DataGuard Zavvy ile Hibrit İşe Alım ve İç İletişimi Nasıl Yürütüyor?

Zorluk: Araçlar, insanlar ve konumlar arasında dağılmış bilgi

DataGuard Veri Gizliliği ve Bilgi Güvenliğine odaklanmış bir compliance yazılım şirketidir. Compliance Saas'ta bir Avrupa lideri olarak, 3.000'den fazla müşterinin compliance 'u kolaylıkla çalıştırmasını sağlıyorlar. 

Yalnızca geçen yıl personel sayıları %49 oranında arttı (Linkedin). Hızlı uluslararası büyüme ve hibrit çalışma modeliyle birlikte yapılandırılmış bir işe alım sürecine ihtiyaç duyuldu

Doğal olarak, bilgi farklı araçlara, kişilere ve konumlara dağılmış durumdaydı. Bazı belgeler Sharepoint veya Excel elektronik tablolarında yer alırken, birkaç işe alım görevi HRIS Personio'da yer alıyordu.

Kısacası, işe alım ve dahili bilgiler için merkezi bir yapı yoktu.

Sonuçlar:

• Bilgi edinmek ve hızlanmak, yeni işe alınanların kendi başlarına halletmesi gereken bir şeydi - hem verimsiz hem de sinir bozucu bir deneyim.
• Birçok bilgi ekipler ve lokasyonlar arasında kaybolur - sadece yeni işe alınanlar için değil, herkes için.

"İşe alım süreci, her çalışanın bir şirketle profesyonel ilişkisinin temelini oluşturduğu için hafife alınmamalıdır"

Matea Ćurić şirkete katıldığında hala lisans tezi üzerinde çalışıyordu. Konu: Çalışan İşe Alımı - bilimsel bulgularını uygulamaya koymak ve kendi çabalarını bilimsel olarak değerlendirmek için doğru zaman. 

Çözüm: Yapılandırılmış hibrit işe alım ve sürekli iç iletişim

Son derece bilimsel bir yaklaşım

Matea'nın araştırması, etkili işe alıştırmanın 3 temel boyutunu belirlemiştir:

• 📊 Kültürel entegrasyon
• 👥 Sosyal entegrasyon
• 🛠 Profesyonel entegrasyon

Daha sonra bu boyutları kullanarak

• 1) tüm süreci yapılandırmak ve
• 2) sonuçlarını değerlendirin (bulgular için okumaya devam edin).

"Birçok şirket ilişki kurmaya çok az odaklanma hatasına düşüyor. Oysa bu, olumlu bir işe alım (ve genel işyeri) deneyiminin en önemli itici güçlerinden biridir."

Bu nedenle, DataGuard adresindeki sosyal entegrasyon yönü, insanları departmanların ve konumların ötesinde birbirine bağlayarak özellikle güçlü hale geldi.
Birkaç örnek verelim:

• 👥 Grup işe alımı - Aynı anda başlayan yeni işe alımlar otomatik olarak gruplandırılır. Bu, özellikle benzer durumda olan ve benzer sorunları olan insanları birbirine bağlayarak, ekiplerin ötesinde ve erken dönemden itibaren anlamlı ilişkiler kurulmasına yardımcı olur.
• 👋 Kurucu karşılama toplantısı - birbirlerini tanımaları ve 1. haftadan itibaren yakınlık oluşturmaları için
• 🧑 İşe alıştırma arkadaş programı Yeni işe başlayanları arkadaşlarıyla buluşturan ve süreç boyunca her ikisine de rehberlik eden

Noktaları birleştiren merkezi bir yapı

DataGuard adresindeki dahili kaynaklar farklı Sharepoint sunucularına ve diğer araçlara dağılmış durumdadır. Zavvy, tüm bu kaynakları net ve tutarlı bir zaman çizelgesinde haritalandırarak ve yeni işe alınanlara rehberlik ederek birleştiriyor.

Matea, "Sürükle-bırak yöntemiyle kolayca içerik ekleyebildiğiniz için işe alım sürecini oluşturmak çok doğal geldi" diye hatırlıyor.

Yapı modülerdir:

• Herkes için aynı olan bir Şirkete Alıştırma yolculuğu
• Departmanların kendileri tarafından oluşturulan Departman Onboarding yolculukları
• Daha da derine inen rolle ilgili yolculuklar

Günden güne net bir yol haritasıyla, yeni işe başlayanlar neyi ne zaman bekleyeceklerine dair şeffaf bir planın yanı sıra her zaman yerleşik olan gerekli içerik ve bilgilere sahip olurlar.

Ve bu yapı motive edicidir:

"Süreç boyunca görevleri kontrol edebilmek memnuniyet yaratmaya ve kişiye ekstra motivasyon sağlamaya yardımcı olur. Yeni işe alınanların tamamladıkları tüm adımları görmek ayrıca onlara gurur, memnuniyet ve başarı hissiverir."

İşe Alıştırmanın Ötesinde: Kurum içi iletişimi daha ilgi çekici ve etkili hale getirmek

Hızlı tempolu bir yazılım ortamında çalışırken karşılaşılan büyük bir sorun:
Ürün sürekli güncelleniyor. Ancak, özellikle satış ve müşteri başarısı gibi ekiplerin bu değişiklikleri sürekli takip etmesi gerekiyor.

Bu nedenle DataGuard'un ürün pazarlama ekibi, aylık ürün güncellemelerini tüm şirkete iletmek için Zavvy'yi kullanıyor. Faydaları?

• Kimin ne yaptığını takip edin
• Bir son tarihle birlikte otomatik hatırlatıcılar gönderin
• Bilgiye istediğiniz zaman erişin ve aylar sonra kolayca bulun
• Bildirimleri MS Teams 'de alın - tam da insanların olduğu yerde
• Görevler ve görünür ilerleme yoluyla tamamlama motivasyonunu artırma

Sonuç: Verimlilik süresi bir ay kısaldı ve lokasyonlar arasında istikrarlı sonuçlar elde edildi

‍

"İşe alıştırma eskiden yeni işe alınanların kendilerinin organize etmesi gereken bir şeydi. Şimdi ise net bir şekilde yapılandırılmış, içeriğin bir zaman çizelgesine göre sırayla sunulduğu, böylece insanların bunalmadığı ve motivasyonlarını koruduğu bir deneyim."

Ancak araştırmasının sonuçları Zavvy ekibini biraz şaşırttı bile:

İster merkezde, ister küçük lokasyonlardan birinde, isterse tamamen uzaktan çalışsınlar, yeni işe alınanların işe alım deneyimlerini değerlendirme biçimlerinde kesinlikle sıfır fark vardı. 

"3-4 ay yerine, yeni işe alınanlar artık 2 ay içinde tamamen üretken. Ama beni en çok şaşırtan şey şu oldu Uzaktan veya ofislerimizden birinde çalışan yeni işe alımlar arasında sıfır fark yerler: Herkes kendini sosyal, kültürel ve profesyonel olarak eşit derecede entegre hissetti."

Bir bakışta sonuçlar:

• 🚀 Daha hızlı işe alım: Yeni işe alınanlar bir ay daha hızlı hızlanır. 1 hafta sonra, yeni işe başlayanlar ürün, departmanlar ve işlerin nasıl yürüdüğü hakkında çok net bir resme sahip olurlar.
• 📍 Tüm kaynaklar tek bir yerde: Tüm bilgiler artık tek bir anlamlı yolculukta birleştiriliyor ve canlı olarak gömülüyor.
• 🏝 Lokasyonlar arasında tutarlı bir şekilde güçlü bir işe alım deneyimi: Lokasyonlar veya uzaktan çalışma durumu arasında istatistiksel bir fark yoktu.
• ❤️ Yeni işe alınanların gerçekten sevdiği bir deneyim. "Geri bildirim sürekli olumlu ve beklentileri aşıyor", "İşe alım çok güçlü; kesinlikle en iyi uygulama".
• 💬 İşe alıştırmanın ötesinde, sürekli şirket içi güncellemeleri ve iletişimi tüm şirkete iletmenin bir yolu.

‍