Wie Alasco die Zeit bis zur Produktivität mit einem strukturierten, unterhaltsamen Onboarding halbiert hat.

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Personalwachstum innerhalb eines Jahres
schnellere Produktivität
Durchschnittliche Beurteilung der Mitarbeitenden

Die Herausforderung: Manuelle Onboarding-Prozesse gerieten außer Kontrolle

Wenn ein Unternehmen in nur einem Jahr von 60 auf 100 Angestellte wächst, müssen sich einige Prozesse ändern. Das Onboarding von neuen Teammitgliedern ist einer davon. 

Das 2018 gegründete Unternehmen Alasco hat es sich zur Aufgabe gemacht, Immobilieneigentümern zu ermöglichen, ihren ROI zu maximieren und ihren ökologischen Fußabdruck durch Workflows und datengesteuerte Entscheidungen zu minimieren. Das in München ansässige Startup ist damit äußerst erfolgreich.

Dieser Erfolg spiegelt sich auch in der Anzahl der Mitarbeitenden wider, die kontinuierlich bei Alasco arbeiten:

Bis Ende 2022 soll das Unternehmen auf über 280 Beschäftigte anwachsen. Und das bei gleichzeitiger Umstellung von einem reinen Büro- auf ein hybrides Arbeitsmodell.

In der Anfangsphase des Unternehmens war das Onboarding kein großes Thema:

Wenn ein neues Talent ins Team kam, erhielt es eine gründliche persönliche Einführung in alle wichtigen Themen – von Brancheneinblicken über Produktdemonstrationen bis hin zu einem tiefen Einblick in die Vision und Mission von Alasco. Alle diese Einführungen wurden von Teammitgliedern durchgeführt. Darüber hinaus verschickte das HRIS-System fünf bis zehn E-Mails mit administrativen Aufgaben, Links zu wichtigen Seiten und Checklisten, die die neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen durchgehen sollten.

Remote onboarding bei Alasco

Das war vielleicht nicht die kreativste Lösung der Welt, aber sie funktionierte zu der Zeit gut.

Aber als das Unternehmen in eine schnell wachsende Phase eintrat und gleichzeitig auf remote umstellen musste, war es schwierig, allen neuen Beschäftigten gerecht zu werden und ihnen die gleiche erstklassige Erfahrung zu bieten.

- Bei Online-Einführungsgesprächen war das Engagement nicht so hoch: Die Teilnehmenden zögerten, Fragen zu stellen und die Erfahrung fühlte sich einseitig an.

- Die mangelnde Struktur beim Onboarding-Prozess wurde immer deutlicher: zu wenig Anleitung, zu wenig Überblick. Viele Meetings fanden nie statt. Checklisten und Links gingen in den Postfächern verloren.

- Da die Zahl der neuen Unternehmensangehörigen jeden Monat wuchs, nahm auch der manuelle Aufwand für die Meetings zu, da immer wieder die gleichen Punkte besprochen werden mussten. 

"Wir mussten einen systematischen und strukturierten Onboarding-Prozess schaffen. Unsere Priorität war es sicherzustellen, dass jeder Angestellte die gleichen Schritte durchläuft und die gleichen Einblicke erhält. Und das Versenden einer ganzen Reihe von E-Mails machte einfach keinen Spaß und war keine schöne Erfahrung."

Nina Hübner
Recruiting Manager bei Alasco

Ein starker Onboarding-Prozess wurde zu einem entscheidenden OKR für die Personalabteilung. 

"Im Recruiting sprechen wir immer von der Candidate Experience. Aber sobald ein neues Talent eine Stelle antritt, wird es oft völlig allein gelassen. Wenn man die Probezeit betrachtet, ist das Onboarding ein wichtiger Teil dieser Gesamterfahrung. Auf dem heutigen Arbeitsmarkt ist es nicht einfach, gute Talente zu finden. Und diese Verbindung zu vernachlässigen, ist ein Fehler".
Kaffeeküche bei Alasco

Die Lösung: Automatisierung der internen Onboarding-Prozesse

Ein neues Onboarding-Tool für Alasco musste einige wichtige Anforderungen erfüllen:

  • Reichhaltige und abwechslungsreiche Erfahrungen, die Spaß machen und mehr als nur E-Mails sind
  • Professioneller Aufbau, der eine Struktur bietet, an der man sich orientieren kann
  • Systematischer Überblick über alle Informationen, die ein neues Teammitglied erhalten muss
  • Einfach zu bedienen
  • Leicht an die Anforderungen aller Teams anzupassen
Vision und Mission bei Alasco

Die Lösung stützt sich auf 3 Hauptpfeiler:

1. Eine einheitliche Methode für jedes neue Talent

Ein systematisierter Prozess, der für alle Beschäftigten eine einheitliche, gleichwertige und konsistente Erfahrung darstellt. Alle erhalten die gleichen allgemeinen Informationen – mit einem Tool, das für alle funktioniert.

2. Teamspezifische Einführungen

Jedes Team hat seine eigenen Anforderungen an das Onboarding. Vertrieb, Technik und Marketing sind grundlegend verschieden. Das spiegelt sich auch in der Einarbeitungsphase wider, in der neue Teammitglieder mit den einzelnen Tools, Best Practices und anderen funktionalen Elementen vertraut gemacht werden.

3. Das Beste aus allen Tools vereinen

Anstatt noch ein weiteres Tool auf den Tisch zu bringen, kombiniert Zavvy sie alle an einem einzigen Ort. Das Ergebnis:

Reichhaltige und abwechslungsreiche Erfahrungen

... direkt Image-Videos von Youtube und Intro-Videos von Gründern einbetten, die mit Loom erstellt wurden, Feedback-Umfragen von Typeform und Dokumente auf Google Drive. Darüber hinaus werden ansprechende Nachrichten über Slack versendet.

Sichtbarer Fortschritt

... ermöglicht stufenweises Erreichen von Zielen, sichtbare Fortschritte und ein Gefühl der Vollendung. Die zuvor statischen Inhalte auf Google Drive und Notion "fühlen sich jetzt wie eine echte Erfahrung an".

"Die Integration von Slack ist so cool – und wir wollen alles herausholen: vom automatischen Erstellen von Kanälen für neue Gruppen bis hin zum Erinnern und Einbinden aller Beteiligten."

Die Ergebnisse: Zufriedene Angestellte, schnelleres Onboarding und geringerer Aufwand

Was die Produktivität betrifft, so zahlen sich vor allem die teamspezifischen Maßnahmen aus:

Neue Angestellte sind jetzt innerhalb von zwei Wochen produktiv, früher waren es vier Wochen.

Und zur Produktivität kommt noch die Erfahrung hinzu:

"Ich bin sehr stolz auf unser Onboarding-Erlebnis. Unser Ziel war es, die Candidate Experience zu verbessern und einen innovativen Prozess zu schaffen. Und das ist uns gelungen. Das Feedback, das wir von den neuen Teammitgliedern erhalten, ist großartig!" sagt Nina.
Alascos Umfragenergebnisse zum Onboarding

Was neue Angestellte am meisten schätzen, ist 1) die klare Struktur, 2) die reichhaltige Mischung aus ansprechenden Formaten und 3) der sichtbare Fortschritt. 

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Beschäftigten nun flexibel entscheiden können, wann sie die Inhalte durchgehen. Das können sie in ihrem eigenen Tempo tun, statt an einen festen Kalender gebunden zu sein.

Aus Sicht der Personalabteilung ermöglicht Zavvy es, jeden Monat Stunden einsparen, da sich wiederholende Punkte des Prozesses automatisiert wurden. So kann das Team sicher sein, dass jedes Talent eine solide Onboarding-Erfahrung macht – ohne sich um Einladungen, Erinnerungen, Meetings, Compliance oder andere Dinge kümmern zu müssen. 

Wichtigste Statistiken:

Die durchschnittliche Bewertung von neuen Angestellten, die den neuen Onboarding-Prozess bei Alasco lieben, liegt bei 4,7/5

Neue Talente arbeiten doppelt so schnell produktiv

Eine insgesamt verbesserte Candidate Experience

Gegenüber manuellem Onboarding werden monatlich Stunden eingespart

Neue Mitarbeitende erhalten alle nötigen Informationen, um sofort loslegen zu können

Wie geht's weiter?

Ähnlich wie Zavvy, sieht auch Alasco hybrides Onboarding (remote und vor Ort) als Grundlage für den Erfolg seiner Angestellten. Mit Blick auf die Zukunft plant das Unternehmen, das volle Potenzial der Slack-Integration auszuschöpfen, jeden Monat 20 Mitarbeitende einzuarbeiten und den Fokus darauf zu legen, ihre Unternehmenswerte aus der Ferne zu vermitteln.

Durch die Einführung des automatisierten Datenabgleichs von Zavvy mit Personio, können nun auch Einladungen und Zuweisungen vorkonfiguriert werden.

Und unabhängig davon, ob im nächsten Jahr 200 oder 2000 neue Talente eingestellt werden, können sie sich den Herausforderungen gelassen stellen.

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