο τμήμα γίνεται διαχειρίσιμη όταν έχετε ένα σύστημα.
Διεξαγωγή ομάδων εστίασης με υπαλλήλους με παρόμοιες ανάγκες κατάρτισης
Βέλτιστες πρακτικές ομάδων εστίασης για τη διενέργεια ανάλυσης εκπαιδευτικών αναγκών:
- Κάντε τον καθένα να αισθάνεται ότι ακούγεται και ότι τον σέβονται. Ενθαρρύνει την ανοιχτή επικοινωνία και επιτρέπει σε κάθε άτομο να συνεισφέρει χωρίς το φόβο της κρίσης από τους άλλους.
- Κάντε τις ερωτήσεις μία προς μία και δώστε σε όλους την ευκαιρία να απαντήσουν.
- Χρησιμοποιήστε ερωτήσεις ανοικτού τύπου που ενθαρρύνουν τους συμμετέχοντες να μοιραστούν ελεύθερα τις σκέψεις τους.
- Θυμηθείτε, δεν προσπαθείτε απλώς να μάθετε πώς αισθάνονται οι άνθρωποι για τη δουλειά τους - θέλετε να μάθετε ποια συγκεκριμένα πράγματα θα ήθελαν να αλλάξουν ή ποια προβλήματα αντιμετωπίζουν καθημερινά στη δουλειά τους.
Σύσταση κατάρτισης με βάση τη σπουδαιότητα
Αφού πραγματοποιήσετε την ανάλυση των κενών και αξιολογήσετε όλες τις επιλογές κατάρτισης, θα πρέπει να προτείνετε και να προγραμματίσετε μια κατάρτιση με βάση τη σημασία της.
Ας υποθέσουμε ότι τα δεδομένα υποδεικνύουν ότι η ομάδα πωλήσεών σας δεν μπορεί να επικοινωνήσει με αυτοπεποίθηση σε μια συγκεκριμένη γλώσσα που είναι σημαντική για το κλείσιμο πελατών (για παράδειγμα, στα γερμανικά). Σε αυτή την περίπτωση, είναι ζωτικής σημασίας να συστήσετε μαθήματα γερμανικών στην ομάδα πωλήσεών σας.
Ή υποθέστε ότι ο περιφερειακός νόμος απαιτεί να κοινοποιείτε τα θέματα συμμόρφωσης σε όλους τους υπαλλήλους σας. Σε αυτή την περίπτωση, η ομάδα L&D θα πρέπει να προγραμματίσει την εν λόγω εκπαίδευση το συντομότερο δυνατό.
📝 Υπόδειγμα εκτίμησης αναγκών κατάρτισης
Θα θέλατε να μάθετε πώς να δημιουργήσετε ένα αφοσιωμένο εργατικό δυναμικό; Έκπληξη: Αντίθετα, το θέμα είναι τα μικρά πράγματα - και η μεγάλη εικόνα.
Όταν οι εργαζόμενοι υποστηρίζονται και ενεργοποιούνται, δεσμεύονται. Όταν οι αφοσιωμένοι εργαζόμενοι ζητούν ιδέες και τους δίνεται χώρος για επαγγελματική ανάπτυξη, το πάθος τους μεταφέρεται στην εργασία τους. Το αποτέλεσμα; Ενεργοί εργαζόμενοι και εμπνευσμένοι εργαζόμενοι που μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί.
Ξεκινήστε κάνοντας τις σωστές ερωτήσεις στους υπαλλήλους σας με τη βοήθεια αυτών των έτοιμων προς χρήση υποδειγμάτων TNA!
➡️ Αναπτύξτε τους ανθρώπους σας με τη Zavvy
Η διενέργεια μιας αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών (ΑΑΑ) αποτελεί βασικό βήμα σε πολλά προγράμματα ανθρώπινου δυναμικού, καθώς μια ισχυρή και ολοκληρωμένη αξιολόγηση της ομάδας σας αποκαλύπτει πού οι εργαζόμενοί σας χρειάζονται τη μεγαλύτερη υποστήριξη. Είναι ζωτικής σημασίας για τον προσδιορισμό του κατά πόσον οι εργαζόμενοι της εταιρείας σας είναι προετοιμασμένοι να ανταποκριθούν στους στόχους του οργανισμού.
Η ΤΝΑ δεν είναι ένα εφάπαξ γεγονός- είναι μια συνεχής διαδικασία που μετρά τις ανάγκες κατάρτισης και ανάπτυξης με την πάροδο του χρόνου. Στόχος της είναι να καθορίσει ποιοι εργαζόμενοι θα επωφεληθούν από την κατάρτιση που θα τους βοηθήσει να γίνουν πιο αποτελεσματικοί στην εργασία τους.
Για να διεξάγετε μια επιτυχημένη ΤΝΑ, πρέπει να προσδιορίσετε τις δεξιότητες που απαιτούνται από τους υπαλλήλους σας, να μετρήσετε τα τρέχοντα επίπεδα δεξιοτήτων τους για να εντοπίσετε τα κενά και, στη συνέχεια, να προτείνετε συγκεκριμένη κατάρτιση για την κάλυψη αυτών των κενών.
Ας υποθέσουμε ότι είστε ο επαγγελματίας Ανθρώπινου Δυναμικού σε έναν μικρό οργανισμό. Σε αυτή την περίπτωση, πιθανότατα διεξάγετε την εκπαίδευση των εργαζομένων σε ad-hoc βάση.
Ωστόσο, αν εργάζεστε σε μια μεγάλη εταιρεία με πολλά τμήματα και γεωγραφικά διασκορπισμένες τοποθεσίες, σε αυτή την περίπτωση, έχει νόημα να χρησιμοποιείτε πιο επίσημα συστήματα για την υποστήριξη της μάθησης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διατηρήσετε τη συνοχή σε όλα τα τμήματα και τις τοποθεσίες, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι η εκπαίδευση βοηθά την ανάπτυξη και τη βελτίωση του οργανισμού.
Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας της Zavvys μπορούν να κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη, να εξοικονομήσουν κόστος και να τρέξουν αποτελεσματικά τα προγράμματα L&D. Μάθετε περισσότερα για τη λύση μας για την ανάπτυξη των εργαζομένων εδώ.