Wie man eine Leistungsbeurteilungsbesprechung durchführt: Ihr vollständiger Leitfaden
Sie haben die Leistungsbeurteilungen geplant, ausgeteilt und von allen ausgefüllt. Jetzt fehlt nur noch eines: die Übergabe des Ergebnisses an Ihre Mitarbeiter in einer Leistungsbeurteilungsbesprechung.
Unabhängig von der bisherigen Erfahrung kann sich die Organisation dieser Art von Treffen entmutigend anfühlen.
Die Vorbereitung auf eine Leistungsbeurteilungsbesprechung hilft Ihnen, ruhig zu bleiben und angemessenes Feedback zu geben. Denn auch bei konstruktiver Kritik macht die Art und Weise, wie man sie äußert, den entscheidenden Unterschied.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Leistungsbeurteilungsbesprechung mit Ihren Mitarbeitern durchführen. Am Ende werden Sie sich besser gerüstet fühlen, um diesen Eckpfeiler des Beurteilungsprozesses zu bewältigen.
💁 Was ist eine Leistungsbeurteilungsbesprechung?
Eine Leistungsbeurteilung ist ein formelles Gespräch zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten, in dem die Arbeitsleistung des Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum bewertet wird.
Diese Sitzungen sind in der Regel Teil des umfassenderen Leistungsmanagementsystems einer Organisation und finden oft regelmäßig statt, z. B. jährlich oder halbjährlich. Manche Unternehmen führen sie jedoch auch häufiger durch.
Eine Leistungsbeurteilung soll einen Raum für den Austausch von Feedback zu den Stärken und verbesserungswürdigen Bereichen eines Mitarbeiters schaffen. Es ist auch eine Gelegenheit für den Mitarbeiter und den Vorgesetzten, die Leistungen, Herausforderungen und Ziele des Mitarbeiters zu besprechen. Darüber hinaus können sie bestimmte Projekte oder Aufgaben, die allgemeine Arbeitsleistung oder die mit der Stelle verbundenen Fähigkeiten und Kompetenzen besprechen.
Tipp: Um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen, müssen bei der Leistungsbewertung die richtigen Fragen gestellt werden.
➡️ Lesen Sie unseren Artikel über Mitarbeiterbeurteilungen, um mehr über den gesamten Prozess zu erfahren.
✍️ Wie man eine Leistungsbeurteilung durchführt: Vergessen Sie nicht die Vorbereitung
Die Art und Weise, wie Sie die Ergebnisse liefern, ist entscheidend. Jeder möchte sich gesehen und geschätzt fühlen und wissen, dass seine Arbeit einen Unterschied macht. Eine Leistungsbeurteilung ist die Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass sie wichtig sind - und wie.
Unabhängig von jeglicher konstruktiver Kritik können Sie lernen, wie Sie diese Art von Besprechung so durchführen, dass Ihre Mitarbeiter inspiriert und motiviert nach Hause gehen, um weiter zu wachsen!
In der Vorbereitungsphase haben die Manager einige wichtige Aufgaben.
Sammeln und Überprüfen von Leistungsdaten
Wenn Sie eine 360°-Leistungsbewertung durchführen, müssen Sie die Leistungsbewertungen mehrerer Teilnehmer erfassen.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welches Feedback Sie Ihrem Mitarbeiter geben sollten und wie Sie die Ergebnisse interpretieren können.
Festlegung von Zielen
Was wollen Sie aus dem Treffen mitnehmen?
Im Idealfall möchten Sie, dass Ihr Mitarbeiter mit klaren Zielen und Aktionsschritten nach Hause geht und keine Unklarheiten über die Ergebnisse seiner Leistungsbewertung hat.
Sie möchten auch, dass sie sich motiviert und inspiriert fühlen, weiter zu arbeiten und noch bessere Leistungen zu erbringen.
Tipp: Das Schlimmste ist, wenn man ohne klare Tagesordnung in eine Besprechung geht und feststellt, dass man die ganze Zeit nur Smalltalk gemacht hat , ohne klare Erkenntnisse und Handlungsschritte.
Erstellung einer Tagesordnung
Die Tagesordnung sollte einen Überblick darüber geben, was Sie in der Sitzung behandeln werden. Schicken Sie sie Ihren Teilnehmern im Voraus per E-Mail - mehr dazu im nächsten Abschnitt.
➡️ Sehen Sie sich unsere Vorlage für die Tagesordnung der vierteljährlichen Besprechung an.
💡 Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung und Tipps für Leistungsbeurteilungsgespräche
Im Folgenden finden Sie unsere Empfehlungen für effektive Leistungsbeurteilungsgespräche.
Zum schnellen Nachschlagen finden Sie die im nächsten Abschnitt beschriebenen Schritte als Checkliste.
Erwartungen setzen
Eine erfolgreiche Leistungsbeurteilungsbesprechung beginnt schon vor der festgelegten Uhrzeit und dem Tag; sie beginnt, wenn Sie die Einladung zur Besprechung verschicken.
Geben Sie in der Einladung einen Überblick über die Tagesordnung, etwaige Vorbereitungen und darüber, was Ihre Mitarbeiter erwarten können.
Bitten Sie sie, sich vor dem Treffen mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn sie Fragen haben.
Tipp: Neben gut vorbereiteten Mitarbeitern trägt die Festlegung von Erwartungen auch zur Beruhigung der Nerven bei, da sie die Zahl der Unbekannten und möglichen unangenehmen Überraschungen verringert.
Arbeit mit Zielen
Gute Leistung ist ein höchst subjektives Konzept, wenn wir nicht mit Zielen arbeiten. Die Grundlage für Bewertungen ist die Leistung Ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu ihren individuellen (und teamspezifischen) Zielen. Dies ist auch das, was Sie in einer Leistungsbeurteilung besprechen werden. Unsere empfohlene Zielsetzungsmethode sind SMART-Ziele: Ziele setzen, die
- Spezifisch: Es sollte keine Unklarheiten über den Umfang des Ziels geben. Ein Beispiel für ein unspezifisches Ziel ist "unsere Followerschaft in den sozialen Medien vergrößern". Ein spezifisches Ziel wäre "unsere Social-Media-Anhängerschaft innerhalb von 2 Monaten um 5000 Follower vergrößern". Dieses Beispiel umfasst auch andere Teile der SMART-Ziele.
- Messbar: Ein messbares Ziel bedeutet, dass Sie mit einer Schlüsselkennzahl arbeiten, die quantifiziert werden kann. Im obigen Beispiel ist "5000 Follower" ein Ziel, das das Ziel messbar macht.
- Erreichbar: Um die Mitarbeiter zu motivieren, ist es wichtig, dass die Ziele (mit etwas Anstrengung!) erreichbar erscheinen. Wenn das Ziel zu weit hergeholt ist, könnten sie sich entmutigt fühlen.
- Relevant: Es sollte einen klaren Grund geben, warum Sie auf dieses bestimmte Ziel hinarbeiten. Die Überprüfung von Social-Media-Kennzahlen wäre zum Beispiel eher für einen Marketing-Manager als für einen Kundendienstmitarbeiter geeignet.
- Zeitgebunden: Sie brauchen eine Frist für die Erreichung des Ziels. Idealerweise sollten Sie mit Zielen arbeiten, die Sie vor der nächsten Leistungsbeurteilung erreichen können, damit Sie das Ergebnis besprechen können.
Ein SMART-Ziel sollte auch für jemanden ohne Fachwissen in Ihrer Nische leicht verständlich sein. Zum Beispiel kann jeder das Konzept von 5000 Followern innerhalb von zwei Monaten verstehen, auch wenn er wenig Ahnung von sozialen Medien hat.
Die Mitarbeiter können dann vor ihrer nächsten Leistungsbeurteilung auf diese Ziele hinarbeiten.
🕵️♀️ Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, haben wir einen Leitfaden erstellt, in dem Sie mehr über den Unterschied zwischen Leistungszielen und Entwicklungszielen erfahren.
Erörterung von Erfolgen und Unzulänglichkeiten
Anhand der Ziele lässt sich leichter erkennen, wo der Mitarbeiter die Erwartungen erfüllt oder übertroffen hat und wo er hinter den Erwartungen zurückgeblieben ist.
Hier sind unsere Tipps für Gespräche über Leistungen:
- Die Besprechung der Leistung und die Erteilung von konstruktivem Feedback ist der zentrale Teil einer Leistungsbeurteilung, vor der sich viele neue Führungskräfte fürchten. Denken Sie daran, dass es mehr darauf ankommt, wie Sie das Feedback geben, als darauf, worum es geht.
- Konzentrieren Sie sich darauf, wie die Mitarbeiter vermeiden können, das zu wiederholen, was schief gelaufen ist, anstatt die Fehler der Vergangenheit zu beschuldigen.
- Finden Sie die Balance zwischen Einfühlungsvermögen einerseits und Autorität andererseits. Das zu schaffen, erfordert Übung. Aber es wird mit jeder Leistungsbeurteilung einfacher.
- Achten Sie darauf, dass Ihr Feedback so konstruktiv und objektiv wie möglich ist. Nutzen Sie ggf. Kennzahlen, um Ihre Argumente mit Zahlen zu untermauern.
- Durch aktives Zuhören können Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, gehört zu werden, und dafür sorgen, dass ihre Botschaft besser ankommt. Kurz gesagt bedeutet dies, dass Sie ihnen die Bedeutung ihrer Botschaft in Ihren eigenen Worten wiedergeben. Dazu gehört auch, dass Sie präsent sind und ihnen Ihre volle Aufmerksamkeit schenken.
- Halten Sie Augenkontakt, wenn es sich um ein persönliches Treffen handelt, und schauen Sie auf den Bildschirm, wenn Sie eine Online-Diskussion führen. Ein Blick auf Ihr Telefon ist ein absolutes Tabu, wenn Sie aktives Zuhören üben.
Tipp: Haben Sie keine Angst vor der Stille! Die bedeutendsten Durchbrüche werden erzielt, wenn wir den Menschen Raum zum Nachdenken geben und die Punkte miteinander verbinden, anstatt sie vorschnell auszufüllen und ein potenziell unangenehmes Schweigen zu vermeiden.
💡 Möchten Sie weitere Tipps und Beispiele? Sehen Sie sich unsere Beispiele für konstruktives Feedback an.
Verbesserungswürdige Bereiche hervorheben
Die Bereiche, in denen Ihr Mitarbeiter seine Ziele nicht erreicht hat, sollten idealerweise der Schwerpunkt der nächsten Zeit sein.
Warum glauben sie, dass sie das Ziel nicht erreicht haben?
- Lag es an schlechter Leistung, Arbeitsmoral und mangelnder Motivation?
- Hätten Sie mehr tun können, um sie zu unterstützen?
- Hätten sie zusätzliche Schulungen oder Ressourcen benötigt?
- Gibt es Lücken im Prozess der Leistungsüberprüfung?
- Oder waren die Leistungsziele der Mitarbeiter zu optimistisch?
Was auch immer der Grund sein mag, Sie müssen sicherstellen, dass sich Manager und Mitarbeiter über die zu verbessernden Bereiche im Klaren sind, bevor Sie weitere Schritte unternehmen.
Wenn Sie über Wachstumsbereiche sprechen, coachen Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie sie ermutigen, Lösungen zu finden, anstatt sie aufzuzwingen.
Tipp: Ein Coaching-Ansatz erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter die notwendigen Anpassungen vornehmen. Schließlich haben sie die Aufgaben an sich selbst delegiert, nicht an Sie!
👀 Wenn Sie einen Coaching-Ansatz für Leistung und Wachstum in der Praxis sehen möchten, lesen Sie unsere ausführliche Fallstudie zur Mitarbeiterentwicklung bei Spotify. Spotify ist zweifelsohne eine der besten lernenden Organisationen, die es gibt.
➡️ Erfahren Sie mehr über die Verbesserung des Leistungsmanagements und die zu messenden Leistungskennzahlen für Mitarbeiter in unseren vollständigen Leitfäden.
Ziele für den nächsten Überprüfungszeitraum festlegen
Lassen Sie die Erkenntnisse aus der letzten Zielsetzung in die Ziele für den kommenden Zeitraum einfließen. Die Arbeit mit stärkenbasierten Zielen kann dabei helfen, einen Aktionsplan zu erstellen, der die Stärken einer Person nutzt, anstatt ihre Schwächen zu beheben. Dies kann die Mitarbeiter dazu ermutigen, bessere Arbeit zu leisten. Außerdem tun viele Menschen lieber Dinge, die sie gut können, als Dinge, die sie als Herausforderung empfinden.
Tipp: Es ist wichtig, die Ergebnisse der Leistungsbeurteilung für die Zukunft zu dokumentieren.
Nachfassaktionen einplanen
Wir empfehlen regelmäßige Kontrollen während des kommenden Überprüfungszeitraums.
Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch in beide Richtungen verläuft.
Stellen Sie offene Fragen, um den Mitarbeiter noch mehr einzubinden.
Die Einbindung Ihrer Mitarbeiter ist der Schlüssel, um Ihre Leistungsbeurteilungen von der Leistungsmessung zum Leistungsmanagement zu machen.
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📝 Wie strukturieren Sie eine Leistungsbeurteilungsbesprechung? Beispiel für die Tagesordnung einer Sitzung
Verwenden Sie diese Checkliste, in der die oben genannten Punkte zusammengefasst sind, für effektive Besprechungen.
- Legen Sie Erwartungen fest - Teilen Sie Ihren Mitarbeitern in der Einladung mit, was sie von dem Treffen erwarten können und welche Vorbereitungen erforderlich sind.
- Arbeiten Sie mit Zielen - Verwenden Sie SMART-Ziele als Grundlage für die Bewertung.
- Diskutieren Sie über Erreichtes - Denken Sie daran, aktiv zuzuhören und zu besprechen, was Sie und Ihr Gesprächspartner hätten besser machen können.
- Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen - Ermöglichen Sie Ihrem Mitarbeiter, Lösungen für Leistungsprobleme zu entwickeln.
- Setzen Sie Ziele für den nächsten Beurteilungszeitraum - Lassen Sie die Vergangenheit in die Zukunft einfließen, um realistische Ziele zu setzen, aber stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter herausfordern.
- Planen Sie Folgegespräche - Folgegespräche können den Ausschlag für oder gegen eine Leistungsbeurteilung geben. Sie helfen Ihren Mitarbeitern, den Kurs zu korrigieren und Missverständnisse aufzudecken, bevor sie zu Fehlern werden.
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🏆 5 Vorteile der Durchführung von Leistungsbewertungsgesprächen
Tools und Softwarelösungen können den Leistungsmanagementprozess erheblich verbessern. Sie ersetzen jedoch nicht das direkte Gespräch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.
Leistungsbewertungsgespräche - persönlich oder online - sind von unschätzbarem Wert. Hier ist der Grund dafür.
Sie sorgen für gegenseitiges Verständnis
Mit der richtigen Kommunikation können Sie viele Fehler vermeiden. Kommunikation ist der Schlüssel zu beruflichem Wachstum und Erfolg - umso mehr bei Teams, die aus der Ferne arbeiten, denn man kann nicht einfach an einem Kollegen vorbeigehen und eine Frage stellen. Alles muss detailliert dargelegt werden, denn jeder hat eine andere Vorstellung von gesundem Menschenverstand oder davon, wie man bestimmte Verfahren durchführt.
Ein Gespräch zur Leistungsbeurteilung ist eine Gelegenheit, um zu klären, ob Sie in Bezug auf die Leistung des Mitarbeiters, die Maßnahmen und die Ziele des Mitarbeiters auf derselben Seite stehen.
Leistungsbeurteilungsgespräche geben einen positiven und zukunftsorientierten Ton an
Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen konstruktiver Kritik und positivem Feedback. Setzen Sie Maßstäbe für künftige Leistungen und verbinden Sie diese mit den potenziellen Vorteilen sowohl für Ihren Mitarbeiter als auch für das gesamte Team. Die Mitarbeiter werden motivierter sein, gute Arbeit zu leisten, wenn sie sehen, wie ihre Beiträge zum Gewinn des Unternehmens beitragen.
Sie fördern das Wachstum
Das Leistungsfeedback gibt klare Hinweise darauf, wo Verbesserungen erforderlich sind und worauf sich jeder Mitarbeiter im kommenden Beurteilungszeitraum konzentrieren muss. Es ist einfacher zu wachsen, wenn man etwas hat, mit dem man sich messen kann (seine Ziele). Außerdem sind persönliche Treffen, wann immer möglich, oder virtuelle Einzelgespräche mit dem Vorgesetzten aussagekräftiger, als wenn man die Ergebnisse der Leistungsbeurteilung einfach per E-Mail erhält.
Sie heben Leistungen und Potenziale hervor
In diesen Besprechungen werden Leistungen und Potenziale hervorgehoben, was zur Motivation und zum Engagement Ihrer Teammitglieder beiträgt. Wenn Sie mit stärkenbasierten Zielen arbeiten, können diese manchmal gefürchteten Besprechungen einen viel positiveren Ton haben und den Mitarbeitern helfen, ihre natürlichen Stärken innerhalb der Organisation zu nutzen.
Sie tragen zu einer höheren Gesamtleistung bei
Eine höhere Gesamtleistung ist aus der Sicht des Einzelnen und des Unternehmens ein klarer Vorteil.
Es ist leicht anzunehmen, dass die Menschen in unserem digitalen Zeitalter eine schnelle E-Mail oder Textnachricht bevorzugen, aber das ist eine Menge verpasstes Potenzial.
Leistungsbeurteilungen sind sehr viel ergiebiger, wenn sie in Form einer Sitzung und nicht als einseitiges Gespräch organisiert werden.
😟 Umgang mit sensiblen Themen in Leistungsbeurteilungsgesprächen
Als Vorgesetzter müssen Sie bereit sein, heikle Themen (z. B. unzureichende Leistungen) in der Leistungsbeurteilungsbesprechung anzusprechen, was der nervenaufreibendste Teil der Besprechung sein kann.
Hier sind unsere besten Tipps für die Bewältigung dieser Herausforderung.
- Untermauern Sie Ihr Feedback wann immer möglich mit Daten, um es so objektiv wie möglich zu gestalten. Ein Beispiel: Anstatt zu sagen: "Ihre Leistung entsprach nicht den Standards", sagen Sie: "Ihr Verkaufsziel für den letzten Beurteilungszeitraum war 1 Million Dollar, und Sie haben 100.000 Dollar erreicht." Die unzureichende Leistung ist nur eine Tatsache und keine persönliche Meinung. Schwieriger wird es bei der Bewertung "weicher" Qualitäten, wie z. B. der Kommunikationsfähigkeit.
- Anstatt die Kritik im Voraus zu äußern, sollten Sie Ihren Mitarbeiter auffordern, seine Gedanken zu dem Bereich mitzuteilen, in dem er nicht so gut abgeschnitten hat. Zum Beispiel: "Was haben Sie zu Ihren Verkaufsergebnissen im letzten Beurteilungszeitraum zu sagen?". Wenn sie sich ihrer selbst bewusst sind, werden sie wissen, dass ihre Ergebnisse hinter den Erwartungen zurückgeblieben sind, und sie werden motiviert sein, warum. Schwieriger ist es bei Mitarbeitern, denen es an Selbstbewusstsein und Verantwortungsbewusstsein mangelt.
- Menschen, die in die Defensive geraten und die Schuld bei anderen suchen, tun dies oft aufgrund verschiedener Ängste, an denen sie festhalten. Suchen Sie so weit wie möglich nach der Ursache für die Angst. Vielleicht haben sie Angst, ihren Arbeitsplatz zu verlieren, wenn sie zugeben, dass sie einen Fehler gemacht oder nicht die erwartete Leistung erbracht haben. Möglicherweise haben sie auch Schuld- und Schamgefühle im Zusammenhang mit Fehlern und lenken diese als Bewältigungsstrategie ab.
- Seien Sie mitfühlend und einfühlsam. Versuchen Sie, sich in die Lage Ihres Mitarbeiters zu versetzen und zu verstehen, warum er seine Ziele nicht erreicht hat oder was nicht wie geplant gelaufen ist. Versuchen Sie herauszufinden, ob es einen tieferen Grund gibt. Vielleicht hat der Mitarbeiter mit einer Situation in seinem Privatleben zu kämpfen, über die er nur ungern spricht.
- Planen Sie, was Sie sagen wollen, aber schreiben Sie kein Skript. Ihre Worte müssen natürlich fließen, damit sie nicht gezwungen wirken. Bereiten Sie sich mental darauf vor, indem Sie mögliche Ergebnisse durchdenken und überlegen, wie Sie damit umgehen werden. Wenn Sie bereit sind, aus jeder Leistungsbeurteilungsbesprechung zu lernen, werden Sie überrascht sein, wie schnell Sie sich verbessern und mit der Durchführung der Besprechungen vertraut werden!
- Seien Sie bereit, Ihre Einstellung zu ändern. Leistungsbeurteilungsgespräche sind keine Verhöre. Sie sind nicht dazu da, die Fehler der Vergangenheit aufzudecken oder dem Mitarbeiter Schuldgefühle für Dinge einzureden, die falsch gelaufen sind. Sie sollen dem Mitarbeiter helfen, sein volles Potenzial auszuschöpfen. Pflegen Sie eine Wachstumsmentalität, indem Sie sich auf die gelernten Lektionen und die Möglichkeiten zur Verbesserung konzentrieren.
💡 Man kann nicht gut genug vorbereitet sein, um mit sensiblen Themen umzugehen. Wenn Sie mehr Übung brauchen, schauen Sie sich unsere Schulung zum Thema Feedback geben und annehmen an.
➡️ Zavvy ermöglicht sinnvollere Leistungsbeurteilungsgespräche
Leistungsbeurteilungsgespräche sind für den Beurteilungsprozess unerlässlich und sollten von Ihrem Unternehmen nicht übersehen werden.
Das Ergebnis einer Besprechung kann über die Motivation und die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiter und damit auch über die Leistung Ihres Unternehmens entscheiden.
Sie wissen, dass Sie Ihre Zeit am strategischsten nutzen können, wenn Sie sich darauf vorbereiten, wie Sie das Feedback geben. Weniger optimal und zeitaufwendig ist die Verwaltung einer Leistungsbeurteilungsbesprechung.
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