Wie man ein faires und produktives Meeting zur Leistungskalibrierung veranstaltet
Ist Ihr Leistungsbeurteilungssystem fair und transparent?
Beurteilen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihrer Leistung und nicht nach persönlichen Vorurteilen oder Wahrnehmungen über ihre Arbeit?
Ermöglicht Ihr Prozess jedem Mitarbeiter, sich in Ihrem Unternehmen weiterzuentwickeln, unabhängig von Rang, Titel, Hintergrund oder Vorgesetztem?
Der beste Weg, diese Fragen mit "Ja" zu beantworten, ist die Durchführung von Leistungskalibrierungssitzungen als Teil Ihrer regelmäßigen Überprüfungszyklen.
Dieser Artikel wird:
- Erfahren Sie mehr über den Zweck von Leistungskalibrierungssitzungen.
- ihre Rolle im breiteren Leistungsbeurteilungsprozess zu untersuchen.
- Bietet praktische Tippsfür die Durchführung produktiver und fairer Kalibrierungssitzungen.
Wir versetzen Sie und Ihre Führungskräfte in die Lage, faire und produktive Leistungsbeurteilungen durchzuführen, die alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen befähigen und zum Wachstum anregen.
⚖️ Was ist eine Leistungskalibrierungssitzung?
Bei einer Leistungskalibrierungssitzung handelt es sich um eine strukturierte Sitzung, in der die Leistungsbewertungen oder -beurteilungen Ihrer Mitarbeiter bewertet und abgeglichen werden.
Manager und Bewerter der jeweiligen Teams oder Abteilungen kommen zusammen, um die Leistungsbewertungen der einzelnen Mitarbeiter zu überprüfen und zu besprechen und zu ermitteln, wie sie im Vergleich zueinander stehen. Ziel ist es, einen Konsens zu erzielen und ein einheitliches Verständnis der organisatorischen Leistungsniveaus zu schaffen.
Bei diesen Treffen könnten die Teilnehmer Faktoren wie
- Zielerreichung;
- Zuständigkeiten;
- Fähigkeiten;
- Verhaltensweisen;
- Gesamtleistung.
Was ist der Zweck von Leistungskalibrierungssitzungen?
Der Hauptzweck von Kalibrierungssitzungen besteht darin, Fairness, Konsistenz und Genauigkeit im Leistungsbewertungsprozess zu gewährleisten. Auf diese Weise werden Voreingenommenheiten minimiert, Diskrepanzen beseitigt und ein konsistenterer und objektiverer Ansatz zur Leistungsbewertung gefördert.
Beispiel: Alice und Jacob arbeiten in ähnlichen Funktionen und erzielen hervorragende Ergebnisse für das Team.
Alice erhält ihre Beurteilungen von einem strengen Vorgesetzten, der nur schwer zufrieden zu stellen ist, und erzielt insgesamt eine 6 von 10 Punkten.
Jacob erhält seine 8 von 10 Punkten von einem großzügigeren Manager, der glaubt, dass positive Bewertungen die Teammitglieder motivieren.
Auf den ersten Blick scheint Jacob das wichtigere Teammitglied zu sein. Es ist wahrscheinlicher, dass er für Beförderungen in Frage kommt und eine höhere Vergütung erhält, was Alice gegenüber unfair ist.
In den Besprechungen zur Leistungskalibrierung werden diese Unstimmigkeiten beseitigt und sichergestellt, dass Alice weiterhin motiviert ist, gute Leistungen für das Unternehmen zu erbringen.
Wie fügen sich die Kalibrierungsgespräche in den Gesamtprozess der Leistungsbeurteilung ein?
Kalibrierungsgespräche sollten in jedem Leistungsbewertungszyklus stattfinden, um Fairness und Konsistenz zu gewährleisten. Sie sollten Teil der umfassenderen Leistungsmanagementstrategie Ihres Unternehmens sein, die die Festlegung von Zielen, die Bewertung von Fortschritten und die Bereitstellung von Feedback umfasst.
Die Kalibrierung der Leistungsbeurteilung findet in der Regel am Ende des Beurteilungszeitraums statt, jedoch bevor die Mitarbeiter ihre Beurteilungsergebnisse erhalten oder an den Leistungsgesprächen teilnehmen. Bei diesem Treffen kommen alle Führungskräfte zusammen, um ihre jeweiligen Leistungsbeurteilungen zu überprüfen und eine gemeinsame Vereinbarung zu treffen.
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💡 6 Hauptgründe für die Durchführung von Kalibrierungssitzungen
Überlegen Sie es sich noch einmal, wenn Sie Kalibrierungssitzungen ausfallen lassen wollen. Hier sind sechs entscheidende Gründe, warum diese Sitzungen ein Muss in jedem Leistungsbewertungszyklus sind.
- Verbessern Sie das Engagement der Mitarbeiter: Kalibrierungsgespräche fördern ein Gefühl der Fairness und des Vertrauens in das Leistungsmanagementsystem, was letztlich das Engagement der Mitarbeiter steigert.
- Ermutigen Sie Vorgesetzte, ihre Leistungsbeurteilungen gründlich zu überdenken: Die Kalibrierung veranlasst die Beurteiler, über ihre Bewertungen nachzudenken, was zu einem aussagekräftigeren Feedback führt.
- regen Sie die Diskussion unter den Aufsichtspersonen an: Die Prüfer sind nicht allein, sondern Teil eines Teams. Kalibrierungssitzungen bieten ein Forum für einen offenen Dialog und die Berücksichtigung unterschiedlicher Führungsstile.
- Wenden Sie ähnliche Standards für alle Mitarbeiter an: Durch den objektiven Vergleich von Beurteilungen können Sie sicherstellen, dass für alle Mitarbeiter die gleichen Leistungsstandards gelten.
- Identifizierung von High und Low Performern für ein besseres Talentmanagement: Ein standardisierter Ansatz erleichtert die Identifizierung potenzieller Führungskandidaten oder die Unterstützung derjenigen, die sie benötigen.
- Voreingenommenheit ausmerzen: Leistungsbewertungssitzungen bieten eine gute Gelegenheit, den Leistungsbewertungsprozess zu überprüfen und zu verfeinern, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter fair beurteilt werden, und um Ungerechtigkeiten, ob absichtlich oder unabsichtlich, zu vermeiden.
🗣️ Wie führen Sie eine Leistungskalibrierungssitzung durch ?
1. Vorbereitung auf die Sitzung
Bitten Sie alle Vorgesetzten und Manager, Leistungsbeurteilungen auf der Grundlage der Ziele, Leistungen und des Feedbacks der Mitarbeiter zu erstellen. Führen Sie diesen Schritt vor der Sitzung durch - die Kalibrierungssitzung ist eine Gelegenheit, die Ergebnisse der Leistungsbeurteilung zu verbessern, anstatt die Mitarbeiter von Grund auf zu überprüfen.
Wenn Sie zuvor eine Reihe von Bewertungsstandards festgelegt haben, verteilen Sie diese, um die Manager bei ihrer Bewertung zu unterstützen.
Beispiel: Wenn Sie ein 5-Punkte-Bewertungssystem verwenden, bei dem 1 = unbefriedigend, 3 = durchschnittlich und 5 = hervorragend ist, müssen Sie klarstellen, was ein Mitarbeiter erreichen muss, um die jeweilige Note zu erhalten.
2. Sitzungslogistik und -planung
Bereiten Sie die Kalibrierungssitzungen im Voraus vor und berücksichtigen Sie dabei den Zeitplan Ihres Leistungsbewertungszyklus und die organisatorischen Anforderungen. Legen Sie einen Zeitplan mit den wichtigsten Terminen für den Kalibrierungsprozess fest und stellen Sie sicher, dass er stattfindet, bevor die Manager individuelle Leistungsbeurteilungen durchführen oder Vergütungs- und Beförderungsentscheidungen treffen.
Geben Sie eine Kalibrierungsagenda heraus, die die Erwartungen umreißt, und bitten Sie die Manager, ihre Entwürfe für die Leistungsbewertung vorzubereiten, um sinnvolle Diskussionen während der Sitzung zu ermöglichen.
3. Vergleich und Diskussion
Klären Sie zu Beginn des Gesprächs die allgemeinen Ziele Ihres Unternehmens und legen Sie das Leistungsniveau fest, das Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Nutzen Sie die Zeit des Treffens, um die Bewertungen der einzelnen Mitarbeiter in den Teams oder Abteilungen zu vergleichen, um Diskrepanzen, potenzielle Verzerrungen oder widersprüchliche Bewertungen zu ermitteln. Führen Sie offene Diskussionen über die Leistungsfaktoren, die Sie berücksichtigt haben, und tauschen Sie Perspektiven, Erkenntnisse und Begründungen zu den Bewertungen aus, die jeder Manager abgegeben hat.
Wenn Sie eine Inflation oder Deflation des Ratings feststellen, besprechen Sie die Möglichkeit einer Verzerrung des Ratings, einschließlich der Frage, wie sie entstehen kann und was Sie tun können, um sie zu beseitigen.
4. Abschließende Bewertung und Anpassung nach Bedarf
Erzielen Sie einen Gruppenkonsens und passen Sie die einzelnen Bewertungen an, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Leistungsstandards und Erwartungen übereinstimmen. Dokumentieren Sie alle Änderungen, einschließlich der Gründe für die Anpassung der Bewertung.
Wenn Sie Ihre Bewertungen abgeschlossen haben, schließen Sie die Besprechung ab, teilen Sie Ihren Mitarbeitern die Ergebnisse mit und treffen Sie Beförderungs- oder Vergütungsentscheidungen in dem Wissen, dass Ihr Verfahren fair ist.
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🧑🏻🤝🧑🏻 Wer sollte an einer Leistungskalibrierungssitzung teilnehmen?
Ihr Kalibrierungsmeeting hängt von der Größe und Zusammensetzung Ihrer Organisation ab, umfasst aber in der Regel eine Mischung aus:
- Abteilungsleiter und Vizepräsidenten;
- Menschen Partner;
- funktionsübergreifende Führungskräfte.
Befolgen Sie diese Richtlinien, um die Struktur Ihrer Besprechungen entsprechend der Unternehmensgröße festzulegen:
- Wachsende Unternehmen mit 1-50 Mitarbeitern: In kleinen Unternehmen empfiehlt es sich, 1:1-Sitzungen mit jedem Manager abzuhalten, der eine Leistungsbewertung vornimmt.
- Größere Unternehmen mit 50-150 Mitarbeitern: Es kann zu zeitaufwändig sein, 1:1-Gespräche mit jeder Führungskraft zu führen; bilden Sie stattdessen Kalibrierungsteams aus repräsentativen Vorgesetzten, die Leistungsbewertungen überprüfen und vergleichen.
- Unternehmen mit mehr als 150 Mitarbeitern: Setzen Sie einen Kalibrierungsausschuss aus Musterabteilungen ein, an dem die Personalabteilung aktiv beteiligt ist.
Denken Sie daran: Jede Kalibrierungssitzung soll die Einheitlichkeit in Ihrem Unternehmen fördern. Es geht nicht darum, ein Team dafür zu belohnen, dass es die Mitarbeiter mit den höchsten Punktzahlen hat.
🏆 Welche bewährten Praktiken gibt es, um effektive Leistungskalibrierungssitzungen zu gewährleisten?
Kalibrierungsgespräche verbessern die Gesamtintegrität des Leistungsbewertungsprozesses und unterstützen die Organisation dabei, faire und fundierte Entscheidungen zu treffen. Aber nur, wenn Sie Ihre Besprechungen richtig strukturieren!
Befolgen Sie diese bewährten Verfahren, und Sie sind auf dem richtigen Weg.
1. Setzen Sie klare Ziele für die Sitzung
Gehen Sie mit einer klaren Vorstellung davon, warum Sie sich versammeln und welches Ergebnis Sie erreichen wollen, in Ihr Treffen. Verwenden Sie ein Modell wie den SMART-Rahmen, um spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele festzulegen .
2. Erstellen Sie einen klaren Zeitplan
Setzen Sie in Ihrem Kalender Prioritäten für Leistungsbesprechungen, um Ihre Beurteilungszyklen auf Kurs zu halten. Das Aufschieben dieser Sitzungen kann zu verzögertem Mitarbeiterfeedback führen, was sich negativ auf die Wachstumspläne der Mitarbeiter auswirkt und letztlich verhindert, dass Ihr Unternehmen Fortschritte bei der Erreichung der Unternehmensziele macht.
Ihr Zeitplan sollte Folgendes enthalten:
- Vorbereitung auf die Sitzung
- die eigentliche Sitzung
- Folgemaßnahmen wie Aufzeichnung und Weitergabe der Ergebnisse
3. Versenden Sie Checklisten zur Vorbereitung der Sitzung an die Teilnehmer
Schicken Sie jedem Teilnehmer vor der Besprechung eine Checkliste mit Aufgaben, damit alle vorbereitet sind. Nutzen Sie die folgenden Vorschläge, um Ihre eigene zu erstellen:
- Machen Sie sich mit den Bewertungsstandards vertraut.
- Vervollständigen Sie individuelle Leistungsbewertungen für Ihre direkten Mitarbeiter.
- Überprüfen Sie Ihre Bewertungen selbst.
- Überlegen Sie, wen Sie für eine Beförderung oder Gehaltserhöhung vorschlagen möchten.
- Bereiten Sie Fragen und Rückmeldungen vor, die in der Sitzung diskutiert werden sollen.
4. Erstellung eines Leistungsverteilungsmodells
Ein Leistungsverteilungsmodell, auch erzwungenes Ranking oder erzwungenes Verteilungsmodell genannt, kategorisiert Leistungsbewertungen in vordefinierte Gruppen oder Perzentile. Warum? Diese Methode zielt darauf ab, das allgemeine Leistungsniveau innerhalb einer Organisation darzustellen. Einige Beispiele sind:
- Perzentil-Ranking: Einstufung der Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Leistung im Vergleich zu anderen im Unternehmen. Beispiel: Sie können die besten 10 % als leistungsstarke Mitarbeiter, die mittleren 70 % als durchschnittlich leistungsstarke Mitarbeiter und die unteren 20 % als leistungsschwache Mitarbeiter betrachten.
- Absolute Leistung: Anders als bei der Einstufung von Mitarbeitern im Vergleich zueinander wird bei diesem Ansatz die Leistung jedes Mitarbeiters unabhängig voneinander auf der Grundlage eines bestimmten, im Voraus festgelegten Leistungsniveaus bewertet. Beispiel: Ein Kundendienstmitarbeiter, der 100 % der Anrufe innerhalb von 30 Sekunden beantwortet, könnte die Höchstpunktzahl 5 erhalten.
- Dreistufiges Ranking: Teilen Sie die Mitarbeiter in drei verschiedene Kategorien ein, z. B. "Top-Performer", "solide Leistungsträger" und "in der Entwicklung befindlich/unterdurchschnittliche Leistung". Bestimmen Sie den prozentualen Anteil der Mitarbeiter, die jeder Kategorie zugeordnet sind, basierend auf den organisatorischen Anforderungen.
- Glockenkurve (Normalverteilung): Verteilen Sie die Bewertungen entlang einer Glockenkurve, wobei die Mehrheit im mittleren Bereich liegt, was einer durchschnittlichen Leistung entspricht. Weniger Mitarbeiter fallen in die Kategorien mit hoher und niedriger Leistung.
5. Frühere Kalibrierungsdaten freigeben
Sofern es sich nicht um Ihre erste Kalibrierungssitzung handelt, sollten Sie die Daten früherer Leistungskalibrierungen als Grundlage für künftige Entscheidungen nutzen. Der Vergleich der Daten zwischen den Überprüfungen gibt Aufschluss darüber, ob die Genauigkeit zunimmt oder abnimmt, was Ihnen helfen kann, Ihren Leistungskalibrierungsprozess entsprechend anzupassen.
6. Schulung aller Gutachter über ihre Rolle
Leistungskalibrierungen sind ein gemeinschaftliches Unterfangen, und jeder sollte seine Rolle verstehen. Informieren Sie Ihre Bewerter über den Beurteilungsprozess und wie sie Gespräche mit den Mitarbeitern angehen sollen, und bieten Sie spezielle Schulungen an, um sie dabei zu unterstützen, das System zu verstehen und Bewertungen korrekt zu erfassen.
7. Förderung des offenen Dialogs
Die Kalibrierung beruht auf der Erörterung von Ausreißern aus der erwarteten Leistungsverteilung.
Manager sollten bereit sein, über außergewöhnliche Leistungen zu informieren, wenn ein Mitarbeiter hohe Punktzahlen erreicht.
Ebenso müssen Manager begründen, warum sie einem Mitarbeiter eine niedrige Punktzahl zuerkannt haben, und darlegen, welche Unterstützung sie geleistet haben, um diesen Mitarbeitern zu einer höheren Punktzahl zu verhelfen.
Dieser Teil der Sitzung ist nur möglich, wenn Sie ein Umfeld schaffen, in dem sich jeder wohl fühlt und seine Meinung äußern kann. Ermutigen Sie die Führungskräfte in den Kalibrierungssitzungen, Fragen zu stellen, und geben Sie Ihrem Ausschuss die Möglichkeit, Feedback zu geben, ohne zu urteilen. Scheuen Sie sich nicht, anderer Meinung zu sein - dieser Dialog wird allen Beteiligten helfen, einen Konsens zu finden.
8. Wahrung der Vertraulichkeit
Stellen Sie sich das Chaos vor, wenn ein Mitarbeiter entdeckt, dass sein Vorgesetzter seine Noten in einer Kalibrierungsbesprechung herabgestuft hat.
Leistungskalibrierungen müssen aus Gründen der Compliance und zur Wahrung des Vertrauens in Ihrem Unternehmen vertraulich sein. Stellen Sie sicher, dass die gesamte Kommunikation, z. B. E-Mails, Bewertungen und Aufzeichnungen, sicher gespeichert wird.
😟 Beachten Sie die 3 Herausforderungen von Leistungskalibrierungssitzungen
Kalibrierungsgespräche sollten ein fester Bestandteil der Leistungsbeurteilung in jedem Unternehmen sein, aber das bedeutet nicht, dass sie immer einfach sind.
Seien Sie sich dieser drei Herausforderungen von Kalibrierungssitzungen bewusst.
1. Persönliche Kalibrierungssitzungen vereinbaren
In distributed workforces, video conference calls may be the only option available for your calibration meeting. However, arrange real-time in-person meetings where everyone can interact face-to-face for greater results.
Das Human Dynamics Lab des MIT analysierte Hunderte von Stunden an Daten über leistungsbestimmende Faktoren wie Körpersprache und Tonfall.
Die Ergebnisse zeigen, dass die wertvollste Kommunikation persönlich stattfindet, wobei 35 % der Unterschiede in der Teamleistung durch die Anzahl der persönlichen Treffen der Teammitglieder erklärt werden.
2. Überwindung von Vorurteilen
Sarah HarrisGlobal Lead, Diversity & Engagement bei der Grünenthal Gruppe, erklärt, wie leicht sich Vorurteile in den Prüfungsprozess einschleichen können:
"Unbewusste Voreingenommenheit entsteht durch einen Überlebensmechanismus des Unterbewusstseins. Wir kategorisieren Informationen unbewusst, und das wirkt sich auf uns alle aus. Die Definition von unbewusster Voreingenommenheit ist die Bevorzugung von oder das Vorurteil gegenüber Menschen einer bestimmten ethnischen Zugehörigkeit, eines bestimmten Geschlechts oder einer bestimmten sozialen Gruppe, die das eigene Handeln oder die eigene Wahrnehmung beeinflussen. Wie kann sich unbewusste Voreingenommenheit also auf die Leistungsbewertung auswirken?
1. Voreingenommenheit aufgrund von Nähe: Sie bewerten diejenigen Kollegen besser, mit denen Sie mehr Zeit verbringen. In einer hybriden Arbeitswelt ist dies deutlicher als je zuvor. Sie bewerten Kollegen, die im Büro arbeiten, höher als Kollegen, die aus der Ferne arbeiten.
2. Tendenz zur Aktualität: Sie bewerten Leistungen, die Sie vor kurzem erbracht haben, höher als solche, die zu Beginn des Jahres erbracht wurden.
3. Ähnlichkeitsverzerrung: Sie sind denen, die Ihnen ähnlich sind, gegenüber wohlwollender eingestellt. So könnten Sie z. B. Personen, die ähnliche Interessen und Fähigkeiten haben oder dieselbe Universität besucht haben, positiver beurteilen.
4. Bestätigungsvoreingenommenheit: Sie suchen nach Informationen, die Ihre bereits bestehenden Überzeugungen bestätigen.
5. Nachsichtige Voreingenommenheit: Sie übersehen unzureichende Leistungen."
➡️ Dies sind nur einige der Arten von Voreingenommenheit, die sich regelmäßig am Arbeitsplatz einschleichen können. In unserem umfassenden Leitfaden über Voreingenommenheit durch Feedback erfahren Sie mehr über viele andere und was wir tun können, um sie auszumerzen.
3. Steuerung der Gruppendynamik
Ihr Kalibrierungsausschuss wird sich aus einer Reihe von Persönlichkeiten und Managementstilen zusammensetzen. Und, Schreckgespenst, nicht alle werden miteinander auskommen.
Der Schlüssel zu erfolgreichen Leistungskalibrierungen ist das Verständnis der Gruppendynamik.
Denken Sie daran, dass die Kalibrierung darauf abzielt, einen Konsens zu erreichen, so dass sich jeder gehört und respektiert fühlen muss.
Probieren Sie die folgenden Techniken aus:
- Ernennen Sie einen Vermittler, der bei hitzigen Gesprächen als Mediator fungieren kann.
- Schaffen Sie klare Kommunikationsregeln und setzen Sie Grenzen, z. B. indem Sie Beleidigungen oder anstößige Ausdrücke vermeiden, um sich verständlich zu machen.
- Ermutigen Sie die Kalibrierungs-Teilnehmer zum aktiven Zuhören.
- Erwägen Sie den Austausch von Mitgliedern des Kalibrierungsausschusses für zukünftige Zyklen.
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Zavvy offers performance review software with in-built calibration to take the legwork out of the process. Note: Calibration can only happen before sharing feedback with reviewees.
So funktioniert es bei Zavvy:
- Die Prüfer erhalten eine Benachrichtigung, dass die Kalibrierung im Gange ist.
- Prüfer können in Zavvy Filter anwenden, z. B. nach Feedback-Typ, Feedback-Zyklus, Manager, Einstellungsdatum, Frage und mehr.
- Die Gutachter können die Punktzahl (je nach Bedarf) auf der Grundlage der Diskussionen im Kalibrierungsausschuss anpassen.
Sobald Ihre Manager mit der Kalibrierung fertig sind, stehen die Ergebnisse für Ihre Mitarbeiter bereit. Sie sehen nur noch die kalibrierten Ergebnisse.
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