Πώς να εφαρμόσετε μια εβδομάδα εργασίας 4 ημερών: Παραδείγματα και στρατηγικές
Το COVID-19 άλλαξε εντελώς το παγκόσμιο εργατικό δυναμικό. Εκεί που κάποτε βλέπαμε μια τυπική εβδομάδα εργασίας από Δευτέρα έως Παρασκευή, τώρα βλέπουμε τετραήμερες εβδομάδες εργασίας, πλήρως απομακρυσμένη εργασία και πρωτοφανή ευελιξία όσον αφορά τα ωράρια εργασίας.
Η ευελιξία στον εργασιακό χώρο ήρθε για να μείνει.
Πράγματι, πολλοί εργοδότες έχουν παρατηρήσει αύξηση της παραγωγικότητας μετά την εισαγωγή ευέλικτων χρονοδιαγραμμάτων ή επιλογών απομακρυσμένης/υβριδικής εργασίας.
Οι τετραήμερες εβδομάδες εργασίας γίνονται δημοφιλή εργαλεία ευελιξίας για τη βελτίωση του ηθικού και την αύξηση της παραγωγικότητας, ώστε να επιτευχθεί καλύτερα η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
Σε μια ρύθμιση τετραήμερης εβδομαδιαίας εργασίας, οι εργαζόμενοι μειώνουν τις ώρες εργασίας χωρίς να μειώνονται οι αποδοχές τους. Οι ώρες συνήθως κυμαίνονται από 32 έως 36 ώρες την εβδομάδα σε όλη την εβδομάδα εργασίας, πράγμα που σημαίνει τριήμερα Σαββατοκύριακα κάθε εβδομάδα.
Καθόλου κακή ρύθμιση αν αναζητάτε αυξημένη ευελιξία στην εργασία.
Όμως, η 4ήμερη εβδομάδα εργασίας είναι μία από τις πιο δραστικές αλλαγές στον εργασιακό χώρο που μπορεί να περάσει μια εταιρεία. Και η εφαρμογή της είναι κάτι περισσότερο από την αποστολή ενός ενημερωτικού σημειώματος σε όλη την εταιρεία.
Στην ουσία, θα πρέπει να επαναπροσαρμόσετε ολόκληρη την εταιρεία.
Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- Τακτική διαχείριση της αλλαγής,
- να κερδίσει την αποδοχή από πάνω προς τα κάτω,
- και αναπροσαρμογή των προσδοκιών.
Πώς, λοιπόν, μπορείτε να εφαρμόσετε με επιτυχία το σύστημα σε ολόκληρο τον οργανισμό;
➗ Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της τετραήμερης εβδομάδας εργασίας
➕ Οφέλη
Ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής
Σύμφωνα με το Sloan Management Review, η μετάβαση σε τετραήμερη εβδομάδα εργασίας αντί για πενθήμερη αυξάνει την παραγωγικότητα και ενισχύει το ηθικό των εργαζομένων. Είναι λογικό - καμία μείωση του μισθού, μεγαλύτερα Σαββατοκύριακα, καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
Παραγωγικότητα
Μελέτες έχουν δείξει ότι σε μια παραδοσιακή εβδομάδα εργασίας 40 ωρών, οι εργαζόμενοι είναι παραγωγικοί μόνο για περίπου 15 ώρες την εβδομάδα.
Όταν οι εργαζόμενοι αισθάνονται αναγκασμένοι να τηρούν ένα παραδοσιακό πρόγραμμα εργασίας, η παραγωγικότητα μπορεί να μειωθεί δραστικά. Αλλά είναι ενδιαφέρον ότι, όπως δείχνει η μελέτη, οι περισσότερες εργάσιμες ημέρες σε σχέση με τις λιγότερες εργάσιμες ημέρες στην πραγματικότητα αυξάνουν την παραγωγικότητα.
Προσέλκυση ταλέντων
Οι εταιρείες με τετραήμερη εβδομάδα εργασίας συχνά προσλαμβάνουν καλύτερα ταλέντα από τους ανταγωνιστές τους με πενθήμερη εβδομάδα εργασίας.
Ο σύγχρονος εργαζόμενος θέλει να βλέπει ευελιξία και έμφαση στην εμπειρία του εργαζομένου. Σε μια καυτή παγκόσμια αγορά ταλέντων, οι έξυπνοι εργοδότες θα πρέπει να προσανατολίζονται στην παροχή ευελιξίας στον χώρο εργασίας.
➖ Μειονεκτήματα
Ενώ υπάρχουν πολλά προφανή πλεονεκτήματα της τετραήμερης εβδομάδας εργασίας, υπάρχουν και μειονεκτήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν κάνετε τη μετάβαση.
Αυξημένη πίεση
Μετά από μια δοκιμή τετραήμερης εβδομαδιαίας εργασίας στη Νέα Ζηλανδία, οι εργαζόμενοι ανέφεραν ότι αισθάνονταν αυξημένο άγχος και πίεση γύρω από την εργασιακή απόδοση. Οι ώρες εργασίας μπορεί να μειώθηκαν, αλλά ο ίδιος όγκος εργασίας εξακολουθεί να υπάρχει.
Ο μεγάλος όγκος εργασίας σε λιγότερες ώρες μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε πρόσθετο άγχος αν δεν ακολουθηθούν οι σωστές στρατηγικές εφαρμογής. Τα αποτελέσματα αυτά δείχνουν πόσο σημαντική είναι η σωστή προσέγγιση.
Δεν λειτουργεί για κάθε κλάδο
Οι εβδομάδες εργασίας τεσσάρων ημερών μπορεί να μην είναι η κατάλληλη λύση για κάθε μοντέλο. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου που απαιτούν καθημερινή αλληλεπίδραση με τους πελάτες μπορεί να μην είναι σε θέση να υιοθετήσουν μια τετραήμερη εβδομάδα εργασίας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι η ευελιξία στον χώρο εργασίας δεν αποτελεί επιλογή.
🏢 Παραδείγματα ιστορίας επιτυχίας της εβδομάδας εργασίας τεσσάρων ημερών
Μεγάλες εταιρείες, ακόμη και ολόκληρες χώρες, έχουν δοκιμάσει τετραήμερες εβδομάδες εργασίας - και μάλιστα με μεγάλη επιτυχία.
Παρόλο που η μόνιμη υιοθέτηση της τετραήμερης εβδομάδας εργασίας βρίσκεται ακόμη σε πρώιμο στάδιο για πολλούς εργοδότες, οι μελέτες αυτές αποτελούν εξαιρετικά παραδείγματα για το πώς η τετραήμερη εβδομάδα εργασίας μπορεί να ωφελήσει τόσο τους εργαζόμενους όσο και την εταιρεία.
Με επίκεντρο την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής και την ψυχική υγεία, ο διευθύνων σύμβουλος του Buffer, Joel Gascoigne, ανακοίνωσε μια δοκιμή διάρκειας ενός μήνα τον Μάιο του 2020. Και από τότε δεν έχουν επιστρέψει.
Η αρχική δοκιμή ήταν τόσο επιτυχημένη που επέκτειναν την τετραήμερη εβδομάδα εργασίας μέχρι το τέλος του 2020. Αφού άκουσαν από τους εργαζόμενους και είδαν αύξηση της παραγωγικότητας, η τετραήμερη εβδομάδα εργασίας είναι πλέον επ' αόριστον από το τέλος του έτους.
Οι εργαζόμενοι της Microsoft στην Ιαπωνία σημείωσαν μια πρωτοφανή αύξηση της παραγωγικότητας κατά 40% μετά την εισαγωγή μιας δοκιμαστικής εβδομάδας εργασίας τεσσάρων ημερών. Όχι μόνο η παραγωγικότητα αυξήθηκε δραματικά, αλλά και το συνολικό κόστος ηλεκτρικής ενέργειας μειώθηκε κατά σχεδόν 25%.
Η δοκιμή ήταν ενεργή το καλοκαίρι του 2019, και παρόλο που σημείωσε μεγάλη επιτυχία, δεν υπήρξε ιδιαίτερη πρόσθετη κίνηση από τη Microsoft όσον αφορά περαιτέρω προσπάθειες ή μόνιμη αλλαγή.
Η Ισλανδία (ναι, η χώρα) δοκίμασε μια τετραήμερη εβδομάδα εργασίας με σχεδόν 3.000 εργαζόμενους από το 2015 έως το 2019, πολύ πριν από την παγκόσμια πανδημία COVID-19.
Η έρευνα έδειξε ότι η παραγωγικότητα είτε παρέμεινε η ίδια είτε βελτιώθηκε για τους περισσότερους εργαζόμενους που συμμετείχαν στη δοκιμή.
Η δοκιμή περιελάμβανε τη μετάβαση σε εβδομαδιαία εργασία 35 ή 36 ωρών σε τέσσερις ημέρες. Λόγω της επιτυχίας του πειράματος, πάνω από το 80% του εργατικού δυναμικού της Ισλανδίας είτε έχει μεταβεί σε σύστημα 4 ημερών χωρίς μείωση του μισθού είτε θα το πράξει στο μέλλον.
Άλλες χώρες, όπως η Ισπανία και το Ηνωμένο Βασίλειο, έχουν πραγματοποιήσει δοκιμές με παρόμοια επιτυχία.
Και το Βέλγιο εισήγαγε το δικαίωμα στην 4ήμερη εβδομάδα εργασίας με νόμο τον Φεβρουάριο του 2022.
📈 Γιατί η διαχείριση των αλλαγών είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη εφαρμογή
Η εφαρμογή της τετραήμερης εβδομάδας εργασίας είναι κάτι περισσότερο από την αποστολή ενός ηλεκτρονικού μηνύματος σε όλη την εταιρεία. Η διαχείριση της αλλαγής είναι μια δομημένη, προσαρμοσμένη προσέγγιση για τη διάδοση της αλλαγής σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Αξιοποίηση εργαλείων, συνεπής επικοινωνία και δημιουργία σχέσεων, η διαχείριση της αλλαγής είναι μια κρίσιμη δεξιότητα που συχνά παραβλέπεται και υποτιμάται.
Είναι δελεαστικό να στείλετε απλώς ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να παρουσιάσετε μια θετική αλλαγή στους υπαλλήλους σας. Η αποστολή ενός email είναι διασκεδαστική, δημιουργεί αίσθηση και μεταφέρει το μήνυμά σας γρήγορα.
Η εφαρμογή μιας τόσο σημαντικής και επιδραστικής αλλαγής όπως η τετραήμερη εβδομάδα εργασίας απαιτεί χρόνο και προσεκτική σκέψη για να εφαρμοστεί με επιτυχία.
Σκεφτείτε μια εντυπωσιακή εκστρατεία επικοινωνίας για την ομάδα σας, είτε πρόκειται για προσωπική επικοινωνία, είτε για μια σειρά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπομνημάτων, είτε για ένα εξατομικευμένο ταξίδι αλλαγής μέσω του Zavvy.
Βοηθάμε τους πελάτες μας να κάνουν ακριβώς αυτό. Και στα επόμενα κεφάλαια, μοιραζόμαστε την ακριβή διαδικασία.
📣 Πώς να εισαγάγετε μια εβδομάδα εργασίας τεσσάρων ημερών στην εταιρεία σας
🧠 Αλλαγή νοοτροπίας: Εισροή έναντι αποτελέσματος
Η μετάβαση σε μια εβδομάδα εργασίας τεσσάρων ημερών στην εταιρεία σας είναι πραγματικά μια αλλαγή στον ορισμό της επιτυχίας. Οι ομάδες που είναι αυστηρά ευθυγραμμισμένες με μια παραδοσιακή εβδομάδα εργασίας 40 ωρών συχνά επικεντρώνονται στην ορατή συνεισφορά της ομάδας.
Αυτό σημαίνει ότι η προτεραιότητα είναι να διασφαλιστεί ότι όλοι καταγράφουν τις 40 ώρες τους και είναι φυσικά παρόντες για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους.
Σας θυμίζει κάτι;
Η σκέψη με βάση τα αποτελέσματα αποτελεί μια δραματική αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζεται η εργασία και προσδίδει ευελιξία, ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής και συνολικά αυξημένη ικανοποίηση από τους εργαζόμενους.
Η εργασία με βάση τα αποτελέσματα επικεντρώνεται μάλλον στον σαφή καθορισμό στόχων και σκοπών και επιτρέπει στους εργαζόμενους να επιτύχουν αυτούς τους στόχους με τον τρόπο που τους εξυπηρετεί καλύτερα.
Αντί να επικεντρώνεται σε έναν ελάχιστο αριθμό ωρών ή στη φυσική παρουσία σε ένα γραφείο για την ολοκλήρωση εργασιών και αναθέσεων, η εργασία με βάση το αποτέλεσμα επαναφέρει την εμπιστοσύνη και την ιδιοκτησία στα χέρια του πιο πολύτιμου περιουσιακού στοιχείου σας - των ανθρώπων σας. Βλέπετε τη διαφορά;
Η μετάβαση σε μια εβδομάδα εργασίας τεσσάρων ημερών σημαίνει μετάβαση σε ένα μοντέλο εργασίας βασισμένο στο αποτέλεσμα.
Για να πετύχει η τετραήμερη εβδομάδα εργασίας, η διοίκηση από την κορυφή προς τα κάτω θα πρέπει να υιοθετήσει την εργασία που βασίζεται στα αποτελέσματα.
Εμπιστευτείτε τους υπαλλήλους σας να διεκπεραιώνουν τις εργασίες τους με τους τρόπους που τους εξυπηρετούν καλύτερα.
Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τους διευθυντές προσωπικού σας ώστε να διαχειριστούν την αλλαγή
1. Έχετε σαφή κατανόηση των αποτελεσμάτων σας
👉 Ορίστε σαφείς μετρήσεις για τις ομάδες σας
Δεν υπάρχει χώρος για ασάφεια σε μια εργασιακή κουλτούρα που βασίζεται στα αποτελέσματα- η μετακίνηση των στόχων ή η αλλαγή των απαιτήσεων μπορεί να βλάψει τον γενικό στόχο αυτής της προσέγγισης, που είναι η διευκόλυνση της ελευθερίας και της δημιουργικής επίλυσης προβλημάτων μέσα σε ένα σταθερό πλαίσιο.
Ενθαρρύνετε τους διευθυντές προσωπικού να επιδιώκουν την ακριβή και αποτελεσματική μέτρηση των αποτελεσμάτων και να θέτουν συγκεκριμένες και σαφώς καθορισμένες μετρήσεις για την ομάδα σας.
⚙️ Πώς;
- Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να ορίσετε προθεσμίες. Οι προθεσμίες και οι σταθεροί στόχοι παραγωγής είναι σημαντικά στοιχεία που κάνουν ένα μοντέλο εστιασμένο στο αποτέλεσμα να λειτουργεί.
- Διασφαλίστε ότι τα αποτελέσματα ευθυγραμμίζονται με την αποστολή και το όραμα της εταιρείας και ανατίθενται στους σωστούς ρόλους εντός των ομάδων.
2. Εμπιστευτείτε την ομάδα σας και αντισταθείτε στην παρόρμηση για μικροδιαχείριση.
👉 Η εμπιστοσύνη φέρνει τα καλύτερα αποτελέσματα
Εμπιστευτείτε ότι τα μέλη της ομάδας σας αγαπούν τη δουλειά τους και κάνουν τη δουλειά τους.
⚙️ Πώς;
Οι ενημερώσεις προόδου μπορούν να ενσωματωθούν σε τακτικές ατομικές συναντήσεις, όπου μπορούν να σας ενημερώνουν για την πρόοδό τους και να μοιράζονται μαζί σας τα σχέδιά τους.
❌ Αποφύγετε την παλιομοδίτικη μικροδιαχείριση
Δεν έχει θέση σε αυτή την εργασιακή κουλτούρα που βασίζεται στα αποτελέσματα. Δεν μπορείτε να δώσετε ανεξαρτησία, υπευθυνότητα και αυτονομία στα μέλη της ομάδας σας και ταυτόχρονα να συνεχίσετε να περιφέρεστε πάνω από τους ώμους τους.
3. Διασφάλιση των σωστών δεξιοτήτων στους σωστούς ρόλους
👉 Έχουν τα μέλη της ομάδας σας τις κατάλληλες δεξιότητες για να επιτύχουν τα αποτελέσματα που έχετε θέσει;
- Προτού μπορέσετε να κάνετε πραγματική επιτυχία αυτής της κουλτούρας στο χώρο εργασίας, πρέπει να διασφαλίσετε ότι έχετε προσλάβει τις σωστές δεξιότητες στους σωστούς ρόλους και ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν επαρκή εκπαίδευση.
- Διαθέστε κατάρτιση όπου χρειάζεται.
⚙️ Πώς;
Ρίξτε μια ματιά στις πιο απαραίτητες δεξιότητες και επικοινωνήστε ανοιχτά αυτές τις προσδοκίες. Πριν από τη συνεδρία 1:1, προσπαθήστε να σκεφτείτε μια εκπαίδευση για κάθε δεξιότητα.
4. Ενθαρρύνετε την ανοιχτή και ενσυναισθητική επικοινωνία
👉 Να θυμάστε ότι οι άνθρωποι είναι πρώτα άνθρωποι και μετά υπάλληλοι.
Η ενσυναίσθηση στην επικοινωνία επιτρέπει στους εργαζόμενους να ακούγονται, να αισθάνονται ότι τους εκτιμούν και, συνολικά, να είναι πιο παραγωγικοί.
⚙️ Πώς;
Ηγηθείτε με ενσυναίσθηση και προσπαθήστε να καταλάβετε πραγματικά ποιοι είναι οι άνθρωποί σας και τι χρειάζονται - μπείτε στη θέση των συναδέλφων σας και κατανοήστε ότι η ζωή έρχεται.
🚨 Θυμηθείτε Παρόλο που η συγκεκριμένη κουλτούρα εκτιμά την αυτονομία, οι άμεσοι αναφερόμενοι πρέπει να αισθάνονται ότι μπορούν να απευθύνονται σε εσάς για προβλήματα και απορίες. Κάντε τον εαυτό σας διαθέσιμο για τα μέλη της ομάδας σας.
🕠 Μεγιστοποιήστε το χρόνο σας (και όλων των άλλων)
Με λιγότερες εργάσιμες ημέρες (και συχνά λιγότερες ώρες εργασίας), η μεγιστοποίηση του χρόνου της ομάδας σας είναι απαραίτητη.
1. Κόψτε τις συναντήσεις
👉 Οι συνεδριάσεις πρέπει να προσθέτουν αξία, όχι να σπαταλούν χρόνο.
Πολύ συχνά βγαίνουμε από μια πολύωρη συνάντηση και σκεφτόμαστε ότι το περιεχόμενο θα μπορούσε να είχε συμπυκνωθεί σε ένα μόνο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ίσως είναι καλύτερο να εφαρμόσετε μια τυποποιημένη πολιτική για τις συνεδριάσεις.
Για παράδειγμα, απαιτήστε οι συνεδριάσεις να διαρκούν 30 λεπτά ή λιγότερο ή ορίστε συγκεκριμένες ημέρες και ώρες κατά τις οποίες δεν επιτρέπονται συνεδριάσεις. Να έχετε σαφείς, δομημένες ημερήσιες διατάξεις για να καθοδηγείτε τη συζήτηση και να καθορίζετε στόχους για κάθε συνάντηση.
⚙️ Πώς;
Πριν από μια συνάντηση, αναρωτηθείτε:
- Ο τύπος της πληροφορίας που θέλετε να επικοινωνήσετε απαιτεί συνάντηση - ή υπάρχει ένας απλούστερος, λιγότερο χρονοβόρος τρόπος μετάδοσης της πληροφορίας (π.χ. ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, slack, Asana, Miroboard κ.λπ.);
- Υπάρχει άλλος τρόπος να επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα;
- Μπορεί αυτό το θέμα να περιμένει ή πρέπει πραγματικά να κανονίσω μια συνάντηση αμέσως;
- Ποιος είναι ο σκοπός και η σωστή μορφή της (π.χ. 1:1, Brainstorming, Standup, Retro κ.λπ.)
2. Προετοιμάστε καλά
👉 Μια σαφής ατζέντα βοηθά να είστε πιο αποτελεσματικοί και να καταλάβετε αν η συνάντηση είναι καθόλου σημαντική.
⚙️ Πώς;
- Ορίστε μια σαφή ατζέντα
- Προσκαλέστε μόνο εκείνους που πραγματικά πρέπει να είναι εκεί. Ρωτήστε τον εαυτό σας: Πώς μπορούν να προσφέρουν ή να κερδίσουν αξία με την παρουσία τους σε αυτή τη συνάντηση;
- Συμπεριλάβετε τον σκοπό, τον στόχο και την ημερήσια διάταξη της συνάντησης στην πρόσκληση του ημερολογίου.
- Μοιραστείτε τυχόν έγγραφα/συνδέσμους που θέλετε να συζητήσετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
- Ενημερώστε τους συμμετέχοντες εάν πρέπει να προετοιμάσουν κάτι πριν από τη συνάντηση.
- Ορίστε ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα και μοιραστείτε μαζί τους πόσο χρόνο πρέπει να προγραμματίσουν γι' αυτό.
3. Ορισμός συντονιστή
Ο συντονιστής είναι το άτομο που καθοδηγεί τη συνάντηση, βοηθάει τους συμμετέχοντες να παραμείνουν στο σωστό δρόμο, σταματάει τις κυκλικές συζητήσεις, φροντίζει να τελειώνει η συνάντηση με σαφή αποτελέσματα και επόμενα βήματα και παρακολουθεί τον χρόνο.
4. Χρονοδιάγραμμα των δραστηριοτήτων σας
👉 Αποφύγετε συζητήσεις που ξεφεύγουν από τον έλεγχο
⚙️ Πώς;
Ορίστε συγκεκριμένο χρόνο για κάθε δραστηριότητα στην ατζέντα σας και τηρήστε το πρόγραμμα αυτό.
Αυτή η προσέγγιση αναγκάζει εσάς και την ομάδα να σκέφτεστε πιο αποτελεσματικά και να αποφεύγετε τις κυκλικές συζητήσεις.
Τα χρονικά περιθώρια για κάθε δραστηριότητα θα πρέπει πάντα να είναι λίγο πιο σφιχτά, ώστε ο εγκέφαλός σας να μπαίνει κατευθείαν σε κατάσταση λύσης, αντί να αδρανεί. Μην σπαταλάτε την ενέργεια της ομάδας σας
5. Εργαστείτε μόνοι σας, μαζί
👉 Αποφύγετε την ομαδική σκέψη, τη μόλυνση των ιδεών και τις προκαταλήψεις της ομάδας
⚙️ Πώς;
Αυτόσημαίνει ότι συνεργάζεστε στο ίδιο πρόβλημα σε πραγματικό χρόνο, αλλά αντί να συζητάτε ανοιχτά τις ιδέες σας ή να κάνετε καταιγισμό ιδεών, τις σημειώνετε σιωπηλά σε ένα αυτοκόλλητο σημείωμα (π.χ. σε ένα Miroboard).
Έτσι, αντί να ξεκινήσετε την αναζήτηση λύσεων με μια ανοιχτή συζήτηση, δώστε στην ομάδα μερικές αυτοκόλλητες σημειώσεις, βάλτε ένα χρονόμετρο και ζητήστε τους να σημειώσουν τις ιδέες τους και να τις συζητήσουν αργότερα, αν χρειαστεί. Αυτή η τεχνική δίνει επίσης στους εσωστρεφείς και στα πιο νεαρά μέλη της ομάδας τη δυνατότητα να μοιραστούν ελεύθερα τις ιδέες τους.
6. Πάντα να τελειώνετε με μια απόφαση
👉 Καθορίστε σαφή αποτελέσματα
⚙️ Πώς;
Αφήστετα τελευταία λεπτά κάθε συνάντησης για να συζητήσετε τα επόμενα βήματα. Ακόμα και αν δεν μπορείτε να καταλήξετε στο τελικό συμπέρασμα, θα πρέπει να καθοριστούν σαφή επόμενα βήματα μετά το πέρας της συνάντησης.
💡 Ορισμένες αποτελεσματικές στρατηγικές σύσκεψης που θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι οι άνθρωποι θα φύγουν από τη σύσκεψή σας με σαφήνεια και σκοπό:
- Ανάθεση εργασιών ή παρακολούθησης σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας
- Προγραμματισμός προθεσμίας και καθορισμός σαφούς χρονοδιαγράμματος για όλα τα στοιχεία δράσης
- Αν υπήρχαν παράλληλες συζητήσεις που είχαν παρκάρει, βεβαιωθείτε ότι έχουν αναβιώσει, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να επιλέξει πώς, πότε και αν θα τις συνεχίσει.
7. Δημιουργία και κοινή χρήση πρακτικών συνεδριάσεων
👉 Μεγιστοποίηση της τριβής με διαφάνεια
⚙️ Πώς;
Ταπρακτικά της συνεδρίασης αποτελούν μια απτή καταγραφή της συνεδρίασης για τους συμμετέχοντες και μια πηγή πληροφοριών για τα μέλη που δεν μπόρεσαν να παρευρεθούν.
Θα πρέπει να είναι προσβάσιμες από κάθε μέλος της ομάδας (χρησιμοποιήστε εργαλεία όπως τα google docs, Asana, Miro κ.λπ.) και να αποτυπώνουν την ουσία της συνεδρίασης, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών όπως:
- ληφθείσες αποφάσεις
- προγραμματίζονται τα επόμενα βήματα
- εντοπισμός και παρακολούθηση των στοιχείων δράσης
8. Αποσαφήνιση των προσδοκιών του χρονοδιαγράμματος
👉 Καθιέρωση σαφών χρονοδιαγραμμάτων και ευελιξία εντός της ομάδας.
⚙️ Πώς;
Ο καθορισμός των σωστών προσδοκιών εκ των προτέρων σχετικά με τις ημέρες και τις ώρες εργασίας, τα ατομικά προγράμματα και τις διαδικασίες για την προσαρμογή των προγραμμάτων θα προετοιμάσει ολόκληρη την ομάδα για επιτυχία.
Η ευελιξία είναι σημαντική, αλλά είναι επίσης σημαντικό να υπάρχει σαφής, εκ των προτέρων επικοινωνία σχετικά με τυχόν αλλαγές στα υπάρχοντα χρονοδιαγράμματα.
🔄 Συλλέγετε σταθερά ανατροφοδότηση. Και να ενεργείτε βάσει αυτής
1. Βάλτε σε τάξη το σύστημα ανατροφοδότησης
👉 Ενθαρρύνετε την ανατροφοδότηση προς τα πάνω κατά τη διάρκεια της διαδικασίας
⚙️ Πώς;
Προγραμματίστε έρευνες ανατροφοδότησης σε διάφορα ορόσημα της υλοποίησης του έργου σας
- Αμέσως μετά την αλλαγή
- 30 ημέρες μετά
- 60 ημέρες μετά
- ...
Οι σφυγμομετρήσεις είναι ένας τρόπος για να γίνει αυτό με την πάροδο του χρόνου. Ωστόσο, συνιστούμε τουλάχιστον στην αρχή να προσθέσετε 2-3 ειδικές ερωτήσεις.
2. Θέστε την ομαδική επαναφορά σε προτεραιότητα
👉 Θέστε τις ομαδικές αναδρομές ως προτεραιότητα
Οι επαναλήψεις είναι πιο αποτελεσματικές στο τέλος της εφαρμογής μιας νέας διαδικασίας ή διαδικασίας.
⚙️ Πώς;
Οι επαναλήψεις είναι ισχυρά εργαλεία για τη συλλογή ανατροφοδότησης, τη βελτίωση των διαδικασιών και την προώθηση της θετικής επικοινωνίας με τους εργαζομένους.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να φιλοξενήσετε μια αναδρομική συνεδρία αμέσως μετά την εφαρμογή για να λάβετε ανατροφοδότηση σχετικά με το πώς έγινε δεκτή η μετάβαση, καθώς και πολλαπλές συνεδρίες μετά την εφαρμογή για να λάβετε ανατροφοδότηση σχετικά με το πώς πάει η τετραήμερη εβδομάδα εργασίας.
Αν ψάχνετε έμπνευση για να το αλλάξετε λίγο, δείτε 10 ιδέες από το Miro.
🚀 Πώς η Zavvy μπορεί να σας βοηθήσει να το κάνετε σωστά
Η εφαρμογή μιας τετραήμερης εβδομάδας εργασίας σημαίνει επαναπροσαρμογή ολόκληρης της εταιρείας.
Χρειάζεστε τακτική διαχείριση της αλλαγής, σχέδιο επικοινωνίας και πρακτική καθοδήγηση για όλους - ιδίως για τους διευθυντές προσωπικού.
Δείτε πώς μπορεί να σας βοηθήσει η Zavvy:
- Προσαρμοσμένο περιεχόμενο για να καθοδηγήσετε τους υπαλλήλους σας κατά τη μετάβαση στην τετραήμερη εβδομάδα εργασίας - προσαρμόστε πλήρως το ταξίδι για να καλύψετε τις ανάγκες των υπαλλήλων σας
- Μικρομάθηση επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να μαθαίνουν με το δικό τους ρυθμό, ενώ παράλληλα ευθυγραμμίζει ολόκληρο τον οργανισμό με την αλλαγή
- Διαφορετικοί τύποι περιεχομένου, που σας επιτρέπουν να προσαρμόζεστε στα ατομικά στυλ μάθησης των εργαζομένων.
- Αυτόματη ανατροφοδότηση συλλογή όποτε θέλετε
Δημιουργήστε μια πλήρως προσαρμοσμένη διαδρομή μικρομάθησης με ένα προκατασκευασμένο πρότυπο. Κάντε τη δημιουργία περιεχομένου παιχνιδάκι και επικεντρωθείτε στην εφαρμογή θετικών αλλαγών στην επιχείρησή σας με τη διαισθητική πλατφόρμα κατάρτισης της Zavvy.
📅 Είστε περίεργος πώς λειτουργεί; Ζητήστε μια δωρεάν διαβούλευση με τους ειδικούς μας στην εμπειρία των εργαζομένων!
❓ Συχνές ερωτήσεις
Πώς λειτουργεί η τετραήμερη εβδομάδα εργασίας;
Η τετραήμερη εβδομάδα εργασίας είναι μια αρκετά απλή ιδέα ευελιξίας της εργασίας. Αντί να εργάζονται μια τυπική εβδομάδα εργασίας 40 ωρών σε πέντε εργάσιμες ημέρες, οι εργαζόμενοι εργάζονται λιγότερες ώρες (συνήθως 32 έως 36 ώρες την εβδομάδα) σε τέσσερις εργάσιμες ημέρες.
Οι εργαζόμενοι έχουν τριήμερο Σαββατοκύριακο κάθε εβδομάδα. Μελέτες έχουν δείξει ότι οι τετραήμερες εβδομάδες εργασίας οδηγούν σε αυξημένη παραγωγικότητα, βελτιωμένο ηθικό των εργαζομένων και συνολικά καλύτερη εργασιακή εμπειρία τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους εργοδότες.
Οι εργαζόμενοι εργάζονται λιγότερες ώρες;
Στις περισσότερες ρυθμίσεις τετραήμερης εβδομαδιαίας εργασίας, οι εργαζόμενοι εργάζονται λιγότερες ώρες χωρίς μείωση της αμοιβής τους.
Οι εργαζόμενοι δεν είναι παραγωγικοί και τις 40 ώρες την εβδομάδα, πράγμα που σημαίνει ότι συχνά υπάρχει η δυνατότητα να μειωθεί ο αριθμός των ωρών εργασίας την εβδομάδα χωρίς να επηρεαστεί η παραγωγικότητα.
Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες εταιρείες και κλάδοι που δεν είναι σε θέση να μειώσουν τις ώρες εργασίας κατά τη μετάβαση στην τετραήμερη εβδομάδα εργασίας.
Για παράδειγμα, οι ρόλοι που απαιτούν άμεση αλληλεπίδραση με εξωτερικούς πελάτες μπορεί να μην είναι σε θέση να μειώσουν τις ώρες εργασίας, αλλά μπορούν να μεταβούν σε τετραήμερη εβδομάδα εργασίας.
Είναι η τετραήμερη εβδομάδα εργασίας λιγότερο παραγωγική;
Σε πολλές δοκιμές τετραήμερης εβδομαδιαίας εργασίας σε όλο τον κόσμο, τα στοιχεία είναι συντριπτικά. Όχι μόνο δεν υπάρχει σχεδόν καμία αρνητική επίπτωση στην παραγωγικότητα, αλλά είναι στην πραγματικότητα πολύ συνηθισμένο να παρατηρείται αύξηση της παραγωγικότητας κατά την εφαρμογή της τετραήμερης εβδομάδας εργασίας.