Wie und warum man ein Onboarding-Buddy-Programm erstellt (kostenlose Vorlage + Checkliste)
Zuletzt aktualisiert:
9.1.2024
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9 Minuten
última actualización
9.1.2024
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9. Januar 2024
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Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist ein kontinuierlicher Prozess in jedem florierenden Unternehmen. Diese Zeit kann sowohl für den neuen Mitarbeiter als auch für seinen Vorgesetzten aufregend und stressig sein.
Ein effizientes Onboarding-Programm schafft zwar Struktur und Sicherheit, aber es ist immer ratsam, es durch einen "Buddy" zu ergänzen, der die Angst nehmen und als vertrauenswürdige Person dienen kann, zu der man jederzeit Kontakt hat.
Dies gewährleistet eine positive und produktive Erfahrung. Das ist besonders wichtig, wenn hybride Arbeitsmodelle zur Norm werden.
Buddy-Programme für neue Mitarbeiter gehören zu den einfachsten und wirksamsten Maßnahmen, um einen bleibenden ersten Eindruck am Arbeitsplatz zu hinterlassen.
❓ Was ist ein Onboarding-Buddy-Programm?
Ein Buddy-Programm ist genau das, wonach es sich anhört: Ein bestehender Mitarbeiter wird damit beauftragt, neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu begrüßen und einzuweisen.
Buddies helfen neuen Mitarbeitern, sich mit allen wichtigen Informationen vertraut zu machen, während sie unstrukturiertes Wissen zu Themen wie Arbeitsplatzkultur, Unternehmensrichtlinien, Vergünstigungen und Vorteile und mehr weitergeben.
📈 14 Gründe, warum du ein Buddy-System brauchst
Laut Digitate ist es doppelt so wahrscheinlich, dass sich neue Mitarbeiter nach anderen Möglichkeiten umsehen, wenn sie eine negative Erfahrung bei der Einarbeitung gemacht haben.
Ein Buddy-System wirkt sich nicht nur positiv auf die Mitarbeiterbindung aus, sondern verbessert auch die Produktivität. Auch wenn dies offensichtlich erscheint, gelingt es vielen Unternehmen nicht, die Verbindung zwischen dem Erfolg eines Mitarbeiters und einem Buddy-Programm herzustellen.
Ein persönlicher Verbündeter sorgt für psychologische Sicherheit bei neuen Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiten. Google definierte dies als einen "Schlüsselbaustein eines erfolgreichen Teams". Dies geschah nach dem Erfolg des "Projekts Aristoteles", bei dem festgestellt wurde, dass Teammitglieder in ihrer Rolle aufblühen, wenn sie sich bei der Arbeit sicher fühlen.
Gabrielle Schofield, Instructional Designer bei Amazon, wies in ihrem LinkedIn-Artikel außerdem auf die Vorteile eines Buddy-Programms für neue Mitarbeiter hin:
"Ein Buddy hilft dabei auf dem Standardwissen aufzubauen das in Onboarding-Kursen vermittelt wird, und erweitert auch Themen zu vertiefen die nicht vermittelt werden."
Was bedeutet das nun für Mitarbeiter, die virtuell eingearbeitet werden?
Cindy Xinyi Zhang, eine Datenwissenschaftlerin bei Pinterest, hat die Antwort. Sie durchlief ihr Onboarding-Verfahren online und profitierte sehr vom Buddy-Programm. Sie erzählt:
"Wir haben jede Woche 1:1-Gespräche geführt, um Projektdetails und die Pinterest-Kultur zu besprechen. Das Buddy Onboarding Programm war für 6 Wochen geplant, aber wir haben beschlossen es fortzusetzen in dieser neuen, virtuellen Welt.
Es ist eine große Erleichterung zu wissen, dass ein erfahrener Teamkollege mir den Rücken stärkt wenn ich Neuland erkunde."
Einer der unterschätzten Vorteile des Buddy-Programms besteht darin, dass es auch für die Work Buddies von großem Nutzen ist. Die Weitergabe von Wissen an neue Mitarbeiter vertieft das Verständnis für deren Rolle und ist somit ein wirksames Mittel zur Entwicklung ihrer Führungs- und Managementfähigkeiten.
🆚 Was ist der Unterschied zwischen einem Buddy und einem Mentor?
Bei Pinterest scheinen die Grenzen zwischen einem Buddy und einem Mentor leicht zu verschwimmen. Aber in den meisten Fällen haben ein Buddy und ein Mentor einen unterschiedlichen Kontext.
Buddies sind in der Regel Gleichaltrige, die neuen Mitarbeitern für einen kurzen und begrenzten Zeitraum helfen. Sie kommen oft aus einer ähnlichen Funktion und konzentrieren sich manchmal eher auf die kulturellen Aspekte.
Mentoren sind nicht gleichgestellte, erfahrene Mitarbeiter, die sich auf kurz- und langfristige Karriereziele konzentrieren.
Ist es also wichtig, ein Buddy-Programm einzuführen, wenn Sie bereits ein Mentorenprogramm haben?
Ganz bestimmt, ja.
Das Microsoft-Pilotprogramm hat ergeben, dass ein Arbeitskollege in hohem Maße mit der Zufriedenheit neuer Mitarbeiter korreliert und einen Kontext liefert, den ein Mentor möglicherweise nicht bieten kann.
🛠 Wie man ein Onboarding-Programm erstellt (Vorlage + Checkliste)
Für ein erfolgreiches Onboarding-Programm gibt es drei Voraussetzungen:
Der richtige Kumpel;
Der richtige Arbeitsablauf;
Das richtige System.
Der richtige Buddy: Auswahl von Onboarding-Buddies für neue Mitarbeiter
Microsofts Pilotprogramm ermittelte, dass der richtige Kumpel haben sollte:
Ausreichende Kenntnisse über die Rolle des neuen Mitarbeiters;
Sollten Sie Buddies auswählen oder sollten Ihre Mitarbeiter freiwillig am Buddy-Programm teilnehmen?
In einem Papier des Project Management Institute wird der richtige Buddy als ein Mitarbeiter beschrieben, der "bereit und in der Lage ist, andere zu betreuen".
Es ist also ein bisschen von beidem.
Betonen Sie bei der Einführung des Buddy-Programms die Vorteile des Programms, um mehr Mitarbeiter zur Teilnahme zu bewegen. Sie können dann Filter anwenden, um die fähigsten Buddies zu finden.
Ein Onboarding-Buddy sollte jemand sein, der die Werte Ihrer Organisation hochhält Werte und dabei hilft, ein Gefühl von Stolz und Loyalität bei neuen Mitarbeitern.
Nach sorgfältiger Beobachtung von Daten und Gesprächen mit Personen, die an einem Buddy-Programm teilgenommen haben, haben wir diese kostenlose Checkliste erstellt, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Buddy hilft:
Senden Sie sie an neue und potenzielle Mitarbeiter.
Erstellen Sie den perfekten Match anhand von Kriterien wie Rolle, Verfügbarkeit und vielem mehr.
Der richtige Arbeitsablauf: Ein Beispiel für einen Arbeitsablauf
Sie brauchen keine großen Investitionen oder Ressourcen, um ein Buddy-Programm einzuführen.
Alles, was Sie brauchen, sind Antworten auf einige Fragen, die Ihnen helfen, ein Programm zu entwickeln, das perfekt auf die Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter und Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Wir haben einen Muster-Workflow für Sie erstellt, der Ihnen als Anleitung für ein gutes Buddy-Programm dient.
Schreiben Sie zunächst die Antworten auf die folgenden Fragen auf:
(Hier finden Sie auch Beispielantworten, die Ihnen die richtige Richtung weisen)
Was ist der Zweck des Buddy-Programms?
Unterstützung bei der Orientierung neuer Mitarbeiter.
💡Den Muster-Workflow können Sie hier kostenlos als PDF-Checkliste herunterladen.
Das richtige System: Ein System finden, das für Sie funktioniert
Das Buddy-Programm von Microsoft arbeitet auf einer internen Website und verwendet automatische Erinnerungen an alle Beteiligten, um den Prozess voranzutreiben. Aber wenn das nicht möglich ist, machen Sie sich nichts draus.
Wichtig ist, dass Sie sich genügend Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass Sie den Anforderungen ausgewählter Kollegen und insbesondere der neuen Mitarbeiter gerecht werden.
Befolgen Sie diese Checkliste, um ein Buddy-Programm in Ihrem Unternehmen einzuführen, das über eine einfache und formale Dokumentation verfügt:
Diese Checkliste eignet sich gut für schlanke Organisationen oder wenn Sie ein Programm testen, um seine Wirksamkeit zu ermitteln. Aber bedenken Sie, dass die manuelle Durchführung für wachsende und größere Organisationen einen erheblichen Aufwand bedeutet, was die Skalierung erschwert.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Onboarding-Lösung für Mitarbeiter suchen, die mit Slack integriert und vollständig automatisiert ist, sprechen Sie mit einem Onboarding-Experten bei Zavvy, und wir werden Sie einbinden.
Und ja - Sie können den Buddy-Prozess sogar automatisieren! Wir haben eine gebrauchsfertige Vorlage für Sie.
📝 Mustervorlagen für Buddy-Programme zur Umsetzung
Damit ein Buddy-Programm für neue Mitarbeiter erfolgreich sein kann, müssen Sie Buddy-Mitglieder mit den richtigen Eigenschaften und Fähigkeiten auswählen. Es ist wichtig, dass Sie im Voraus Richtlinien für den Buddy und den neuen Mitarbeiter festlegen.
Da die COVID-19-Pandemie beispiellos war, waren die meisten Buddy-Programme nicht auf die derzeitige Realität von Hybrid- und Fernarbeit ausgerichtet. Daher ist es wichtig, die richtigen Buddies auszuwählen und die richtigen Erwartungen zu setzen. Es kann den Unterschied ausmachen, ob sich ein neuer Mitarbeiter während seiner Einarbeitung unterstützt oder vernachlässigt fühlt.
Es ist wichtig, dass Sie sowohl Ihre Kollegen als auch die neuen Mitarbeiter auf dem Weg dorthin begleiten, wenn Sie wollen, dass beide Seiten den größtmöglichen Nutzen aus der Erfahrung ziehen, ohne selbst zu viel Vorbereitungszeit zu investieren.
Wenn Sie Zavvy verwenden, finden Sie in unseren Vorlagen viele Beispielnachrichten, die Sie anpassen können. Aber auch wenn Sie das nicht tun, können Sie sich von den folgenden Beispielen inspirieren lassen.
Beispielnachricht - Tag 1
Beispielnachricht - Nach 30 Tagen
📊 Musterumfragen zum Buddy-Programm
Wenn Sie das Buddy-Programm zum ersten Mal in Ihrem Unternehmen einführen, ist es eine Herausforderung zu wissen, was ein neuer Mitarbeiter erwartet. Und es ist nur natürlich, dass Sie auf dem Weg dorthin einige Fehler machen werden.
Die Entwicklung eines Buddy-Programms, von dem neue Mitarbeiter profitieren können, ist ein kontinuierlicher Prozess. Um Sie auf diesem Weg zu unterstützen, haben wir eine Umfrage entwickelt, die Sie zur Verbesserung Ihres Programms nutzen können.
Sie können diese beiden Umfragen speichern und mit Ihren neuen Mitarbeitern teilen. Dies schafft einen effektiven Kommunikationskanal, hilft, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen, und setzt klare Erwartungen.
Für Neueinstellungen
Für derzeitige Mitarbeiter (Kumpel)
💡 Suchen Sie nach mehr Inspiration? Sehen Sie sich 15+ weitere Onboarding-Vorlagen an. Wir können Ihnen garantieren, dass etwas für Sie dabei ist.
🏢 Mini-Fallstudie - Das Buddy-Programm von Microsoft: Die wichtigsten Ergebnisse
Microsoft hat seinen Onboarding-Prozess kontinuierlich optimiert und ist zu einem einfachen Ergebnis gekommen:
Onboarding-Buddies spielen eine zentrale Rolle für ein erfolgreiches Onboarding-Erlebnis.
Das Pilotprogramm, an dem 600 Mitarbeiter aus dem gesamten Unternehmen teilnahmen, brachte drei wichtige Erkenntnisse:
Onboarding-Buddies bieten den dringend benötigten Kontext: Mitarbeiterhandbücher bilden die Grundlage, aber Onboarding-Buddies gehen noch einen Schritt weiter. Ein Handbuch kann unmöglich unausgesprochene Regeln enthalten oder ein Verständnis dafür, wie man sich in der Organisationsmatrix und den kulturellen Normen zurechtfindet, die zu einer reibungsloseren Erfahrung führen.
Ein Treffen mit Onboarding Buddies steigert häufig die Produktivität: Es besteht eine starke Korrelation zwischen 1:1-Treffen mit Onboarding-Buddies und der Wahrnehmung der neuen Mitarbeiter, wie schnell sie produktiv werden. 56 % der neuen Mitarbeiter, die ihren Onboarding Buddy in den ersten 90 Tagen mindestens einmal getroffen haben, trugen "viel mehr" zum Erfolg ihres Teams bei.
Mitarbeiter mit Onboarding-Buddies berichten von größerer Zufriedenheit: Im Vergleich zu Mitarbeitern ohne Buddy waren neue Mitarbeiter mit Buddy nach der ersten Woche am Arbeitsplatz 23 % zufriedener. Nach 90 Tagen meldeten die Mitarbeiter mit Buddies eine um 36 % höhere Zufriedenheit.
Nach dem Erfolg des Pilotprogramms beschloss Microsoft, sein Onboarding-Buddy-Programm für neue Mitarbeiter auszuweiten und eine interne Website einzurichten, auf der Personalverantwortliche neue Mitarbeiter mit bestehenden Mitarbeitern zusammenbringen können, um sich gegenseitig zu unterstützen.
📱 Mini-Fallstudie - Buffer's buddy program: Erkenntnisse aus einem Remote-First-Programm
Bufferein Unternehmen, das seine ersten Mitarbeiter aus der Ferne einstellt, nahm sich viel Zeit, um sein Onboarding-Programm zu perfektionieren. Das 45-tägige Bootcamp wurde durch einen Einarbeitungsprozess ersetzt, der die Vielfalt fördert, psychologische Sicherheit bietet und neuen Mitarbeitern die gleichen Vorteile wie anderen Vollzeitbeschäftigten ermöglicht.
Das Buddy-System ist einzigartig. Buffer verwendet ein Dreier-Buddy-System mit definierten Rollen und unterschiedlichen Sitzungsfrequenzen, um neuen Mitarbeitern zu helfen:
Leader-Buddy - Teammitglied mit viel Erfahrung, ähnlich wie ein Manager.
Role-Buddy - ein Mitarbeiter, der die Rolle des neuen Mitarbeiters kennt und ein Gleichgesinnter ist.
Culture-buddy - der erfahrenste Buddy, der den Bewerbern hilft, die Vision, Kultur und Strategie des Unternehmens kennen zu lernen.
Dieses System hat sich bei Neueinstellungen unter Buffer so bewährt, dass sogar Google ein ähnliches System eingeführt hat.
Unternehmen, die ein ähnliches Remote-Buddy-Programm einführen wollen, müssen zwei wichtige Aspekte berücksichtigen:
Art der Kommunikation: Nicht jede Kommunikation kann synchron erfolgen. Schaffen Sie Möglichkeiten für asynchrone Treffen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sowohl die Kollegen als auch die neuen Mitarbeiter genügend Zeit haben, sich zu treffen. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass es sich um eine zeitgebundene Partnerschaft handelt.
Tech Stack als Ersatz: Die Rolle als Arbeitskollege eines neuen Mitarbeiters sollte sich nicht wie zusätzliche Arbeit anfühlen. Leiten Sie bestehende Mitarbeiter durch den Prozess, indem Sie ihnen Ratschläge und Struktur geben, wenn sie sie brauchen - und wo sie sind.
👥 Wie (und warum) Sie Ihr Buddy-Programm für neue Mitarbeiter mit Zavvy einrichten
Wenn Sie es gut planen, kann der Betrieb eines Buddy-Systems eine Menge Arbeit bedeuten. Der Erfolg Ihres Projekts wird auch davon abhängen, ob Sie
Allen Beteiligten eine Anleitung geben, um das Programm optimal zu nutzen
Binden Sie die Menschen zum richtigen Zeitpunkt ein und erinnern Sie sie daran, anstatt sie mit einem riesigen Leitfaden zu überwältigen
Feedback sammeln, um den Arbeitsablauf kontinuierlich zu verbessern
Mit Zavvy können Sie Onboarding-Buddy-Programme zu einem zentralen Bestandteil Ihres Onboarding-Prozesses machen.
Schritt 1: 👤 Finden Sie den richtigen Kumpel für Ihren neuen Mitarbeiter
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie entscheiden können, wer der Kumpel Ihres neuen Mitarbeiters ist. Zum Beispiel:
Wählen Sie Buddies aus und weisen Sie sie jedem neuen Mitarbeiter einzeln zu,
Versenden Sie eine Umfrage in Ihrem Unternehmen und bitten Sie um Freiwillige, die nach dem Zufallsprinzip zugewiesen werden, oder
Bitten Sie den Vorgesetzten eines neuen Mitarbeiters, einen Partner zu wählen.
🤖 S ie können dies mit dem Frageschritt von Zavvy automatisieren. Schicken Sie dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters ein paar Wochen vor dessen Arbeitsbeginn einen Frageschritt und bitten Sie ihn, mit dem Namen eines Buddy zu antworten. Auf diese Weise brauchen Sie nicht für jeden neuen Mitarbeiter einen Buddy zu finden, sondern können einfach den Buddy zuweisen, den der Vorgesetzte vorschlägt.
Sie können den Buddy des neuen Mitarbeiters jederzeit hinzufügen, auch nachdem die Onboarding-Reise begonnen hat.
Schritt 2: 📅 Erstellen Sie Schritte für die Buddies in Ihrer Onboarding Journey
Zum Beispiel:
Tag 1: 🚀 Begrüßung des neuen Mitarbeiters
Tag 5: 🌯 Gehen Sie zum Mittagessen
Tag 30: 🎉 Einchecken
Es steht Ihnen frei, das zu erstellen, was am besten zu den Abläufen in Ihrem Unternehmen passt. Für den Anfang haben wir jedoch eine Bibliothek mit Vorlagen für Nachrichten, Aufgaben oder Fragen erstellt, die Sie an Ihre Freunde senden können.
Schritt 3: ⚙️ Schalten Sie alles auf Autopilot und entspannen Sie sich
➡️ Buddy-Programme sind eine einfache Möglichkeit, Ihren Onboarding-Prozess zu verbessern
Laut HCI berichten 87 % der Unternehmen, die ein Buddy-Programm eingeführt haben, dass sich die Fähigkeiten neuer Mitarbeiter verbessert haben, aber nur 47 % der Unternehmen haben ein solches Programm.
Mit einem soliden Plan, Experimenten und Offenheit für Feedback kann das Buddy-Programm Ihres Unternehmens dazu beitragen, die Einführungsziele schneller und einfacher zu erreichen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, von dem alle Beteiligten profitieren.
Sie brauchen kein kompliziertes oder übertriebenes Buddy-Programm. Wichtig ist, dass Sie Ihren neuen Mitarbeitern die richtige Art von Unterstützung bieten und ihnen den Einstieg in ihre neue Rolle erleichtern können. Ein Buddy-Programm ist nur eines der wenigen wesentlichen Elemente eines Onboarding-Programms.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie neue Mitarbeiter in dieser Zeit willkommen heißen können, holen Sie sich unsere KOSTENLOSE Checkliste für die Einarbeitung von Mitarbeitern aus der Ferne hier.
Sneh ist Ingenieurin und Content-Marketer und liebt Tech-Startups, die sich mit Marketing beschäftigen. Sie ist Content Marketing Manager bei Animalz, arbeitet nebenbei als Content Marketer und Strategin und moderiert einen Podcast - Bet On People. Wenn sie nicht online ist, kann man sie beim Lesen von Büchern, beim Streicheln ihrer Hunde oder beim Hören von Musik antreffen.