5 Schritte zu einem wirksamen kompetenzbasierten Leistungsmanagementsystem
Leistungsmanagement ist mehr als eine jährliche Überprüfung. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der das Potenzial der Mitarbeiter kultiviert und den Unternehmenserfolg fördert.
Die Erwartungen der Arbeitnehmer an Leistungsbeurteilungen ändern sich. Sie sehen sie als Chance, sich zu entwickeln.
Suman RudraHR mit mehr als 20 Jahren Erfahrung, sagt, dass jeder wissen möchte, wie weit er gehen kann und welche Zukunft er in einem Unternehmen haben könnte. Hier kommen die Kompetenzen ins Spiel. Kompetenzen sind zukunftsweisend. Wenn die Kompetenzen für verschiedene Rollen im Voraus festgelegt werden, haben die Mitarbeiter einen klaren Weg für langfristiges Wachstum in ihrer aktuellen und nächsten Rolle.
Schauen wir uns an, wie Kompetenzen mit dem Leistungsmanagement gekoppelt werden können.
Dieser Artikel wird:
- Erklären Sie das Konzept des kompetenzbasierten Leistungsmanagements und wie es sich vom traditionellen Leistungsmanagement unterscheidet.
- Bieten Sie detaillierte Schritte zur Implementierung eines kompetenzbasierten Leistungsmanagementsystems an.
- Erörtern Sie die wichtigsten Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der Einführung eines kompetenzbasierten Leistungsmanagementsystems gegenübersehen, und wie sie diese vermeiden können.
🌟 Was ist ein kompetenzbasiertes Leistungsmanagementsystem?
Ein kompetenzbasiertes Leistungsmanagementsystem ist ein Ansatz zur Bewertung und Verbesserung der Mitarbeiterleistung auf der Grundlage der Entwicklung und des Nachweises bestimmter Fähigkeiten, Kenntnisse und Verhaltensweisen, die als Kompetenzen bezeichnet werden. Diese Kompetenzen sind mit der erfolgreichen Erfüllung von Arbeitsaufgaben und dem Erreichen von Unternehmenszielen verbunden.
Anstatt sich nur auf den Output oder die Ergebnisse zu konzentrieren, legt dieses Leistungsmanagementsystem den Schwerpunkt auf die Prozesse und Verhaltensweisen, die die Mitarbeiter an den Tag legen, um diese Ergebnisse zu erzielen. Es ermöglicht eine ganzheitlichere, ausgewogenere Bewertung der Mitarbeiterleistung, die sowohl das "was" die Mitarbeiter erreichen als auch das "wie" sie es erreichen, einbezieht.
Ein kompetenzbasierter Ansatz für das Leistungsmanagement:
- Fördert das kontinuierliche Lernen und die Verbesserung.
- Fördert die berufliche Entwicklung.
- Richtet die Leistung des Einzelnen an den Unternehmenszielen aus.
🆚 Traditionelles vs. kompetenzbasiertes Leistungsmanagement
🪜 5-Schritte-Prozess zur Einführung eines kompetenzbasierten Leistungsmanagementsystems
1. Kompetenzzuordnung
Der erste Schritt besteht darin, die Kompetenzen für jede Rolle festzulegen. Erstellen Sie eine Liste aller Stellen im Unternehmen und definieren Sie die funktionalen (technischen oder bereichsspezifischen) und Kernkompetenzen für jede Rolle.
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🆘 Hinweis: Betrachten Sie den Prozess der Kompetenzerfassung nicht als eine einmalige Übung.
Die Kompetenzen für Rollen entwickeln sich mit der Zeit weiter.
Außerdem kommen mit der Zeit neue Rollen hinzu, wenn das Unternehmen expandiert. Diese Rollen benötigen ebenfalls eine Kompetenzzuordnung und eine Stellenbeschreibung, die mit der Zuordnung übereinstimmt.
2. Schaffung kompetenzbasierter Karrierewege
Kompetenzbasierte Karrierewege sind eine klare Darstellung der Kompetenzen, die für aktuelle und künftige Aufgaben benötigt werden.
Ein Nachwuchsentwickler benötigt zum Beispiel grundlegende Kommunikationsfähigkeiten.
Auf der anderen Seite benötigen sie fortgeschrittene Zeitmanagementkompetenzen, um Leistungen gut planen zu können, um Teamleiter zu werden.
3. Schulung von Managern und Mitarbeitern
Dieser Schritt ist entscheidend für das Funktionieren des gesamten Systems. Klären Sie Mitarbeiter und Manager auf:
- Die Grundlagen des Kompetenzrahmens.
- Wie Wachstumspläne auf der Grundlage von Kompetenzen entworfen werden.
- Wie kompetenzbasierte Karrierewege funktionieren.
- Wie man auf der Grundlage von Kompetenzen bewertet.
- Wie man das Gespräch von der Bewertung zum Coaching verlagert.
Die Personalabteilung kann die Initiative ergreifen und Sitzungen durchführen, um Mitarbeiter und Führungskräfte auf die gleiche Seite zu bringen. Sie können auch Weiterbildungsmaßnahmen durchführen, um bei den Führungskräften die notwendigen Fähigkeiten für das Coaching der Mitarbeiter zu entwickeln.
4. Ermöglichung der Kompetenzentwicklung
Bevor Sie Mitarbeiter beurteilen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich zu entwickeln.
Mitarbeiter können Einzelgespräche mit Managern führen und Entwicklungspläne für das Lernen auf der Grundlage von Kompetenzen festlegen.
Es gibt zwei wichtige Arten des Lernens:
1. Hands-on-Projekte: Manager können zusätzliche Aufgaben aus den regulären Leistungen oder Schattenaufgaben zuweisen, bei denen die Mitarbeiter die Kompetenz erlernen können
2. Ausbildung: Das Lern- und Entwicklungsteam kann auch zusätzliche Schulungs- und Entwicklungsprogramme (online, offline) für Kompetenzen anbieten.
5. Initiierung einer kompetenzbasierten Leistungsbeurteilung
Und schließlich können Sie nach all der Basisarbeit, die Sie geleistet haben, eine kompetenzbasierte Beurteilung einleiten.
Die Gespräche sind jetzt stärker auf das Wachstum ausgerichtet und nicht mehr unbedingt eine Top-Down-Kommunikation.
Wir empfehlen dringend, ein 360°-Feedback einzuholen (Feedback von Gleichaltrigen, Junioren und Managern), um ein umfassendes Feedback zu erhalten.
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😟 7 Herausforderungen, die bei der Einführung eines kompetenzbasierten Systems zu beachten sind und wie sie überwunden werden können
Unvollständige Kompetenzzuordnung
Die Definition von Kompetenzen ist nicht die einfachste Aufgabe.
Begriffe wie Kompetenz, Fähigkeiten und Verhaltensweisen werden häufig synonym verwendet.
Der erste Schritt besteht darin, eine praktikable Definition jeder mit der Rolle verbundenen Kompetenz und ihrer Auswirkungen auf die Arbeit zu erstellen.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Definition und die Leistungsniveaus einer allgemeinen Kompetenz: Zeitmanagement.
Definition: Die Fähigkeit, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, Fristen einzuhalten und die Zeit effektiv zu nutzen.
Niveaus der Befähigung:
- Grundlegend: Kann Aufgaben nach Prioritäten ordnen und seine Zeit einteilen.
- Mittleres Niveau: Kann Aufgaben nach Prioritäten ordnen und die Zeit kleinerer Teams verwalten.
- Fortgeschritten: Kann Aufgaben nach Prioritäten ordnen und die Zeit größerer Teams verwalten.
- Kompetent: Kann die Zeit des Teams optimieren.
- Experte: Kann die Zeit der Organisation optimieren.
Ein weiterer Fehler, den Unternehmen begehen, ist, dass sie nur technische Kompetenzen definieren und Kernkompetenzen wie Kommunikation, Zeitmanagement usw. außer Acht lassen. Beide sind wichtig, damit eine Person ihr Bestes geben kann.
Ein unvollständiges Mapping schafft eine schwache Basis für das Leistungsmanagement.
💡 Lösung: Vervollständigen Sie Ihren Mapping-Prozess mit Hilfe unseres schrittweisen Leitfadens für das Kompetenz-Mapping. Sie erhalten detaillierte Schritte, angefangen bei der Erstellung einer Liste von Rollen und der Definition von Kompetenzen für jede Rolle.
Als Abkürzung können Sie unseren Kompetenzrahmen mit rollenbasierten Kompetenzen für 10 verschiedene Abteilungen nutzen.
Schwierige Umstellung von traditionellen Systemen
Die Umstellung von traditionellen Systemen auf kompetenzbasierte Systeme ist zeitaufwändig.
Die Umgestaltung des gesamten Systems erfordert Änderungen bei den Verfahren, den Instrumenten und vor allem der Einstellung.
Möglicherweise stoßen Sie auch auf den Widerstand von Mitarbeitern, die mit den bestehenden Systemen vertraut sind und diese Veränderung nicht als Chance zur Weiterentwicklung sehen.
💡 Lösung: Erwarten Sie nicht, dass alles in einer Iteration perfekt wird. Beginnen Sie im ersten Quartal mit einem funktionierenden Modell und verbessern Sie es auf der Grundlage des Feedbacks weiter. Es braucht Zeit, einen Prozess zu perfektionieren und die Mitarbeiter an ihn zu gewöhnen.
Unzureichendes Verständnis des Systems
Toshi Jain, eine Personalleiterin mit über 17 Jahren Erfahrung, sagt, das größte Problem bei der Umsetzung sei das mangelnde Verständnis der Mitarbeiter für kompetenzbasiertes Leistungsmanagement.
Manager und Teammitglieder sind vielleicht in ihrer gewohnten Arbeitsweise festgefahren und verstehen nicht, warum sie jetzt dieser neuen Sache, der "Kompetenz", nachjagen müssen.
💡 Lösung: Führen Sie regelmäßig Sitzungen zum Thema Kompetenzmanagement und Leistungsbeurteilung durch.
Toshi Jain hat es sich zur Aufgabe gemacht, mindestens eine vierteljährliche Schulung durchzuführen, die einen Überblick über die Leistungsmanagementsysteme in ihrer derzeitigen Organisation gibt.
Unverständnis für die Bedeutung von Kompetenzen
Megan LeasherMegan Leasher, eine preisgekrönte Arbeits- und Organisationspsychologin, berichtet, dass Personalverantwortliche in Unternehmen auf Widerstand bei ihren Mitarbeitern stoßen, da viele nicht verstehen, was Kompetenz ist und warum sie plötzlich wichtig ist.
💡 Lösung: Beginnen Sie mit den Grundlagen, bevor Sie über das Leistungsmanagementsystem sprechen oder aufklären. Sprechen Sie darüber, wie wichtig Kompetenzen sind und wie sie mit den Unternehmenszielen und der individuellen Entwicklung zusammenhängen.
Keine aktiven Bemühungen um die Entwicklung von Kompetenzen
Matthew Brown, Chief People & Culture Officer bei Schoox, hebt den Hauptgrund für die Unzufriedenheit der Mitarbeiter bei der Einführung dieses neuen und verbesserten Leistungsmanagementsystems hervor: Sie sehen die Kompetenzen nur ab und zu bei der Einstellung/den Beurteilungen und dann keine Lern- und Entwicklungsprogramme dafür. Wie können Mitarbeiter für etwas beurteilt werden, auf das sie nicht hinarbeiten?
💡 Lösung: Planen Sie kompetenzbasiertes Lernen für Mitarbeiter. Unterstützen Sie die Mitarbeiter mit Entwicklungsplänen und Schulungen, damit sie die mit ihrer Rolle oder den angestrebten Rollen verbundenen Kompetenzen beherrschen.
Verlagerung des Themas von der Bewertung zum Coaching
Die größte Herausforderung für Manager besteht darin, ihre Denkweise von der Leistungsbewertung auf Mitarbeiter zu coachen und sie zur Verbesserung anzuleiten.
Toshi sprach weiter über das Thema und sagte, das Hauptproblem, das sie beobachtet habe, sei, dass das Leistungsmanagement eng mit den jährlichen Beurteilungen verbunden sei.
Erstens ist es für die Mitarbeiter schwieriger, eine ehrliche Selbstbeurteilung vorzunehmen, wenn sie wissen, dass sich dies direkt auf die Vergütung auswirkt.
Außerdem werden die Manager dazu gedrängt, die Beurteilungen ausschließlich unter dem Gesichtspunkt der Bewertung zu sehen und die Mitarbeiter nicht zu coachen (was wichtig ist, damit kompetenzbasierte Leistungsbeurteilungen funktionieren).
Die harte Wahrheit ist, dass sich viele Parameter auf die Beurteilung auswirken: Markt, Unternehmensleistung und vieles mehr.
💡 Lösung: Entkoppeln Sie die jährlichen Beurteilungen von den Leistungsbeurteilungen. Ein Jahr ist auf jeden Fall zu lang, um Mitarbeiter ohne Feedback zu lassen. Führen Sie vierteljährliche kompetenzbasierte Leistungsbeurteilungen durch und sorgen Sie für ein kontinuierliches Feedback.
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Einbindung der Kompetenzerfassung in den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter
Für Unternehmen ist es schwierig, die Kompetenzerfassung in den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter einzubinden: Einstellung, Schulung und Leistungsmanagement.
💡Lösung: Sie können die folgenden drei Schritte unternehmen:
- Beginnen Sie mit der Anwendung des Kompetenzrahmens bei der Einstellung von Mitarbeitern. Entwerfen Sie Stellenbeschreibungen für alle Funktionen auf der Grundlage von Kompetenzen.
- Fügen Sie kompetenzbezogene Schulungen in Ihr Learning Management System ein.
- Und schließlich sollten Sie ein kompetenzbasiertes Leistungsmanagementsystem einführen, wenn die Vorarbeit geleistet ist.
🏆 5 Vorteile des kompetenzbasierten Leistungsmanagements
Bringt Klarheit
Ein kompetenzbasiertes Leistungsmanagement verschafft den Mitarbeitern erstens Klarheit darüber, was von ihnen erwartet wird. Was ist schlimmer, als am Ende des Jahres bei der Leistungsbeurteilung festzustellen, dass man alles falsch gemacht hat?
Außerdem verschafft sie den Managern Klarheit, damit sie realistische Erwartungen setzen können.
"Kompetenzbasierte Systeme stellen sicher, dass man nicht von einem Fisch erwartet, auf einen Baum zu klettern", so Madiha Mouchtak, Gründerin und Geschäftsführer in von Answer Inside.
In traditionellen Systemen gibt es keine Standards für die Festlegung von Zielen, was sie subjektiv macht.
In kompetenzbasierten Systemen hingegen wissen die Manager, was sie zu bewerten haben und welche Ziele die Mitarbeiter verfolgen.
Sorgt für klare Wachstumspläne
Anhand von Kompetenzmodellen wissen die Mitarbeiter, was sie tun müssen, um sich in ihrer aktuellen Rolle weiterzuentwickeln und wie sie die nächste Stufe erreichen können.
Um noch einmal Madiha zu zitieren:"Was gibt es Schlimmeres, als in einer Leistungsbeurteilung mit dem Vorgesetzten Ziele zu besprechen, das ganze Jahr über daran zu arbeiten und im nächsten Jahr wiederzukommen, nur um festzustellen, dass sie jetzt etwas anderes erwarten."
Kompetenzmodelle befähigen die Mitarbeiter, spezifische und umsetzbare Wachstumspläne zu erstellen.
Ein leitender Marketingmitarbeiter, der Marketingleiter werden möchte, wird beispielsweise wissen, dass er analytische Fähigkeiten entwickeln muss, um mit all den Daten umzugehen, die er aus den verschiedenen Marketingkanälen erhält, und lernen muss, strategische Entscheidungen zu treffen.
Erleichtert die Nachfolgeplanung
Nur 1 von 5 Unternehmen führt die Nachfolgeplanung so durch, wie sie durchgeführt werden sollte. Auf die Frage nach den Herausforderungen wurden vor allem die folgenden genannt:
- Es fehlt ein standardisiertes Verfahren.
- Mangelndes Wissen.
- Einbindung von Mitarbeitern und Führungskräften.
Ein Kompetenzrahmen unterstützt die Nachfolgeplanung, indem er eine bessere Strategie für Schlüsselrollen und die Entwicklung von Kompetenzen im Voraus für diese Rollen in der Belegschaft ermöglicht.
Ermöglicht bessere Bewertungen
Manager fürchten sich vor Einzelgesprächen, oft mehr als die Mitarbeiter.
Stuart Hearn, ein HR-Tech-Unternehmer, sagt, dass eine Kompetenzkarte ein gutes Instrument für die Durchführung von persönlichen Leistungsbeurteilungsgesprächen ist. Sie bildet die Grundlage für die Diskussion, und die Manager haben einen Spickzettel, auf den sie zurückgreifen und die Ziele besprechen können.
Schafft eine leistungsstarke Organisation
Die Qualifikationsanforderungen für Arbeitsplätze ändern sich. Es wird erwartet, dass sie sich bis 2027 um 50 % ändern werden.
Regelmäßige Kompetenzanalysen für Arbeitsplätze und die Messung der Leistung auf der Grundlage von Kompetenzen stellen sicher, dass Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter ausbauen, um mit den sich ändernden Anforderungen Schritt halten zu können und Qualifikationslücken zu vermeiden.
➡️ Mit Zavvy kompetenzbasiertes Leistungsmanagement ermöglichen
Zavvy nimmt die größte Herausforderung des Performance Managements an: die Einbindung von Kompetenzen in den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters.
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- 🗺️ Schaffen Sie kompetenzorientierte Karrierewege für Mitarbeiter, damit sie genau wissen, was von ihnen erwartet wird.
- 🌱 Entwickeln Sie Wachstumspläne für jede Kompetenz.
- 💪 Weisen Sie Kurse zu, um jede Kompetenz zu erreichen.
- 🔄 Führen Sie kompetenzbasierte Leistungsbewertungen durch, um die Mitarbeiter regelmäßig zu unterstützen.
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❓ FAQs
Wie hängen die Kompetenzen mit dem Leistungsmanagement zusammen?
Kompetenzen sind Fähigkeiten und Verhaltensweisen, die eine Person benötigt, um ihre Arbeit gut zu erledigen. So benötigt beispielsweise ein Qualitätssicherungsingenieur ein solides Verständnis von Softwaretests sowie Kommunikations- und Teamworkkompetenzen. Die Verbesserung der unternehmens- und berufsspezifischen Kompetenzen wirkt sich positiv auf die Leistung des Einzelnen aus und führt schließlich zur Bildung leistungsstarker Teams.
Was ist der Unterschied zwischen Leistung und Kompetenz?
Kompetenzen sind Fähigkeiten und Verhaltensweisen, die eine Person braucht, um ihre Arbeit gut zu machen. Bei der Leistung hingegen wird überprüft, wie jemand seine Arbeit erledigt hat. Einfach ausgedrückt: Kompetenz ist das erwartete Ziel, Leistung das tatsächliche Ergebnis.
Sind Kompetenzen und KPIs dasselbe?
Einfach gesagt: Kompetenzen und KPIs sind nicht dasselbe. Key Performance Indicators (KPIs) sind oft an Abteilungen oder das Unternehmen als Ganzes gebunden.
Gängige KPIs sind z. B. Umsatz oder Gewinn pro Mitarbeiter, Auslastungsrate und durchschnittliche Aufgabenerledigungsrate. Sie könnten KPIs für die Verbesserung von Kompetenzen festlegen: z. B. Verbesserung der Verhandlungsfähigkeiten, die sich in der Abschlussquote Ihrer Vertriebsmitarbeiter widerspiegeln.
Welche Rolle spielt die Kompetenz bei der Leistungsentwicklung?
Bei der Kompetenzerfassung wird ermittelt, welche Fähigkeiten oder Verhaltensweisen eine Person benötigt, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Sobald die Kompetenzzuordnung abgeschlossen ist, bildet sie die Grundlage für die Mitarbeiterentwicklung. Worin sollen sie geschult und was soll überprüft werden?
Was sind die 5 wichtigsten Schritte im Prozess der Kompetenzerfassung?
Die fünf wichtigsten Schritte im Prozess der Kompetenzzuordnung sind:
1. Erstellen Sie eine Liste der Rollen in der Organisation.
2. Finden Sie Kernkompetenzen für jede Rolle.
3. Bestimmen Sie funktionale Kompetenzen für jede Rolle.
4. Erstellen Sie ein ideales Kompetenzprofil mit einer Liste der erwarteten Kern- und Funktionskompetenzen für jede Rolle.
5. Weisen Sie allen Mitarbeitern Kompetenzen zu. Beurteilen Sie, wo sie sich derzeit befinden und welche Ziele sie anstreben sollten.
Was sind die 6 Kernkompetenzen des Managements?
Die wichtigsten Kernkompetenzen für Manager sind:
1. Zeitmanagement: Die Fähigkeit, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und die eigene Zeit und die des Teams zu verwalten.
2. Kommunikation: Die Fähigkeit, Ideen effektiv zu teilen und Informationen an das Team weiterzugeben.
3. Den Wandel annehmen: Die Fähigkeit, mit wechselnden Anforderungen umzugehen, Ängste zu bewältigen und das Team durch die Veränderungen zu führen.
4. Führungsqualitäten: Die Fähigkeit, die Entwicklung des Einzelnen zu fördern und die Ziele des Teams zu erreichen.
5. Realistische Zielsetzung: Die Fähigkeit, erreichbare Ziele für das Team zu setzen, die mit den geschäftlichen Anforderungen in Einklang stehen.
6. Überzeugungskraft: Die Fähigkeit, den Teammitgliedern ihre Meinung wirksam darzulegen und ihre Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens zu beeinflussen.
Was ist ein Beispiel für ein kompetenzbasiertes Leistungsmanagement?
Einer der führenden Technologiekonzerne, IBM, verwendet das Kompetenzmodell schon seit Jahren. Der Technologiegigant legt die Kompetenzen für verschiedene Rollen fest. Das oberste Leistungsziel für IBM-Mitarbeiter ist es, sich in diesen Kompetenzen auszuzeichnen.