Πώς η Taktile αναπτύσσει στρατηγικά τους ανθρώπους της - εξοικονομώντας παράλληλα ώρες κάθε εβδομάδα

"Η ανατροφοδότηση, για εμάς, αποτελεί βασική αξία. Και είναι αυτό που μας κάνει ικανούς να αναπτυχθούμε ως εταιρεία σε ένα τόσο κρίσιμο στάδιο". Valeria Rosati, HR Operations Lead

Η πρόκληση: Ξεκινώντας διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού από το μηδέν, ενώ αναπτύσσεται γρήγορα

Η Taktile με έδρα το Βερολίνο και τη Νέα Υόρκη είναι μια ταχέως αναπτυσσόμενη νεοφυής επιχείρηση B2B SaaS με αποστολή να δώσει τη δυνατότητα στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων παγκοσμίως να λαμβάνουν πιο έξυπνες και ασφαλείς αποφάσεις σε κλίμακα. 

Η εταιρεία ιδρύθηκε το 2020 και έκτοτε αναπτύσσεται ραγδαία.

Μέχρι ενός σημείου, η επιτόπια διαχείριση των διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού λειτουργούσε μια χαρά.

Όσο όμως μεγάλωνε η Taktile, τόσο μεγάλωνε και η ανάγκη της για περισσότερη δομή.

"Τώρα που είμαστε εταιρεία της σειράς Α, τώρα που αναπτυσσόμαστε, είναι πιο σημαντικό να δομούμε τις διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού", τονίζει η Valeria Rosati, HR Operations Lead.

Το πιο πιεστικό: Ενσωμάτωση και ανατροφοδότηση

1. Η προετοιμασία των νέων προσλήψεων

Η αύξηση κατά 145% μέσα σε ένα χρόνο φέρνει κάποιες φυσικές προκλήσεις:

• Το να βάλουμε τους νεοπροσληφθέντες συναδέλφους μας σε ταχύτητα σήμαινε ότι έπρεπε να επαναλαμβάνουμε τα ίδια πράγματα, στέλνοντας τα ίδια έγγραφα ξανά και ξανά.
• Η παρακολούθηση της προόδου χωρίς μια ενιαία πηγή αλήθειας ήταν δύσκολη, ειδικά σε μεγαλύτερες ομάδες όπως η μηχανική.

2. Εορτασμός και δόμηση της ανατροφοδότησης

Ως εταιρεία που εκτιμά ιδιαίτερα τη νοοτροπία ανάπτυξης, οι τακτικές ανατροφοδοτήσεις ήταν από νωρίς απαραίτητες στο παζλ της εισαγωγής.

Οι νεοπροσληφθέντες λάμβαναν ήδη ανατροφοδότηση από τους διευθυντές τους: 

Οι διευθυντές θα πήγαιναν στη διεύθυνση Notion, θα αντέγραφαν τον οδηγό ανατροφοδότησης και θα έκαναν τις σωστές ερωτήσεις. 

Αν και αυτό λειτούργησε για λίγο, δεν ήταν η πιο επεκτάσιμη λύση:

• Η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού έπρεπε ακόμη να υπενθυμίζει χειροκίνητα στους διευθυντές.
• Τα φύλλα ανατροφοδότησης και οι απαντήσεις ήταν διάσπαρτα παντού.
• Η εφαρμογή της ανατροφοδότησης από ομοτίμους θα δημιουργούσε ένα τεράστιο κόστος. Δεδομένου ότι πρόκειται για ένα λεπτό θέμα, η ανωνυμία θα πρέπει να αντιμετωπιστεί σωστά.
• Δεν υπήρχε κανένας τρόπος να παρακολουθηθεί αν οι συζητήσεις είχαν πράγματι πραγματοποιηθεί.

Επιπλέον, η ανατροφοδότηση σε επίπεδο εταιρείας συνέβαινε ακόμη ανεπίσημα. Δεν είναι ιδανικό αν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε ως βάση για την ανάπτυξη των ανθρώπων. 

Η λύση: Δομημένη ανατροφοδότηση κατά μήκος του κύκλου ζωής του εργαζομένου

Δομημένη προ-επιβίβαση και επιβίβαση; Check.

Η Valeria αναλογίζεται το ταξίδι για την επίτευξη αυτού του αποτελέσματος:

"Η εμβάθυνση σε ένα νέο θέμα συχνά σημαίνει ότι δεν έχετε ιδέα από πού να ξεκινήσετε. Το πρότυπα ήταν μια μεγάλη βοήθεια. Με αυτόν τον τρόπο, είχαμε ήδη μια καλή πρώτη έκδοση για να ξεκινήσουμε.

"Αργότερα τελειοποιήσαμε τις διαδρομές όλο και περισσότερο, με βάση το τι πραγματικά έπρεπε να γνωρίζουν οι νέοι Taktilians και το Zavvy's αναλυτικά στοιχεία δέσμευσης.

Το αποτέλεσμα είναι πολύ πιο δομημένο από αυτό που είχαμε όταν ήρθα στην εταιρεία".

Συγκεκριμένα, αυτό σημαίνει:

Preboarding - 1 εβδομάδα πριν την έναρξη

• 💌 Ένα φιλόξενο ταξίδι: Χτίζοντας εκ των προτέρων κάποιο hype και απαντώντας σε όλες τις καυτές ερωτήσεις.
• ☑️ Εργασίες: Έχετε ενταχθεί ποτέ σε μια εταιρεία και τίποτα δεν ήταν έτοιμο; Όχι στην Taktile. Οι συνάδελφοι λαμβάνουν αυτόματες υπενθυμίσεις για να φροντίσουν τον εξοπλισμό, τα συμβόλαια και τις συναντήσεις.
• 👥 Φιλαράκια Onboarding ειδοποιούνται, ώστε να γνωρίζουν τι έρχεται και πώς να γίνουν σπουδαίοι συνάδελφοι.

Εισαγωγή - Ημέρες 1-30

Το ταξίδι για την ένταξη είναι βαθύτερο. Παίρνει από το χέρι τους νεοπροσληφθέντες, τους φίλους και τους διευθυντές κατά τη διάρκεια εβδομάδων. 

Δίπλα στην παροχή όλων των σχετικών πληροφοριών και των συγκεκριμένων καθηκόντων που χρειάζονται οι νέοι υπάλληλοι για να είναι επιτυχημένοι, τους εισάγει στην "αμοιβαία συμφωνία ανάπτυξης":

Ο διευθυντής και ο νέος εργαζόμενος θέτουν στόχους που μπορούν να υλοποιηθούν - στόχους που στη συνέχεια αποτελούν τη βάση για...

Ανατροφοδότηση νέων προσλήψεων κατά τη διάρκεια 3 καθορισμένων ορόσημων

Η ανατροφοδότηση είναι ζωτικής σημασίας για να κατευθύνετε τους νεοπροσληφθέντες προς τη σωστή κατεύθυνση. Αλλά πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι γίνεται σωστά;

Να πώς το κάνει η Taktile:

⚙️ Συχνότητα

• 6 εβδομάδες μετά την έναρξη
• 12 εβδομάδες μετά την έναρξη
• 18 εβδομάδες μετά την έναρξη

👥 Πηγές ανατροφοδότησης

• Προς τα κάτω (από τον διευθυντή στον νέο υπάλληλο)
• Ομότιμοι (από συναδέλφους έως νέους υπαλλήλους)

Για να διατηρήσουμε τα πράγματα απλά, οι διευθυντές διορίζουν απευθείας τους ομότιμους. Και οι αξιολογήσεις των ομοτίμων είναι προαιρετικές, ώστε κανείς να μην αισθάνεται πιεσμένος να απαντήσει.

❓ Ερωτήσεις

Με βάση τη συμφωνία ανάπτυξης, τα στελέχη και οι συνάδελφοι μοιράζονται υποδείξεις που μπορούν να αναλάβουν δράση ακολουθώντας τη μορφή start/stop/continuue.

Αξιολογήσεις επιδόσεων ανά διετία που ενεργοποιούνται σε σχέση με τις ατομικές ημερομηνίες εκκίνησης

Η ανάπτυξη της εταιρείας δεν δημιούργησε μόνο την ανάγκη για σωστή εισαγωγή, αλλά και για μια πιο δομημένη διαδικασία ανατροφοδότησης σε ολόκληρη την εταιρεία ως βάση για την ανάπτυξη και την εξέλιξη. 

⚙️ Συχνότητα

Οι αξιολογήσεις απόδοσης στην Taktile δεν γίνονται την ίδια ημερομηνία σε όλη την εταιρεία - αλλά γίνονται με βάση την ημερομηνία έναρξης της εργασίας του κάθε ατόμου.

•  Οι νεοπροσληφθέντες εγγράφονται στην πρώτη αξιολόγηση των επιδόσεών τους 6 μήνες μετά την έναρξη...
• ...και κάθε 6 μήνες μετά από αυτό.

"Χωρίς αυτοματισμούς, θα χρειαζόσασταν ένα φύλλο Excel για να παρακολουθείτε τις ημερομηνίες έναρξης και να βεβαιώνεστε πάντα ότι διορίζετε όλες τις ομάδες εγκαίρως. Οι έξυπνες αναθέσεις αφαιρούν μεγάλο μέρος της χειροκίνητης εργασίας".

👥 Τύποι

• Προς τα κάτω (από τον διευθυντή στον νέο υπάλληλο)
• Ομότιμοι (από συναδέλφους έως νέους υπαλλήλους)
• Αυτοαξιολόγηση

"Κάνοντας αυτό μέσω του Zavvy κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται πιο άνετα. Γνωρίζοντας ότι η συμβολή τους μοιράζεται ανώνυμα και σε μια σταθερή διαδικασία, οι απαντήσεις είναι πιο ανοιχτές και ειλικρινείς."

❓Ερωτήσεις

‍Οιερωτήσεις επανεξέτασης επιδόσεων είναι πιο ποικίλες. Περιλαμβάνουν τομείς όπως:

• Σημαντικά επιτεύγματα
• Στόχοι προσωπικής ανάπτυξης
• Τιμές

"Συνολικά, οι αξιολογήσεις των επιδόσεών μας είναι αρκετά λεπτομερείς, επειδή η ανατροφοδότηση αποτελεί βασική αξία για εμάς".

Πρόσθετα μαθησιακά ταξίδια διδάσκουν τόσο στους διευθυντές όσο και στους υπαλλήλους πώς λειτουργεί το εργαλείο και πώς να δίνουν σωστά ανατροφοδότηση.

Μια σαφής πορεία προς τα εμπρός

Η ανατροφοδότηση είναι πιο ουσιαστική όταν είναι στενά ευθυγραμμισμένη με τους ατομικούς ρόλους και τις ικανότητες.

Ένα σαφές πλαίσιο σταδιοδρομίας αποτελεί τη βάση για τη σαφήνεια του ρόλου και την κατανόηση του τι χρειάζεται για να φτάσει κανείς στο επόμενο βήμα.

Θέλαμε να δώσουμε μια σαφή απάντηση στο: "Τι χρειάζομαι για να φτάσω στο επόμενο επίπεδο καριέρας μου;".

"Η κλίμακα σταδιοδρομίας έπρεπε να είναι προοδευτική, διαφανής, προβλέψιμη και να ευθυγραμμίζει τακίνητρα με τη στρατηγική ανάπτυξης, τις αξίες της εταιρείας μας και την κουλτούρα που οικοδομούμε".

Το αποτέλεσμα: Περισσότερη δομή, περισσότερος χρόνος και μια λύση που αναπτύσσεται μαζί τους

"Έχουμε μεγαλώσει πολύ. Οι διαδικασίες μας είναι ήδη πολύ πιο δομημένες από ό,τι σε άλλες μικρές εταιρείες".

Συνολικά, η Zavvy βοηθά την Taktile να κάνει την εργασία όλων πιο αποτελεσματική:

• 👏...δείχνοντας στους ανθρώπους ότι οι συνεισφορές τους γίνονται αντιληπτές και εκτιμώνται.
• 📈...ενημερώνοντας τους ανθρώπους όταν δεν κάνουν αυτά που πρέπει.
• ⏱... εξοικονομώντας χρόνο: 8 ώρες κάθε εβδομάδα μόνο για το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού.
• 💌 ... και με τη δημιουργία μιας εμπειρίας εισαγωγής που οι άνθρωποι δεν θα ξεχάσουν.

"Ειδικά οι αυτοματισμοί έχουν εξοικονόμησαν πολύ χρόνο από την πλευρά μου. Δεν χρειάζεται πλέον να ελέγχω τα φύλλα του Excel για να δω ποιος ξεκινάει πότε, τι να τους στείλω και να προετοιμάζω τους διευθυντές για να κάνουν συνεδρίες ανατροφοδότησης."

"Είναι υπέροχο να βλέπουμε να προστίθενται τόσα πολλά χαρακτηριστικά. Δεν τα χρειαζόμαστε όλα ακόμα - αλλά είναι καλό να ξέρουμε ότι θα είναι εκεί όταν θα αναπτυχθούμε περισσότερο και προκύψουν θέματα".

Τι αρέσει περισσότερο στη Valeria...

...την ικανότητα ευέλικτης διάρθρωσης των διαδικασιών.

"Είμαι πολύ οργανωτικό άτομο. Μου αρέσει που μπορώ να ρυθμίζω τα πάντα με τον τρόπο που θέλω. Τίποτα δεν είναι σταθερό. Και είναι πολύ εύκολο να βελτιώσω τις διαδικασίες με βάση τα σχόλια των νέων υπαλλήλων ή των διευθυντών."

...συνεργάζεται με την ομάδα.

" Έχουμε εβδομαδιαίες συναντήσεις, οι οποίες με βοηθούν πολύ και αποτελούν μια εξαιρετική ευκαιρία να μοιραστώ τυχόν νέες ιδέες με την ομάδα".